|
Дейности:
|
Дейност 1 – Извършване на функционален анализ, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация, във всяка от трите общински администрации Функционалният анализ, за който е разработена Единна методология, представлява процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на административните структури, чрез използването на различни методи, като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Дейността включва преглед на всички общински структури и функции.
Функционалният анализ включва:
• Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; формулиране на препоръки за подобрение и план за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрациите, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на администрациите;
• Провеждане на информационни кампании за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ.
Основните етапи за провеждане на функционален анализ в дадена административна структура, определени в съответствие с добрите практики в развитите страни, включват:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ;
• Сформиране на екип
• Дефиниране на заинтересованите страни
• Уточняване на акцента на анализа
• Изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите
• Комуникация и гарантиране на ангажираност
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ;
• Анализ на текущото състояние
- Анализ на релевантността
- Анализ на ефективността
- Анализ на ефикасността
• Идентифициране нa области за подобрение
• Формулиране на предложения за подобрение
Анализът на текущото състояние включва три взаимообвързани дейности: анализ на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността на административната структура.
Извършва се анализ на:
• Обезпечеността с функции на вътрешните звена;
• Обезпечеността с програмни и/или стратегически документи със съответните цели;
• Обезпечеността на програмните и стратегически документи, свързани с правомощието с цели и функции на вътрешните звена;
• Изпълнението на целите;
• Постигнатите резултати;
• Използваните ресурси (направените разходи);
• Съотношенията между резултати и ресурси, както и възможностите за икономично използване на ресурсите.
Анализът на текущото състояние започва с проучване на документи и информация и извършване на анкетно проучване. Тези два метода могат да бъдат реализирани паралелно във времето.
Въз основа на резултатите от анализа на документи и информация и от анкетното проучване се дефинират ключови въпроси и области, които следва да бъдат доуточнени въз основа на интервюта, фокус група и/или наблюдения.
Чрез експертна оценка се извеждат основните констатации и изводи за силните и слабите страни на областите на политика, правомощията на органа на власт, релевантност на функциите, ефективност и ефикасност на дейността.
Въз основа на направените констатации и изводи за сегашното състояние на административната структура по отношение релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, следва да се очертаят основните области за подобрения.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ;
• Приоритизиране на областите и предложения за подобрение
• Изготвяне на план за действие
• Изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад
• Комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
• Анализ на изпълнението на препоръките
• Информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките
• Публичност на резултатите от функционалния анализ
Предвижда се взаимстване на добри практики от Великобритания, Холандия и Латвия, тъй като са вече приложени и успешно работещи в други институции, напр. в Министерство на финансите, областна администрация Габрово, община Костенец, община Сливен, община Пловдив. Добрите практики са по отношение на целите, етапите и методите за провеждане на функционалния анализ в дадена административна структура.
Дейност 2 - Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствените правилници на трите общински администрации Основните стъпки включват:
• Идентифициране на необходимите за анализа документи и информация;
• Проучване на документите и обработка на информацията от тях.
• Разработване на предложения за промени.
Основните документи, които най-често се проучват и анализират, са:
• Нормативни актове – закони, правилници, наредби, свързани с правомощията на органа на изпълнителната власт и с функциите на административната структура, устройствен правилник;
• Заповед на органа на изпълнителната власт за създаване на отдели и сектори, включително функционалните им характеристики;
• Стратегически документи – действащи стратегии, концепции, програми, планове и други подобни - разработени и приети от административната структура или от други администрации, от Министерския съвет и от Народното събрание, в които има ангажименти анализираната администрация;
• Вътрешни документи (стратегии, планове, програми, политики) за развитие на административната структура;
• Мисия и визия на административната структура;
• Годишните цели на административната структура и на основните й вътрешни звена –дирекции;
• Целите от работните планове на директорите;
• Доклади – годишен доклад за дейността на административната структура, годишен доклад за състоянието на административната структура, отчетни доклади за изпълнението на планираните от администрацията цели по административни звена, одитни доклади на Сметната палата на Република България и други;
• Информация и документи от различни външни заинтересовани лица, резултати от направени проучвания и външни оценки, анализи на удовлетвореността на гражданите от предоставяните услуги и други;
• Актуален бюджет и доклад към него, вкл. към програмния бюджет;
• Отчет за изпълнението на бюджета по програми и параграфи;
• Отчети за персонала – формуляр за НСИ „Отчет за заетите лица, средствата за работна заплата и други разходи за труд” за съответната година;
• Длъжностно разписание – актуално към момента на започване на анализа и евентуални промени по време на анализа.
Дейност 3: Оптимизиране на структурите и преразпределяне на функции и дейности, с цел избягване на дублиране, постигане на по-висока ефективност, ефикасно и икономичност от дейността в трите общински администрации Оптимизирането на структурите и преразпределението на функции и дейности цели повишаване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на трите общински администрации
Акцентите на функционалния анализ могат да бъдат:
• Релевантността на функциите и организационното структуриране на административната структура, когато конкретната цел е оценка и евентуално промяна в организационната структура и функциите на вътрешните звена;
• Ефективността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е насочена преди всичко към подобряване на стратегическото планиране, дефинирането на цели и изграждане на специфично „дърво” на целите;
• Ефикасността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е свързана с оценка на използваните ресурси и на постигнатите резултати.
Предназначението на анализа (на хоризонталното разположение на функциите) е да установи, доколко е спазено изискването за организационно разделяне на изпълнението на функциите, които подпомагат органа на власт при изпълнение на правомощията му като ръководител на администрацията (типични за общата администрация) от функции, които подпомагат органа на власт при изпълнение на специалните му правомощия (типични за специализираната администрация), т.е. има ли функции от първата група, които се изпълняват от специализираната администрация или обратното. Тази ситуация се наблюдава най-често при функции, свързани със съставяне и изпълнение на бюджета (особено – програмния бюджет), правното обслужване и разработването на проекти на нормативни актове, информационното обслужване и поддържането на информационни системи, необходими за изпълнението на функции, подпомагащи органа на власт при изпълнение на специалните му правомощия, и други.
Дейност 4: Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на всяка една административна структура в трите общински администрации Въз основа на направените констатации и изводи за сегашното състояние на административната структура по отношение релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, следва да се очертаят основните области за подобрения.
Областите за подобрения, разбирани като направления в управлението на административните структури, могат да се идентифицират въз основа на констатациите и изводите от анализа, визията за бъдещото развитие на административната структура и добри практики от нашата и от други страни.
Областите за подобрения най-често са:
По отношение релевантността на функциите:
o областите на политиката, за които отговаря органът на власт, и неговите правомощия;
o организационната структура;
o функциите на вътрешните звена.
По отношение ефективността от дейността на административната структура:
o стратегическото планиране;
o управление на изпълнението;
o изпълнението на поставените цели.
По отношение ефикасността и икономичността от дейността на административната структура:
o подобряване на постигнатите резултати;
o подобряване използването на финансовите и човешки ресурси;
o оптимизиране на съотношението между постигнати резултати и използвани ресурси.
Предложенията за подобрение трябва да бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността.
В зависимост от направените констатации и изводи от анализа на текущото състояние на административната структура и идентифицираните области за подобрение, могат да бъдат направени предложения за подобрения по отношение на:
Релевантността на функциите:
o уточняване на политиките, за които отговаря органа на власт и неговите правомощия;
o изнасяне на досегашни правомощия на органа на власт и/или функции на вътрешни звена извън административната структура (аутсорсинг) и начините, по които може да стане това;
o промяна на организационната структура - закриване, сливане, разделяне или отделяне на вътрешни структурни звена в администрацията –дирекции, териториални и други специфични звена, отдели и сектори;
o отпадане, допълване или преформулиране на функции на вътрешни звена (дирекции, отдели, сектори и други).
Ефективността от дейността:
o прецизиране на мисията на административната структура и начините за запознаване на служителите с нея;
o разработване на стратегически и/или програмни документи в определени области, включващи дългосрочни цели и подходи за тяхното постигане;
o подобряване на формулировката на целите на административната структура, на вътрешните й звена и на изпълняваните програми, с оглед целите да бъдат конкретни, измерими, съгласувани, реалистични и определени във времето;
o насоки за подобряване изпълнението на целите на административната структура като цяло, на вътрешните й звена и на изпълняваните програми.
Ефикасността и икономичността от дейността:
o разработване на измерими показатели за постигнатите резултати въз основа на конкретна методология;
o разработване на методология за отчитане на разходите за ресурси (финансови и човешки), общо за административната структура, по звена, функции и програми;
o разработване на измерими показатели за наблюдение и оценка на съотношението между резултати и разходи;
o разработване на оптимизационни критерии за оценяване на разходите – постигане на максимални резултати с разполагаемите ресурси или постигане на дадени резултати с минимум ресурси;
o въвеждане на по-съвършени технологии за изпълнение на различни дейности, с особен акцент върху информационните технология;
o оптимизиране на доставките на оборудване, материали, енергия и други материални ресурси;
o намаляване на разходите за конкретни дейности и програми;
o идентифициране на възможности за постигане на по-добри резултати;
o извършване на организационни промени, които да подобрят използването на човешките ресурси чрез оптимизиране на работните процеси и намаляване на излишните разходи на работно време;
o прилагане на процедура или методика за обосноваване (планиране) на разходите, включително числеността и разходите за персонала по звена и програми;
o прилагане на процедури (правила) за отчитане на извършената работа, включително използваното работното време от служителите и вътрешните звена;
o подобряване на компетентностите и мотивацията на служителите чрез усъвършенстване на системата за обучение и развитие, подобряване управлението на монетарните и немонетарни възнаграждения и други.
Дейност 5: Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ • Анализ на изпълнението на препоръките
• Информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките
• Публичност на резултатите от функционалния анализ
Анализът на текущото състояние трябва да приключи със систематизирани констатации и изводи по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността от дейността на административната структура.
Идентифицираните области и предложенията за подобрения трябва да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими, определените акценти на функционалния анализ, за да се изпълнят и очакваните резултати. Въз основа на направената оценка следва да се определят областите и предложенията с най-голям приоритет, към които следва да насочи вниманието си администрацията.
Приоритетните области и предложения за подобрения следва да станат част от плана за действие.
Необходимо е да бъде разработен план за действие, които да отразява препоръките за подобряване на дейността, начина по който ще бъдат изпълнявани препоръките, обвързани със съответните срокове за това.
Планът за действие ще открои кой ще отговаря за изпълнението на дадена препоръка, какво ще бъда направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие в плана за действие и как това ще окаже влияние върху бюджета.
Въз основа на извършената работа се изготвя проекта на доклад за извършения функционален анализ.
Подготвеният доклад е добре да бъде предоставен за мнение на лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административната структура, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
На обсъждането е желателно да присъстват ръководителят на администрацията, неговите заместници, секретарят на общината, директорите.
Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане (изразените мнения и направени препоръки към проекта) се изготвя и предава окончателният вариант на доклада за проведения функционален анализ на административната структура, включително и на плана за действие.
Наблюдението и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати.
Изпълнението на планираните действия за подобрение трябва да се основава на непрекъснат контрол и оценка, въз основа на определените срокове, очаквани резултати и отговорници за всяко действие.
Наблюдението на изпълнението на плана за действие следва да се извършва от длъжностни лица, определени от ръководителя на административната структура, които да бъдат задължени да му представят доклади на определен период от време (препоръчително – на всеки 6 месеца).
Основните елементи в изпълнение на този етап са:
• Основните препоръки за подобрение (плана за действие), идентифицирани в резултат на проведения функционален анализ, да бъдат включени в оперативния план на административната структура, като с това ще се осигури редовното наблюдение и преглед на напредъка по изпълнение на плана за действие и ще се превърне в обичайна част от дейностите за управление на изпълнението в административната структура;
• Информиране на всички заинтересовани страни за изпълнението на препоръките (плана за действие), като се препоръчва на всеки 6 месеца да се подготвя и представя доклад за статуса на изпълнение на плана за действие;
• Докладите за изпълнение на препоръките се публикуват и са достъпен за заинтересованите страни и обществеността.
Интегрирането на плана за действие от функционалния анализ в регулярната система за управление на изпълнението в административната структура ще осигури събиране на едно място на процеса на планирането на дейностите, изготвяне на бюджета и други отговорности на административната структура, свързани с взимането на решения и контрола.
Дейност 6: Съвместно организиране и провеждане на конференции, семинари, кръгли маси, дискусии За резултатите от проведения функционален анализ на административната структура се информират идентифицираните заинтересовани страни, чрез организиране и провеждане на конференции, семинари, кръгли маси, дискусии. Предвидено е провеждането на 5 събития за мин. 30 човека.
Изпълнителят трябва да осигури за всяко събитие:
• мултимедийна техника – лаптоп и прожектор;
• озвучаване на залата;
• кафе-пауза;
• папки, съдържащи брошура/листовка за проекта, химикалка, презентация.
Дейност 7: Съвместно организиране и провеждане на необходими работни срещи, работни групи и др. Задължение на община Луковит
Служителите в административната структура следва да бъдат информирани за провеждането на функционалния анализ, неговите цели и предстоящите инициативи.
Конкретният начин за това трябва да се избере с оглед спецификата на административната структура (брой служители, наличие или липса на териториални звена и други). Начините за информиране на служителите могат да включват текст във вътрешната страница на административната структура, писмо до ръководителите на вътрешни звена, което те да представят на служителите, работни срещи и други.
Ръководителите и служителите, които ще бъдат пряко ангажирани с отделни инициативи (попълване на въпросници, участие във фокус групи и интервюта), трябва да бъдат своевременно уведомени за предстоящите инициативи и за очакваните от тях дейности.
В зависимост от спецификата на идентифицираните заинтересовани страни, следва да се изберат и подходящи начини за комуникация с тях при провеждането на функционалния анализ.
Основният екип по проекта трябва да изготви комуникационен план, чрез който да поддържа информираността на заинтересованите страни на всеки един етап от изпълнението на функционалния анализ.
Възможни комуникационни средства:
• писмо от ръководството на административна структура;
• стратегически срещи/ събития на ръководството на административна структура;
• други регулярни срещи в административната структура;
• семинар / презентация;
• вътрешен бюлетин / вътрешна интернет страница;
• електронна поща;
• съобщение до пресата / статии в пресата;
• пресконференция;
Дейност 8: Провеждане на съпътстващи обучения на служителите в трите общински администрации, свързани с провеждания функционален анализ Съпътстващите обучения на служителите ще се проведат във всяка от трите общински администрации по предварително изготвена програма за провеждане. Ще бъдат обхванати следните тематични области:
1) Цели, етапи и методи за провеждане на функционален анализ.
2) Стратегическо планиране. Организационно развитие и управление на промените.
3) Обучение за работа с вътрешни документи /стратегии, планове, програми, вътрешни правила, наръчници и др./
Предвижда се обученията да обхванат общо 60 служители и да се проведат индикативно в рамките на 15 - 20 работни дни.
Дейност 9 Управление на проекта Сформиране на екип, който ще отговаря за цялостното управление и администриране на проектните дейности.
Водещата община и партньорите ще формират екип, който ще бъде отговорен за изпълнението и доброто управление на проектните дейности. Ще бъдат подготвени и подписани договори с административния и технически персонал на проекта.
Избраните служители от трите общински администрации притежават необходимата подготовка и опит в изпълнението и управлението на проекти. Екипът се състои от 5 човека: ръководител, двама координатори, административен сътрудник и счетоводител. Тяхната ангажираност по проекта ще бъде в рамките на нормативно допустимите часове.
Задълженията и отговорностите на екипа по проекта ще бъдат конкретизирани в длъжностни характеристики, които ще бъдат част от допълнителните споразумения към основните им трудови договори или граждански договори. Те ще изготвят ежемесечни таймшийтове, с които ще отчитат извършените от тях дейности в рамките на проекта. Също така, ежемесечно ще се организират работни срещи, с цел отчитане на напредъка и изпълнението на проектните дейности.
Специално изработената по проекта система за контрол ще включва задължителните елементи и методи за мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности: планиране на под-дейностите в изпълнението на всяка дейност, изработване на план-график и неговото регулярно актуализиране, наблюдение на реализирането на целите и изпълнението на индикаторите, ежемесечно сравняване на постигнатите резултати с определените цели, оценка и анализ на рисковете (външни и вътрешни), които могат да доведат до различни девиации и заплахи за изпълнението на дейностите, както и контрол върху качеството на услугите, предоставяни от външни подизпълнители.
Планиране и оценка на финансовите средства, необходими за изпълнението на проекта: Счетоводителят и ръководителят на проекта ще бъдат отговорни за разпределение и организиране на финансовите ресурси във времето, както и за тяхната допустимост. Те ще се придържат стриктно към правилата за разходване на средства по ОПАК, ЕСФ, ЕС и актуалните нормативни разпоредби.
С цел спазване на законовите изисквания за целесъобразност и съответствие на разходите по време на проекта ще се води стриктна отчетност на планираните и направените разходи. Освен месечните справки ще бъдат изготвени междинните и финалния финансов отчет. Счетоводителят ще бъде отговорен за прецизното осчетоводяване на разходите и информиране на екипа на проекта за тях. Пълната финансова документация ще бъде съхранявана съгласно определения в нормативните документи срок.
Дейност 10: Информация и публичност Задължение на община Ябланица
Дейността предвижда популяризиране на проекта, неговите цели, резултати и източници на финансиране.
За целта, ще бъде възложено на външен изпълнител организирането и осъществяването на следните мерки за информация и публичност:
- провеждане на пресконференции – 2 бр. в началото и края на проекта;
- папки, съдържащи брошура/листовка за проекта, химикалка, презентация –60 бр.
- изготвяне и разпространение на брошури –600 бр.
- изработване и поставяне на информационни табели – 3 бр.
- изработване на банери – транспаранти – 3 бр.
- изработване на рекламни материали /химикалки, папки, тефтери - 120 к-та.
- прессъобщения – 6 бр.
Община Ябланица ще организира публикуването на съобщения с актуална информация на интернет страниците на трите общини – 3 бр., както и изпращането по електронна поща на информационни бюлетини до заинтересованите страни – 60 бр.
Общинските администрации следва да информират широката общественост и всички участници в изпълнявания от тях проект, че проектът се изпълнява по Оперативна програма „Административен капацитет” и се съфинансира от ЕСФ.
Общинските администрации са отговорни за информирането на обществеността и участниците в проекта за предоставената безвъзмездна финансова помощ от Структурните фондове, чрез:
• поставяне върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта на:
o флага на ЕС в съответствие с графични стандарти, (включени и в Анекс 1 към Регламент (ЕО) № 1828/2006 г. на Комисията) и думите Европейски съюз;
o логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”
o логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората”;
• включване във всички подходящи документи по проекта (например сертификати за участие и др.) на изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.”
• осигуряване на максимална публичност на съответните проекти в медиите;
• включване на описание на извършените дейности за информация и публичност в докладите за напредъка по проектите, подавани до УО, и в окончателните доклади, както и прилагане на доказателствен материал за тези дейности (напр. снимки, статии, разработени брошури и др.).
• спазване на технически изисквания за информация и публичност, съгласно Регламентите на ЕС.
• За малки рекламни материали е задължително само знамето на ЕС.
|