|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта В рамките на тази дейност ще се сформира екип за управление на проекта, състоящ се от ръководител на проекта, координатор и счетоводител. Екипът ще състави работен план за изпълнението на проекта. Планът ще включва разпределение на отговорностите, координиране изпълнението на дейностите и сроковете за тяхното изпълнение.
В рамките на тази дейност екипът ще провеждат месечни работни срещи, ще изготвя периодични отчети за напредъка по изпълнението на проекта и ще следи за изпълнението на договорените отношения с изпълнителите.
Дейност 2: Подготовка на тръжна документация Дейностите по проекта ще се изпълнят чрез възлагане при условията и по реда на Закона за обществените поръчки. В рамките на тази дейност ще бъде разработена необходимата документация за възлагане на три обществени поръчки.
Процедурите за избор на изпълнител ще се проведат при спазване изискванията на ЗОП. Планира се процедурите да бъдат следните:
Първата процедура ще бъде за основните дейности по проекта – 3 и 4. Предвид обхвата на дейностите не се предвижда процедурата да бъде разделена на лотове.
Втората процедура ще бъде за провеждане на съпътстващите обучения по Дейност 5.
Третата процедура ще обхваща дейности 6 и 7, които са със сходен обхват и следва да бъдат обединени в една процедура.
Изработването на тръжните процедури ще бъде възложено на външен юрист посредством процедурата „Публична покана”.
Дейност 3. Извършване на функционален анализ в администрацията на община Приморско съгласно единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Извършването на функционалния анализ на община Приморско ще се извърши чрез прилагане на Единната методология за функционален анализ при следните етапи:
• Планиране и подготовка;
• Провеждане на функционалния анализ;
• Анализ на данните и приключване на функционалния анализ;
• Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа.
Първият етап е подготвителната фаза, в която ще бъдат ангажирани ръководството и администрацията на общината, като важна предпоставка за създаване на приемствена среда. Последното е важно за установяване на добра комуникация, и оттам – получаване на точна и навременна информация. На следващо място ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни. Акцентът на анализа ще бъде уточнен върху релевантността на функциите и организационното структуриране, ефективността и ефикасността на администрацията.
Вторият етап ще включва анализ на текущото състояние, преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на общината, идентифициране на областите на политика, за които отговаря общината, идентифициране, групиране и анализ на правомощията на структурите на общината, изготвяне на препоръки и план за организационното структуриране на администрацията, изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията, изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността, и преглед на организационно-управленския модел на общината и идентифициране на препоръки за извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции.
Третият етап включва дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение, изготвяне на план за действие, изготвяне на доклад за извършения функционален анализ и препоръки за повишаване ефективността на администрацията посредством организационни и структурни промени.
Четвъртият етап включва изготвяне на план за наблюдение и е логичното продължение на функционалния анализ. Наблюдението на изпълнението представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Наблюдението на изпълнението ще се извършва от длъжностни лица, определени от кмета на общината, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Една от основните цели поставени от правителството в областта на административната реформа е оптимизация на администрацията. Основното за постигане на поставената цел е определянето на баланса в една администрация между структура, човешки ресурси и работни процеси, за да се осигурят по-добри резултати в дейността. Анализът е необходим за да се идентифицират основните предложения за модернизация на администрацията. При изготвянето на функционалния анализ ще се използват стандартни методи и похват от социологическите изследвания – изготвяне на въпросници, провеждане на интервюта, анкети, определяне на фокус-групи, анализ на документи и др.
Дейността допринася за постигане на целите на настоящата процедура, тъй като създава необходимите предпоставки за оптимизиране на структурата и организационно развитие за повишаване ефективността и ефикасността на административни структури на всички нива на държавната администрацията и на цялата територия на страната. Дейността допринася за постигане на заложените в проекта специфични цели, а именно:
• Оптимизиране на структурата на администрацията на община Приморско;
• Подобряване на работните процеси за повишаване на ефективността и ефикасността в администрацията;
• Оптимизиране на структурата на общинската администрация за избягване на дублиращи се функции
Провеждането на функционален анализ е необходимо тъй като този метод позволява да бъдат постигнати специфичните цели на проекта като същевременно използването му е съобразено с Насоките за кандидатстване, които изискват проектните предложения по настоящата процедура да включват извършване на функционален анализ съгласно Единната методология за функционален анализ. Цялата информация, свързана с провеждането на функционалния анализ ще бъде надлежно документирана и класифицирана, за да може ефективно да бъде използвана при следващи анализи.
Дейност 4. Изготвяне на стратегия за оптимизация на администрацията, работните процеси и актуализиране на нормативната база в община Приморско В следствие на анализа ще бъдат идентифицирани проблемните звена в администрацията, след което ще се инициира анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила и текущото състояние на процесите в общината - нивото на организираност, ефикасност, дублирани операции, обмен на информация вътре и вън в структурата. Дейността предвижда преглед на всички общински структури и функции.
В рамките на дейността ще се изготви стратегия за оптимизация в следствие на приоритетите и политиките на общината. Ще се извърши актуализация на вътрешно -нормативната база, която води до дублиращи се функции и операции (напр. вътрешни правила за работа, длъжностни характеристики, длъжностното разписание, методологиите, заповеди за работни процеси и т.н.) и ще се направят препоръча извършване на организационни промени, по отношение на човешките ресурси и за повишаване на продуктивността на персонала за единица работно време. Дейността ще спомогне за отчитане на натовареността на отделните звена и числеността на служителите спрямо функциите и дейностите. Също така ще се идентифицирани случаи на необосновано разделяне на една функция. Анализът ще покаже наличие или липса на функции на вътрешни звена от общата администрация, които са типични за специализирана – и обратно.
Ще се извършат препоръки за специализирани обучения и обучения по ключови и неключови компетенции.
Дейност 5. Провеждане на съпътстващи обучения за общинската администрация Тази дейност има за цел да се обучат достатъчен брой служители от общинската администрацията и кметствата за прилагане на мерките за оптимизация.
В следствие на анализа по предходната дейност се очаква да бъдат направени препоръки за провеждане на специализирани и общи обучения. В рамките на проекта ще бъдат проведени две обучения – едно специализирано и едно по общи компетенции. Обученията ще имат теоритически и практически аспекти. За теоритичната част ще бъдат изработени материали, а за практическата част ще се разработят упражнение за работа на място. Предвижда се общинските служители от целевата група да бъдат запознати с предимствата на новите методи за работни процеси, както и със стандартите, внедрени и работещи в други административни единици. В рамките на тази дейност ще бъде направен преглед на функционалния анализ, като той ще бъде презентиран по достъпен начин, като специално внимание ще се обърне на наблюдението на изпълнението на плана за действие, което ще се извършва от длъжностни лица, определени от кмета на общината, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Всяко обучение ще се проведе в рамките на 2 дни и ще обхванат минимум 35 служителя.
Дейност 6: Провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ За резултатите от проведения функционален анализ на административната структура на община Приморско се информират идентифицираните заинтересовани страни. Подготвеният доклад по анализа ще бъде комуникиран с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административната структура, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. В резултат от тази дейност ще бъде проведена среща - кръгла маса за обществено обсъждане на извършвания функционален анализ със заинтересованите страни. В събитието ще вземат участие 50 участника – представители на гражданите и бизнеса, за които ще бъдат предвидени работни материали и кафе-пауза.
Дейност 7. Дейности за информация и публичност По време на изпълнението на проекта се предвиждат дейности за информиране и визуализация на резултатите. Дейността цели да се проведе мащабна информационна кампания, която да запознае широката общественост с предприетите мерки за оптимизация на дейността на администрацията. Като основни дейности, свързани с информационното покритие на проекта се предвижда:
• Пресконференция за стартиране на проекта
• Брошури
• Банери
• Публикации в пресата
• Заключителна пресконференция
Пресконференцията за стартиране на проекта ще запознае всички заинтересовани страни в Приморско с целите на проекта.
Заключителната пресконференция ще оповести резултатите от проекта.
При осъществяването на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания, описани в Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
|