|
Дейности:
|
Дейност 1 – Дейности за организация, управление и отчитане на проекта Ежемесечни срещи на екипа – екипът на Проекта ще провежда срещи за разпределение на задачите при изпълнение на дейностите, осъществяване на постоянен контрол за спазване на времевия график, целесъобразното разходване на средствата и отчитане на резултатите от проведените вече дейности. Ще се отчитат пропуските, допуснати при организирането на дейностите, ще се отбелязват положителните резултати и добрите практики. Ще се водят протоколи от работните срещи на екипа със срокове и отговорници на предстоящите събития.
Контрол на процедурите за избор на изпълнители, съгласно Закона за обществени поръчки, които ще се организират по Дейност 2.
Отчитане на проекта – Изготвяне на финансови и технически отчети и подаване на документи за сертифициране и верифициране на разходите. Отчитането на проекта ще се извърши в съответствие с изискванията на Управляващия орган и ОП “Административен капацитет”.
Дейност 2 – Подготовка и провеждане на процедури за избор на изпълнители • Подготовка на документация за провеждане на конкурсите.
• Обявяване и провеждане на конкурси за изпълнители.
• Сключване на договори с изпълнителите
В съответствие с изискванията на ЗОП и ОПАК ще бъдат проведени процедури за избор на изпълнител за дейностите от проекта. Ще се разработи тръжна документация, ще се обявят процедурите, за да бъдат избрани изпълнителите.
От получените оферти, изготвени на основата на предварителни технически задания, се очаква да се проведат една тръжна процедура чрез „открит конкурс” за избор на изпълнител за разработване на функционален анализ и всички останали – експерт по ЗОП, организатор на събития и дейности за информация и публичност ще бъдат избрани чрез директно възлагане, тъй като съгласно получените предварителни оферти стойността на поръчките не надвишава 15 000 лева без ДДС.
Дейност 3 - Извършване на функционален анализ на общинската администрация Извършването на функционалния анализ ще се базира върху Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проект на МДААР по подприоритет 1.1. на ОПАК. Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи. В конкретния случай ще се използват методите: проучване на документи и информация, анкетни проучвания и провеждане на фокус групи.
Тази дейност ще се извърши на няколко етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ –След като бъде избран изпълнител ще се проведе среща с екипа на проекта, ще се уточни акцента на анализа, заинтересованите страни, времеви график, комуникационнен план и разпределение на задачите.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ – ще се извърши чрез проучване на документи и информация предоставена от община Силистра, провеждане на анкети на служители от различни нива на същата и провеждане на фокус групи. Фокус групите ще бъдат две – от представители на ръководния състав и от служители. Те ще се състоят от по 10 човека, за прозрачно съгласуване на работния процес. Ще се проведат на неутрално място, където участниците ще бъдат извън работното си място и ще се съсредоточат единствено върху поставените въпроси и проблеми. Фокус групите ще обсъдят работния вариант на направения анализ и получените резултати, след което изпълнителят ще пристъпи към изготвяне на анализа.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ – На този етап от анализа ще се изготви план за действие както и проект на доклад. Ще се бъде организирана работна среща с ръководния състав на администрацията, на която ще се обсъди доклада. Работната среща ще се проведе извън общинската администрация, за да се осигури необходимата обстановка за обсъждане на проекто доклада. Направените от фокус групите предложения, препоръки и забележки също ще бъдат взети предвид от изпълнителя при окончателното изработване на функционалния анализ.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на
изпълнението – За да се популяризира проведения функционален анализ, ще бъде организирана една презентация на PowerPoint пред служителите на общинската администрация.
Дейност 4 – Провеждане на информационна кампания Провеждане на информационна кампания /1 бр./
имаща за цел да популяризира резултатите от проведените дейности по проекта сред гражданството. За един ден в рамките на по един час на различни места в града ще се обособява кът на проекта, като част от екипа му ще предоставя информационни материали, а за лицата проявяващи по – голям интерес ще се предоставя допълнителна информация.
• Отпечатването на 1000 бр. календари за
предстоящата календарна година ще съдържат снимков материал от проведените дейности по Проекта и кратка информация за целта на Програмата и Проекта. Те ще имат за цел допълнителна популяризация на Проекта и ще се разпространят сред общини, граждани, институции и организации имащи отношение по проблематиката свързана с Проекта.
• Антистрес фигурки – топки /2000 бр./, на които ще
бъдат отпечатани задължителните елементи на ОПАК и надпис „Топката е в теб”. Те ще се раздават на гражданите заедно с вестника. Целта е да се предизвика засилване на гражданската позиция и да се включат възможно най-много заинтересовани страни в процесите на управление и в повишаването на прозрачността на администрацията.
• Отпечатване на вестник /2000 бр./, в който ще се
публикува информация за програмата, проекта и част от направения функционален анализ на Община Силистра. Вестникът ще има за цел да направи резултатите и изводите от анализа достъпни за обществеността и ще се разпространяват по време на информационната кампания, в информационния център на общината и по определени места за продажба на вестници и списания.
Дейност 5 - Привеждане на вътрешните правила в съответствие с направените при анализа изводи След изготвяне на окончателния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се извърши актуализация на вътрешните правила в организацията. Ще бъдат разгледани, коригирани и актуализирани минимум 3 бр. вътрешни правила. След актуализирането ще бъде подготвен и издаден „Наръчник с вътрешни правила”. Ще бъде проведено обучение на ръководния състав на общинската администрация за прилагането на актуализираните вътрешните правила, в което ще вземат участие 25 служителя от администрацията. „Наръчника с вътрешните правила” ще бъде раздаден на ръководния екип по време на обучението. Той ще спомага за процеса на запознаване на екипа с новите правилата. От своя страна ръководителите ще информират и предоставят на всеки един от служителите „Наръчник с вътрешни правила”. За тази дейност ще бъдат отпечатани 200 бр. наръчници, като в това число се включват и кметствата в Община Силистра.
Дейност 6 – Дейности за информация и публичност За да се изпълнят задължителните изисквания на Оперативна програма „Административен капацитет” за информация и публичност по време на проекта ще се извърши:
• Встъпителна пресконференция, която ще се проведе
за началото на проекта. Ще бъдат поканени медии, общински съветници. В залата ще се постави банер с информация за проекта според изискванията на Оперативна програма “Административен капацитет”.
• Отпечатване на дипляна в началото на проекта – 1000
бр. с информация за Донора, Програмата и дейностите, цели, очаквани резултати на настоящия проект. Дипляната ще се раздаде на участниците в пресконференцията, ще се разпространява в информационните центрове на общинските администрации, партньори по проекта.
• Изработване на банер с информация за ЕС,
Програмата и настоящия проект – 1 бр. банерът ще се поставя в залите за пресконференции, кръгли маси, фокус групи и при провеждане на всички събития, свързани с изпълнение на дейностите по проекта.
• Публикации в местната преса и сайта на общината –
5 бр. Целта е да се информират гражданите за проведените дейности и постигнатите резултати, както и за предстоящи събития. На всички публикации ще присъстват задължителните атрибути на Програмата и ЕС и настоящия проект.
• Отпечатване на дипляна при приключване на
дейностите по проекта – 1000 бр. с информация за проведените дейности и постигнатите резултати по проекта. Дипляната ще се раздаде на участниците в пресконференцията за закриване на проекта.
• Провеждане на пресконференция за закриване на
проекта – на пресконференцията ще се представи общ преглед на извършеното и постигнатото по проекта. Ще присъстват местни и национални медии, общински съветници. В залата ще се постави банер с информация за проекта и според изискванията на Оперативна програма “Административен капацитет”.
|