|
Дейности:
|
Дейност 1.Създаване на организационна структура за изпълнение и управление на проекта и осъществяване на дейности за избор на изпълнители. За нуждите на организация и изпълнение на дейностите се предвижда сформиране на екип по проекта. Функционално екипът по проекта се предвижда се състои от ръководител, координатор, технически сътрудник и счетоводител. Така определената численост и длъжности са оптимално подбрани за гарантиране на ефективност при разходване на средставата по проекта и същевременно ресурсно обезпечаване на всички аспекти на изпълнението. Екипът по проекта ще бъде отговорен и за осъществяване на дейностите по техническо и финансово отчитане на проекта. Екипът за управление на проекта ще подготвя и подава своевременно необходимите за целите на отчитането технически и финансови отчети, окомплектовани със съответната приложима документация, ще осъществява необходимата комуникация с УО на ОПАК. Дейността включва следните основни компоненти:
• Разработване на подробен план за работа и разпределение на задачите в екипа.
• Създаване на подробни длъжностни характеристики.
• Уточняване на комуникационни канали и правила.
• Разработване на процедури във връзка с документооборота и изразходването на финансовите средства.
• Детайлизиране на система за мониторинг и контрол на изпълнението.
• Изготвяне на документация за провеждане на процедури по ЗОП за избор на изпълнители за осъществяване на основните дейности по проект, с оглед спазване правилата на програмата и приложимата нормативна уредба при сключване на договори за услуги и доставки в рамките на проекта.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация. Външен изпълнител избран по реда на ЗОП ще следва да осъществи функционален анализ на Общинската администрация на община Балчик с цел идентифициране на области и формулиране на препоръки за подобрение организацията и дейността, в това число за:
– премахване на излишни и дублиращи се функции, закриване и/или преструктуриране на звена, по-добро разпределение на функциите между звената, по-прецизно дефиниране на функциите на звената, извеждане при необходимост извън администрацията на нетипични функции;
- препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията – подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на общинските администрации и техните звена;
- препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността – чрез идентифициране и прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използваните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността.
Функционалният анализ ще бъдат извършени в съответствие с Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще се състои от следните компоненти:
Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация.
Анализ на релевантността - идентифициране на областите на политиката, за които отговаря кмета на община Балчик; идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кмета и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на общинската администрация, спрямо областите на политиката, за които отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на общинската администрация с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани.
Анализ на ефективността - Описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в администрацията на община Балчик; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните им звена.
Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрация и отделните звена.
Разработване на план включващ идентифицираните области за подобрение и конкретни препоръки за тяхното подобрение.
В рамките на дейността ще се проведе и информационни кампании за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ. Конкретните мерки за информиране на служителите следва да бъдат предложени от избрания изпълнител, като минимума от събития и действия, които следва да бъдат изпълнение включва изготвянето и разпространението на печатни материали (брошура), стандартизирани електронни съобщения и др..
Дейност 3. Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията на община Балчик. Изготвените като резултат от функционалният анализ план на действие ще бъде приложен, чрез разработване на необходимата стратегия за организационно развитие, устройствен правилник, вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н. В зависимост от резултатите на функционалните анализи могат да бъдат разработени вътрешни правила за предоставяне на общински услуги, правила за аутсорсинг на несвойствени дейности и ПЧП, организационни и функционални диаграми и правилници, методики за измерване постигането на целите, методики за измерването степента на усвояване на използваните ресурси, методики за управление на човешките ресурси и т.н. Също така, ако в резултат от функционалните анализи бъде установено, че се налага изготвянето на изменения в съществуващи нормативни актове, регулиращи дейността на общинските администрации, ще бъдат разработени конкретни предложения за изменения и допълнения на съответните актове.
Дейност 4 Подобряване ефективността и ефикасността на изпълнението на служителите на общинската администрация В рамките на дейността ще бъде разработени материали и проведени съвещания на работни групи по звена, с цел повишаване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите на общинската администрация. Материалите и конкретната задача на работните групи ще се фокусира основно върху:
Идентифицираните слабите места в организацията и функциите на общинската администрация;
Изготвените планове за действие, съдържащи конкретни препоръки и мерки за преодоляване на слабостите;
Представяне, дискутиране и изучаване на нововъведените вътрешни правила, актове, наръчници
Програма за работа ще бъде разработена въз основа на оценените нужди на служителите на общинската администрация. За всяка от работните групи ще следва да бъде осигурен модератор на работата – експерт с доказан опит в съответната сфера.
Дейност 5. Дейности за информация и публичност При реализирането на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания за информация и публичност на ЕС и Управляващия орган на Оперативна програма “Административен капацитет”, както и изискванията за визуализиране на финансовата подкрепа, съгласно Регламент на Европейската Комисия № 1828/2006.
На всички информационни материали – покани, програми, банери, постери, брошури, химикалки, тефтери, присъствени списъци и др. ще бъдат поставяни:
• флага на ЕС, в съответствие с Регламент на Европейската Комисия № 1828/2006;
• логото и слогана на ЕСФ “Европейски социален фонд Инвестиции в хората”;
• логото и слогана на Оперативна програма “Административен капацитет” – “ОПАК. Експерти в действие”;
• във всички подходящи документи, събития, интервюта или всякакъв вид публични прояви, свързани с реализирания проект, ще се оповестява, че: “Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма “Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”.
За популяризиране на проекта ще се организират и проведат 2 (две) конференции – встъпителна и заключителна, в началото и в края на проекта с поне 30 участници, ще се подготвят и предоставят необходимите информационни материали на участниците в двете конференции, ще бъде организирано медийното отразяване на конференциите (в най-малко две печатни медии).
Дейността включва още и изработване и поставяне по време на събитията по проекта на банер, изработване и поставяне на банер на интернет страницата на общината, осъществяване на 2 публикации в регионални медии, изработване на рекламни материали, които ще се разпространяват и използват по време на събитията по проекта:
200 бр. папки, формат А 4, подходящ за обем около 30 листа, 200 бр. химикалка с надпис (цвят на мастилото син или черен) - На химикалката следва да присъства логото на ЕС, логото на ОПАК, логото на ЕСФ.; 200 бр. бележник-тефтер (тип „блокнот”) формат А5, в кочан по 30 л. с редове.
За по доброто информиране на жителите на общината относно целите и резултатите от проекта се предвижда също така изготвянето и разпространението на брошури – за представяне на поставените цели и планираните дейности, при старта на проекта в тираж 500 бр. и брошура в края на проекта, с която да се представят пред широката общественост постигнаните по проекта резултати, също в тираж 500 бр.
Целта на дейността е повишаване на информираността на всички заинтересовани страни относно целите и изпълнението на проекта, както и гарантиране на мултипликационния ефект на проекта.
|