|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление на проекта. Доброто управление ще бъде резултат от целевия и прецизен подбор на включените в екипа за управление на проекта. Проектното предложение предвижда екипът да се състои от общо 6 човека, притежаващи както опит в управлението на проекти (централизирани, по ОП РЧР и др.), така и специфична експертиза за организиране и провеждане на електронни форми на дистанционно обучение. Разпределението на функциите между членовете и ясно дефинираните канали за вътрешноекипна комуникация ще гарантират постигане на заложените индикатори и резултати.
Непосредствено след подписване на договора с ДО, екипът по проекта ще разработи Система за управление и вътрешен мониторинг на проекта, която включва:
• Механизъм за проследяване на заложените индикатори за изпълнение и за резултат от проектните дейности;
• Оценка на риска по заложените дейности;
• Алгоритъм и разпределение на отговорностите по дейностите, свързани с провеждане на тръжни процедури по ЗОП;
• Осигуряване на канали за непрекъсната пряка и обратна връзка с целевите групи по проекта;
• Разпределение на отговорностите между екипа във връзка със спазване на задълженията на университета като бенефициент по ОП РЧР, в това число –спазване на изискванията за публичност и визуализация; провеждане на процедури по ЗОП; техническо и финансово отчитане на дейностите; съхранение на проектната документация и др.
• Предотвратяване на риска от налагане на финансови корекции чрез детайлно запознаване и спазване с Оперативното ръководството за бенефициента по схемата и осъществяване на непрекъсната комуникация с ДО;
• ad hoc механизми за предотвратяване на възникнали трудности/ забавяния и др.
По време на изпълнението на проектните дейности, в съответствие с Оперативното ръководството за бенефициенти по схемата, екипът по проекта ще изготвя съотвените авансови искания за плащане/междинни искания; междинни технически доклади и финансови отчети; уведомления до МЗ за планираните търгови и обучения по проекта.
След изпълнението на проекта, в рамките на нормативно установения срок, екипът ще изготви технически доклад и финансов отчет.
Дейност 3: Разработване и внедряване на Комплексна система за управление на обучението и на знанията Обосновка на нуждите от разработване и внедряване във ВТУ „Св. св. Кирил и Методий” на нова Комплексна система за управление на обучението и на знанието:
Сега съществуващата Система за дистанционно обучение (СДО) във Великотърновския университет е създадена още в началото на развитието на дистанционната форма на обучение и вече е морално и технически остаряла.
Тя не предлага интегрирани средства и системи за управление на обучението и за управление на знанието; за тестване и самооценка, които да използват нови и съвременни методики; липсва платформа за виртуална библиотека; недостатъчен е капацитетът на електронните хранилища.
Текущата система за дистанционно обучение използва остарели usability концепции, които са натоварващи за потребителя, а обучението за работа със системата води до прекалено висок разход за ВТУ.
Настоящата система е със силно лимитирани възможности, тъй като продуктът е закупен като готова платформа, която не отговоря на спецификите на административния и обучителният процес във ВТУ. Освен това, поради непрекъснатото повишаване на броя на потребителите, налице е проблем и с електронното администриране на потоците и капацитета на системата.
Тенденцията, която се наблюдава през последните години, на значително повишаване интереса към дистанционната форма на обучение, доведе до създаването във ВТУ на дистанционни форми на обучение по 32 магистърски програми и 4 квалификационни курса, в рамките на които се обучават 1086 студенти. В отговор на повишения интерес, университетът ежегодно предлага прием по нови и актуални магистърски програми и квалификационни курсове.
Липсата на ефективна система за управление на обучението, в рамките на съществуващата платформа за дистанционно обучение, не позволява ефективно разпределение на процесите и ги забавя до степен, при която се налага ръчно управление на процеса на обучение.
Предвид заложените цели на ВТУ съгласно Стратегията за развитие на ВТУ “СВ. СВ. КИРИЛ И МЕТОДИЙ”, капацитетът на настоящата система е крайно недостатъчен за покриване на нуждите на нарастващия брой студенти и преподаватели, ангажирани в дистанционната форма на обучение. Проблемът ще се изостри особено много при разкриване на прием в дистанционна форма за бакалавърска степен, както и при включване на други форми на електронно обучение.
Функционални предимствата на новоразработената Комплексна система за управление на обучението и на знанието.
Изброените по-горе функционални ограничения на настоящата система за дистанционно обучение във ВТУ налагат нейното надграждане и оптимизиране в няколко аспекта:
1. Качествена подмяна на системата за управление на учебния процес, осъществяван чрез електронни форми на дистанционно обучение. Разработените нови модули в Комплексната система, свързани с управление на учебния процес, ще подобрят качествено административното обслужване на нарастващия брой потребители в системата, вследствие на непрекъснато увеличаващия се брой студенти в магистърски програми и специалности на университета. Служителите от направление „Дистанционно обучение” в ЦОТ ще могат да подобрят контрола върху качеството на предоставяната услуга, чрез новите функции на Комплексната система за обработка на данните, информационната сигурност, проверка на материалите за плагиатство, защита на потребителските права. Новоразработената Комплексна система ще подобри цялостното управление на процеса по прием, регистрация, обработка, актуализиране и публикуване на учебни материали по съответните дисциплини. Архитектурата на Комплексната система ще поддържа интерактивен, персонализиран, проактивен и сървисно-ориентиран учебен процес.
Управлението на новоразработената секция „Учебен процес” в Комплексната система ще даде възможност за поддържане на онлайн график за изпитите, управление на потоци, управление на дисциплини, материали, учебен план, както и различни видове настройки. Тази секция е основополагаща и от нея изключително зависи работата на цялата система, тъй като дефинициите в нея са свързани с другите звена на системата.
Ще позволява управление на студентско състояние – записване на студент, поддържане на студентско досие, търсене на студенти, записване за изпити, нанасяне на оценки и въвеждане на достъп до дисциплини.
Управлението на секция „Студенти” от новата Комплексна система ще позволи дигитализирането и улесняването на работата на административния екип в университета, като това ще се отрази пряко върху скоростта на работа и времето им за реакция.
2. Подобряването на системата за управление на знанието във Великотърновския университет е друг аспект, който ще бъде реализиран чрез внедряване на Комплексната система, разработена по настоящия проект. Големият потенциал за синергия между управление на знанието и електронните форми на дистанционно обучение, предоставя широки възможности за интегрирането на тези две области чрез настоящето проектно предложение.
Съществуват множество теоретични дефиниции за същността и целите на системите за управление на знанието (СУЗ). Според O`Dell & Grayson УЗ е „стратегия за получаване на правилното знание от подходящите хора точно навреме; за подпомагане на хора при обмена на информация и за поставяне на информацията в действие, с цел подобряване на дейността на организацията”. Бил Гейтс определя СУЗ като управление на информационен поток и процес на получаване на точната информация от хора, които се нуждаят от нея, за да я използват своевременно. През 2007 г. Р. Майер и А. Шмид представят концептуален модел на процеса на интегриране на електронните форми на обучение и СУЗ, с който обосновават, че това са два подхода, чиято цел е да се подобри изграждането, запазването, интегрирането, трансфера и употребата на знания и компетентности в организацията. Архитектурата на новоразработената Комплексна система по проекта ще придаде на процесите на дистанционно обучение повече интерактивност, персонализация, логичност на извършваните процеси, повишен обем на метаданните и гъвкави възможности за последващо адаптиране към пазара на труда на завършващите без да е необходим период на адаптация.
Подобряването на системата за управление на знанието чрез Комплексната система, разработена и внедрена по проекта, ще съдържа:
Качествено промяна на секцията за преподаватели – възможности за публикуване на материали, свързани с учебния процес, средства за създаване на унифициран текущ контрол и проверка на знанията на студентите, възможности за разглеждане на изпитни протоколи и др. Ще бъдат подобрени всички параметри за управление на обучителния процес и подпомагането на преподавателите, както и ще се създадат условия за по-доброто възприятие на материала от страна на студентите
Новоразработената Система за комуникация, в рамките на Комплексната система, ще позволи взаимодействието между различните звена в университета - студенти, преподаватели, инспектори, администратори, декани и ректор. Системата ще даде възможност за един по-потребителски ориентиран начин на комуникация.
Студентите ще имат възможност да колаборират онлайн, като по този начин ще подсилят подготовката си по различните дисциплини. Те ще могат също така да отправят въпроси и съобщения до техните преподаватели и инспектори, като това ще минимизира усилията и изгубеното време на студентите при тяхното обслужване от административния персонал. Системата ще предостави нови възможности за по-гъвкавата комуникация и по йерархичната верига – от ректор и декан – до преподавател и инспектор.
Образователното съдържание по всички магистърски програми и курсове ще бъде качено във Виртуална библиотека, съдържаща всички видове образователни документи – текстови лекции, видео лекции, виртуални и стандартни тестове, допълнителни материали и др., свързани с осигуряване на дистанционното обучение.
Чрез тази новоразработена секция на Комплексната система ще могат да бъдат управлявани редица формати, поддържани от офис пакети, както и текстова информация, която ще може да бъде прочитана от съответния модул на системата. Ще бъде изградена иновативна среда с възможност за дистанционно обучение, изцяло чрез Интернет, която ще може да се ползва и за комбинирано обучение – присъствено и дистанционно.
Подобряване на процесите за протоколиране и документиране на образователния процес чрез внедряване на Комплексната система. Новоразработените модули от системата по проекта ще преструктурират наличните информационни масиви и електронни хранилища (лекционен материал, конспекти, изпитни протоколи, тестове, архив и др.), създавайки интелигентен и интуитивен интерфейс, интелигентни тюторинг системи и интелигентни агенти. В отделен модул ще бъде разработена платформата на Виртуалната библиотека, в която да се съхранява онлайн допълнителна литература за дистанционното обучение.
Общи свойства на Комплексната система. Наличие на двуезичен (български и английски език) интерфейс, който ще предоставя се избор на език, в случай, че е дефиниран повече от един. Това ще се отнася само за потребителските нива на студент и преподавател.
Стандартни методи за подреждане на данни. Всяка номенклатурна информация, представена във вид на таблица, съдържаща административни и/или образователни данни, ще притежава опции за сортиране и страниране на данните.
Разработването и внедряването на Комплексната система за дистанционно обучение във ВТУ ще бъде извършено от външен изпълнител. Това е продиктувано както от необходимостта от комплексна широкообхватна експертиза, така и от сроковете за изпълнение на проекта. Цялостният процес ще отнеме около 10 проектни месеца.
След внедряването на Комплексната система за дистанционно обучение във ВТУ, избраният външен изпълнител ще проведе обучителен курс (train the trainers) на петимата служители и ръководителя на направление „Дистанционно обучение” в ЦОТ, които ще работят с продукта.
Обучението ще бъде в рамките на 2 учебни дни, разпределено в общо 4 обучителни модула (всеки модул е с продължителност 2 учебни часа – общо, 8 учебни часа), за да не бъде прекъсвана текущата работа на разработчиците, организаторите и системния администратор от звеното.
Дейност 5: Разработване на електронен курс по дисциплина „Електронно обучение” и модул от дисциплината “Мултимедийни технологии в образованието” и провеждане на пилотни обучения В рамките на проекта ще бъдат разработен електронен курс по дисциплината „Електронно обучение” и електронен модул по дисциплината “Мултимедийни технологии в образованието”, които се преподават на студентите от специалностите “Компютърни науки” и “Информатика” от направление 4.6. “Информатика и компютърни науки”, както и на студентите “Педагогика на обучението по математика и информатика”.
Курсът „Електронно обучение” ще бъде в рамките на 30 часа (15 учебни часа лекции и 15 учебни часа упражнения).
Програмата на курса ще бъде разработена от доц. д-р Маргарита Тодорова – лекции и от гл.ас. д-р Доника Вълчева – упражнения.
Модулът “Мултимедийни технологии в образованието” ще бъде в рамките на 15 учебни часа лекции и ще бъде разработен от доц. д-р Маргарита Тодорова.
След разработването на двете програми за дистанционно обучение ще бъдат проведени 2 пилотни курса. В курса по „Електронно обучение” ще бъдат включени 75 студенти, които ще преминат цялата 30 часова програма.
В модула по „Мултимедийни технологии в образованието” ще бъдат включени 75 студенти, които ще преминат 15 часа обучение.
Обученията ще се проведат чрез новоразработената Комплексна система за управление на обучението и на знанието по проекта.
Успешно завършилите студенти да получат документ, издаден по проекта.
Предвижда се общо 150 студенти да завършат успешно курса или модула.
Дейност 6: Дейности по информиране и публичност Една от съпътстващите дейности е разпространението на информация относно проекта и целите, заложени в него. За целите на конкретното проектно предложение приоритетно ще се използва формата за предоставяне на информация по електронен път.
С оглед техническата грамотност на младите хора и статистически най-разпространените информационни канали в интернет преостранството – социални мрежи, интернет реклама в популярни сайтове и т.н, в размките на тази дейност се предвижда провеждане на две конференции, на които да да бъдат поканени да присъстват регионални и национални медии, 10 публикации в подбрани медии и разработване на рекламен банер, който ще бъде качван на релевантни сайтове в рамките на проекта, в продължение на 6 месеца.
При осъществяването на тази дейност ще бъдат спазени правилата на Регламент 1828/2006, както и Оперативно ръководство за бенефициенти по изпълнение на проекти по процедури и проекти за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по приоритетнa ос 4 от Оперативна програма „Развитие на човешсите ресурси”, Схема
BG051PO001-4.3.04 “Развитие на електронни форми на дистанционно обучение в системата на висшето образование”, глава VI.
Дейност 4: Обучение на възрастни (преподаватели и инспектори от ВТУ) за работа с Комплексната система за управление на обучението и на знанието Целева група на тази дейност са 80 преподаватели и инспектори от ВТУ, които ще бъдат обучени да работят с Комплексната система за дистанционно обучение, разработена и внедрена по проекта.
Към момента на стартиране на проектното обучение, екипът по проекта, заедно с директора на ЦОТ, ще прецизират критериите за избор на преподаватели и инспектори от университета, които да бъдат включени в обучението.
80-те представители на тази целева група ще бъдат разделени в 8 групи от по 10 обучаеми. Трейнъри ще бъдат двама служители от направление „Дистанционно обучение”, преминали курса „обучение за обучители”, проведен от доставчика на Комплексната система по проекта. Учебният материал ще бъде разпределен в 2 обучителни панела от по 2 учебни часа (общо 4 учебни часа), включващи теоретична и практическа част по подготовка, провеждане и документиране на образователния процес, провеждане в дистанционна форма на обучение; електронни лекции, електронно тестване, онлайн и офлайн консултации; протоколиране на обучителния процес; качване на материали във виртуалната библиотека и в електронното хранилище; информационна сигурност, канали за комуникация и др. Преди стартиране на обученията по тази дейност, двамата преподаватели ще разработят онлайн методически наръчник за работа с Комплексната система, който ще може да се използва от обучените преподаватели в процеса на подготовка и осъществяване на дистанционните обучения. При сформиране на групите и графика за провеждане на обученията ще се отчита текущата академична ангажираност на преподавателите.
Дейност 7*: Одит За да се потвърди целесъобразното и законово разходване на средствата по проекта, ВТУ ще избере външен изпълнител, който ще изготвя междинни и окончателен одиторски доклади. Одиторът ще бъде избран още в началото на проекта, за да може да осъществява периодичен контрол (на всеки 6 проектни месеца) върху техническата, финансова и счетоводна документация.
Одитният доклад ще бъде изготвен съгласно Закона за независимия финансов одит. Целта на независимия финансов одит е чрез съвкупност от необходими и взаимосвързани процедури, определени от Международните одиторски стандарти, да се изрази независимо мнение относно достоверността във всички аспекти на същественост на финансовите отчети, изготвени в съответствие с българското счетоводно законодателство при осъществяването на проекта.
Дейност 2: Подготовка и осъществяване на тръжни процедури по ЗОП Тази част от дейността по проекта ще бъде реализирана от юриста по проекта, съвместно с отдел „Деловодство и обществени поръчки” във ВТУ, съобразно действащата нормативна база към момента на изпълнение на проекта.
Необходимо е да се разработят документации за външни услуги, съдържащи изисквания към кандидатите, образци на оферти, технически спецификации и задания, методики за оценка при критерий „икономически най – изгодна оферта”, образец на договор, общи условия на договора и др.
Предвид факта, че се разходват публични средства и с оглед прецизността на подготовката и провеждането на тръжните процедури, се налага отделянето на достатъчно внимание, ресурс и време за тяхната подготовка.
Провеждането на самите процедури ще се осъществява от отдел „Деловодство и обществени поръчки”, в съответствие с утвърдените вътрешни правила, процедури за финансов контрол и управление.
За осигуряване на публичност, прозрачност и равнопоставеност на кандидатите, на етап оценка на офертите, се предвижда привличането на външен експерт по чл.19, ал.2, т. 8 от ЗОП.
Екипът по управление на проекта ще контролира разработването на документациите, като в рамките на дейността ще бъдат разработени 3 броя документации:
Тръжна документация за открита процедура открит избор по ЗОП за избор на изпълнител за разработване и внедряване на Комплексна система за управление на обучението и на знанието;
Тръжна документация за избор на доставчик на услуги за дейностите по информиране и публичност по проекта;
Документация за избор на одитор по проекта чрез директно договаряне.
|