|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта Екипът за управление се състои от ръководител на проекта, координатор, счетоводител, експерт тръжни процедури
В процеса на управление участие се предвижда и за оценителни комисии (две на брой).
Ръководителят възлага на всеки член на екипа в писмен вид задачите по изпълнението на проекта. Ще бъдат обсъдени и приети междинни срокове за изпълнение на всяка задача в съответствие със заложения план на действие.
Дейност 2: Подготовка на тръжна документация и провеждане на процедури по ЗОП за избор на изпълнители В рамките на проекта ще се изготви тръжна документация и ще се проведат тръжни процедури по ЗОП за избор на изпълнители
Дейност 3: Извършване на функционални анализи в общините Елена и Лясковец Основните етапи за провеждане на функционален анализ в отделна административна структура, определени в съответствие с добрите практики в развитите страни, включват:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ. В рамките на изпълнение на този етап ще бъде извършено сформиране на екип за всяка от общините. Екипът се състои от Възложител – кмета на съответната община; Ръководител и членове – по четири представители от всяка от общините Елена и Лясковец, както и външни консултанти, избрани чрез процедура по ЗОП. При определяне състава на екипа ще се спазват изискванията на раздел III на ПМС 330 от 05.12.2011 г. за допълнение на ПМС 62 от 2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на разходите по оперативните програми. Екипите ще бъдат два, респективно по един за общините Елена и Лясковец. След сформирането, екипът извършва следващите дейности в рамките на този етап – дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцентите на анализа, изготвяне и съгласуване на времевия график с „Възложителя”, разпределение на ролите и отговорностите между членовете на екипа и осъществяване на необходимите комуникации.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ. Изпълнението на етап 2 се базира на следните взаимосвързани дейности:
• Анализ на текущото състояние на административната структура по отношение на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността от дейността, въз основа на който се формулират констатации и изводи за съответните силни и слаби страни;
• Идентифициране на области за подобрение въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на административната структура, добри практики от нашата и от други страни;
• Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни)
Дейност 4: Провеждане на съпътстващи обучения, свързани с провеждания функционален анализ в общините Елена и Лясковец Обученията ще бъдат реализирани по време на Етап 2 от провеждания функционален анализ, след като са идентифицирани областите за подобрения на общинските администрации и са направени изводите от анализа на текущото състояние.
Участниците в обученията ще бъдат подбрани от различните дирекции според установените взаимовръзки на функциониране. Освен това при формиране на групите ще бъдат спазени и принципите за равенство на половете.
Подготовката за изпълнение на дейността включва и предварително проучване на капацитета и необходимостта от обучение на предложените обучаеми.
Програмата на обучението ще бъде изготвена въз основа на изводите на предварителното проучване и текущите изводи на Функционалния анализ. Ще бъде използвана също и Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея за дискутиране на предлаганите промени за подобряване ефективността на функционалните връзки в общинските администрации. Не на последно място ще бъдат представени и съвременните тенденции в развитието на администрацията в ЕС.
Обученията ще се провеждат по места в двете общини Елена и Лясковец, като избрания изпълнител на дейността ще осигури зали, материали, кафе-паузи. Предвижда се 50 служители на администрациите да преминат обучение, като общата продължителност на модулите е 5 дни.
Обученията ще завършат с изготвени първоначални предложения от страна на участниците за промени в нормативни, стратегически и други документи.
Дейност 5: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи В рамките на тази дейност ще бъде направено изследване на нормативните актове за идентифициране на функции и дейности за оптимизация, на място в общините Елена и Лясковец ще се направи проучване на потенциални дейности за оптимизация, ще се изготвят предложения за усъвършенстване на нормативната база и стратегическите документи и на организацията за изпълнение на целите.
Идентифицираните области и предложенията за промени трябва да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими, определените акценти на функционалния анализ, за да се изпълнят и очакваните резултати. Въз основа на направената оценка следва да се определят областите и предложенията с най-голям приоритет, към които следва да насочи вниманието си администрацията. Приоритетните области и предложения за подобрения следва да станат част от плана за действие. Планът за действие ще открои кой ще отговаря за изпълнението на дадена препоръка, какво ще бъда направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие в плана за действие и как това ще окаже влияние върху бюджета.
Дейността е насочена към изпълнение на Специфични цели 1 и 2: Изграждане на ефективни структури чрез модернизиране и адаптиране на тяхната структура и подобряване на управлението и на резултатите в дейността на общинските институции в Елена и Лясковец
Дейност 6: Оптимизиране на структурите за постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност, подобряване на организацията, работните процеси и координацията в администрациите В унисон с целите и политиките на описаните стратегически документи ОПАК подкрепя изграждането на модерна държавна администрация. Ясната нормативна база, въвеждането на принципите на добро управление, включването на заинтересованите страни във формулирането на политики и подобряването на капацитета на служителите в администрацията за изпълнение на задълженията им ще допринесат за създаване на ефективна, „с лице към хората” и ориентирана към потребителите на административни услуги администрация.
Дейността обхваща следните поддейности:
• разработване/ усъвършенстване на методологии, вътрешни правила и процедури;
• разработване на инструкции и наръчници за осъществяване на конкретни функции за управление и развитие на организацията;
• въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените;
• въвеждане на механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури;
• разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението, и др.
• Провеждане на семинари за публично обсъждане на предложенията(по две събития във всяка община)
Дейност 7: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението Мониторингът, прегледа и публичността на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ) е последният, четвърти етап от изготвянето на анализа. Този последен етап е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите
Дейност 8: Дейности за информация и публичност Съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006, бенефициентите имат ясни задължения по отношение на изискванията за информация и публичност. Те следва да
предоставят информация на широката общественост и да осигурят публичност на изпълняваните проекти, използвайки подходящи комуникационни средства. За постигане на тези цели проекта предвижда следните дейности:
• Провеждане на 2 съвместни пресконференции - встъпителната и заключителна. Встъпителната пресконференция ще бъде проведена при стартирането на проекта и ще представи донора, програмата и проекта пред медиите и чрез тях пред обществеността. В пресконференцията ще участват най-малко 3 представители на всички заинтересовани страни (медии, сдружения и граждански организации, местна власт и др.) Заключителната пресконференция ще бъде проведена след приключване на проектните дейности и ще представи резултатите от изпълнение на проекта. Пресконференцията ще бъде отразена в електронни медии.
• За двете пресконференции ще бъдат подготвени прессъобщения за публикуване в национали, регионални и местни печатни издания. За целия период на изпълнение на проекта се предвиждат за публикации още 4 бр.съобщения в печатни медии. Предвижда се излъчване на мин 2 бр. TV репортажи/интервюта за проекта.
• В рамките на проекта ще бъде издадена една информационна брошура в тираж 2000 бр., формат А4, обем 4 стр., пълноцветен печат. Целта е да се популяризира донора, програмата, финансовата подкрепа, която се получава от ЕС, целите на проекта, предвидените дейности, очакваните резултати. Брошурата ще бъде разпространена най-напред на встъпителната пресконференция, а впоследствие от информационните центрове в общинските администрации на Елена и Лясковец.
• Ще бъдат изработени 500 бр. химикалки с логото на ОПАК и наименованието на проекта, които ще бъдат раздавани на гражданите, посещаващи информационните центрове в двете общински администрации.
• Ще бъдат изготвени два банера с информация за проекта, който ще бъде използван по време на двете пресконференции, при провеждане на обученията и др. Събития по проекта.
• Ще се изработят информационни табели (2 бр.) за сградите на общинските администрации, както и интернет банер, който ще бъде поставен на уеб сайтовете на общините Елена и Лясковец.
• Ще бъдат изработени папки с информационни материали – 400 бр., предназначени за участниците в пресконференциите и обученията.
Община Елена ще логистира пресконференциите. Материалите за пресконференциите, както и текстовия и снимков материал за нуждите на брошурата ще се подготвят съвместно от двете общини партньори, който ще осигурят и разпространението на всички информационни и рекламни материали. Дейността е необходима за разпространение и популяризиране на проекта и резултатите от него и за разпространяване на създадените добри практики.
Дейност 9: Отчет на проекта Стриктната отчетност гарантира правилното използване на средствата по проекта и избягване на грешки, който могат да доведат до финансови корекции.
|