|
Дейности:
|
Дейност 1: Извършване на функционален анализ на общинска администрация – Чепеларе чрез Единна методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Етапите, които ще включва извършването на функционален анализ са обособени в следните под-дейности:
Под-дейност 1.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ
В етапа на планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде сформиран екипът, отговорен за неговото провеждане.
Тази дейност ще бъде възложена на външен изпълнител – външни експерти, които ще бъдат отговорни за цялостното провеждане на анализа.
Дейностите, които ще трябва да реализира сформираният екип в етапа на подготовка и планиране на функционалния анализ са:
Дефиниране на заинтересованите страни;
Уточняване на акцента на анализа;
Изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите между членовете на екипа;
Определяне на средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни.
Под-дейност 1.2. Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ ще включва три групи взаимосвързани дейности:
Анализ на текущото състояние на административните структури на общинска администрация Чепеларе, по отношение на релевантността на функциите, ефикасността и ефективността от дейността им:
Анализ на релевантността на функциите – ще се извърши анализ и преглед на общинските структури и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурите на общинската администрация;
Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинската администрация;
Анализ на ефикасността от дейността на общинската администрация.
Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние на административната структура, както и визията му за бедещото и развитие;
Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области;
Под-дейност 1.3. Приключване на функционалния анализ
В рамките на тази дейност ще се извърши приоритизиране на областите и предложенията за промени, изготвяне на план за действиe и изготвяне на окончателен доклад от проведения анализ. Окончателният доклад и план за действие ще бъдат приети след обсъждането им на организираната дискусия с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на административните структури на общината, тъй като те ще бъдат пряко ангажирани с реализирането на плана за действие.
Под-дейност 1.4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ
Мониторингът върху изпълнението на дейностите, които включва функционалният анализ ще се осъществява от Екип за управление на проекта (ЕУП). Предвидените работни срещи в настоящия проект ще гарантират контрола върху провеждането на анализа при всеки от неговите етапи.
Публичността на изпълнението представлява провеждане на информационна кампания за заинтересованите страни, свързани с извършвания функционален анализ и ще бъде възложена на външен изпълнител. Целта на дейността е да запознае заинтересованите страни с резултатите от функционалния анализ. Идентифицирането на заинтересовани страни ще се извърши по време на провеждането на функционалния анализ.
Функционалният анализ ще се извърши чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
Дейност 2: Подобряване на организацията на работните процеси в общинска администрация Чепеларе Поддейност 2.1 Изготвяне на предложения за промени в методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси
В тази дейност се предвижда изготвяне на предложения за промени в методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси. Тук се включват и дейностите по изготвяне на проекти и/или актуализацията на вътрешните правила, правилници, наръчници и заповеди за подобряване на работните процеси в общинска администрация.
След изготвянето на окончателния анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и икономичността ще се извършат:
Изготвяне на предложения за промени в методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси;
Дейности по изготвяне на проекти и/или актуализация на вътрешните правила, правилници, наръчници и заповеди за подобряване на работните процеси в общинската администрация.
Поддейност 2.2 Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността
След прегледа на общинските структури, който ще се извърши по време на провеждането на функционалния анализ и изготвянето на окончателния доклад от функционалния анализ, и по-конкретно анализа на релевантността на функциите, и направените препоръки и план за оптимизиране на функциите и организационното структуриране на общинската администрация, ако анализът покаже необходимост, ще се извърши:
Прецизиране на функциите в отделните звена на общинската администрация;
„Изваждане” на функции на звена чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;
Преструктуриране на отдели или дирекции – сливане или разделяне.
Тази дейност ще бъде извършена чрез заповеди на изпълнителната власт на общината, съгласно предложените промени от външния изпълнител в окончателния долкад от функционалния анализ.
Дейност 3: Разработване и въвеждане на правила за мониторинг и контрол по внедряването и изпълнението на новите правила Като логично продължение на дейностите по извършване на функционален анализ и подобряване на организацията на работните процеси, дейността „Разработване и въвеждане на правила за мониторинг и контрол по внедряването и изпълнението на новите правила” има за цел да гарантира изпълнението на направените препоръки и разработените нови правила в администрацията. На практика чрез въвеждането на система за контрол и създаването на капацитет в общинската администрация, който да прилага тази система, ще се гарантира и успешното продължение на проекта в бъдещ период от време.
Тази дейност е насочена към разработването на правила и методика за мониторинг и контрол в общинската администрация
Дейност 4: Провеждане на съпътстващо обучение за служителите на общинска администрация – Чепеларе с цел прилагане на новите правила и методологии Тази дейност от проектното предложение е насочена към ръководните длъжности от служителите на общинска администрация – Чепеларе, които да бъдат подробно запознати с направените анализи и препоръки и последващите промени в разработените нови вътрешни правила и методологии за работа. Обучението ще се извърши след окончателното приемане на доклада от функционалния анализ и плана за действие и ще включва 15-20 човека. Дейността ще се извърши от външен изпълнител.
Дейност 5: Организиране и провеждане на работни срещи и дискусии Поддейност 5.1 Организиране и провеждане на работни срещи
Организирането и провеждането на работни срещи е свързано с управлението на проекта. Работните срещи, ще бъдат организирани от ЕУП, с участието на екипа, провеждащ функционалния анализ в общината. Предвижда се двата екипа да проведат работни срещи, при стартирането на всеки от етапите на поддейност 2.2 провеждане на функционалния анализ. Целта на работните срещи е ЕУП да се запознае с графиците и задълженията на отговорниците за провеждането на анализа. Работните срещи ще бъдат организирани при стартирането на следите дейности:
• Анализ на релевантността на функциите в общинската администрация – ще се извърши анализ и преглед на общинските структури и функции, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в структурите на общинската администрация;
• Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на общинската администрация;
• Анализ на ефикасността от дейността на общинската администрация.
ЕУП ще се запознае с предвидените методи от изпълнителя за извършване на анализа на текущото състояние на общинската администрация, разделен в горепосочените три вида анализ, с графиците и отговорностите на екипа, извършващ анализа и ще следи изпълнението на дейността.
Поддейност 5.2 Организиране и провеждане на дискусия
Провеждането на дискусия е свързано с приемането на окончателния доклад от функционалния анализ и план за действие и ще бъде проведена след извършването на функционалния анализ. По време на дискусията ще бъдат обсъдени:
- Проект на окончателен доклад от функционалния анализ и
- План за действие за изпълнение на препоръките от функционалния анализ.
След тяхното широко обсъждане, направените предложения и изказани мнения, изпълнителя ще оформи окончателния доклад и план за действие от функционалния анализ.
Дейност 6: Дейности за информация и публичност В тази дейност се предвижда предоставяне на информация на широката общественост и осигуряване на публичност на проекта, като се използват подходящи комуникационни средства.
Още при подаване на проектните предложения кандидатите представят предвидените от тях дейности за оповестяване на финансовия принос на Европейския социален фонд (ЕСФ).
Дейност 7: Подготовка, управление и отчитане на проекта Поддейност 7.1: Сформиране на екип и дейности по организация, управление и отчитане на проекта
Със заповед на кмета на Община Чепеларе ще бъде сформиран екип за организация и управление на проекта, който ще е отговорен за изпълнението му, в съответствие с изискванията на ОПАК. Екипът ще е отговорен за мониторинга върху изпълнението на проекта и за неговото отчитане.
Поддейност 7.2: Подготовка на документации и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители на дейностите по проекта
В рамките на дейността ще се извършат дейностите по подготовка, организация и провеждане на процедурите по ЗОП за избор на изпълнители на дейностите по проекта. Предвижда се всички изпълнители да бъдат избрани в началото на проекта, като в договорите ще се предвидят съответните клаузи и механизми за започване на изпълнението на дейностите на различни етапи от проекта. По този начин ще се елиминира рискът от забавяне в процеса на изпълнение на проекта, влошаване качеството на дейностите поради забавяне на предходни дейности, чиито резултати надграждат, и ще се осигури стабилност на изпълнението и ангажираност на изпълнителите в целия период на изпълнение на проекта.
|