|
Дейности:
|
Дейност 1
Извършване на функционален анализ
Функционалният анализ представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на отделна административна структура чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Функционалните анализи са много обхватен метод за цялостен или частичен анализ на административните структури, за оптимизиране на дейността на администрацията и въвеждане на ефективни методи за управление. Предвид широкото поле на приложение на функционалния анализ често срещана практика е определен анализ да се фокусира върху различни проблеми области.
При провеждането на функционален анализ се дефинират конкретни цели с оглед съществуващата структура на администрацията и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие. Като цяло могат да бъдат дефинирани няколко основни цели на функционалните анализи:
• Подобряване на обслужването и удовлетвореността на клиентите (т.е. потребителите на услугите на конкретната администрация);
• Идентифициране на начини за намаляване на разходите;
• Намаляване на размера и обхвата на структурите на публична администрация;
• Идентифициране на функции и услуги, които могат да бъдат децентрализирани или премахнати;
• Осигуряване на по-висока ефикасност на дейността на администрацията.
Основните етапи за провеждане на функционален анализ, които са описани в методологията и които трябва да се предвидят и в проектите по настоящата процедура, включват:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ). Този последен етап също е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Извършването на функционален анализ трябва задължително да се базира върху Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР по подприоритет 1.1.
Извършеният функционален анализ ще бъде в основата на изпълнението на останалите дейности по проекта и бъдещата работа на общинската администрация.
Дейност 2
Дейности за подобряване на организацията, работните процеси и координацията на общинската администрация
На базата на извършеният функционален анализ и разработените в дейност 1 препоръки и планове ще се разроботят следните видове документи с практическа насоченост:
- разработване/ усъвършенстване на методологии, вътрешни правила, и процедури;
- разработване на инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на организацията;
- въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените;
- въвеждане на механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури;
- разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението, и др.
Дейност 3
Провеждане на съпътстващи обучения
Служителите от общинска администрация Тополовград, заемащи ръководни постове, ще преминат през съпътсващи обучения, свързано със запознаване на процеса на извършване на функционалният анализ и със запознаване на резултатите от него. За изпълнениет на тази дейнсот ще бъде нает външен изпълнител, който ще има за задача да проучи нуждите от обучение, да изготви програма за провеждане на обучението и да осигури лектори . В обучението ще се включат миним 30 човека. Обученито ще се проеде в рамките на 3 модула от по 5 дни.
Дейност 4
Дейности за информация и публичност
Дейностите за популяризиране на ОПАК, проектът, напредъкът му и резултатите от него ще бъдат осъществени чрез:
- Провеждане на 2 пресконференции при стартиране на проекта и при приключване на дейностите;
- отпечатване на 500 бр. дипляни за популяризиране на проекта.
- информационен лист с резултатите от проекта – 500 бр.,
- 8 публикации в пресата за проектните дейности, популяризиране на ОПАК,
- отпечатване на 50 бр. плакати,
- 2 банера,
- 2 броя опознавателни табели.
- отпечатване на наръчник, съдържащ материали, създадени в резултат на дейностите по проекта – 500 бр.
Върху всички материали по проекта ще се поставят отличителните знаци на ЕС и ОПАК, съгласно изискванията за информация и публичност.
|