|
Дейности:
|
Дейност 7: Информация и публичност На ОИЦ ще бъде монтирана информационна табела, изработена от УО. На офиса на екипа по проекта ще бъде поставена идентична, но с по-малки размери, за информиране на целевите групи и широката общественост.
Ще бъдат разработени и отпечатани 350 бр. плакати с формат А2, които ще бъдат поставяни в сградите на сградите на Общината и Областна администрация, Агенцията за регионално икономическо развитие, Тракийски университет, библиотеките и читалищата, както и на други ключови места за комуникация в града. Плакати ще бъдат предоставени за разпространение и в другите общини от област Стара Загора, съгласно предстоящите събития.
Ще бъде изработени 3 бр. банери, които ще бъдат ползвани при провеждането на събитията и прес-конференциите по проекта.
Ще бъдат разработени и отпечатани папки (1 500 бр.), които ще бъдат комплектовани с информационна брошура (5 000 бр.), блок-листи А4 с (1 500 бр.) и еко-химикали (1 500 бр.), които ще бъдат ползвани за участниците в информационните събития и срещи и във външните комуникации на Областния информационен център, с цел популяризиране на програмата, проектът, резултатите. Информационните брошури ще бъдат поставени и в учебните корпуси на Тракийски университет, сградите на Общината и Областна администрация, Агенцията за регионално икономическо развитие, библиотеките, читалищата, както и на други ключови места за комуникация в града и в другите общини от областта. Задачата им ще бъде да информират целевите групи по проекта и широката общественост за местоположението на центъра, работното му време, контактната информация, предоставяните услуги.
Ще бъдат подготвени и отпечатани 1 000 бр. (х 500 за последните 2 години) работни календари с контактната информация и местоположението на ОИЦ.
Ще бъдат изработени и 565 бр. ленти за мобилни телефони, които ше бъдат разпространявани най-вече сред представителите на целевите групи - участници в информационните събития.
Ще бъдат проведени 6 прес-конференции: 1-вата при стартирането на проекта за разясняване и популяризирани неговите цели, дейности, очаквани резултати, бюджет; 1 в средата от реализацията на дейностите, за да бъде представен плана за предстоящата година, 1 заключителна при приключването на проекта, на която ще бъдат представени окончателните резултати, степента на постигане на целите, изразходваните средства, 3 в края на всяка година от реализацията на дейностите, за да бъдат разяснени и популяризирани напредъка на проекта, конкретните резултати към момента, срещнатите трудности и др. Тези 3 пресконференции ще се провеждат в рамките на програмата на годишните регионални конференции, организирани от ОИЦ.
Всички описани дейности и материали за осигуряване на информация и публичност също са планирани и ще бъдат изпълнени в пълно съответствие с ръководството за този вид дейности, публикувано от Управляващия орган и със съответните правила за информиране и публичност, предвидени в чл.8 от Регламент на Комисията 1828/2006 и приложение 1 към него. Ще бъдат предприети всички необходими стъпки за популяризиране на факта, че проектът се съфинансира от Европейския фонд за регионално развитие. Екипът задължително ще посочва финансовия принос на Европейския фонд за регионално развитие, предоставен чрез Оперативна програма „Техническа помощ” 2007-2013 г. в информацията, предоставяна на целевите групи по проекта, в своите междинни и годишни технически доклади, както и други документи, свързани с изпълнението на проекта и при всякакви контакти с медиите. Ще бъде използвано логото на ЕС и логото на Оперативна програма „Техническа помощ”. Всички материали, в каквато и да било форма и в каквото и да е средство за масова информация, в това число и в Интернет, ще съдържа задължителните текстове и заявления.
Дейност 1: Управление на проекта Управлението на проекта ще бъде важна част от проектните дейности и е съществено за успешното му изпълнение. Изпълнението на дейностите на проекта ще бъде управлявано от сформирания екип по проекта, който включва: Ръководител на проекта; Счетоводител на проекта; Координатор на АРИР; Координатор на ОА. Членовете на екипа по проекта са избрани по предварително разработени за тази цел критерии.
С подписването на договорите с екипа на проекта ще бъдат делегирани техните права и потвърдени отговорностите и задачите им. Всеки от тях ще бъде запознат с изискванията за конфликт на интереси и кодекс за етично поведение, както и приложението им по начин, който не нарушава императивните разпоредби на действащото българско законодателство. След това всеки от тях ще подпише Декларация за безпристрастност и поверителност, с която се задължава да запази поверителността на всички предоставени документи, информация или други материали, за срок не по-малко от три години след приключването на Оперативната програма в съответствие с чл. 89 (3) от Регламент на Съвета № 1083/2006. Ще бъде установена и задължителната система за съхраняване и архивиране на документите, свързани с проекта, съгласно правилата за управление на проекти на ОПТП и системата за финасово управление и контрол, и системата за мониторинг на Община Стара Загора. На първата среща на екипа ще бъдат разгледани и правилата на Управляващия орган за техническа и финансова отчетност и прилежащата документация.
1.1 Месечни срещи на екипа на проекта – работни срещи ще се провеждат всеки месец, с цел да бъдат отчетени приключените дейности или текущите такива и разпределението на предстоящите. На тези срещи също ще бъдат обсъждани текущи проблеми или разрешени такива, свързани с изпълнението на проекта. Графикът им ще бъде изготвен на месечна база, което не изключва провеждането на допълнителни такива при обективно възникнала необходимост и перманентните ежедневни контакти чрез различни комуникационни канали. Ще бъдат водени протоколи на всички работни срещи, които ще се провеждат по утвърден дневен ред.
1.2 Създаване на системата за вътрешен (от екипа на проекта) мониторинг и контрол: Ръководителят ще установи и прилага подходяща система за разкриване, отчитане, докладване и последващо разрешаване на всички регистрирани случаи на нередност по проекта, както и да създаде и поддържа досие за всеки случай на установена нередност. Всички членове на екипа по изпълнението на проекта ще бъдат запознати с определението за нередност и ще бъдат задължени да докладват всеки случай на подозрение и/или доказани случаи на нередност съгласно установена процедура. Процедурите за осъществяване на вътрешен мониторинг по дейностите, които предстои да бъдат възложени на изпълнители, за постигане на планираните индикатори за количество, качество и време, вкл. и начините им за документиране и управление ще бъдат представени от Ръководителя на проекта на екипа на първата работна среща, за да бъдат разгледани и потвърдени.
1.3 Дейности по вътрешен мониторинг, контрол и разплащания: Екипът на проекта има за задача да бъде първо ниво на верификация на разходите при изпълнение на проекти по ОП. Следователно тази дейност ще включва пълна документална проверка на всички документи, свързани с изпълнението на дейностите, предмет на договора между Община Стара Загора и изпълнителя. Всяка проверка задължително ще се документира в доклад, който ще се предоставят на Управляващия орган при поискване. В случай на констатирани отклонения или нередности към изпълнителя ще бъдат отправяни конкретни препоръки за коригиращи действия. Екипът ще включва информация за тези констатации и препоръки в рамките на междинните 3-месечни доклади за напредъка по проекта и за предприетите мерки за отстраняване на нередностите. Екипът на проекта ще се възползва от правото си, ако счете за необходимо да извършва проверки на място без да уведомява предварително изпълнителя за това. Разплащанията към изпълнителите ще бъдат извършвани само след извършване на гореописаните проверки, независимо преди колко време е била последната, ако тя не е била свързана с тази цел. Ръководителят на проекта ще извършва пълна проверка относно своевремнното отчитане на дейностите/задачите при осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разхода. Ще бъде прилагана системата на двоен подпис счетоводител+ръководител проект;
1.4 Отчетност пред УО: Ръководителят на проекта, в сътрудничество с екипа на проекта, ще подготвя необходимите отчетни документи, вкл. снимки и други материали, доказващи постигането на индикаторите за изпълнение; прилагане на хармонизираното национално и европейско законодателство при изпълнение на проектните дейности; Отчетността по проекта ще бъде изпълнена в пълно съответствие с клаузите на договора за безвъзмездна помощ и указанията на Управляващия орган, както и националното законодателство и стандарти в сферата. Ръководителят на проекта приема ежемесечно извършената работа от всеки член на екипа с приемно-предавателен протокол. Екипът ще изготвя и изискваните междинни технически доклади и/или окончателен технически доклад. Тези доклади ще се придружават от финансови отчети, изготвени съгласно образците по договора за безвъзмездан помощ. Докладите ще съдържат пълна информация за всички аспекти на изпълнението за описвания период. Финансовия отчет ще бъде придружаван от копия на изискваните от Управляващия орган разходооправдателни документи. Копията на всички документи от описа също ще бъдат приложени. Счетоводителят на проекта ще поддържа отделна счетоводна аналитичност по проекта по реда, предвиден за извънбюджетните сметки и фондове, съгласно указания на Министъра на финансите.
Дейност 2: Организиране и провеждане на информационни събития и срещи в региона Екипът на ОИЦ, съвместно с партньорските организации, ще организира информационно събитие и/или среща във всяка от 11-те общини на регион Стара Загора веднъж на всеки 2 месеца, като няма да има такива в месеците август и декември. Времето на провеждане ще бъде съобразено с индикативните годишни работни програми на УО по различните оперативни програми. Предвижда се събитията да бъдат подготвени на модулен принцип, разпределени тематично.
Аудиторията (целевите групи) на срещите ще бъде формирана сред потенциалните бенефициенти и според обхвата на интервенциите по различните оперативни програми. В първата част те могат да бъдат насочени към една определена ОП, а във втората част към друга определена ОП. Освен представяне на основни акценти и понятия от Оперативните програми и конкретни насоки за кандидатстване, ще бъде предвиден и адекватен модул „въпроси и отговори + най-често допускани грешки”. Тези модули ще имат по-скоро консултативен характер. Екипът на ОИЦ няма да предоставя услуги по подготовка на проекто-предложения на потенциални кандидати. По време на информационните събития и срещи ще бъдат разпространявани печатните материали, подготвени от областния информационен център, както и тези, предоставени от ЦИО. Ще бъде използвана презентационна техника и методика за по-голяма яснота на представяната информация. Целта на тези информационни събития е потенциалните бенефициенти да получат актуална информация за кандидастване, данни и разяснения за предстоящите схеми по ОП, както и да получат отговори на своите въпроси.
В края на всяка година ще бъде организирана и провеждана годишна регионална конференция, на която ще бъде представяно направеното за годината от Община Стара Загора и партньорите. Участници в годишната конференция ще бъдат бенефициенти по оперативните програми от Област Стара Загора. Областна администрация, в качеството си на партньор, ще представя обобщен отчет за напредъка в усвояването на средствата по оперативните програми в Област Стара Загора. Участниците – общини, НПО, МСП, търговски компании ще представят свои успешно реализирани или изпълнявани проекти, добри практики и често срещани проблеми. Като гости ще бъдат канени и представители на централните и регионалните власти, както и на управляващите органи на оперативните програми. Предвижда се и участието на лектори от общини и региони от ЕС, партньори на община Стара Загора при планирането и/или реализацията на съвместни проекти. Целта е да бъде споделен техният опит и постигнати добри практики по темата. Програмата на конференциите ще бъде разделена на 2 части – предобедна обща част и следобедна, разпределена в тематични групи: администрации, бизнес, НПО, с което ще бъде съобразена и експертизата на канените лектори.
В края на всеки месец ОИЦ представя подробен доклад до екипа на проекта за проведените събития през месеца и за извършената дейност в офиса на ОИЦ.
Събитията и срещите ще бъдат организирани и провеждани в тясно сътрудничество, пряка координация и участие на АРИР-Стара Загора, приемна структура на ЕИЦ от мрежата Европа Директно и на Областна администрация Стара Загора.
Европа Директно-Стара Загора, чрез координаторът си, ще участва активно в подготовката и реализацията на информационните събития в общините и за представителите на регионалните медии: при подготовката на програмите, презентациите, комплектоването на материалите; представянето на обща информация за Кохезионната политика на ЕС; регулаторната рамка на ЕС и национално ниво за прилагането й; принципите на финансиране и др.; участие и/или присъствие на всички събития.
Областна администрация Стара Загора, чрез координаторът си, ще оказва институционална подкрепа за подготовката на събитията и срещите в общините – съдействие при подготовката на писмата и поканите до общините; институционална подкрепа за подготовката на събитията и срещите с представителите на регионалните медии чрез предоставяне на зали и подкрепа за подготовката на събитията и срещите; институционална подкрепа за подготовката и реализацията на регионалните годишни конференции. При провеждането им координаторът на Областна администрация Стара Загора ще представя информация за изпълнените проекти по ОП на територията на региона като общ бюджет, постигнати резултати и дългосрочни въздействия. Той ще участва и/или присъства на всички събития – при регистрацията на участниците, документирането им чрез снимков материал, раздаване на инфо-материали.
Участието на двамата координатори ще осигури възможността ОИЦ да бъде постоянно отворен за ползватели на място, тъй като само 2-ма души от екипа му ще пътуват за изнесените информационни събития и/или срещи.
Координаторите на двете партньорски организации ще съдействат при подготовката на междинните и финалните отчети.
Избягването на дублирането на дейности на ОИЦ с тези на Европа Директно-Стара Загора (АРИР) е описано в сравнителната таблица, част от настоящият формуляр за кандидатстване. В общи линии може да бъде обобщено, че дейността на Европа Директно-Стара Загора обхваща много по-широк кръг целеви групи, в т.ч. деца от детските градини и ученици; основно хоризонталните политики на ЕС; широк кръг инициативи на ЕК и винаги са обвързани с годишните й приоритети.
Дейност 8: Доставка и монтаж на офис обзавеждане и Multitouch surface устройство Дейност 8: Доставка и монтаж на офис обзавеждане и Multitouch surface устройство (интерфейс с многоточково докосване известен като Тouchsensingsurface вградена в подходящо офис обзавеждане) – предвижда се закупуване на офис обзавеждане, изцяло съобразено с Концепцията за брандинг и визия на 27-те ОИЦ с оглед осигуряване на единен облик на мрежата. Обзавеждането ще осигури по-добри условия за работа и по-висока оперативност на служителите при изпълнение на техните задължения както и по-добра атмосфера за посетителите, ползващи услуги в ОИЦ.
Закупуването на Multitouch surface устройство ще даде вазможност за разширяване на обхвата на предоставяните услуги на място в ОИЦ и ще повиши интереса на потребителите и нивото на посещаемост.
Офис обзавеждането и оборудването е предпоставка за създаване на представителност , оптимални условия за функциониране на ОИЦ, за повишаване качеството на услугите и за постигане на резултати, съответсващи на индикаторите за изпълнение на проекта.
Предвиденото обзавеждане на ОИЦ Стара Загора включва :
– 4 броя бюра,
- 6 броя модули за заседателна маса,
- 4 броя контейнера с 3 чекмеджета,
- 4 броя шкафове с врати,
- 2броя стелажа без врати
- столове – 4 броя работни, 15 брояпосетителски и 2 броя за Multitouch surface устройство
- 1 бр. закачалка
Обзавеждането ще бъде закупено е съгласно спецификация по Приложение 22 към Насоките за кандидастване.
Офис техниката предвидена за закупуване ще включва:
- 2 броя персонални компютъра ;
- 2 броя мultitouch surface устройство
- 1 броя маса за вграждане
Офис техниката ще бъде закупена съгласно спецификация 23 към Насоките за кандидастване.
Дейност 6: Разработване и разпространение на печатна информация и аудио-визуални материали 6.1 Инфобюлетин - екипът на Областния информационен център, съвместно с експерти от Европа Директно-Стара Загора ще подготвя информационен бюлетин. Съдържанието на бюлетина ще бъде разделено тематично: представяне на УО на Оперативните програми, текущи и предстоящи схеми за финансиране, полезни линкове, често допускани грешки, представяне на успешни проекти и практики от региона. Бюлетинът ще бъде изготвян в е-вариант и на хартиен носител. Е-вариантът ще бъде публикуван на сайта и разпространяван чрез мейлинг кампания до местните власти, НПО, МСП в региона, които са се абонирали на страницата на Центъра за тази цел и до тези, които са се регистрирали по време на информационните събития и срещи в региона или посетили ОИЦ. Печатният вариант ще бъде с общ годишен тираж 6 000 копия, разделени на 4 броя с периодичност 3 месеца. Общият тираж на информационния бюлетин за рамките на проекта ще бъде максимум 16 000броя. Броят на отпечатаните бюлетини за един тираж може да бъде променян по преценка на екипа на проекта, но общият тираж за проекта не може да надхвърля 16 000броя. Форматът му ще бъде А4 – 4 стр./6 стр. цветно издание. Той ще бъде разпространяван главно в областта, доколкото интернет покритието не е пълно и понякога липсват компютърни умения у потребителите особенно в по-малките населени места.
Дейност 4: Предоставяне на информационни услуги в офиса на ОИЦ освен организирането и провеждане на информационни събития и срещи в региона, екипът на ОИЦ ще предоставя информационни услуги и в офиса на центъра. Екипът на Центъра ще осигури предоставянето на услугите и в дните на събития в региона. За тази цел ще бъдат формирани необходимият брой екипи с експерти от Европа Директно-Стара Загора.
Услугите ще бъдат свързани с предоставянето на информация относно оперативните програми, възможностите за кандидатстване, текущи и предстоящи схеми за финансиране. Екипът на ОИЦ няма да предоставя услуги по подготовка на проекто-предложения на потенциални кандидати.
В офиса също ще бъдат предлагани печатните материали, подготвени от областния информационен център, както и тези, предоставени от ЦИО. За по-голямо улеснение на гражданите ще бъде инсталиран киоск (монитор с тъч-екран) с възможност за ползването му в извън работно време.
Ползвателите ще имат свободен достъп до интернет в обособен кът, както и до изданията, абонирани от ОИЦ.
Дейност 5: СМР за създаване на офис на Областния нформационния център предоставеното от Община Стара Загора помещение в идеалния градски център ще бъде ремонтирано, съгласно приложената КСС, неделима част от бюджета на проекта. Обзавеждането, интериорът и екстериорът на ОИЦ ще бъдат изцяло съобразени с концепцията за брандиране, подготвена от УО.
Ще бъдат извършени следните СМР:
- Ремонт на сервизно помещение,
- Ремонт на окачен таван;
- Ремонт на ВиК и ел. Инсталация;
- Обособяване на работно помещение за ръководителя на ОИЦ;
- Поставяне на климатици;
- Противопожарна сигнална система;
- СОТ;
- Подмяна на стени от гипсокартон, измазване, боядисване;
- Външна топлоизолация;
- Рампа за хора с увреждания, съгласно изискванията за достъпна архитектурна среда;
- Въвеждане на обекта в експлоатация;
Ще бъдат обособени три работни места за екипа на ОИЦ в общо помещение с отделна голяма маса за провеждане на съвещания и кът за посрещане на ползватели на ОИЦ. В общото помещение ще бъдат разположени и етажерки за рекламни и презентационни материали, предназначени за ползвателите. Ще бъде предоставена възможност на ползвателите да се запознаят с материалите и да получат кратка консултация по въпроси, свързани с възможностите за кадидастване и изпълнение на проекти по ОП. Отделно ще бъде обособено работно помещение за ръководителя на ОИЦ.
Дейност 3: Информационни събития и услуги за регионалните медии екипът на ОИЦ, съвместно с партньорските организации, ще организира информационни събития и ще предоставя услуги за представители на регионалните електронни и печатни медии. Те ще бъдат провеждани в съответствие са Наръчника за изпълнение на проекта. По време на събитията, чието провеждане ще бъде съобразено с индикативните годишни работни програми на УО, освен самите индикативните годишни работни програми, нивото на усвоените средства по ОП на регионално и национално ниво, на участниците ще бъдат представяни основните принципи на Кохезионната политика на ЕС, регулаторната рамка на ЕС и национално ниво за прилагането й, принципите на финансиране и др. актуални теми. Като гости на събитията, за да споделят своят опит, ще бъдат канени и представители на бенефициенти и изпълнители по ОП, както и участници в изпълнението им (напр. по ОПРЧР като стажанти или социални асистенти). Всяко следващо събитие ще бъде планирано съобразно посочените от регионалните медии теми в анкетните карти, които ще бъдат използвани и за обратна връзка относно качеството и полезността на събитието. Ще бъдат предоставяни и индивидуални услуги за представители на медиите при заявен от тях интерес по конкретна тема.
|