|
Дейности:
|
I. Административно управление на проекта В рамките на дейността ще бъдат разпределени отговорностите между членовете на екипа и ще бъдат регламентирани правилата за работа. Дейността включва подготовка и утвърждаване на вътрешни документи относно:
Подробен график за изпълнение на дейностите;
Заповед за конкретните ангажименти на всеки член от екипа;
Взаимодействие и йерархични връзки между членовете на екипа.
Цялостната отговорност за реализация на предвидените дейности ще бъде възложена на ръководителя на проекта. В съответствие с вътрешните правила за работа на НСОРБ ще бъдат разписани срокове за периодична отчетност на напредъка пред изпълнителния директор и пред Управителния съвет на НСОРБ.
През целия срок на проекта, екипът ще осигурява неговото административно управление, качественото и в срок изпълнение на планираните дейности.
II. Подготовка на документация за обществени поръчки В рамките на дейността ще бъде подготвена необходимата документация за провеждане на три обществени поръчки - за подготовка на съдържателната част на обученията (програма, обучителни модули, презентации, разработване на тематични наръчници и т.н.), за осигуряване на логистика за провеждане на семинарите (настаняване, зали, изхранване), за дейностите по публичност и три процедури за избор на изпълнител с публична покана – изготвяне на интернет платформа за обучение, отпечатване и разпространение на наръчници и подготовка на анализ за ефекта от обученията.
Документацията по отделните процедури ще бъде подготвена от външен изпълнител под непосредствения контрол на юрисконсултите на НСОРБ.
Техническите задания по отделните процедури ще бъдат разработени от експертите на НСОРБ по отделни тематични направления.
Подготвената документация ще бъде предоставена на УО на ОПАК за осъществяване на предварителен контрол.
III. Провеждане на процедури по ЗОП и избор на изпълнители В рамките на дейността ще бъдат обявени процедури за избор на изпълнители (при спазване разпоредбите на Закона за обществените поръчки). За избора на изпълнители ще бъдат сформирани пет оценителни комисии за отделните процедури по ЗОП. В тях ще бъдат включени членове на екипа за управление на проекта със съответните професионални знания и опит. Дейността ще приключи с подписване на договори между изпълнителния директор на НСОРБ и избраните изпълнители.
IV. Изграждане и поддържане на web-базирана платформа за обучение на общински представители В рамките на дейността ще бъде разработена web-базирана база-данни с три основни модула:
модул 1 „Административен” – ще съдържа персонални данни за представителите на общини, преминали обучение по конкретни теми;
модул 2 „Текущи обучения” – ще представя възможностите за включване на общински представители в актуални обучения и ще дава възможност за on-line регистрация за участие;
модул 3 „Дистанционно обучение” – ще съдържа материали и презентации от обучения по различни теми, ще предоставя възможности за попълване на on-line тестове, ще поддържа рубрика за практически казуси и секция за въпроси и отговори.
Разработването на базата ще даде възможност да се получи по-пълна картина за представители на общините, участвали в обучения; ще създаде условия за електронна регистрация на участниците и ще предостави възможности за надграждане и проверка на получените знания.
Административният модул на системата ще бъде с ограничен достъп, а останалите два ще бъдат със свободен режим на достъп.
Дейността ще бъде реализирана в два етапа:
IV.1 Разработване на платформата (софтуер, разработване от външен изпълнител);
IV.2. Първоначално попълване на данни, усъвършенстване и поддържане в актуалност.
Базата-данни ще бъде ситуирана на Интернет-страницата на НСОРБ, което ще гарантира нейната устойчивост.
Разработването на платформата и първоначалното въвеждане на предоставени от НСОРБ данни ще бъде възложено на външен изпълнител, избран в съответствие със ЗОП.
По време на проекта, поддържането в актуалност и усъвършенстването на техническите възможности на базата ще бъде отговорност на определения външен изпълнител. Експертите на НСОРБ ще отговарят за систематизиране и предоставяне на изпълнителя на информацията в модул „Дистанционно обучение” в съответствие с заявените от общините потребности (експертни консултации, добри общински практики, отговори на поставени от общините въпроси).
V. Подбор на обучители и подготовка на обучителни модули Дейността ще се реализира от изпълнителя, определен за осигуряване съдържателната част на обученията. Конкретните изисквания за броя, професионалната квалификация и опит на обучителите, както и процедурите за техния подбор, ще бъдат разписани в техническото задание към процедурата по ЗОП. На тази база изпълнителят ще набере кандидати, ще извърши оценка и ще предложи на НСОРБ не по-малко от 20 обучители по всеки от предвидените модули. Изпълнителят ще подготви и програма и материали за провеждане на обучение на избраните обучители. За лектори ще бъдат използвани предложените от изпълнителя ключови експерти по всеки отделен модул (не по-малко от 4 експерта). Представянето на ключови експерти ще бъде задължително условие при избора на изпълнител като тяхната квалификация и опит ще бъде включена като елемент от методиката за оценка на офертите.
Паралелно, изпълнителят ще разработи обучителните модули, предмет на обществената поръчка. НСОРБ ще изисква детайлна програма, материали за обучителите, презентации и материали по всяка отделна тема, времеви график за провеждане на семинарите.
Експертите на НСОРБ, в зависимост от своята компетентност, ще контролират цялостния процес по подбор на лектори, разработване на материали, програми и обучителни модули. Те ще отговарят и за систематизирането и предоставянето на изпълнителя на:
общински добри практики, които да бъдат включени в обучителните модули;
резултати от досегашната дейност на НСОРБ в съответната сфера - анкетни проучвания за потребностите от обучение, задавани от общините въпроси и практически казуси, изводи от вътрешни обсъждания.
Окончателното одобряване на подготвените обучителни модули, материалите за обученията и определените лектори ще се извърши от 18 експертни съвети (за всеки отделен обучителен модул). В тях ще бъдат включени по 4 общински експерти със значителни знания и практически опит в съответната сфера. По този начин НСОРБ ще гарантира качеството на обученията и тяхната полезност за общините, както и ще осигури включването на всички заинтересовани страни.
VI. Провеждане на обучения за обучители НСОРБ предвижда провеждане на отделни обучения на обучители по всеки от предвидените 18 модула. За тази цел, избраният изпълнител ще организира и проведе тридневно обучение за подготовка на обучители. НСОРБ ще постави изисквания за сформиране на екипи, както следва:
за обучителни модули от 1 до 16 – 4 екипа х 5 обучители;
за обучителен модул 17 – 6 екипа х 5 обучители;
за обучителен модул 18 – 10 екипа х 5 обучители.
По преценка на изпълнителя, е възможно да бъде увеличен броя на обучителите или на екипите. Изискването за сформиране на екипи е продиктувано от времевия график за реализация на проекта и необходимостта за провеждане на много на брой обучения за кратък период от време. Обученията за обучители ще включват както представяне на темите по всеки отделен модул, така и подобряване уменията на лекторите за обучение на възрастни. Обучението на обучителите ще се провежда еднократно за избраните лектори по модули от 1 до 17, а тези по модул 18 ще бъдат разделени в две групи (поради по-големия брой). Обученията ще приключат с разпределение на екипите за представяне на отделните обучения, график за заетостта им и подписани от тях декларации за поемане на съответните ангажименти.
В зависимост от професионалната си насоченост, експертите на НСОРБ ще участват във всяко от обученията за обучители. Те ще следят и при необходимост ще подготвят препоръки за подобряване на съдържанието, допълнителна подкрепа за екипите от обучители, промяна в продължителността на отделните теми.
VII. Провеждане на I-ви цикъл от обучения Провеждането на обученията ще бъде разделено в шест цикъла, в рамките на които ще се провеждат най-малко 30 семинара. Броят обучения, включени във всеки цикъл ще се определя съобразно спецификата на съответните месеци (напр. м. декември не позволява провеждането на многобройни обучения, докато през м. април те могат да бъдат значително повече).
Времевият график за провеждане на обученията ще бъде разработен от изпълнителите при спазване на ясни изисквания от страна на НСОРБ. Като отчита практиката и ангажираността на общинските служители, НСОРБ ще постави изисквания за:
разделянето на общините в 8 териториални зони (средно с по 33 общини);
избягване предлагането на паралелни обучения за общините от една зона – с оглед невъзможността за откъсване от служебните им ангажименти на голям брой служители едновременно;
избягване едновременното предлагане на сходни по тема обучения с оглед осигуряване участието на компетентния експерт от общината. В малките общини, чиято администрация не надхвърля 25 служители, един експерт отговаря за няколко сходни сфери (напр. образование, младежки дейности, спорт, социални дейности и т.н.). В този смисъл не трябва да се допуска в 1 зона да се организират едновременно обучения по сходни теми, които изискват участие на един и същ експерт.
Качеството на всяко от обученията ще бъде следено от съответния експерт от екипа на НСОРБ, който задължително ще присъства на семинара. След приключването на всеки цикъл от обучения ще се подготвя междинна оценка, която ще обобщава оценките на участници, лектори и експерти на Сдружението. На тази база ще се подготвят съответните препоръки към изпълнителите за провеждане на следващия цикъл от обучения.
VIII. Провеждане на II-ви цикъл от обучения Дейността е продължение на предходната, като се планира провеждането на не по-малко от 30 семинара. При тяхното организиране, изпълнителите ще отразят направените от експертите на НСОРБ препоръки и бележки (обобщени на база мнението на участници и лектори, както и на компетентната им лична оценка).
IX. Провеждане на III-ти цикъл от обучения Дейността е продължение на предходните два цикъла от обучения. Предвижда се провеждането на не по-малко от 30 семинара. Във всяко от обученията ще участват компетентните експерти на НСОРБ, които ще съблюдават за отразяването на изводите, направени след проведените 2 цикъла от обучения.
На този етап се планира и извършването на по-задълбочен междинен анализ за ефективността на провежданите обучения. Междинен анализ ще бъде направен по всеки от обучителните модули като за целта ще се проведат работни обсъждания от постоянните комисии на НСОРБ, които работят в съответната сфера на дейност (напр. образование, социални услуги и т.н.). В резултат от обсъжданията ще бъдат планирани и следващи стъпки за отразяване на направените от участниците препоръки и за обогатяване съдържанието на отделните обучителни модули. Принципните препоръки, изводи и направления за промени ще бъдат обсъдени от Управителния съвет на НСОРБ.
X. Провеждане на IV-ти цикъл от обучения Дейността е продължение на предходните дейности по провеждане на обученията. Предвижда се провеждането на не по-малко от 30 семинара. След всеки от отделните цикли за провеждане на обучения, ще се подготвя справка за общинските представители, които не са имали възможност да се включат при провеждането на съответния тематичен семинар на територията на своя регион. С тях ще се работи целенасочено с оглед включването им в следващи обучения по същата тема (на други места в страната).
XI. Провеждане на V-ти цикъл от обучения Дейността е продължение на предходните дейности по провеждане на обученията. Предвижда се провеждането на не по-малко от 30 семинара. Внесените в следствие на етапните оценки подобрения и допълнения в обучителните материали, ще бъдат публикувани в разработената интернет-платформа (модул „Дистанционно обучение”). По този начин преминалите обучение общински представители ще имат възможност да получат допълнителна информация по съответната тема, както и при необходимост да се консултират с обучителите.
XII. Провеждане на VI-ти цикъл от обучения С провеждането на заключителния цикъл от обучения, НСОРБ ще постигне заложените количествени индикатори – провеждане на 192 обучителни семинара, в които са обучени 5 760 общински представители. Непрекъснатото въвеждане на данните за участниците в административния модул на Интернет базата-данни, ще позволи да се избегне участие на общински представител в едно и също обучение (проведено в различни териториални зони).
XIII. Анализ и оценка на ефективността на обученията и необходими бъдещи действия Дейността ще се реализира поетапно в хода на изпълнение на проекта от външен изпълнител, определен по реда на ЗОП. По този начин ще се гарантира независимостта и обективността на оценката.
На избрания изпълнител ще бъде възложено подготовката на методология и изготвянето на междинна оценка на база обратната връзка от участниците, мненията на лекторите и изводите от работните обсъждания в постоянните комисии и Управителния съвет на НСОРБ. След всеки цикъл от обучения, изпълнителят ще идентифицира водещи общински експерти в съответната сфера, които да бъдат включени в експертни мрежи на НСОРБ.
Заключителният анализ ще бъде подготвен след приключване на VI-я цикъл от обучения въз основа на:
обобщените и систематизирани междинни оценки;
впечатленията на лекторите и експертите от НСОРБ;
анализ на зададените в Интернет-платформата въпроси;
проведени интервюта с ръководствата на общините – кметове и председатели на ОбС.
В окончателния си вид документът ще включва:
Анализ и оценка на ефективността от проведените обучения;
Идентифицирани потребности от бъдещи обучения – надграждащи по темите или по други сфери на общинската дейности;
Създадени мрежи от експерти, включващи водещи общински специалисти в съответната тематична област;
Разработени правила за работа на общинските експертни мрежи – вътрешноорганизационни правила; режим за възлагане на задачи; достъп до ресурси и продукти от дейността на мрежите.
Целта на НСОРБ е да се осигури устойчивост на постигнатите по проекта резултати чрез използване в бъдещите обучения на натрупаната експертиза, разработените материали и идентифицираните водещи експерти от общините.
XIV. Подготовка и разпространение на тематични наръчници В рамките на дейността, изпълнителят ще разработи 17 наръчника – по тематичните направления на обучителните модули от 1 до 16 (по 600 броя) и обучителен модул 18 (4000 броя). Съдържанието ще бъде определено от НСОРБ, а разработването на текстовете ще се извърши от ключовите експерти, обучителите или други осигурени от изпълнителя експерти.
По обучителен модул 17 НСОРБ не планира издаването на целеви наръчник, тъй като подобен (макар и не напълно идентичен) е изработен със собствени средства на Сдружението и е предоставен на всеки кмет на община и общински съветник в началото на новия общински мандат. Наръчниците ще бъдат структурирани тематично съобразно съдържанието на обучителните модули. Всеки от отделните раздели ще бъде разширен с допълнителна информация, практически примери, източници на допълнителни данни и т.н. Във всички наръчници ще бъде включен раздел „Добри практики”, които ще бъдат събрани и обобщени от експертите на НСОРБ.
Окончателните текстове на наръчниците ще бъдат одобрени от експертните съвети, описани в дейност V.
Отпечатването на изданията и тяхното разпространение до общините ще бъде възложено на външен изпълнител, избран в съответствие с изискванията на ЗОП.
XV. Дейности за информация и публичност Дейностите за информация и публичност ще бъдат реализирани през целия период на изпълнение на проекта. Предвижда се при старта на проекта да бъде организирана тематична пресконференция за представяне на основните цели и възможности за общините. С финансиране по проекта НСОРБ планира да изработи и целеви рекламни материали (папки, чанти, термочаши; тениски, химикалки, флаш-памет, ключодържатели – по 6 200 броя от всеки вид), които да бъдат раздавани на участниците в обученията, както и при други събития за информация и публичност.
За осигуряване на информация и публичност за дейностите по проекта, НСОРБ ще използва и собствените си информационни канали:
периодични публикации в Информационния бюлетин (1500 абоната) и в Електронния бюлетин (над 4000 абоната);
изпращане на прессъобщения до медиите преди и след провеждането на всеки цикъл от обучения;
организиране отразяването на всеки проведен семинар в регионалните и местни медии, за което НСОРБ ще осигури съдействие от общинските специалисти за връзки с обществеността.
Финансовата подкрепа на ЕСФ и ОПАК ще бъде отбелязана на всички подготвени в рамките на проекта материали и издания. За всяко от обученията НСОРБ ще изработи и осигури на изпълнителите рекламни банери, които да бъдат поставени в залите за делова работа. Предвижда се изработването общо на 20 броя рекламни банери (по 1 за всеки обучителен модул и 2 – за заключителното събитие).
Постигнатите по проекта резултати, формите за гарантиране на тяхната устойчивост и бъдещите действия за разширяване на общинския капацитет ще бъдат представени на Заключително национално събитие. За участие в него ще бъдат поканени ръководствата на всички общини (кметове и председатели на общински съвети), представители на медиите, неправителствения сектор и централната власт.
XVI. Одит на проекта Дейността ще бъде реализирана през последния месец от изпълнение на проекта. Одитът ще бъде възложен на лицензиран външен одитор съгласно разпоредбите на българското законодателство.
|