|
Дейности:
|
Дейност 3 Провеждане на информационни събития/срещи извън офиса на ОИЦ Сливен: По тази дейност Екипа на ОИЦ Сливен заедно с партньорите ще участват в организирането на специални събития за популяризиране на НСРР и оперативните програми на територията на Сливенска област . Ще се организират семинари, срещи, посещения, лекции и др. - съобразени със специфичните нужди на определени целеви групи на посетените общини и населени места в областта. Събитията ще се проведат в 4 общини на Сливенска област – Нова Загора, Твърдица, Котел и Сливен.
Тази дейност ще бъде разпределена при нейното изпълнение между партньорите: ОИЦ Сливен, Европа Директно Сливен, Областна администрация Сливен и Фондация “Европейски младежки инициативи” .
Към тази дейност принадлежи и установяване и поддържане на сътрудничество с местни и национални медии. Включва се подготовка на списък с представителите на медии на регионално ниво. Текущо ще се организират събития с местните медии (информационни срещи, обучения, пресконференции) поне 6 пъти в годината.
Тази дейност включва организирането на следните под-дейности:
3.1 Общи информационни събития/срещи;
Информационна среща във всяка община – 4 броя годишно, минимум 30 - 40 участника в среща - 10 броя за целия проект
Месечни информационни срещи/посещения по заявка в ОИЦ или офисите на партньорите – 12 броя годишно, минимум 10 - 20 участника в среща - 30 броя за целия проект
Подкрепа при организирането на инициативи за информация и публичност на Централното координационно звено, Централния информационен офис, Управляващите органи и Междинните звена на оперативните програми.
3.2 Информационни събития/срещи за определени целеви групи;
Семинар - обучение във всяка община – 4 броя годишно, минимум 20 - 30 участника в среща - 10 броя за целия проект
Кампания на колела в малките села /мобилна група/ - посещения до малките населени места в областта – на всеки 2 месеца по едно мероприятие включващо екип от експерти от партньорите и екипа на ОЦИ – посещение поне на 2 малки населени места от областта на месец по предварителен маршрут минаващ през офис бюра на Фондация ЕМИ и Европа директно Сливен – 12 броя годишно, минимум 15 – 20 участника в среща /2 срещи на месец/ - 30 броя за целия проект
Кампания “ Младите хора и Кохизионната политика на ЕС”- на всеки 3 месеца по едно мероприятие с младежи – 4 броя годишно /1 посещение във всяка община/, минимум 30 - 40 участника в среща - 10 броя за целия проект
3.3 Информационни събития и услуги за местни и регионални медии;
Организиране за информационни събития за проактивна работа с медиите на областно ниво (регионални и национални) - на всеки 6 месеца семинар – обучение - 2 броя годишно, минимум 15 - 20 участника в среща – 5 броя за целия проект
Организиране на информационни срещи за предоставяне на ПР и експертни материали за медиите - на всеки 2 месеца, като това ще се координира със заседанията на Областните съвети за развитие - 6 броя годишно, минимум 20 - 30 участника в среща - 15 броя за целия проект
Дейност № 1
Създаване на Областен информационен център Сливен /ОИЦ Сливен/
Изпълнението на Проекта ще стартира с встъпителна среща между представители на община Сливен и нейните партньори за уточняване дейностите и стъпките за изпълнение на проекта. Встъпителната среща ще завърши с пресконференция на която ще бъдат поканени местни и регионални медии.
По Дейност 1 са включени следните под-дейности:
1.1 Провеждане на процедури за избор на подизпълнители
В рамките на тази дейност бенефициентът и партньорите ще изготвят тръжна документация съгласно процедурите на Закона за обществените поръчки /ЗОП/, НВМОП и ПМС № 55 от 2007 г, и ще бъдат проведени конкурсите за избор на изпълнители. Ще бъдат проведени 12 тръжни процедури. Процедурите ще бъдат съгласно чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП или ПМС № 55 от 2007 г /когато се изпълняват от партньорите НПО/;
Ще бъдат проведени слените процедури:
Процедури провеждани от Община Сливен:
Подготовка на документация и избор на изпълнител за изпълнение на строително-ремонтните работи
Подготовка на документация и избор на изпълнител за организиране на Общи информационни събития/срещи във всяка община
Подготовка на документация и избор на изпълнител за организиране на Общи информационни събития/срещи по заявка в офиса на центъра или партьора
Подготовка на документация и избор на изпълнител за печатна информация и аудиовизуални материали
Подготовка на документация и избор на изпълнител за доставка на консумативи и материали, интерне издания
Процедури провеждани от Фондация ЕМИ
Подготовка на документация и избор на изпълнител за печатна информация и аудиовизуални материали
Подготовка на документация и избор на изпълнител за информация и публичност
Информационни събития/срещи за определени целеви групи - семинар - обучение във всяка община
Информационни събития/срещи за определени целеви групи - Кампания “На колела в малките села”
Информационни събития/срещи за определени целеви групи - Кампания “ Младите хора и Кохизионната политика на ЕС
Процедури провеждани от Областна администрация
Информационни събития и услуги за местни и регионални медии - семинар – обучение
Информационни събития и услуги за местни и регионални медии - за предоставяне на ПР и експертни материали за медиите
Документацията с досиетата за всички предвидени процедури по реда на ЗОП и НВМОП или ПМС № 55 от 2007 г. /партньорите НПО/ ще бъдат изготвени и съгласувани с ръководителя на проекта и представени за съгласуване с управляващия орган на ОПТП.
След това, в съответствие с времевия график и технологичната последователност на дейностите ще бъдат избрани фирми за изпълнение на горепосочените дейности. Ще бъде назначена комисия за оценка на офертите и ще бъдат избрани изпълнители при спазване на принципите за максимална равнопоставеност на кандидатите и прозрачност на взетите решения; писмено ще бъдат уведомени кандидатите за резултатите от процедурата. В комисиите за избор на изпълнител, където е приложимо, ще участват и представители от списъка с експерти на Агенцията за обществени поръчки.
1.2 Ремонт на помещенията на центъра;
Предоставените с решение на ОС Сливен 4 броя помещения за ОИЦ Сливен се намират на партерния етаж в сградата на Община Сливен с лице към Главната улица на град Сливен. Центъра има 3 входа: 2 входа откъм Главната улица и 1 вход откъм вътрешния двор на комплекса от сгради на:Общината, Читалище Зора, Съдебна палата, Дом на водата и Зала Сливен и Дом на водата. На единия вход от към Главната улица ще бъде направена рампа за инвалиди. Помещенията за центъра са в идеалния градски център и ще бъдат ремонтирани, съгласно приложената КСС, неделима част от бюджета на проекта.
Основни видове СМР:
1) Изчистване на настоящите настилки – под, стени, таван;
2) Отваряне на запушените витринен прозорец и широка врата /изток/– Помещение 3;
3) Смяна на дограмата на прозорците с подходяща ПВЦ или алуминиева, отговаряща на визията на сградата /бяла изток, кафява за запад и север/;
4) Подмяна на вътрешните врати.
5) Ремонт на – Помещение 4 /сервизно помещение/ – изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон, подмяна ел. инсталация, осветителни тела, ключове и т.н., смяна отоплителни радиатори, смяна мивки и шкафове;
6) Ремонт на коридор и стълбище – вход запад– изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон;
7) Ремонт на тоалетна – изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон, подмяна ел. инсталация, осветителни тела, ключове и т.н., смяна отоплителни радиатори, смяна мивки и шкафове;
8) Ремонт на Помещение 1 – запад - експерти и предверие – изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон, подмяна ел. инсталация, осветителни тела, ключове и т.н., смяна отоплителни радиатори, смяна мивки и шкафове;
9) Ремонт на Помещение 2 – вход изток и предверие – изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон, подмяна ел. инсталация, осветителни тела, ключове и т.н., смяна отоплителни радиатори;
10) Ремонт на Помещение 3 /пресцентър/ – поставяне на гипс картон на стените, изкърпване, шпакловка, боядисване цвят по пантон, подмяна ел. инсталация, осветителни тела, ключове и т.н., смяна отоплителни радиатори, смяна дограма прозорци и входна врата;
11) Поставяне на нови подови настилка във всички помещения и пред вход запад;
12) Поставяне на подход за инвалиди на вход изток - Помещение 3
13) Монтиране на вентилационна инсталация – Помещение 3
14) Монтиране на анимационна витринна телекомуникационна инсталация /голям плазмен екран/ на витринен прозорец изток – Помещение 3
15) Монтиране на бойлер – Помещение 4
16) Монтиране на екран – Помещение 3
17) Монтиране на сигнализация за евакуация
18) Монтиране на осветление вход запад
19) Монтиране на щори на всички прозорци
20) Монтиране на компютърна мрежа
21) Монтиране на охранителна система
1.3 Набиране на персонал на ОИЦ Сливен
Тази дейност включва провеждане на конкурси за избор на служители в ОИЦ Сливен - ръководител и двама експерти – „Координатор комуникация и логистични услуги” и „Координатор информационно обслужване и услуги”, обслужващи центъра.
Служителите, ще бъдат подбрани с конкурс, като ще отговарят на определени изисквания, съгласно длъжностните характеристики, които са приложения на „ПРОЦЕДУРЕН НАРЪЧНИК” за работата областни информационни центрове за популяризиране на Кохезионната политика на ЕС в България”.
Обявата за персонала на ОИЦ Сливен ще се публикува в поне един регионален ежедневник, сайта на община Сливен и партньорите, Бюрото по труда Сливен и УО на ОПТП. Тя ще съдържа изрично упоменат краен срок за подаване на документи, както и лице за контакти, откъдето могат да се вземат формулярите за кандидатстване.
Два етапа на подбор :
(1) Писмен тест, разработен от Централен информационнен офис /ЦИО/
(2) Интервю пред комисия в състав:
Представител на бенефициента/Екипа на проекта
Представител на партньора
Представител на ЦИО
Представител на звеното по ЧР на бенефициента
След избора на служителите и назначаването им на трудов договор те ще преминат обучение, организирано от Централния информационен офис /ЦИО/ и съобразено с техните задължения.
Освен първоначалното обучение екипът работещ в информационния офис ще преминава и периодични обучения към ЦИО.
1.4 Оборудване на центъра.
Областния информационен център Сливен ще има общ брандинг и уеднаквено оборудване с останалите центрове в страната. Концепцията за брандинг и визия на информационните центрове ще бъде приложена към договора за предоставяне на безвъзмездна помощ. На базата на концепцията ЦИО ще даде указание за неоходимото за всеки център оборудване, като същото ще бъде закупено след организиране на общественна поръчка.
В ОИЦ Сливен ще бъдат оборудвани 4 помещения, за които е нужно следното оборудване:
Помещение 1 - офис ръководител и експерт комуникационни дейности;
Оборудване: 1 комплект офис бюро тип Б с ъгъл за посетители за 2 експерта, 1 помощен контейнер, 2 посетителски стола, два работни стола, 3 шкафове с надстройка, 1 нисък шкаф, закачалка, 2 компютърни конфигурации, телефон / факс, принтер, скенер,
Помещение 2 - вход изток 1 място със свободен достъп до интернет;
Оборудване: 2 работни места за посетители – офис бюра тип А, 2 компютърни конфигурации, ксерокс /комбинирана машина/ желателно формат А3/, 2 броя шкафове с надстройка за рекламни материали, помощен шкаф и маса към ксерокса, закачалка, 1бр. витрина / етажерка/
Помещение 3 - зала за срещи и пресконференции;
Оборудване: 10 бр. маса /заседателна/, 1 бр. брандиран щендер, 20 бр. посетителски стола, 1 бр. закачалка, 1 работни места за експерт – офис бюра тип А, 1 бр. компютърна конфигурация, 1 бр. мултимедия + екран, 4 бр. шкаф + 4 бр. стилаж надстройка за шкаф, 1бр. витрина / етажерка/
Помещение 4 - офис за почивка
Оборудване: маса, 2 бр. посетителски стола, 1бр. витрина / етажерка/
Необходимите офис мебели за отделните помещения може да видите като вид, модел, технически спецификации и брой в Приложение 22 към Насоките за кандидатстване.
Окончателната доставка ще бъде определена като вид и брой от Централния информационнен офис.
1.4.1 Доставка на обзавеждане
1. Бюро с 4 метални крака1600/750/750Н - 3 бр.
2. Модул за заседателна маса с 4 метални крака 1200/600/750Н - 10 бр.
3. Контейнер с 3 чекм. със закл. 450/500/600Н - 3 бр.
4. Шкаф с 2 врати и открити рафтове 800/400/2000Н - 6 бр.
5. Стелаж без врати с открити рафтове /щендер/ 800/400/2000Н - 2 бр.
6. Стол работен на колела дамаска - 3 бр.
7. Посетителки стол дамаска - 20 бр.
8. Стол за touch screen - 3 бр.
9. Закачалка - 1 бр.
1.4.2 Доставка на Multitouch surface устройства
Предвидени са следните доставки:
1. Маса за вграждане на Multitouch surface устройства – 1
2. Брой персонални компютъра в маса – 3
3. Брой Мulti-touch дисплей в маса - 3
Техническата спецификация на Multitouch surface устройства е съгласно Приложение 23 от Насоките за кандидастване.
1.5 Откриване на центъра
След съгласуване на точната дата със ЦИО ще бъде открит новия офис на ОИЦ Сливен.
Откриването се бъде съпътствано от пресконференция и коктейл. Ще бъдат поканени кметовете на общини в областта, Областната администрация и регионалните структури на министерства и агенции, партньори и други
Дейност 4 Дейности по разпространение на печатна информация и аудиовизуални материали и осигуряване на информация и публичност За реализирането на тази дейност екипа на ОИЦ ще заложи на 2 типа под – дейности:
4.1. Дейности по разпространение на печатна информация и аудиовизуални материали и осигуряване на информация и публичност включващи:
Заснемане и записване на рекламни аудио и видео клип / клипа ще се разпространи до всички партньори;
Отпечатване на материали в регионална преса – 30 броя статии;
ТВ предаване в местна телевизия – 2 пъти годишно, на всеки 6 месеца – 6 броя предавания за целия проект;
Подготовка и изработване на хартиен тотем / за 4 общини, 4 главни и 12 местни офиса на партньорите – 20 бр.
Подготовка и отпечатване на годишен бюлетин (съответно за 2011/12; 2012/13; 2013/14 г.) с обобщени добри примери на областно ниво, А4 формат, цветна, 20 стр. – общо 1000 броя ( 1х200 и 2х 400)
Подготовка и разпространение на електронен информационни бюлетини (newsletter) – месечен – до минимум 200 получателя.
Подготовка на банер и поставяне в интернет страници на местни и регионални информационни агенции и медии – 12 броя
Доставка и поставяне на Обемно лого /на входа върху колона със син фон/ - размери 90 / 30 см. – 1 брой
4.2. Дейности осигуряващи информация и публичност:
Подготовка и отпечатване на визитки – 9000 броя;
Подготовка и отпечатване на тефтери – 300 бр.
Подготовка и отпечатване на пощенски пликове –300 бр.
Подготовка и отпечатване на листи за писане – 5000 броя
Подготовка и отпечатване на комплект от рекламни папка, химикал и молив - 600 броя
Подготовка и изработка на комплект от рекламни фланелка, шапка, чаша, чанта и чадър – 100 броя
Подготовка и отпечатване на рекламен винил със стойка – 5 броя;
Подготовка и отпечатване на плакат А3 формат – 500 броя;
Подготовка и направа на информационна табела – 1 брой;
Подготовка и отпечатване на ПВЦ стикер – 9 000;
Всички описани по-горе дейности и материали за осигуряване на информация и публичност ще бъдат изпълнени в пълно съответствие с ръководството за този вид дейности, публикувано от Управляващия орган на ОПТП /Приложение 17/, както и със съответните правила за информиране и публичност, предвидени в чл.8 от Регламент на Комисията 1828/2006 и приложение 1 към него.
На всички материали задължително ще се посочва финансовия принос на Европейския фонд за регионално развитие, предоставен чрез Оперативна програма „Техническа помощ” 2007-2013 г., както и ще бъдат използвани логото на ЕС и логото на Оперативна програма „Техническа помощ”.
Във всички обяви и публикации, свързани с проекта, както и на пресконференции и семинари, винаги ще съобщаваме, че проектът е получил финансиране от ЕФРР чрез ОПТП.
Дейност 5 Дейност за организация и управление на проекта Обосновка на дейността:
Сформиране на екип за организация и управление на проекта е важна част от проектните дейности имаща отношение за успешното му изпълнение.
Ще бъде сформиран екип за техническа и финансова организация, управление, отчитане на проекта. Екипът ще се състои от вискоквалифицирани и опитни специалисти на общината и партньорите. Той ще включва:
Ръководител проект
Координатор проектни дейности
Счетоводител на проекта
Избора на трети човек в Екипа за управление на проекта се наложи, поради участието на повече партньори в проекта - Европа Директно Сливен, Областна администрация Сливен, и Фондация “Европейски младежки инициативи”. Този експерт ще участва във всички мероприятия извън офиса на ОИЦ, което ще позволи един от служителите на ОИЦ винаги да бъде на място в центъра.
С подписването на договорите с екипа на проекта ще бъдат делегирани техните права и потвърдени отговорностите и задачите им.
Екипа определен от водещата организация ще гарантира навременно изпълнение на всяка дейност, съблюдава за стриктното спазване на заложения времеви график, оценява своевременно възникналите рискове и критични моменти при изпълнението на дейностите и гарантира устойчивостта и по-нататъшното разпространение на проектни резултати.
Изпълнението на проекта ще се извършва по метода на управление чрез цели. Този метод е насочен към оптималното изпълнение на дейностите, определени в проектната рамка и контролира нивото на постигане на целите. Контролът ще бъде реално проведен чрез установяване на определени критерии за оценка. Всяка дейност в рамките на проекта се определя в съответствие с три параметъра: време, разход и качество. По този начин резултатите от действията ще са по-добре контролирани.
Предвижда се изготвянето на междинни технически отчети, както и финален отчет в края на проекта. Тази дейност ще се извършва въз основа на изисканото прилагане на процедурите за отчетност и ще има за цел систематизирането на събраната до момента информация, за осъществяването на плащания към подизпълнителите за извършената работа и отчитането на водещата организация за извършената проектна дейност пред УО.
Проектът ще бъде управляван от ръководител на екипа, който в тясно сътрудничество с координатора, счетоводителя и екипа за управление на ОИЦ Сливен ще бъде отговорен за координацията на дейностите и тяхната отчетност, както и за подготовката и провеждането на процедурите за избор на подизпълнители. Те се провеждат от водещия партньор в съответствие със законодателството на Република България, релевантните европейски регулации и
Работата на екипа на проекта и екипа за управление на ОИЦ ще бъде съпътствана от:
1. Месечни работни срещи на екипа на проекта – всеки месец ще се провеждат работни срещи, с цел да бъдат отчетени приключените или текущи дейности и разпределението на предстоящите.
2. Създаване на система на вътрешен мониторинг и контрол на дейностите: Ръководителят на проекта ще предложи подходяща система за разкриване, отчитане, докладване и последващо разрешаване на всички регистрирани случаи на нередност по проекта, както и да създаде и поддържа досие за всеки случай на установена нередност.
3. Дейности по вътрешен мониторинг, контрол и разплащания: Екипът на проекта има за задача да бъде първо ниво на верификация на разходите при изпълнение на проекти по ОП. Следователно тази дейност ще включва пълна документална проверка на всички документи, свързани с изпълнението на дейностите, предмет на договора между Община Сливен и изпълнители. Ръководителят на проекта ще извършва пълна проверка относно своевремнното отчитане на дейностите/задачите при осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разхода.
4. Извършване на отчетност пред УО на ОПТП: Ръководителят на проекта, в сътрудничество с екипа на проекта и екипа на ОИЦ, ще подготвя необходимите отчетни документи, снимки и други материали, доказващи постигането на индикаторите за изпълнение; прилагане на хармонизираното национално и европейско законодателство при изпълнение на проектните дейности. Отчетността по проекта ще бъде изпълнена в пълно съответствие с клаузите на договора за безвъзмездна помощ и указанията на Управляващия орган, както и националното законодателство и стандарти в сферата. Счетоводителят на проекта ще поддържа отделна счетоводна аналитичност по проекта по реда, предвиден за извънбюджетните сметки и фондове, съгласно указания на Министъра на финансите.
В бюджета на проекта – Приложение 2 (Таблица 12) са предвидени финансови средства освен за разходи за вънаграждения на екипа за управление, и такива за Други разходи, свързани с управлението и изпълнението на проекта.
Като краен резултат от тази дейност очакваме да постигнем добро и балансирано управление на проекта, качествен мониторинг и адекватен контрол на проектните дейности и постигнатите от тях резултати.
Дейност 2 Информационна дейност в офиса на ОИЦ Сливен Тази дейност включва две под-дейности:
2.1 Създаване на база данни в ОИЦ Сливен:
Подготовка на база данни с организации и контакти в общинските центрове и малките населени места, потенциални бенефициенти на ОП;
Набиране на добри практики на областно ниво;
Подготовка на база данни с консултанти на областно ниво
Осигуряване на разнообразна основна и специфична информация за НСРР и оперативните програми, предоставяна по телефон, електронна поща и/или на място;
2.2 Информационни и комуникационни дейности в офиса на центъра.
Екипа на центъра ще осигурява на посетителите на центъра различни видове информационни и логистични услуги, а именно:
Осигуряване на разнообразна основна и специфична информация за НСРР и оперативните програми, предоставяна по телефон, електронна поща и/или на място;
Разпространение на информация и документи по открити процедури по ОП;
Предоставяне на информация за добри практики – споделен опит и успешни проекти, включително на областно ниво;
Разпространение на безплатни информационни материали, издавани от ЕК, други европейски институции, УО, произведени по проекти, съ-финансирани от СКФ;
Разпространение на обща информация за политиките на ЕС и информация и информационни материали за съответната област.
Предоставяне на възможност за ползване на място (в информационния център) на специфична литература и информационни ресурси;
Ежедневно осигуряване на достъп до компютър с Интернет и съответната периферна техника (принтер и др.);
Ежедневно осигуряване на техническо оборудване и помещения (зали) за провеждане на информационни събития, популяризиращи Кохезионната политика.
Това ще бъде една от първите задачи на новосформирания екип на центъра. За реализирането на тази дейност Ръководителят на офиса ще изпрати писмо до кметовете на общини в областта, Областната администрация и регионалните структури на министерства и агенции, Местни и регионални асоциации и обединения на МСП, като се изисква да се посочи лице за контакти, за да се установят каналите на комуникация.
Със специална изработена форма на информационна карта ще бъдат набрани добри практики на областно ниво на приключили и текущи проекти.
Ще бъде направено проучване и установени контактите на консултанти на место и регионално ниво. Създадената база данни ще включва също контактна и специфична информация за НСРР и оперативните програми, която ще бъде редовно осъвременявана в тясно сътрудничество с всички УО на ОП, осигурявайки по този начин предоставяне на компетентна, прецизна, актуална и опростена информация на място на всички посетители.
Тази дейност ще се извършва еднократно в началото на проекта, като текущо се обновяват контактите на 6 месеца, а добрите практики и специфичната информация на 3 месеца.
Екипът на ОИЦ няма да предоставя услуги по подготовка на проекто-предложения на потенциални кандидати.
|