|
Дейности:
|
Дейност 4: Създаване и поддържане на информационен масив с данни за организации, институции, дружества, производители, потенциални бенефициенти за участие на територията на област В. Търново и обезпечаване на предоставяните информационни, експертни и Изготвяне на анализ на целевите групи и заинтересованите страни, потенциалните нужди от информация /по вид, обем, структура, цикличност/, идентифициране на източниците, генериращи специализирана информация в интерес на потенциалните получатели.
Разработване на структурна архитектура на базата данни, съвместима с критериите за интегриране в националната информационна система, определяне на параметрите, обема и механизмите за набиране, актуализиране и поддържане на информацията за нуждите на ОИЦ.
Набиране и форматиране на изходна база данни по определените параметри: източници, целеви групи, потенциални заинтересовани страни. Концепцията на настоящия проект предвижда структуриране на база данни в две основни функционални групи: източници на информация / ползватели на информация.
По отношение на източниците: обхващат всички ресурси за предоставяне на информация за оперативните програми / органи на управление, приоритети, бенефициенти, отворени процедури, проекти в процес на изпълнение и пр./, структури на ЕК, други донорски програми, дипломатически и търговски мисии на страните от ЕС, европейски организации, партньорски общини в страни от ЕС и пр.
По отношение на потенциалните ползватели на информация: общини на територията на областта, неправителствени организации, икономически субекти / независимо от организационната форма/, средства за масова информация. Подходът на настоящото проектно предложение е, че заинтересовани страни са както потенциални бенефициенти, така и възможни изпълнители на дейности по проекти, финансирани със средства на ЕС. Дейността се изпълнява съгласно определените в Наръчника процедури.
Идентифициране на източници на информация, договаряне на условия за доставка и ползване на информация и данни / абонаменти.
Концепцията предвижда проактивни действия от старна на ОИЦ – информацията ще бъде системно разпространявана до потенциалните бенефициенти по електронен път, чрез СМИ и чред рекламно-информационни материали, изпращани по пощата.
Създаване на оперативни контакти с отговорните служители във всяка от общините в областта. Чрез изпълнението на тази дейност ще бъде създадена системна връзка между потенциалните потребители на услуги от ОИЦ и информационните ресурси, с които дейността ще бъде обезпечена чрез специално разработената база данни / съгласно Процедурния наръчник за работа на 27-те ОИЦ/.
Вид дейност: присъща функция на ОИЦ – изпълнява се от служителите на ОИЦ
Очакван резултат: Създаден информационен масив за нуждите на ефективното изпълнение на функциите на ОИЦ. Набрана информация за потенциални потребители на услугите, партньорски институции и организации във всяка от общините на територията на областта. Създадени профсионални взаимоотношения на институционално ниво във всички общини на територията на областта. функциониране на дейността. Дейността се извършва съгласно насоките на ЦИО.
Дейност 2: Управление на проектните дейсноти, мониторинг и отчет Анализ за правно-организационните форми за създаванеи функциониране на Областния Европейски информационен център /ОИЦ/. Изготвяне, съгласуване и оформяне на всички необходими документи за функциониране на ОИЦ като самостоятелна структура, съгласно насоките на настоящата операция / оформяне на индивидуални партиди, разделителни протоколи и пр./
Осигуряване на необходимите комуникации и оформяне на договори: телефонни линии, интернет, СОТ, комунални услуги и пр.
Контрол и координация на дейностите по ремонт и реконструкция на помещението, създаване на условия за разполагане на съвременно техническо оборудване. Визуална идентификация, съгласно определените стандарти на УО.
Координиране на дейностите по доставка и монтаж на оборудването и обзавеждането на ОИЦ.
Изготвяне на необходимите документи, регламентиращи дейността: правила за работа, стандарти на поведение, правила за предоставяне на информационни услуги.
Разработване на процедура за подбор на служители /публичен конкурс/, изготвяне на необходимата документация, разпространяване на информация за конкурса и провеждане на процедура за подбор на служители. Процедурата ще съответства на практиките за подбор на служители в администрацията и ще бъде проведена при условията на широка публичност и прозрачност в периода на събиране на документи от кандидатите и с гаранции за конфиденциалност, толерантност и равнопоставено участие на всички, заявили желание за участие в подбора. Съгласуване на кандидатурите с УО и ЦИО. Оформяне на трудово-правните отношения на одобрените кандидати, съгласно действащото законодателство. Подборът на служители ще бъде извършен след създаване на условия за работа в помещенията на ОИЦ.
правила за оценка на индивидуалното изпълнение, стандарти и процедури.
Съдействие на ръководителя на ОИЦ и служителите за създаване на необходимия за изпълнение на задълженията информационен ресурс. Разработване на програма за работа на служителите в ОИЦ и координация за спазване сроковете по изпълнение на планираните дейности.
Въвеждане на система за отчитане на постъпилите сигнали, запитвания и предоставените услуги. Провеждане на периодични анкети сред посетители за степента на удовлетвореност.
Екипът за управление на проекта ще осигурява с необходимите материали и консумативи дейността на ОИЦ и ще следи за спазване на принципите на добро управление и отговорно отношение към околната среда, ще организира финансовата отчетност и контрол по разходване на средствата.
Провеждане на координационни срещи за анализ и оценка на напредъка по изпълнението на проекта. При необходимост внасяне на необходимите корегиращи действия. Изготвяне, обработване и систематизиране на необходимите документи за отчитане изпълнението на проекта. Създаване на архив за документиране на всички организирани в рамките на проекта публични събития.
Изготвяне на междинни отчети, доклади за напредъка и доклад за изпълнение на проекта.
Изготвяне на график за провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП и НВМОП, изготвени документации за участие в процедури за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги, доставки; проведени процедури за възлагане на обществени поръчки и сключени договори с изпълнители.
Разработване и системно анализиране на анкетни карти сред посетителите и ползвателите на он-лайн и електронни услуги.
Контрол и мониторинг на изпълнението на индикаторите на проекта.
Разработване и прилагане на механизми и стандарти за поддържане на системен ефективен контакт с ЦИО.
Изготвяне и окомплектоване на отчетната документация, съгласно изискванията на ОПТ.
Вид дейност: дейност на екипа за изпълнение на проекта, присъща дейност на ОИЦ.
Очаквани продукти/резултати: Създаден областен информационнен център / материално-технически и административно/.Изготвен комплект от вътрешнидокументи, регламентиращи дейността на ОИЦ и служителите, на базаПроцедурния наръчник за работата на 27-те ОИЦ. Разработени критерии за подбор на персонала и проведена процедура за подбор. Формиран екип за работа в ОИЦ. Ефективно изпълнение на планираните дейности. Отчетност и контрол за разходваните средства.
Дейност 3: Ремонт и реконструкция на помещенията за настаняване на ОИЦ Изработване на проект за организиране на пространството. Изготвяне на работни проекти за предвидените строително-ремонтни дейности.
Избор на вариант за подходящо оборудване и обзавеждане, на база разработените от УО варианти. Осигуряване на необходимите комуникации: телефонни връзки, факс, интернет, електрозахранване, в и к, сигнално-охранителна система, кабелна телевизия и пр.
Ще бъдат оформени самостоятелни входове за информационния център и останалата част от източното крило на сградата. Ще бъде изградена термо и звукоизолационна преградна стена дълга 20м. и висока 3,60 м. Ще бъде обособено помещение за пропуск (охрана) за достъп до останалата част от източното крило и работно помещение за офис на информационния център с три работни места и площ 35-40 м2. Ще бъде ситуирана зала за срещи с площ 60-65 м2 и капацитет до 35 места. Съществуващите санитарни възли ще бъдат разделени на два блока (за ползване от информационния център и за останалите ползватели) с обща площ 23 м2. Ще бъде обособена зона за приготвяне на кафе и чай. Планирани са мерки за осигуряване на достъпна среда до областния информационен център: пешеходна връзка – тротоар (рампа) с парапет с дължина около 70м. в имота по западната граница покрай ул. „ Сергей Румянцев ” и след това на изток към входа. За рекламно-информационна цел ще бъде издигната конструкция с височина 4м. и отвор около 15м. стъпваща от двете страни на официалното стълбище. Предвидено е извършване на ремонт и реконструкция на определените помещения.
Подбор на адекватни решения за климатизация и вентилация на помещенията на ОИЦ. Закупуване и монтаж. Проектиране и монтаж на подходящо осветление.
Ремонт на общите части от сградата по трасето за достъп до ОИЦ.
Вид дейност: Експертно-консултантски услуги, строително-ремонтни дейности, доставка и монтаж на обзавеждане и оборудване, доставка и монтаж на техника.
Очакван резултат: Изграден и оборудван областен информационен център, съгласно изискванията за единна идентификация и визуализация. Представена в подходящ обем и формат информация за предназначението на ОИЦ и предоставяните услуги
Дейност 5: Мерки за публичност и визуализация Организиране на 4 пресконференции за журналисти от регионални и национални медии / при стартиране на проекта, след приключване на етапа по организация на ОИЦ за представяне на проекта и програмата за работа, 1 през втората проектна година и 1 в края на проектния период..
Изготвяне и разпространяване на пресинформации за отделните етапи от изпълнението на проекта и за инициативи, услуги и събития, инициирани, организирани и провеждани от ОИЦ. /съгласно насоките за публичност пресинформациите са предварителни и последващи/. За организираните събития ще бъде изготвян визуален архив / фото или видео, в зависимост от спецификата на мероприятието/.
Разработване на информационен бюлетин: програмно обезпечаване, изготвяне на графична схема на бюлетина, график на отговорните редактори на бюлетина / служителите на ротационен принцип/, отчитане на изпращанията, създаване на архив на бюлетина.
Пространствена реклама: изработване на пана и закупуване на конструкции за 3 банерфикса, съдържащи необходимите елементи, съгласно изискванията за публичност и визуализация на ОПТ и графичните символи на ОИЦ.
Изработване на указателни знаци и табели в района на ОИЦ: идентификационна арка на подхода към ОИЦ, информационно пано за предлаганите услуги, надписи и означения за работно време, отговорно лице, телефони за контакт, интериорни насочващи табели, обозначителни табели за служителите и отделните информационни зони, поставки за брошури, баджове.
Изготвяне на рекламно-информационни материали – брошура и диплянка представящи дейността на ОИЦ. Ще бъдат изработени стикери, за идентифициране на оборудването и обзавеждането и за разпространение като информационен материал. Ще бъдат изготвени папки. Изработване на флайери, които ще бъдат използвани като средство за популяризиране и предварителна информация за организираните публични събития.
Разработване на електронна бланка и идентификационен гриф за електронни съобщения, съдържащи графичните символи за ОИЦ. Тези визуални елементи ще гарантират спазване на изискванията за публичност и визуализация в пълния обем кореспонденция на ОИЦ.
Използване на публичен интерфейс за достъп до базата данни и услугите, предоставяни от ОИЦ / интернет сайт. Дейността ще се изпълнява съгласно инструкциите и указанията на ЦИО.
Систематизиране на архив на изработените рекламно-информационни материали и архив на публикации в пресата и интернет и излъчвания в електронни медии, съгласно изискванията за отчитане на мерките за информиране и публичност.
Вид дейност: външна услуга. Изпълнителят ще бъде избран по реда на ЗОП/НВМОП.
Очакван резултат: *Информационни събития - организирани 4 пресконференции за журналисти, *Информационни и комуникационни материали: изготвени 36 бр. пресинформации, издадени 5 бр. електронни бюлетини, стикери – 1000 бр.; диплянки -3000 бр., брошури-3000 бр., папки – 1500 бр.,флайери – 15 000 бр., баджове, визитки – 1500 бр. *Мобилни съоръжения за пространствена реклама – банерфикс (3 бр.) за използване при организиране на публични събития. Транспарант/арка (1); Поставки за брошури – 4 бр. / 2 вида х 2/; Информационно пано – 1 бр.; интериорни насочващи табели – 2 бр.;инфостойка – 2 бр.; публикации в медии – 20; *Интернет сайт общ за 28-те ОИЦ.
Дейност 1: Организиране и провеждане на търгове за възлагане на обществени поръчки Дейността включва всички процедури по организацията, провеждането и възлагането на обществени поръчки от страна на Община Велико Търново на подизпълнители за изпълнението на настоящия проект.
Предвижда се провеждането на открити процедури за: ремонт и реконструкция на помещенията за настаняване на ОИЦ без обособени позиции на обща стойност 72 053,12 лв., съгласно ЗОП/НВМОП, както и следните процедури за услуга, съгласно чл.2 от НВМОП: изготвяне на проект за ремонт и реконструкция – 10 150,00 лвинформация и публичност – 16 580,00 лв., организиране на публични събития за потенциални бенефициенти и изпълнители на дейности по проекти, финансирани със средства от ЕС, за представители на средствата за масова информация /СМИ/ и за широката общественост – 73 840,00 лв./, разработване на рекламно-информационни материали – 30 106,00 лв. Процедурите за избор на изпълнители по реда на ЗОП и действащите подзаконови нормативни актове се предвижда да бъдат осъществени от специално създадения за това в общинската администрация отдел „Методология на обществените поръчки” към дирекция „Вътрешен одит, финансово управление, контрол и методология”. Стойностите на поръчките са формиране на база разчет за изпълнение на предвидените дейности и съобразно изискванията на ОПТ и бюджета на настоящия проект. Предмета на поръчките и бюджетната стойност са определящи при избора на вид процедура за избор на изпълнител.
Дейността предвижда разработване на конкурсните документации за избор на изпълнители по реда на ЗОП и НВМОП, подготовката и провеждането на тръжни процедури. При подготовка и провеждането на процедурите за избор на изпълнители ще бъдат съблюдавани принципите на прозрачност и необвързаност, равнопоставеността на всички заинтересовани юридически и физически лица независимо от техния пол, раса и националност.
Очакван резултат: Проведени търгове за възлагане на обществени поръчки; Сключени договори с подизпълнители.
Дейност 7: Закупуване на офис обзавеждане и техническо обезпечаване на ОИЦ-Велико Търново със съвременни информационни устройства, предоставящи информационни услуги и комуникационни дейности по отношение преките ползватели на услугите на центъра и в Поради необходимостта от обезпечаване на адекватни условия за ефективното функциониране на Областен информационен център – Велико Търново, в изпълнение на проекта се предвижда закупуване на подходящо оборудване и обзавеждане на база разработените от УО варианти. Офис обзавеждането ще включва: 3 бр. работни бюра; 1 бр. заседателна маса модулна, съставена от 6 бр. модули; 3 бр. контейнери с чекмеджета и централно заключване; 3 бр. работните столове с подлакътници; 16 бр. посетителски столове без подлакътници; 4 бр. шкафове за документи; 2 бр. стелажи без врати с открити рафтове ; 3 бр. столове за touchscreen и 1 бр. стояща закачалка за дрехи. Цялото офис обзавеждане ще бъде съобразено с техническите изисквания за същото съгласно Приложение № 22 към Насоките за кандидатстване.
Предвижда се закупуване на 3 бр. Компютърни конфигурации, отговарящи на минималните технически изисквания за персонални компютри по отношение на хардуеър и софуеър, съгласно Приложение № 23 към Насоките за кандидатстване.
За по-доброто поуляризиране на Кохезионната политика на ЕС в България се предвижда и закупуване на 3 бр. Multitouch surface устройства, които представляват интерфейс с многоточково докосване, които ще бъде вградени в подходящо офис обзавеждане. Устройствата ще могат да се ползват от посетителите на центъра с цел по-пълно предоставяне на информация по отношение на политиката на ЕС в България и ще отговарят на изискванията и техническите спецификации, определени от УО в съответствие с изискванията на Насоките за кандидатстване и съответното Приложение № 23 към тях. За да функционират максимално ефективно устройствата, за същите се предвижда закупуване на маса за вграждане, в съответствие с типа, определен в техническите изисквания на Приложение № 23 към Насоките за кандидатстване.Офис обзавеждането от работни бюра, контейнери, столове, модули за заседателни маси, шкафове и стелажи, както и обзавеждането за вграждане на 3 бр. Multitouch surface устройства ще бъдат съобразени с „Концепцията за брандинг и визия на 27-те областни информационни центрове за популяризиране на Кохезионната политика в България”.
Закупуване и монтаж. Проектиране и монтаж на подходящо оборудване и обзавеждане.
Вид дейност: Доставка и монтаж на обзавеждане и оборудване, доставка и монтаж на техника.
Очакван резултат: Изграден и оборудван областен информационен център, съгласно изискванията за единна идентификация и визуализация. Представена в подходящ обем и формат информация за предназначението на ОИЦ и предоставяните услуги.
дейност 6: Организиране на публични събития за потенциални бенефициенти и изпълнители на дейности по проекти, финансирани със средствата от ЕС, за СМИ и за широката общественост Дейността предвижда популяризиране на услугите, предоставяни от ОИЦ и неговата дейност и капацитет сред три основни целеви групи: настоящи и потенциални бенефициенти по ОП, журналисти от общински и регионални медии и кореспонденти на централни СМИ и широката общественост. На база това обособяванена целевите групи са разделени и поддейностите, а именно:
Поддейност 1: за медии
Организиране на 2 пътуващи семинара за журналисти от издания на територията на областта с посещения на място на проекти, изпълнявани с финансовото съдействие на ЕС / във всички общини на територията на областта. Първото събитие ще се реализира непосредствено след откриване на ОИЦ, а второто - в края на проекта с цел отчитане на резултатите/. Пътуващите семинари ще съчетават представянето на функциите на ОИЦ, представянето на потенциала на Оперативните програми за подкрепа на местното развитие и ще предоставят възможност за среща по места с бенефициенти по проектите. Формата „пътуващ семинар” способства за създаването на по-близки контакти между служителите на ОИЦ и ресорните репортери, което е предпоставка за оптимизиране на съвместната работа. Семинарите имат и обучителен ефект за журналистите, т.к. от тяхната компетентност зависи адекватната оценка на усилията за успешно управление на средствата от ЕС и раз.биране за работата и отговорностите на УО и МЗ.
Ще бъде организиран уъркшоп за журналисти, на който ще бъдат представени индикативните програми на Оперативните програми и действащите програми на ЕС. Целта на това събитие е запознаване на представителите на СМИ със спектъра от възможности, които предоставят различните програми на ЕС и Оперативните програми в България. Чрез медиите се бъде разпространяване своевременна информация за предстоящите проектни процедури, което ще даде възможност за активизиране подготвянето на проектни предложения и ще заостри интереса на медиите към периодите на публикуване на покани по ОП. Представянето на множеството хоризонтални програми ще даде системна представа за възможностите за надграждане на проектите и тяхното мултиплициране, чрез използването на различни инструменти.
Разработване и поддържане на съвместна рубрика със средства за масова информация. Веднъж месечно, в съответствие с разработен план, представител на ОИЦ или централна структура ще участва в програмите / изданията на местни и регионални медии. Така ще бъдат създадени условия за максимално покритие на аудиторията и достигане до потенциални бенефициенти. Предвижда се да бъдат постигнати взаимноприемливи условия и чрез изпълнението на тази мярка да бъдат реализирани изискванията, определени вПроцедурния наръчник, за системни срещи с регионалните медии.
Поддейност 2: за потенциални бенефициенти
Провеждане на информационни дни на територията на всяка от общините от областта / представяне на дейностите на центъра, предоставяните услуги и възможностите за получаване на информация/. Информационните дни включват презентация, представяща дейността на центъра и актуални покани за набиране на проектни предложения по различните оперативни програми и открита дискусия с възможност за задаване на индивидуални въпроси. Обезпечаване на специалисти за предоставяне на информация за хора със специфични нужди. По време на информационните дни, служтелите в ОИЦ провеждат и анкети за оценка на дейността и набират въпроси, които изискват да бъдат насочвани към централни структури. По този начин информационните дни „захранват” с активни контакти служителите за определен период от време. Този факт е важен, т.к. индивидуално получения компетентен отговор, мултиплицира ефекта от кампанията за популяризиране на ОИЦ. Общо за проектнния период: 32 проведени информационни дни.
Провеждане на семинари в населени места / по едно от всяка община, различно от общинския център, съгласно заявен интерес/ с участие на местни бенефициенти по проекти, с цел популяризиране добри практики и обмен на знания. В семинарите, в зависимост от положението на общината, възможностите за кандидатстване и интереса ще бъдат канени за участие представители на регионалните структури на УО. Целта е потенциалните бенефициенти да получат подробни указания и разяснения относно процедурите за кандидатстване. Възможност за провеждане на 21 семинара за целия период/.
Поддейност 3: за широката общественост
Официално откриване на ОИЦ – екипът на проекта ще положи усилия за отптимизиране на дейностите и за организиране на тържественото откриване на центъра в Деня на Европа – 9 май 2011 г.
Отбелязване на Европейската година на доброволчеството – 2011 – неформална среща с участието на чуждестранни доброволци в България, българи с опит в доброволчеството, приемащи и изпращащи организации и представители на Програма „Младежта в действие” – за представяне на потенциала на доброволчеството, приноса му за практическото прилагане на европейските политики и възможностите за финансиране на доброволчески дейности. / през 2011 ще бъде отбелязана Европейската година на „Активното стареене” – инициативите на ЕК, възможности за използване потенциала на възрастните хора. /
За втората и третата проектни години ОИЦ ще разработи програма за публичните събития, които ще бъдат организирани. Обединителният елемент за тях е обвързването им с дати, свързани с европейски политики и българската история в ЕС. С публични прояви, организирани от ОИЦ и насочени към формиране на позитивни нагласи за ползите от членството на страната ни в ЕС ще бъдат отбелязвани: денят на подписването на договора за присъединяване на България към ЕС /25.04/, Денят на Европа / 09.05/, денят на европейските култури / 16.10/. Ще бъдат положени усилия в рамките на организираните прояви да бъдат канени представители на дипломатическите мисии на страните, председателстващи ЕС в съответния период. / общо за периода на изпъленние на проекта – 11 прояви за широката общественост / 3 през първата година и по 4 през втората и третата/
Паралелно с това в рамките на своите професионални задължения, служителите на ОИЦ ще провеждат информационни срещи за представяне на дейностите по проекти, изпълнявани от конкретни бенефициенти на ОП, целеви групи в които се явяват представители на бизнеса, културни институции и пр. / пр. ИАНМСП, БИС, БАИ, МК и пр./ и ще оказват логистична подкрепа за организиране на публични прояви с организации, предприятия и институции от областта за възможностите, предоставяни от ОП чрез проекти, реализирани от централни институции .
За успешното изпълнение на планираните прояви ще бъдат разработени 3 вида рекламно-информационни материали: печатен /1 вид/ и сувенирни / 3 вида/ за масово разпространение, съгласно предложените образци.
Вид дейност: външна услуга
Очакван резултат: проведени 2 пътуващи семинара за журналисти, 1 уъркшоп за журналисти, 32 проведени информационни дни, 21 семинара за потенциални бенефициенти, 11 събития за широката общественост. Изготвени рекламно-информационни материали за осигуряване на събитията: шапки – 3 000 бр., фланелки – 1 000 бр., торбички – 1 000 бр., химикалки – 1 000 бр.
|