|
Дейности:
|
Дейност 1
Предварително проучване и подготовка за създаване на фонда.
Дейност 1 на практика прави възможно реализирането по ефикасен, икономичен и качествен начин реализирането на Дейност 2 на проекта. Тя включва провеждането на проучвание, анализ и подготовката на различните видове документи (проучване на обема документация, поджежащ на архивиране, приоритизирането на документите, приоритизирането на дигитализацията им, изготвяне на техническо задание и документация за възлагане по реда на ЗОП) и ще дефинира както точния обхват на услугата, така и обемът на документацията, който ще бъде архивиран в рамките на бюджета на Дейност 2 на проектното предложение.
Обосновка:
По всяка оперативна програма се съхраняват разнообразни по вид и обем на документацията - в част от администрациите се съхраняват, както оригинали, така и копия на дадени документи. Поради честите промени в правилата се променя и обемът на изискуемата и съхранявана от звената документация. Всичко това налага да бъде извършен подробен анализ, чрез който да бъде определен вида и обема на документите, които да бъдат част от архивния фонд. Анализът ще вземе предвид и ограничения финансов ресурс на бенефициента и ще даде препоръки как той да бъде изразходван в съответствие с принципите на ефективност, ефикасност и икономичност. Тази дейност е основна предпоставка за изпълнението на дейност 2 от проекта.
Дейност 2: Създаване и поддържане на груповия архивен фонд В изпълнение на Дейност 2 ще бъде избран външен изпълнител, който ще осигури комплексна услуга, вклщчваща:
1. Осигуряване на помещение за физическо съхранение на документите, което да отговаря на изискванията, заложени в действащите нормативни актове и добри практики (в това число поддържане на определено ниво на влажност, запрашаване, температура, периодична деинсектизация и дератизиране и.т.н.)
2. Изготвяне на правила и наръчници за функционирането на груповия архивен фонд -;
3. Изготвяне на осем Междуинституционални споразумения за изграждането, използването и поддържането на груповия архивен фонд между Министъра по управление на средствата от ЕС и всеки един от Управляващ орган (без ОПТП), Сертифициращия орган и Одитиращия орган.
4. Обучение на служителите на УО/МЗ и ОО/НФ за работа със създадения групов архивен фонд
5. Подготовка на документите за архивиране (всички предархивни подготвителни действия)
6. Пренасяне на документите от администрациите на УО/МЗ и ОО/НФ до груповия архивен фонд
7. Осигуряване на периодичен достъп до предадените документи както за нуждите на УО/МЗ и ОО/НФ, така и за нуждите на проверки и одити
8. Дигитализация на част или всички документи
9. Дигитализация на описите и разработването, внеряването и поддръжката на специализиран софтуер, който да позволява поддържането на топографски указател, електронни инвентарни описи, класификационна схема и номенклатура и др., както и търсенето на определено.
Обосновка:
Изпълнението на настоящата дейност е основната предпоставка за постигането целите на проекта. Чрез нея ще бъдат предоставени основните резултати очаквани от изпълненито на проекта.
Дейност 3: Управление и изпълнение на проекта
Тази дейност включва цялостното управление и изпълнение на проекта - от работата с избрания изпълнител, координация с институциите, които ще използват архива. Тук се включва също така поддържането на счетоводна отчетност по проекта, извършването на плащания и дейностите по точитане разходите по проекта пред Управляващия орган на ОПТП. Поради високата натовареност на служителите на бенефициента и големия обем на дейности по проекта за координатор изпълнението на проекта ще бъде определено външно за администрацията лице. За изпълнението на тези дейности ще бъдат сключени граждански договори с определени членове на екипа за изпълнение на проекта съгласно изискванията на ПМС №330 от 2011 г. Големият обем на работа по проекта ще натовари необосновано бюджета на бенефициента с допълнителни разходи за: консумативи, срещи и командировки, възнаграждения, които са пряко свързани с изпълнението на проекта.
Обосновка:
Тази дейност е необходима за точното и навременно изпълнение на заложените дейности и навременното отчитане на проекта.
|