|
Дейности:
|
Дейност 1: Подготовка и управление на проекта Дейност 1 включва:
Поддейност 1.1. Сформиране на екип и дейности по организация и управление на проекта
Поддейност 1.2. Подготовка на документации и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители на дейностите по проекта. В рамките на дейността, ще бъдат извършени необходимите подготвителни действия за започване изпълнението на проекта.
Под-дейност 1.1: Със заповед на кмета на общината бенефициент – Бобов дол ще бъде сформиран екип за организация и управление на проекта, който ще е отговорен за изпълнението му, в съответствие с изискванията на ОПАК. Екипът ще е отговорен за мониторинга върху изпълнението на проекта.
Под-дейност 1.2: В рамките на дейността ще се извършат дейностите по подготовка, организация и провеждане на процедурите по ЗОП за избор на изпълнители на дейностите по проекта. Предвижда се всички изпълнители да бъдат избрани в началото на проекта, като в договорите ще се предвидят съответните клаузи и механизми за започване на изпълнението на дейностите на различни етапи от проекта. По този начин ще се елиминира рискът от забавяне в процеса на изпълнение на проекта, влошаване качеството на дейностите поради забавяне на предходни дейности, чиито резултати надграждат, и ще се осигури стабилност на изпълнението и ангажираност на изпълнителите в целия период на изпълнение на проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ, в т.ч. анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността Дейност 2 се състои от:
Анализ на текущото състояние на административните структури – релевантност, ефикасност, ефективност;
Идентифициране на области за подобрения;
Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области;
Провеждане на информационни кампании за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ.
Функционалният анализ ще бъде извършен едновременно в трите общински администрации – Бобов дол, Сапарева баня и Рила. Изпълнението на тази дейност ще бъде възложена на външен изпълнител, като в екипа за извършване на анализа ще бъдат включени и представители на целевите групи от трите общини. Функционалният анализ ще се извърши чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
Етапите, които ще включва извършването на функционален анализ са обособени в следните под-дейности:
Под-дейност 2.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ
В етапа на планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде сформиран екипът, отговорен за неговото провеждане:
Тази дейност ще бъде възложена на външен изпълнител – външни експерти, които ще бъдат отговорни за цялостното провеждане на анализа.
Членовете на екипа за провеждане на анализа и тяхната роля в изпълнението на задачата са разписани подробно в т.4 Методика на настоящото проектно предложение.
Дейностите, които ще трябва да реализира сформираният екип в етапа на подготовка и планиране на функционалния анализ са:
• Дефиниране на заинтересованите страни;
• Уточняване на акцента на анализа;
• Изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите между членовете на екипа;
• Определяне на средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни.
Под-дейност 2.2. Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ ще включва три групи взаимосвързани дейности:
2.2.1. Анализ на текущото състояние на административните структури на общинските админинистрации на община Бобов дол, Сапарева баня и Рила, по отношение на релевантността на функциите, ефикасността и ефективността от дейността им:
Анализ на релевантността на функциите в общинските администрации – ще се извърши анализ и преглед на общинските структури и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурите на общинските администрации;
Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинските администрации;
Анализ на ефикасността от дейността на общинските администрации.
2.2.2. Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние на трите административни структури, както и визията за бедещото им развитие;
2.2.3. Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области;
Под-дейност 2.3. Приключване на функционалния анализ
Изпълнението на под-дейност 2.3 ще се базира на резултатите от етапа на провеждане на функционалния анализ (под-дейност 2.2). В рамките на тази дейност ще се извърши приоритизиране на областите и предложенията за промени, изготвяне на план за действия и изготвяне на окончателен доклад от проведения анализ. Окончателният доклад и план за действие ще бъдат приети след обсъждането им на организирани дискусии (описани в Дейност 7 „Конференции и дискусии” в настоящото проектно предложение) с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури на трите общини, тъй като те ще бъдат пряко ангажирани с реализирането на плана за действие.
Под-дейност 2.4. Публичност на резултатите от функционалния анализ и информиране на заинтересованите страни
Тази дейност представлява провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ. Целта на дейността е да запознае заинтересованите страни с резултатите от функционалния анализ. Идентифицирането на заинтересовани страни ще се извърши по време на изпълнение на настоящото проектно предложени (под-дейност 2.1), но най-общо те ще бъдат разделени на външни (гражданите и бизнеса от съответните общини) и вътрешни (ръководството и служителите в общинските администрации). Дейността предвижда провеждане на конференция с участието на всички заинтересовани страни от общините Бобов дол, Сапарева баня и Рила.
(дейността е подробно описана в Дейност 7 „Конференции и дискусии” в настоящото проектно предложение).
Дейност 3: Проучване и анализ на нормативните, устройствени и стратегически документи на общините и разработване на предложения за промени Целите на тази дейност са:
Да предостави информация, необходима по време на извършване на анализа на текущото състояние на структурите на общинските администрации;
Да определи необходимите промени в съответните документи.
Тази дейност ще се извършва паралелно с извършването на функционалния анализ. В рамките на дейността ще бъде извършено проучване и анализ на нормативните, устройствени и стратегически документи на общините Бобов дол, Сапарева баня и Рила.
Документите, които са проучени и анализирани по време на изпълнението на предишния проект „Администрация в услуга”, описни в т.2.3 Допълняемост и надграждане, няма да бъдат обект на тази дейност. Докладите от тяхното проучване и анализ ще бъдат предоставени на изпълнителя на дейстта на настоящия проект.
След като бъдат анализирани документите, ще се организират дискусии в трите общини, с цел съгласуване на предложените промени от външните експерти. В дискусиите ще участват ръководствата на общините и представители от всички звена на администрациите, с цел събиране на мнения, предложения и препоръки от заинтересованите страни. Организиране и провеждане на дискусиите е подробно описана в Дейност 7 Провеждане на конференции и дискусии.
Дейност 4: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността След прегледа на общинските структури, които ще се извърши по време на провеждането на функционалния анализ и изготвянето на окончателния доклад от функционалния анализ, и по-конкретно анализа на релевантността на функциите, и направените препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на общинските администрации, ако анализът покаже необходимост, ще се извърши:
Прецизиране на функциите в отделните звена на общинските администрации;
„Изваждане” на фукции на звена чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
Преструктуриране на отдели или дирекции – сливане или разделяне.
Тази дейност ще бъде извършена чрез заповеди на изпълнителната власт на общините, съгласно предложените промени от външния изпълнител в окончателния долкад от функционалния анализ.
Дейност 5: Дейности за подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на всяка от административните структури на общините Бобов дол, Сапарева баня и Рила След изготвянето на окончателния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и икономичността ще се извършат:
Промени във вътрешни методологии, правила и процедури, ако анализът е показал необходимост от извършването на промените. В този случай, екипът, извършил функционалния анализ, като част от дейност 3, ще е идентифицирал, предложил и утвърдил на на дискусиите необходимите промени, които ще се извършат в рамките на настоящата дейност.
Разработване на инструкции за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на общинските администрации, в случай, че анализът покаже необходимост от преструктуриране на административните структури. Инструкциите ще бъдат разработени в рамките на настоящата дейност, в случай, че прегледът на административните структури идентифицира необходимост от преструктурирането им.
Въвеждане на стратегии за организационно развитие, модели за управление на промените за всяка от трите общини;
Въвеждане на механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури, за всяка от трите общини;
Разработване на индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на стратегиите за организационно развитие.
Дейност 6: Mониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ Мониторингът ще се осъществява от ЕУП по време на провеждането на анализа и от общинските администрации след приключването на проекта. Мониторингът и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и ще гарантира устойчивост на постигнатите резултати. Изпълнението на планираните действия за подобрение трябва да се основава на непрекъснат контрол и оценка, въз основа на определените срокове, очаквани резултати и отговорници за всяко действие. За извършване на мониторинг и преглед на изпълнението на плана за действия ще бъдат определени служители от администрациите на трите общини, които ще представят пред ръководството на общините доклади изпълнението на плана на всеки шест месеца след реализирането на настоящия проект. Мониторингът ще приключи след изпълнението на плана за действия и след окончателен доклад от служителите, в който ще бъде описано наблюдението през целия период на реализиране на дейностите от плана. Основни елементи в изпълнението на този етап ще бъдат:
Основните препоръки за подобрение (плана за действие), идентифицирани в резултат на проведения функционален анализ в трите общини, да бъдат включени в оперативния план на административната структура, като с това ще се осигури редовното наблюдение и преглед на напредъка по изпълнение на плана за действие и ще се превърне в обичайна част от дейностите за управление на изпълнението в административните структури;
Информиране на всички заинтересовани страни за изпълнението на препоръките (плана за действие) – тази дейност ще се гарантира от публикуването на докладите за изпълнението на плана на официалните уеб страници на общините Бобов дол, Сапарева баня и Рила.
Дейност 7: Провеждане на конференции и дискусии Под-дейност 7.1 Организиране и провеждане на конференция
Настоящият проект предвижда провеждането на една двудневна конференция, във връзка с осигуряването на публичност на резултатите от функционалния анализ и информиране на заинтересованите страни. Целта е всички заинтересовани страни – външни (гражданите и бизнеса от съответните общини) и вътрешни (ръководството и служителите в общинските администрации) да се запознаят с резултатите от функционалния анализ. Конференцията ще се организира от външният изпълнител, извършил функционалния анализ. Конференцията ще се проведе след извършването на функционалния анализ и преди приемането на окончателния доклад и плана за действия. На заинтересованите страни ще бъдат предоставени информационни материали за извършените дейности, по време на провеждането на функционалния анализ и постигнатите резултати. Екипът, провел анализа ще представи мултимедийна презентация с всички извършени дейности и резултати от функционалния анализ.
Под-дейност 7.2 Организиране и провеждане на дискусии
Провеждането на дискусии е обвързано с приемането на окончателния доклад от функционалния анализ и дейност 3 Проучване и анализ на нормативните, устройствени и стратегически документи на общините и разработване на предложения за промени. След като екипът провел функционалния анализ, анализира документите и направи предложения за промени, тези промени ще бъдат обсъдени с ръководството и представители от всички звена на общинските администрации, с цел приемането им или идентифицирането на по-подходящи промени. Дискусиите ще бъдат проведени в трите общини след извършването на функционалния анализ и преди приемането на окончателния доклад и план за действия. Дейността ще се организира и проведе от външния изпълнител, извършил функционалния анализ. Той ще предостави необходимите информационни материали на поканените на дискусията представители на ръководствата на общините и предствители от всички звена на административните структури. Чрез мултимедийна презентация, изпълнителя ще представи:
- Проект на окончателен доклад от функционалния анализ и
- Анализ на документите и предложените от него промени.
След тяхното широко обсъждане, направените предложения и изказани мнения, изпълнителя ще оформи окончателния доклад и план за действия от функционалния анализ и актуализцията на нормативните, устройствени и стратегически документи.
Дейност 8: Организиране и провеждане на работни срещи Тази дейност е свързана с управлението на проекта. Работните срещи, ще бъдат организирани от ЕУП, с участието на екипа, провеждащ функционалния анализ в трите общини. Предвижда се двата екипа да проведат работни срещи, при стартирането на всеки от етапите на под-дейност 2.2 провеждане на функционалния анализ. Целта на работните срещи е ЕУП да се запознае с графиците и задълженията на отговорниците за провеждането на анализа. Работните срещи ще бъдат организирани при стартирането на следите дейности:
Анализ на релевантността на функциите в общинските администрации – ще се извърши анализ и преглед на общинските структури и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурите на общинските администрации;
Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинските администрации;
Анализ на ефикасността от дейността на общинските администрации.
ЕУП ще се запознае с предвидените методи от изпълнителя за извършване на анализа на текущото състояние на общинските администрации, разделен в горепосочените три вида анализ, с графиците и отговорностите на екипа, извършващ анализа и ще следи изпълнението на дейността.
Дейност 9: Провеждане на съпътстващи обучения, свързани с провеждания функционален анализ Дейността ще включва провеждането на 3 двудневни обучения на ръководните състави на трите общини за:
•прилагане на актуализираните вътрешни правила, процедури и документи, ако анализът е показал необходимост от извършването на промените;
•използване на разработените инструкции за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на общинските администрации, в случай, че анализът е показал необходимост от преструктуриране на административните структури и такова е извършено;
• прилагане на стратегиите за организационно развитие, модели за управление на промените;
• прилагане на разработените механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административните структури;
• прилагане на разработените индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на стратегиите за организационно развитие.
Обученията ще се извършат след окончателното приемане на доклада от функционалния анализ и плана за действия и ще включват 16 човека – директори на деирекции и ръководители от трите общини. Дейността ще се извърши от външния изпълнител, провел функционалния анализ в общинските администрации и разработил горепосочените документи.
Дейност 10: Дейности за информация и публичност Дейностите по информация и публичност с цел оповестяване и отчитане на целите на проекта, осъществените дейности и постигнатите резултати, информирането на обществеността и участниците в проекта за предоставената безвъзмездна финансова помощ от Структурните фондове ще се извърши чрез:
10.1. Поставяне върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта на:
флага на ЕС в съответствие с описаните графични стандарти, включени в Анекс 1 към Регламент (ЕО) № 1828/2006 г. на Комисията и думите Европейски съюз
логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”
логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. „Инвестиции в хората”
10.2. Включване във всички информационни и рекламни документи по проекта на изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.
В рамките на тази дейност ще бъдат извършени следните под-дейности:
10.2.1. Изработване на 3 броя информационни табели, които ще бъдат поставени на административните сгради на трите общини;
10.2.2. Провеждане на 2 пресконференции в началото и в края на проекта за отразяване на предвидените дейности и резултатите от реализиране на проекта;
10.2.3. Изработване и поставяне на банери с формат 2/2 м в залите за провеждане на конференции, обучения и пресконференции;
10.2.4. Публикуване на информация за проекта в регионални средства за масово осведомяване;
10.2.5. Издаване на информационни материали за проекта (брошура с Формат А4, обем 4 страници) и включване на задължителната за проекта информация в тях;
10.2.6. Изработване и поставяне на интернет банер на официалните сайтове на общините Бобов дол, Сапарева баня и Рила.
|