|
Дейности:
|
Дейност 6 Отчетност Техническото и финансово отчитане по проекта ще бъде извършвано съгласно условията на раздел III от Общите условия за изпълнение на проекти, финансирани по процедура с определен срок за кандидатстване за директно предоставяне безвъзмездна финансова помощ по приоритетна ос 3, мярка на подкрепа3 на Оперативна програма „Техническа помощ” с наименование: „Изграждане и функциониране на областни информационни центрове”.
За всяко тримесечие ще бъдат изготвяни междинни технически, финансови отчети, както и искания за междинно плащане, в случаите, когато има извършени разходи през отчетния период. Те ще бъдат представяни на УО в указаните срокове.
Всички изготвени отчети ще бъдат съгласно образците, приложени към договора и ще съдържат пълна информация за извършените през периода дейности. Финансовите отчети ще бъдат придружени от копия на всички разходо-оправдателни документи.
Резултати от дейност 6:
Регулярна отчетност пред финансиращия орган
Регулярно осигурени средства за изпълнение на проектните дейности
Изработен финален технически и финансов отчет;
Осигурена прозрачност на управлението на средствата по проекта и реализираните дейности.
Дейност 5 Публичност За осигуряване на информация и публичност на проекта и за популяризиране на информационния център и приноса на Оперативна програма „Техническа помощ” се предвижда организирането, изготвянето и закупуването на :
5.1 Организиране и провеждане на пресконференция – 5 бр. – 1 бр. при стартирането на проекта, 3 бр. В края на всяка календарна година за отчитане напредъка на проекта; 1 бр. – заключителна;
5.2 Изготвяне и монтиране на Информационна табела – 1 бр. за входа на центъра
5.3 Изготвяне и монтиране на Указателни табели – 3 бр.
5.4 Изготвяне на банер – 2 бр.
5.5 Публикации в медии – 10 бр.
5.6 Подготовка, отпечатване и разпространение на брошури 5000 бр.
Резултати от дейност 5:
Проведени 5 бр. пресконференции
Монтирана 1 бр. информационна табела;
Монтирани 3 бр. указателни табели;
Изработени 2 бр. банери
Отпечатани 10 бр. публикации в медиите;
Отпечатани и разпространени 5000 бр. брошури
Дейност 1 Управление на проекта 1.1 Назначаване на екипа за изпълнение на проекта, който ще бъде в следния основен състав: ръководител, счетоводител и координатор проект. За осигуряване законосъобразното протичане на процедурите за възлагане изпълнение на част от дейностите по проекта и провеждането на подбор и назначаването на служителите в Областен информационен център – Смолян се предвижда привличането към екипа за изпълнение на проекта на юрист.
Отговорностите на екипа ще бъдат разпределени както следва:
Ръководител на проекта:
- осигурява цялостното управление на проекта, координира и контролира реализирането на отделните дейности, заложени в проекта;
- осъществява цялостен мониторинг за изпълнение на задачите по проекта и връзката им със заложените цели;
- разпределя задачите между членовете на екипа и следи за навременното им и точно и качествено изпълнение
- организира провеждането на срещи на екипа по проекта;
- участва в комисиите за възлагане на външни изпълнители на част от дейностите по проекта.
-участва при подбора на служители на Областен информационен център - Смолян
Счетоводител:
- упражнява контрол върху целесъобразното и законосъобразно изразходване на средствата по проекта;
- носи отговорност за направените разходи да бъдат в съответствие с допустимите по проекта разходи, както и с предварително разработения бюджет
- съхранява счетоводните документи и е отговорен за запазване на счетоводна информация;
- участва в комисиите за възлагане на външни изпълнители на част от дейностите по проекта
- изготвя финансови отчети по проекта
Координатор:
- отговаря за координацията с Управляващия орган и с останалите участници в проекта;
- грижи се за спазване на времевия график за изпълнение на дейностите по проекта;
- участва в комисиите за възлагане на външни изпълнители на част от дейностите по проекта;
- участва при подбора на служители на Областен информационен център - Смолян
- изготвя технически отчети, подготвя исканията за авансово и междинни плащания по проекта, съвместно с ръководителя и счетоводителя по проекта
Юрист
- ще подпомага екипа при подготовка на документация за избор на изпълнител на СМР и строителен надзор;
- ще участват в комисии за избор на изпълнители;
- отговаря за изготвянето на договорите, сключени по проекта;
- участва при подбора на служители на Областен информационен център – Смолян
Експертите ще изготвят отчет за извършената работа на всяко тримесечие, на база на който, след одобрение от страна на Ръководителя на проекта и Кмета на Община Смолян ще бъдат изплащани възнагражденията.
1.2 Провеждане на ежемесечни работни срещи
За да се осигури гладко осъществяване на проектните дейности, съобразно предвидения график и поставените цели се предвижда провеждане на ежемесечни работни срещи на екипа. Срещите имат за цел осъществяване на мониторинг върху напредъка на дейностите и набелязване на превантивни и коригиращи мерки, при необходимост.
1.3 Участие в комисии за избор на изпълнител на Строително – монтажните работи по изграждането на Областен информационен център – Смолян и за подбор на служители които в последствие да бъдат назначени.
Резултати от дейност 1:
Назначен екип за изпълнение на проекта;
Изготвени 36 протокола от проведени работни срещи на екипа на проекта;
Изготвени и одобрени 37 доклада за извършена работа (по 12 ръководителя, координатора и счетоводителя и 1 от юриста)
Дейност 4 Функциониране на Областен информационен център – Смолян 4.1 Предоставяне на услуги в Областен информационен център – Смолян, където широката общественост, бенефициентите и потенциалните кандидати ще могат да отидат за общ съвет по Структурните фондове, НСРР, обхвата на ОП и мерки, механизмите на функциониране, изпълнението и управлението на финансирането от СКФ, българското законодателство и законодателството на ЕС в тази сфера, и т.н. Дейностите и услугите, които ще се извършват в Областния център са напълно безплатни и включват:
Информационни услуги:
- осигуряване на информация за Национална стратегическа референтна рамка, оперативните програми, предоставяна по телефон, електронна поща или на място;
- разпространение на информация и документи по открити процедури по Оперативни програма;
- информация за добри практики;
- разпространение на безплатни информационни материали, издавани от европейската комисия, други европейски институции, и др.
- обща информация за политиките на ЕС;
- информация, брошури и др. материали от област Смолян
Комуникационни дейности:
- работа с целеви групи;
- сътрудничество с Управляващ орган и Междинни звена на оперативните програми;
- създаване и поддържане на активно сътрудничество с национални и/или регионални медии;
- сътрудничество с други мрежи за информация на ЕК, областен управител, регионални структури на министерствата
Експертни дейности:
- предоставяне на информация на потенциални бенефициенти за възможностите за кандидатстване по оперативни програми;
- осигуряване на отговори и въпроси, включително препращане към други специализирани източници на информация;
- подготовка и предоставяне на информация до местни/областни медии.
Логистични услуги:
- предоставяне на възможност за ползване на място (в информационния център) на специфична литература и информационни ресурси;
- организиране на специални събития за популяризиране на оперативните програми на територията на областта
- подкрепа при организирането на инициативи за информация и публичност на Централното координационно звено, Централния информационен офис, Управляващите органи и Междинните звена на оперативните програми;
- активно участие в информационните кампании на горепосочените органи, включително и организационно;
- осигуряване на достъп до компютър с интернет и съответната периферна техника (принтер и др.)
- осигуряване на видео екрани, излъчващи филми, популяризиращи Кохезионната политика и киоски.
Дейностите са насочени към всички представители на общността, без оглед на възраст, пол, етническа принадлежност, вероизповедание, образование. За да се предоставят горепосочените услуги на необходимото ниво предвиждаме да бъдат изработени и разпространени следните рекламни материали:
- Изработване на визитки на служителите на Областен информационен център – Смолян – 900 бр., с цел легитимиране на служителите на ОИЦ – Смолян по време на информационни срещи, семинари, конференции. и др. събития на които участват служители на Областен информационен център - Смолян
- Отпечатване на рекламни материали – 2000 бр. рекламни тефтери, 2000бр. рекламни папки и 2000 бр. рекламни химикали. При провеждането на информационни срещи, конференции, семинари и други представителни събития към работните материали ще бъдат предоставяни и изработените рекламни материали.
- Изработване и разпространяване на рекламни радио спотове за популяризиране на кохезионната политика на ЕС, Оперативни програми, отворени процедури по ОП – 10 бр. Те ще се разпространяват в една регионална медия, за да се осигури информация до всички заинтересовани страни от областта.
Ежедневно служителите на областния център ще попълват „Журнал за посещения, запитвания и насочвания на посетители”, където ще се посочва колко са посетителите, какви са запитвания са отправени, какви отговори са дадени или към кого са пренасочени въпросите.
Областен информационен център – Смолян ще извършва и следните дейности при предоставянето на услуги:
4.1.1 Информационни срещи – предвижда се провеждането на информационни срещи във 10-те общини от региона с честота 2 пъти годишно, на които ще се представят индикативните годишни работни програми на оперативните програми за съответната година, актуални покани за набиране на проектни предложения по схеми за безвъзмездна финансова помощ на оперативните програми, бенефициенти по програмата, добри практики и др. полезна информация. Предвидени участници – минимум 20 човека.
Резултат: Организирани и проведени общо 60 информационни срещи
4.1.2 Организиране и провеждане на регионални срещи с медиите – на всеки 2 месеца в ОИЦ-Смолян ще се провежда среща с медиите, на която ще се популяризира СКФ, ще бъде представяна информация за отворени схеми за кандидатстване по оперативни програми, потенциални бенефициенти и други информация. Медиите ще бъдат осведомени и относно интереса на гражданите, НПО сектора и общините към услугите, предоставяни от областния център, а също така ще се дава информация за брой получени запитвания, кои са най-често задаваните въпроси и т.н. Предвидени участници – минимум 15 представители на регионални и национални медии
Резултат: Организирани и проведени общо 15 срещи с медиите.
4.1.3 Разработване и разпространяване на Информационен бюлетин – Предвиждаме това да се извършва на всяко тримесечие, като общо за периода на предоставяне на услугите в ОИЦ – Смолян ще бъдат издадени 10 бюлетина. Разпространението до целевите групи по проекта ще се извършва по електронен път, на хартиен носител по пощата, както и на място в центъра. Тримесечния бюлетин ще бъде отпечатван в тираж от 200 бр.
Резултат: Отпечатани 10 броя тримесечни бюлетини
4.1.4 Провеждане на Семинари „Добри практики” – предвижда се провеждане на 10 бр. Семинари, на които всяка община, НПО или областна управа ще може да представи своя опит в кандидатстването и управлението на проекти, финансирани от Оперативните програми. Предвидени участници – минимум 20 човека
Резултат: Организирани и проведени 10 бр. семинари „Добри практики”
4.1.5 Разработване и разпространяване на брошури „Добри практики при реализирането на проекти, финансирани по оперативни програми в област Смолян” – За да се даде гласност сред широката общественост относно добрите проекти изпълнявани на територията на област Смолян , а също така да се даде възможност хората да се запознаят нагледно с резултатите от изпълнението им, предвиждаме издаването на 2 брошури, всяка с тираж 1000бр. В тях ще се съдържат снимки и обяснителни текстове; кратки интервюта с ръководителите на проектите относно трудностите и предизвикателствата при изпълнението на проектите и като цяло ще се отрази ефекта от проекта върху целевите групи; ще бъдат поместени логата и контактите на оперативните програми и друга полезна информация, касаеща добрите практики и добрите проекти.
Резултат: Изготвени, отпечатани и разпространени 2 брошури, всяка в тираж по 1000бр.
4.1.6 Годишни конференции – в края на всяка година ще бъде проведена годишна конференция с участието на представители на общините от областта, представители на НПО сектора, бизнеса, граждани, регионални медии и други заинтересовани страни. Конференциите ще се провеждат в гр. Смолян и ще бъдат организирани спрямо посочени от целевата групи теми, т.е ще бъде проведено проучване сред целевите групи, чрез попълване на анкети от поне 100 човека, за това какви теми ги интересува, с кого биха желали да се срещнат и обменят информация и съответно фокусът ще бъде насочен към удовлетворяване на нуждите на целевите групи.
Резултат: - Проведено 3 проучвания сред целевите групи;
- Попълнени общо 300 анкети за 3 проучвания;
- Организирани и проведени 3 бр. Годишни конференции
Общия брой мероприятия, които се предвижда да бъдат проведени, както и предвидения брой участници са обобщени в таблицата по-долу:
Събитие Предвидена честота на провеждане Предвиден брой участници във всяко събитие Общ брой участници
Информационни срещи 60 броя 20 1200
Регионална среща с медии 15 15 225
Семинар „Добри практики” 10 20 200
Годишна конференция 3 100 300
ОБЩО ПРОВЕДЕНИ СЪБИТИЯ: 88 събития ОБЩ БРОЙ УЧАСТНИЦИ 1925 участника
Резултати от Дейност 4:
Изработени 900бр. визитки на служителите на ОИЦ – Смолян;
Изработени 2200бр. рекламни тефтери на ОИЦ – Смолян;
Изработени 2200бр. рекламни химикали на ОИЦ – Смолян;
Изработени 2200бр. рекламни папки на ОИЦ – Смолян;
Изработени и излъчени 10 рекламни радио спота в една регионална медия;
Организирани и проведени общо 60 информационни срещи;
Организирани и проведени общо 15 срещи с медиите.;
Отпечатани 10 броя тримесечни бюлетини;
Организирани и проведени 10 бр. семинари „Добри практики”;
Отпечатани 2 тиража по 1000бр. брошури „Добри практики при реализирането на проекти, финансирани по оперативни програми в област Смолян”
Проведени 3 проучвания сред целевите групи;
Попълнени общо 300 анкети за 3 проучвания;
Организирани и проведени 3 бр. Годишни конференции
Дейност 2 Създаване на Областен информационен център – Смолян 2.1 Строително – монтажни работи по изграждането на Областен информационен център
2.1.1 Подготовка на документация за избор на изпълнител на СМР на обект „Областен информационен център – Смолян”. Изготвянето на документацията ще се възложи на юриста по проекта. Негов ангажимент ще бъде подготвянето на документите, съгласно изискванията на НВМОП.
2.1.2 Избор на изпълнител на СМР за изграждане на Областен информационен център – Смолян. Ще бъде изготвена документация – задание, оферта, формат за договор, критерии за оценка; ще бъде сформирана комисия за разглеждане, оценяване и класиране на получените оферти; ще бъде избран изпълнител; писмено ще бъдат уведомени кандидатите за резултатите от процедурата; сключен договор.
2.1.3 Строително – монтажни работи (СМР) на обект „Областен информационен център – Смолян”. Изпълнението на ремонтните работи ще се извършва съгласно одобрен инвестиционен проект.
2.2 Изпълнение на строителен надзор на обект „Областен информационен център – Смолян”
Упражняването на строителен надзор върху изпълнението на СМР по настоящия проект ще се възложи на една лицензирана фирма. Процедурата за избор ще се извърши в съответствие с Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. Изпълнението на дейността включва:
2.2.1 Подготовка на документация за избор на изпълнител за упражняване на строителен надзор на обект „Областен информационен център – Смолян”. Изготвянето на документацията ще се възложи на юриста по проекта. Негов ангажимент ще бъде подготвянето на документите, съгласно изискванията на НВМОП.
2.2.2 Избор на изпълнител на дейността строителен надзор – цялата процедура по избор на изпълнител ще бъде съобразена с изискванията на НВМОП.
2.2.3 Упражняване на строителен надзор
2.2.4 Въвеждане на обекта в експлоатация.
2.3 Изпълнение на авторски надзор
2.4 Изпълнение на инвеститорски контрол
2.5 Оборудване на Областен информационен център – Смолян
В съответствие с Насоките за кандидатстване предвиждаме закупуване на обзавеждане за областния център, съгласно Приложение 22 - Техническа спецификация, вид и брой артикули, необходими за обзавеждане на областен информационен център, както и доставка на Multitouch surface устройства (интерфейс с многоточково докосване известен като Тouchsensingsurface, вграден в подходящо офис обзавеждане), съгласно Приложение 23.
2.6 Брандиране на врати и прозорци, изготвяне и монтаж на обемно лого
Резултати от дейност 2:
Изготвена документация за провеждане на процедури за избор на изпълнител на СМР и строителен надзор;
Проведени 2 процедури за избор на изпълнители – една за изпълнение на СМР и една за упражняване на строителен надзор;
Сключени 7 договора - един за изпълнение на СМР; един за упражняване на строителен надзор, един за изпълняване на авторски надзор и един за упражняване на инвеститорски контрол; един за доставка на обзавеждане на ОИЦ и един за доставка и монтаж на Multitouch surface устройства.
Оборудван и обзаведен Областен информационен център – Смолян.
Брандирани врати и прозорци, монтирано обемно лого.
Дейност 3 Подбор и назначаване на служители на Областен информационен център - Смолян 3.1 Набиране на кандидати за работа в Областен информационен център – Смолян.
3.1.1 Публично обявяване на конкурс за подбор на служители на Областен информационен център – Смолян чрез:
- трикратно публикуване на обява в един регионален вестник;
- публикуване на обява за конкурса в сайта на община Смолян www.smolyan.bg;
- информиране на Дирекция „Бюро по труда”.
3.2 Провеждане на Конкурса – процедурата по избор на служители ще бъде съобразена с изискванията посочени в „Наръчник за работа на информационните центрове”. При провеждането на конкурса ще бъде поканен и представител на Централния информационен офис.
3.3 Назначаване на служители на Областен информационен център- Смолян.
Служителите ще бъдат назначени на трудови договори.
3.4 Обучение на персонала
Обучението ще се извърши от ЦИО, като се предвижда то да бъде първоначално и текущо.
Резултати от Дейност 3:
Публикувани 3 обяви за подбор на служители в регионален вестник;
Публикувана 1 обява за подбор на служители на сайта на община Смолян;
Проведен 1 конкурс за подбор на служители в Областен информационен център;
Назначени 3 служители в Областен информационен център
|