|
Дейности:
|
Дейност 1. Сформиране на екип по управление на проекта В началото на изпълнение на проекта ще бъде издадена заповед за сформиране на екип за управление на проекта, който се състои от трима членове: ръководител на проекта, координатор по проекта и счетоводител.
Ще бъдат организирани въвеждаща и регулярни междинни срещи на екипа, при които ще се съблюдава напредъка по проекта. Ще се прецизира плана за изпълнение на конкретните дейности и ще се предприемат корективни мерки при необходимост. Ще бъде разписана процедура за вътрешен мониторинг на дейностите и резултатите от проекта.
Екипът ще носи отговорността за техническото и финансово отчитане на проекта и предаване на необходимите отчети в срок.
Дейност 2. Изготвяне на документация и провеждане на процедури по ЗОП За целите на фактическата реализация на проектното предложение следва да бъдат подготвени тръжни документи за избор на:
1/ консултант за разработване на тръжни документации по проекта;
2/ консултант за извършване на функционалните анализи на общинските администрации на Община Троян и Община Севлиево;
3/ изпълнител за организация на изнесен двудневен семинар със специалистите и длъжностите лица, отговорни за изпълнението на мерките от функционалните анализи, съобразно плановете за действие;
4/ изпълнител на дейности за информация и публичност;
Съставянето на необходимата документация за сключване на договор с избран консултант за подготовка на тръжни документации за възлагане на проектни дейности на външни изпълнители е ангажимент на екипа за управление на проекта. Избраният консултант ще подготви документацията за останалите три поръчки за реализация на проекта.
Документацията по чл. 28, ал. 1 на ЗОП за участие в открита процедура за възлагане на обществена поръчка за услуга (извършване на функционален анализ) ще съдържа:
- решение за откриване на процедура за възлагане на обществена поръчка;
- обявление за обществената поръчка;
- пълно описание на предмета на поръчката, включително на обособените позиции;
- технически спецификации;
- минималните изисквания, на които трябва да отговарят вариантите, и специалните изисквания за тяхното представяне, когато възложителят допуска варианти (ако е приложимо);
- показателите, относителната им тежест и методиката за определяне на комплексната оценка на офертата при критерий за оценка икономически най-изгодна оферта;
- образец на офертата, както и указание за подготовката й;
- проект на договор.
При провеждане на тръжната процедура ще бъдат взети предвид нормативните предписания и срокове, определени в ЗОП. От страна на Възложителя (Община Троян) ще бъде сформирана комисия за разглеждане, оценка и класиране на подадените оферти. Нейният състав ще бъде най-малко 3-членен. При необходимост ще бъдат привлечени външни консултанти и експерти. Работата на комисията ще има за цел да номинира една от предложените оферти въз основа изпълнение на заложените критерии за административно и техническо съответствие, както и на база подаденото ценово предложение. След избор на оферта ще бъде сключен договор за обществена поръчка с кандидата, определен за основен изпълнител на услугата.
В допълнение към документацията за открита процедура по ЗОП следва да бъдат разработени две документации по чл. 14, ал. 4, т. 2 за услуги. Документациите ще бъдат съобразени с актуалните и функциониращи правила и вътрешен ред за възлагане на обществени поръчки на община Троян.
Технологията на провеждане на избора на изпълнители ще преминава през следните етапи: (1) подготовка на конкурсната документация; (2) фактическо провеждане на избора съгласно нормативните предписания и срокове и (3) сключване на договори с избраните изпълнители.
При подготовката на тръжни документи ще се спазват изискванията на Закона за обществени поръчки (ЗОП), подзаконовите актове за неговото прилагане и указанията на Управляващия орган на ОПАК.
Дейност 3. Работни срещи на екипа по функционалния анализ Като част от процеса на провеждане на функционалните анализи за двете общински администрации се предвижда регулярно да се провеждат работни срещи, участие в които ще вземат експерти от екипа на консултанта и експерти от община Троян и община Севлиево, влизащи в състава на екипа за функционалния анализ. Работните срещи ще имат за предмет обсъждане на конкретни теми и задълбочено разглеждане на определени въпроси, като предоставят същевременно и възможност за обмяна на идеи между участниците. Работните срещи ще се провеждат във формат на работни групи в размер на 10-12 души и ще имат индикативна продължителност от 3-4 работни часа всяка.
Дейност 4. Планиране и подготовка на функционалните анализи на общинските администрации на Община Троян и Община Севлиево чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Подготвителната фаза ще започне с дейност по сформиране на екипите за извършване на анализите. Участниците във функционалните анализи ще включват представители на:
- Възложителя („спонсор”) и партньора по проекта;
- Ръководител на екипа (секретарите на община Троян и община Севлиево или други ръководители или експерти в административните структури);
- Членове на екипа от съответната административна структура – служители и ръководители от звената, отговарящи за управление на финансовите и на човешките ресурси, както и от специализираната администрация;
- Членове на екипа – външни експерти („провокатори”) – експерти от екипа на консултанта.
В рамките на екипите ще се включат по 8-10 души с компетентност в различни сфери и познаване на политиката, провеждана от органите на местното самоуправление в различни области.
Дейността ще продължи с дефиниране на заинтересованите страни. Основните видове заинтересовани страни, които е необходимо да бъдат идентифицирани и анализирани при етапа на планиране на функционалния анализ са:
• Външни заинтересовани страни и
• Вътрешни заинтересовани страни.
Следващият подетап при извършване на анализите се свежда до уточняване на техния акцент. Фокусът на работа, в зависимост от извършената преценка, ще падне върху едно от следните направления:
• Релевантността на функциите и организационното структуриране на административната структура, когато конкретната цел е оценка и евентуално промяна в организационната структура и функциите на вътрешните звена;
• Ефективността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е насочена преди всичко към подобряване на стратегическото планиране, дефинирането на цели и изграждане на специфично „дърво” на целите;
• Ефикасността от дейността на административната структура, когато конкретната цел на анализа е свързана с оценка на използваните ресурси и на постигнатите резултати.
След определяне на акцента на анализите консултантът ще пристъпи към изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите. Графикът ще съдържа: дейностите, тяхната продължителност и последователност, обхват на разглежданите документи и документация, сроковете за разпространяване на въпросници, време за попълването им и за получаване на попълнените въпросници, периода и начина на провеждане на интервюта, фокус групи и наблюдения
Дейност 5. Провеждане на функционалните анализи на общинските администрации на Община Троян и Община Севлиево чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Анализът на текущото състояние ще се концентрира върху изясняване на следните въпроси: обезпечеността с функции на вътрешните звена; обезпечеността с програмни и/или стратегически документи със съответните цели; обезпечеността на програмните и стратегически документи, свързани с правомощието с цели и функции на вътрешните звена; изпълнението на целите; постигнатите резултати; използваните ресурси (направените разходи); съотношенията между резултати и ресурси, както и възможностите за икономично използване на ресурсите.
Първият компонент на анализа представлява анализ на релевантността, имащ за предмет идентифициране, групиране и анализ на правомощията на органа на власт, на функциите на дирекциите/главните дирекции, на функциите на отделите и секторите и др. Целта на провеждания анализ е да установи дали има и други органи на власт (със съответните администрации), които отговарят за същите, сходни или свързани области на политиката.
Вторият компонент на анализа на текущото състояние е анализ на ефективността. При изпълнението на тази част от анализа консултантът ще насочи усилията си в идентифициране и анализ на мисията и визията на административните структури, на дългосрочните и годишни цели на администрацията и отделните й звена.
Последният аспект от същинската част на анализа засяга направлението ефикасност. Външният изпълнител ще извърши оценка на постигнатите резултати и направените разходи за предходната година по избраните показатели, при наличие на достъпна за екипа (от различни официални източници) или изготвена от администрацията информация.
Логическата последователност на дейностите налага след обобщаване на резултатите от анализа на текущото състояние и дефинирането на силните и слабите страни да се пристъпи към идентифициране на области за подобрение. Предложенията за подобрение ще бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността.
Дейност 6. Провеждане на изнесен двудневен семинар със специалистите и длъжностите лица, отговорни за изпълнението на мерките от функционалните анализи, съобразно плановете за действие Проектът предвижда организация на двудневен семинар, на който екипът на изпълнителя, провел двата функционални анализа, ще представи основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плановете за действие за тяхното изпълнение. На семинара ще присъстват лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури, познават спецификата на дейността им и ще бъдат ангажирани с реализирането на плановете за действие в двете общини. Семинарът ще даде възможност за представяне на сравнителен анализ на констатациите спрямо двете общински администрации и ще съдейства за обмяна на идеи и добри практики.
Организацията на семинара ще бъде ангажимент на избран външен изпълнител, който ще има за задача да осигури необходимите транспорт, настанителна база и храна за участниците.
Дейност 7. Изготвяне на окончателните доклади на функционалните анализи на общинските администрации на Община Троян и Община Севлиево и планове за действие Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане и изразените мнения и направени препоръки към проекта на докладите, ще бъде изготвени и предадени окончателните варианти на докладите за проведените функционални анализи на община Троян и община Севлиево, включително и на плановете за действие.
Докладите ще бъдат изготвени по предварително зададен образец и в съответствие с предварително определена структура, включваща: Въведение (цел и задачи на функционалния анализ; ограничения при провеждане на функционалния анализ; очаквани резултати; кратко описание на методологията), Области на политика / видове дейности, Анализ на текущото състояние на административната структура (в този раздел се представят резултатите от анализа на релевантността, анализа на ефективността, анализа на ефикасността, както и обобщени изводи и оценки). Като приложения към докладите ще бъдат включени: план за действия, списъци с проучени документи, сравнителни и аналитични таблици, графики, диаграми и други, които илюстрират и аргументират констатациите от анализа и направените предложения.
Форматът на плана за действие ще включва следните основни акценти: препоръка, очакван резултат, дейности, индикатор за изпълнение, срок за изпълнение, отговорник, необходими ресурси.
Дейност 8. Внедряване на препоръките от функционалните анализи: изготвяне на проекти на документи във връзка с изпълнението на плановете за действие Основните препоръки за подобрение (плана за действие), идентифицирани в резултат на проведените функционални анализи, следва да бъдат проектирани в конкретни проекти на вътрешни документи, които консултантът ще изготви във връзка с идентифицираните и нуждаещи се от подобрение и оптимизация дейности и функции на общинските администрации. Проектите на документи ще имат отношение към констатациите от анализа на релевантността, анализа на ефективността и анализа на ефикасността.
Дейност 9. Изпълнение на плановете за действие и мониторинг на изпълнението Изпълнението на плановете за действие предполага проектите на документи, разработени от външния изпълнител при извършване на функционалния анализ, да се превърнат в реална база за ежедневно функциониране на отделните служители, ръководни кадри, отдели и звена в общинските администрации. Мониторингът при изпълнението предполага периодично информиране на всички заинтересовани страни за изпълнението на препоръките (плана за действие), изразяващо се в подготовка и представяне на доклад за статуса на изпълнение на плана за действие.
Дейност 10. Пресконференция за заинтересованите страни във връзка с осъществявания функционален анализ в Община Троян След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ на община Троян и изпълнението на плана с препоръките ще бъде организирана пресконференция, на която ще бъдат поканени всички заинтересовани страни – граждани и структури на гражданското общество, представители на местния бизнес. По време на пресконференцията ще бъдат разгледани дейността на консултанта за функционалния анализ и съвместната му работа с експертите на общинската администрация, констатациите за слабите страни и идентифицирани потребности от подобрение в конкретни области на провежданата политика на местно равнище, както и постиженията, свързани с внедряване на препоръките.
Пресконференцията ще се проведе в собствено помещение на общината и няма да изисква разходването на допълнителни средства. Пресконференцията ще бъде организирана от членовете на екипа за управление на проекта от страна на община Троян, които ще бъдат активно подпомогнати от колегите си от общинската администрация. Пресконференцията ще е с продължителност 45-60 мин. и на нея ще присъстват около 50 души.
Дейност 11. Пресконференция за заинтересованите страни във връзка с осъществявания функционален анализ в Община Севлиево След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ на община Севлиево и изпълнението на плана с препоръките ще бъде организирана пресконференция, на която ще бъдат поканени всички заинтересовани страни – граждани и структури на гражданското общество, представители на местния бизнес. По време на пресконференцията ще бъдат разгледани дейността на консултанта за функционалния анализ и съвместната му работа с експертите на общинската администрация, констатациите за слабите страни и идентифицирани потребности от подобрение в конкретни области на провежданата политика на местно равнище, както и постиженията, свързани с внедряване на препоръките.
Пресконференцията ще се проведе в собствено помещение на общината и няма да изисква разходването на допълнителни средства. Пресконференцията ще бъде организирана от координатора на проекта, който ще бъде активно подпомогнат от колегите си от общинската администрация. Пресконференцията ще е с продължителност 45-60 мин. и на нея ще присъстват около 50 души.
Дейност 12. Дейности, свързани с информация и публичност (публикации в местен вестник, брошури, табели) Дейността предвижда предприемането на необходимите мерки за публичност относно финансирането на проекта от страна на ЕСФ и бюджета на ЕС. Избраните средства за информация включват освен провеждането на две пресконференции със собствен ресурс (дейност 10 и дейност 11) и издаването от външен изпълнител на брошури, извършването на публикации в местни/регионални печатни издания и поставяне на информационни табели на видимо място. Въпросните канали за комуникация ще достигнат до широк кръг хора и ще покрият значителна аудитория.
|