|
Дейности:
|
Дейност 1: Подготовка на тръжни документации за избор на изпълнители за дейности по проекта Кандидатът се явява Възложител по смисъла на ЗОП.
По тази дейност ще бъдат избрани изпълнители за извършване на функционалния анализ и дейностите по информация и публичност.
Разработването на документациите ще се извърши от служители на кандидата.
За избор на изпълнител за извършване на функционалния анализ ще се прилагат разпоредбите на ЗОП.
Кандидатът в момента е подал няколко проектни предложения по други програми и ако те бъдат одобрени, ще трябва да направи обществена поръчка за избор на изпълнител за дейности, свързани с информация и публичност по всички одобрени проекти. Предвидената една обща обществена поръчка ще съдържа отделна обособена позиция за всеки от проектите.
Заложената по този проект сума за дейностите за информация и публичност не надвишава прага от 15 000 лв. без ДДС, което по принцип означава, че Възложителят не е длъжен да провежда процедура по ЗОП. С оглед обаче на аргументите, които изтъкнахме по-горе, по настоящия проект, експерт от общината ще разработи документацията за съответната обособена позиция.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ За изпълнението на тази дейност ще се приложи Единната методология за функционален анализ, разработена по ОПАК от МДААР.
Анализът ще се проведе на 4 етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка. На този етап ще се сформира екипът, който ще проведе анализа, ще се идентифицират и дефинират заинтересованите страни, ще се уточни акцента на анализа.
Екипът ще включва: членове на висшето ръководство на общината – 2-ма зам.-кмета, секретарят на общината, който е и ръководител на проекта и директорът на общата дирекция, както и експерти на Изпълнителя.
След сформирането на екипа, ще се дефинират заинтересованите страни. Някои от предварително идентифицираните са: кметски наместници, НПО, бизнес, физически и юридически лица – потребители на административни услуги. Основна заинтересована страна в процеса на анализ в качеството си на целева група на проекта е общинската администрация.
След като е сформиран екипа и са дефинирани заинтересованите страни, ще бъде уточнен акцентът на анализа. Акцентът зависи от целите и очакваните резултати и определя фокуса на анализа.
Следващата стъпка на този етап е запознаване на служителите на общината и заинтересованите страни с целите на анализа, използваните методи и очакваните резултати.
Етап 2: Провеждане. На този етап ще се извърши анализ на текущото състояние, който включва три взаимно обвързани дейности: анализ на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността на общината. Независимо от избрания акцент на функционалния анализ, ще бъдат извършени и трите му компонента – за релевантност, ефективност и ефикасност. Методите, които ще се използват включват: събиране, проучване и анализ на документи и информация, попълване на въпросници, провеждане на интервюта, фокус групи.
След като приключи анализа на състоянието, ще бъдат направени констатации и изводи, които ще очертаят основните области за подобрение и ще послужат за формулиране на препоръки за подобрения.
Етап 3: Приключване. Идентифицираните области и предложенията за подобрения ще бъдат оценени от гледна точка на значимост, необходими ресурси и очаквани резултати. Ще се определят областите и предложенията с най-голям приоритет, които ще влязат в плана за действие.
Планът ще бъде обсъден с ръководителите на общината и всички заинтересовани страни.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението. Наблюдението на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и е гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Мониторингът ще се извършва от служители на общината, определени от кмета. Те ще представят доклади за изпълнението на плана.
Възможно е етап 4 да не е приключил, когато завърши изпълнението на проекта, но наблюдението и отчитането на мерките ще продължи и след това.
Дейност 3: Прилагане на Плана за действие – разработване на вътрешните документи и обучение на служителите за тяхното прилагане Тази дейност логично следва като резултат от изпълнението на дейност 2. В зависимост от залегналите в плана за действие мерки, екипът, ангажиран с провеждането на анализа ще започне тяхното поетапно прилагане.
Някои от мерките, които биха могли да залегнат в плана, по отношение на видовете анализ, са следните:
• относно релевантността на функциите:
- аутсорсинг на правомощия или функции извън структурата на общината;
- промяна в организационната структура;
- отпадане, допълване или преформулиране на функции;
• относно ефективността от дейността:
- разработване на стратегически и/или програмни документи в определени области;
- подобряване на формулировката на целите на общината;
- насоки за подобряване изпълнението на целите;
• относно ефикасността от дейността:
- разработване на измерими показатели за постигнатите резултати въз основа на конкретна методология;
- разработване на методология за отчитане на разходите;
- разработване на измерими показатели за наблюдение и оценка на съотношението между резултати и разходи;
- разработване на оптимизационни критерии за оценяване на разходите;
- въвеждане на по-съвършени технологии за изпълнение на различни дейности;
- оптимизиране на доставките на оборудване, материали, енергия и други материални ресурси;
- намаляване на разходите за конкретни дейности и програми, както и посочване на възможности за постигане на по-добри резултати;
- оптимизиране на работните процеси;
Бенефициентът ще започне прилагането на заложените мерки по реда на техния приоритет, така както са определени от екипа, провел анализа. Ще се променят и актуализират/оптимизират документи или разработят нови, когато мярката го изисква.
След като бъдат приложени мерките за подобрение и бъдат актуализирани спрямо това документите на общината, ще се проведе обучение на всички служители. На обучението те ще бъдат запознати с резултатите от функционалния анализ, разработения план за действие, мерките за подобрение и актуализираните документи на общината. Обучението ще се проведе от експертите, които са участвали в анализа.
Дейност 4: Информация и публичност В рамките на тази дейност се предвиждат следните поддейности:
1. Изработване на следните информационни материали:
• брошури/дипляни с информация за проекта – тираж 200 бр. – 100 с целите на проекта и 100 с постигнатите резултати;
• 200 папки, брандирани с необходимите лога, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
• 200 химикалки, брандирани с необходимите лога, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
2. Организиране на 2 конференции за по около 50 човека в Драгоман – една в началото, за запознаване на обществеността с целите на проекта и една в края на проекта, за представяне на резултатите. Конференциите ще се проведат в зала в сградата на общината.
3. Поддържане на актуална информация относно проекта и неговото изпълнение на интернет страницата на общината.
Всички изготвени по проекта материали ще съдържат флага на ЕС и думите Европейски съюз, логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие” и логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората”.
Дейност 5: Управление на проекта Ще бъде сформиран екип за управление на проекта, който ще се състои от Ръководител, Kоординатор и Счетоводител, които разполагат с опит и квалификация, отговарящи на нуждите на проекта.
В рамките на тази дейност ще бъдат организирани и проведени срещи на екипа за управление, за разпределяне на конкретните задачи и отговорности, както и за разработване на детайлизиран план за изпълнение на проекта.
По време на изпълнението на проекта ще бъде провеждан ежемесечен мониторинг, като при констатация на отклонение от предварително планираните параметри, ще се извършва своевременно проучване на причините за него и ще се вземат мерки за отстраняването му.
Част от задълженията на екипа за управление на проекта включват изготвянето на междинни технически доклади и финансови отчети за напредъка по проекта и финален технически доклад и финансов отчет след приключване на дейностите по проекта.
С особено внимание ще се следи правилното попълване и поддържане на Досието на проекта.
Дейността за организация и управление има за цел установяването на система за добро управление на проекта, както и междинни дейности за гарантиране на успешната му реализация и постигане на заложените цели.
Дейността, макар и да не допринася пряко за постигане на заложените в проекта цели, поставя основи за успешното осъществяване на дейностите, както и за доброто управление и планиране на необходимите ресурси. Дейността ще създаде условия за успешната и навременна реализация на дейностите, което от своя страна ще доведе до постигане на заложените цели и резултати.
|