|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта Дейността гарантира успешното управление на проекта. Състои се от следните компоненти:
• Формиране на екип за управление на проекта в състав Ръководител на проекта, Технически сътрудник, Счетоводител. Ръководителят на проекта отговаря за цялостното управление на проекта, планиране и контрол при изпълнение на предвидените дейности, планиране и контрол на дейностите по подготовка на тръжна документация за възлагане изпълнение на дейности на външни изпълнители, наблюдение и контрол на изпълнението на дейностите от външните изпълнители, планиране и организация на отчетната дейност по проекта, подготовка на изискваните доклади за изпълнението, наблюдение на планираните разплащания и други управленски дейности. Техническият сътрудник отговоря за цялостната координация на изпълнението и установяването на ефективен контакт между екипа за управление, външните изпълнители и представителите на целевата група. Техническият сътрудник наблюдава изпълнението на дейностите, осъществявани от външни изпълнители, оперативно организира дейностите по управление и отчитане на проекта, като подпомага Ръководителя на проекта. Счетоводителят на проекта носи отговорност за финансовата отчетност на проекта, като следи, контролира и изготвя необходимата финансова документация и оперативно отговаря за разплащанията по проекта.
• Провеждане на процедури за избор на изпълнители за дейностите по проекта. Процедурите ще бъдат организирани в съответствие с изискванията на приложимото законодателство – ЗОП, нормативните актове уреждащи изискванията за допустимост на разходите по ОПАК и др.
• Осъществяване на дейностите по техническо и финансово отчитане на проекта. Екипът за управление на проекта ще подготвя и подава своевременно необходимите за целите на отчитането технически и финансови отчети, окомплектовани със съответната приложима документация, ще осъществява необходимата комуникация с УО на ОПАК.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ на всички структури и функции в общинската администрация Ще бъде извършен функционален анализ на общинскaта администрация на община Марица с цел идентифициране на проблемни области и формулиране на препоръки за подобрение организацията и дейността й, в това число за:
• Премахване на излишни и дублиращи се функции, по-добро разпределение на функциите между звената, по-прецизно дефиниране на функциите на звената, извеждане при необходимост извън администрацията на нетипични функции;
• Подобряване на ефективността в дейността на администрацията – подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на общинската администрация и техните звена;
• Подобряване на ефикасността и икономичността – чрез идентифициране и прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използваните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността.
Ще бъдат анализирани следните основни направления за комуникация и услуги:
• “Администрация - Граждани” – ще бъдат изследвани въведените решения, които позволяват на гражданите да получават качествени услуги от страна на общинската администрация.
• “Администрация - Бизнес” – тук анализът ще бъде концентриран в две основни сфери. От една страна, ще бъдат разгледани услугите, които администрацията предоставя на фирмите – напр. издаването на лицензи и разрешителни, публични регистри на сделки с общинска собственост, концесии и др., а от друга страна – тези, които са свързани с отговорностите на икономическите субекти, като плащането на данъци и такси от тяхна страна, и т.н.
• “Администрация - Администрация” – анализът ще бъде в две направления:
- Вътрешна комуникация в рамките на отделните звена на администрацията, обмен на документи и информация, вкл. с други административни органи на местно ниво (напр. ДНСК, Регионалния инспекторат по образование и т.н.);
- Възможност за интегриране на наличните електронни системи с тези на държавната администрация, на база на концепцията за изграждането на електронно правителство (обмен на информация и документи с различни административни структури на публичната администрация).
• “Вътрешноведомствена ефективност и ефикасност” – анализът ще покрива както електронната архитектура на общината, така и ще бъдат изследвани характеристиките на вътрешната структура за обмен на информационни масиви и документи, за да се избегне припокриването на дейности, които влизат в компетенциите на различните административни звена.
В рамките на изпълнението на анализа ще бъда проведена среща с общинска администрация Пловдив, която вече има извършен подобен функционален анализ, за да бъдат разгледани мерките, които са предприети в резултат на изводите от анализа и ще бъдат разгледани подобренията на дейността на администрацията в резултат на взетите решения.
Функционалният анализ ще бъде извършен в съответствие с Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще се състои от следните компоненти:
• Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация.
• Анализ на релевантността - идентифициране на областите на водената политиката от община Марица; идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кметовете и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на общинската администрация спрямо областите на политиката, за които отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на общинската администрация с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани.
• Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в общинската администрация на община Марица; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните й звена.
• Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрации и отделните й звена.
• Разработване на препоръки и приемане на План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на общинската администрация, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността й.
Резултатите от функционалния анализ, препоръките и Плана за действие ще бъдат представени и обсъдени по време на кръгла маса, която ще се проведе в сградата на община Марица и в която ще бъдат поканени за участие всички заинтиресовани страни (граждански сдружения и граждани, местен бизнес и т.н.). По време на кръглата маса ще бъдат взети предвид всички мнения за финализиране на изводите от него.
Дейност 3. Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията на община Марица Разработеният в резултат на функционалния анализ План на действие ще бъде приложен на практика чрез подготовката на стратегия за организационно развитие, устройствен(и) правилник(ци), вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н., в зависимост от конкретните препоръки. В зависимост от резултатите на функционалния анализ могат да бъдат разработени вътрешни правила за предоставяне на общински услуги, наръчник за работа с инвеститорите, правила за аутсорсинг на несвойствени дейности и ПЧП (вкл. примерен устав на дружество, създадено по модела на ПЧП и правен анализ на възможните форми на ПЧП), организационни и функционални диаграми и правилници, методики за измерване постигането на целите, методики за измерването степента на усвояване на използваните ресурси, методики за управление на човешките ресурси и т.н. Също така, ако в резултат на функционалния анализ бъде установено, че се налага изготвянето на изменения в съществуващи нормативни актове, регулиращи дейността на общинската администрация (напр. Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услугите, Наредба за определяне на размера на местните данъци и др.), ще бъдат разработени конкретни предложения за изменения и допълнения на съответните актове.
Всички така описани правила, наръчници, анализи, методики и т.н. ще бъдат представени на широката общественост по време на конференция, която ще се проведе в сградата на община Марица.
Дейност 4. Повишаване на капацитета на служителите на общинската администрация за подобряване на ефективността и ефикасността при изпълнението на техните функции В рамките на дейността ще бъдат разработени и проведени три обучения с продължителност от по два дни, с цел повишаване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите на общинската администрация в следните направления:
• Администрация-граждани
• Администрация-бизнес (инвеститори)
• Администрация-администрация
Обученията ще се фокусират основно върху:
• Подобряване на идентифицираните слабите места в организацията и функциите на общинската администрация
• Прилагане на препоръките и мерките за преодоляване на слабостите в резултат на изготвения План за действие
• Запознаване с нововъведените правила, методики, наръчници с разработените проекти на нормативни актове и т.н.
Програмата за всяко едно от обученията ще бъде разработена въз основа на оценените нужди на служителите на общинската администрация.
Дейност 5. Осигуряване на информация и публичност за изпълнението на проекта При провеждането на дейностите за осигуряване на информация и публичност, в това число при изготвянето на информационните материали ще бъдат представени целите на проекта и постигнатите резултати и ще бъдат спазени изискванията на мерките за информация и публичност на ОП „Административен капацитет” и Европейския социален фонд, съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006 при изпълнение на проекти, финансирани от ЕСФ. Ще бъдат изработени следните материали:
• Информационна табела;
• Рекламни материали за проекта – химикалки, календар, бележник за водене на записки и навиващи се винилови банери;
• Брошура, представяща целите на проекта и планираните резултати от неговото изпълнение
• Брошура, представяща резултатите от изпълнението на проекта;
• Плакат за повишаване на информираността на целевата група – служителите на общинската администрация, както и на гражданите, посещаващи офисите на общинската администрация.
Ще бъдат проведени и две прес-конференции – начална за представяне на проекта и на неговите цели и задачи, и крайна, за представянето на резултатите от провеждането му. Във връзка с всяка от основните дейности по проекта ще бъдат публикувани прессъобщения в един регионален ежедневник. Също така, като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта ще бъде използвана и интернет страницата на община Марица (www.maritsa.org), на която ще бъде публикуван банер, отвеждащ към информация за проекта и неговите цели, както и основните продукти от изпълнението му.
Всички дейности по тази точка ще бъдат в съгласие с приетата Комуникационна стратегия на община Марица.
|