|
Дейности:
|
Дейност 2 „Функциониране на Областен информационен център в гр. Силистра” За изпълнение на целите на този проект и мярката за създаване на областни информационни центрове по ОП „Техническа помощ” са предвидени набор от информационни събития, работни срещи, семинари, конкурси. Заложено е да се провеждат минимум по две срещи годишно във всяка община, за разясняване на Кохезионната политика (КП) на ЕС, представяне на годишни индикативни таблици на всяка оперативна програма, представяне напредъка при изпълнението на НСРР и ОП през настоящия програмен период. През 2013г. и 2014 г. срещите са посветени на представяне на Стратегическите насоки на Общността за новия програмен период, в т.ч представяне и на Стратегическите и програмни документи на България за периода 2014-2020г. След стартирането на проекта до края на 2011г., ще се проведе по една среща по общини предвид на това, че през есента на тази година ще се провеждат местни избори и не е най-удачното време докато текат предизборни кампании да се организират други, било то и информационни срещи. В зависимост от интереса към проблематиката, ще се идентифицира времето в светлата част на деня за провеждане на мероприятие на место във всяка община.В област Силистра има 7 общини, т.е. среща във всяка една от седемте общини. Когато срещите се провеждат в гр. Силистра, ще се ползва залата на ОИЦ и няма да се заплаща наем, а за останалите срещи е предвидено заплащането на такъв. В случаите, когато общинските администрации окажат съдействие и предоставят зала за провеждане на мероприятия безвъзмездно, няма да се фактурира подобен разход. За реализирането на такива мероприятия, в бюджета на проекта е предвиден разход – транспортна услуга, защото в нашия град не се предлага услугата „наемане на кола”. Направихме предварително проучване на таксиметровите услуги и се оказа, че са изключително скъпи. Всяко едно от събитията, без значение къде се провежда – в офиса на ОИЦ в гр. Силистра или по общини ще бъде съчетано с кетъринг.
При провеждане на събития извън офиса на ОИЦ, участие в тях ще вземат по двама експерти от ОИЦ, а третият ще остане в офиса, за да не се допусне прекъсване на достъп на хора до него. При наличие на стажанти в ОИЦ, те също ще бъдат въвлечени в организиране и провеждане на изнесени събития. При подготовката на мероприятията, ще се подготвя преписка, така както изисква Наръчника за функциониране на ОИЦ и на тази база ще се отчита работата в ОИЦ през месеца. Ще се ползват медийни канали за информация на участниците: съобщения в общинското радио платени съобщения в печатни медии. При пътуването на служителите за мероприятия извън офиса, но организирани от ОИЦ – те ще ползват автомобил и шофьор от изпълнителя на договор „Транспортна услуга”. Дневни пари те ще получават, съгласно допустимостта на разходи по Наредбата за командировки в страната: по 10 лева на ден, ако мястото за провеждане на събитието е извън гр. Силистра и мероприятието продължи повече от 4 часа.
На место в залата за обучения в ОИЦ ще се провеждат браншови срещи, като особено внимание е отделено на бенефициентите по ОП „Конкурентоспособност на българската икономика”, на организациите, които работят с хора с увреждания, на младежки организации като специфична целева група. Предвидено е разработване на методика за обявяване на конкурс „Бизнесмен европеец” през 2012г., „Млад европеец” – през 2013г. и „Европейска община от област Силистра” – през 2014г., където целево ще се представят добри практики и успехи в усвояване на евро средства. Обявените конкурси няма да са еднократен процес. След провеждането на конкурсите и при обявяване на победителите е планирано да се направи посещение на место от сродни организации, за да се сподели опит, да се демонстрират ефекти от постигнатите резултати и др. Извозването до офисите на победителите ще става от фирмата, която предоставя транспортна услуга.
За проучване на добри практики в цялата област е предвидено по общини да се правят срещи на место от експертите на ОИЦ, след което да се възлага конкретна работа за заснемане от видео-оператора. Той ще има ангажимента да подготвя рекламни клипове и размножаването им, с цел разпространение на информацията сред местните власти и целеви групи, за популяризиране на ползите от членството ни в ЕС. Освен по електронен път, добрите практики от област Силистра ще се популяризират и чрез издаване поне веднъж годишно на справочник за споделяне на добри практики от област Силистра, който ще се разпространява по пощата, по време на срещи с бенефициенти, на место в ОИЦ. В зависимост от набраната информация, екипът за управление на проекта, съвместно с експертите от ОИЦ, ще реши броя и продължителността на интервюта или репортажи за излъчване по национални/регионални/местни радиа и телевизии на информация за успехи постигнати, благодарение на европейското ни членство и ползването на финансовите инструменти на ЕС в област Силистра.
Предвидено е изпълнението на този проект да стане с медиен партньор. Чрез обществена поръчка ще се избере местен или регионален вестник, където да се публикуват платени информации, за да съдържат всички задължителни реквизити на мерките за информация и публичност, които трябва да се спазват при изпълнение на проекти, съфинансирани с европейски средства. Като идея ще се работи за поддържане на каре, където поне веднъж седмично да се публикува информация за добри практики, предстоящи събития, резултати от проведени срещи, отворени и предстоящи търгове по ОП и др.
За популяризиране на работата на ОИЦ регулярно ще се провеждат радиопредавания по местните радиостанции. Медиите като цяло са група, с която ще се работи целенасочено, освен за да се отчита работата на ОИЦ Силистра и да се разпространява информация за напредъка на страната в усвояването на средства от европейските фондове, оценка на европейските институции за работата на България, подобряване на информираността на всеки гражданин независимо от неговата възрастова или етническа принадлежност и повишаване на прозрачността в работата с европейските институции и „ европейските” пари.
Доставката на канцеларски материали за нуждите на ОИЦ ще става при необходимост ежемесечно, но винаги по предварително направена писмена заявка.
Важно място при изпълнението на този проект има и организирането и изпълнението на мерки за информация и публичност по проекта. Предвидено е провеждането на две пресконференции – една в началото и една в края на проекта, монтиране на транспаранти във всяка една община, издаване на бюлетини за проекта и ОП „Техническа помощ”, монтиране на банери във всяка община, офиса на проекта и областната управа в Силистра.
Като важен елемент от мерките за информация и публичност е предвидено, всеки месец експертите в ОИЦ да подготвят електронен бюлетин, който да дава информация за неговата работа, организирани предстоящи събития, информация по отделните оперативни програми и други подобни. Той ще се разпространява безплатно по електронен път до всички потенциални бенефициенти, за които е събрана информация по време на провеждани събития, предоставена от браншови организации и сдружения, или предоставена от органите на местната власт, до местните власти и държавните институции, представени на регионален принцип. Тази база данни ще се актуализира непрекъснато, за да може информацията от ОИЦ да се разпраща до максимален брой потребители на интернет, които са и потенциални бенефициенти и целеви групи по различните ОП.
За популяризиране на информация за КП на ЕС, ОИЦ Силистра, добри практики от областта и предстоящи събития по ОП, т.е. обхващане на потребителите на друг комуникационен канал, екипът на проекта предвижда да се закупи електронно информационно табло, което ще се монтира на открито, в центъра на града, пред сградата на Художествената галерия, където ще се помещава ОИЦ. Таблото има специален софтуер, който позволява информацията, която се излъчва да се актуализира електронно. По тази причина е предвидено експертите в ОИЦ да я подготвят и след съгласуване с ръководителя на проекта да я обновяват ежеседмично.
Експертите в ОИЦ ще участват активно в мероприятия организирани от ЦИО, ЦИКО, УО и МЗ на ОП – проучвания, информационни дни, срещи и др., което е разписано като постоянна задача и през целия период на изпълнение на проекта. По същия начин, в графика за изпълнение на дейностите по проекта е предвидено и обслужването на граждани и разпространение на информация за НСРР, КП, ОП и други на хартиен и електронен носител. Абонаментът на двете предвидени списания „Фондове, Програми, Проекти” и „Мениджър” ще се предоставя за ползване от посетителите в ОИЦ на хартиен носител.
За провеждане на всички заложени мероприятия и поддейности, в помощ на експертите от ОИЦ Силистра, екипът който разработва този проекта предвижда да се набират стажанти за работа в него, на които няма да се заплаща. Практиката показва, че има мотивирани млади хора, които завършват атрактивни специалности: европеистика, управление на европейски публични проекти, регионална политика и други подобни, желаят да работят в администрацията, за да станат част от процеса по усвояване на средствата от СКФ на ЕС, да натрупат опит и впечатления, които да им помогнат да реализират планове за работа в европейските институции. Водени от това, предвиждаме и тази поддейност, като за нейното реализиране разчитаме на помощ от Дирекция „Бюро по труда” Силистра, както и връзка с български университети, където тези специалности са акредитирани за обучение. Смятаме, че динамичната среда, в която ще работят ще ги мотивира да се приобщят към експертите или консултантите, които работят за реализиране на не леката кауза за максимално усвояване на средствата от европейските фондове. По този начин ще се отчете положителен ръст, както за повишаване на информираността и подобряване на услугите в ОИЦ, така и за практическо усвояване на средства от Структурните и Кохезионния фондове.
Дейност 1 Създаване на областен информационен център в гр. Силистра Подготвителни, допустими дейности, извършени преди подписването на ДБП:
Преди подписването на договор за безвъзмездна помощ (ДБП) между Община Силистра и Договарящия орган на ОП „Техническа помощ” е подготвена документация за промяна на предназначението на помещенията, където ще бъде създаден ОИЦ. Поради това, че сградата е паметник на културата с местно значение, съгласно Закона за културното наследство и Закона за устройство на територията, проектът е режим на съгласуване с Национален институт за недвижимо културно наследство (НИНКН). Отделно от това със същия Институт е съгласувана и количествено-стойностната сметка за предвидените ремонтни дейности. Съгласуването включва заплащане на такси в НИНКН и получаване на писмени становища, както от Националния институт, така и от Министерство на културата.
Проектът за промяна на предназначението е съгласуван и с експлоатационните дружества, съгласно ЗУТ, за което също са извършени разходи. Предвид на това, че всяка институция, която съгласува техническа документация има различни стойности на таксите, в таблица 10 на бюджета те са посочени на отделни редове. Разходите вече са направени и се знаят точните суми. След получаването на всички съгласувания, проектът се разглежда от Общинския експертен съвет по Устройство на територията и се издават съответните документи от Общината. За тях не се заплащат такси.
Описаните до тук процеси са задължителни, съгласно действащия ЗУТ и Закона за културното наследство, защото без съответните документи е недопустимо извършване на СМР в помещенията, където ще бъде ОИЦ.
Предварителни дейности, които ще се изпълняват след подписване на ДБП и преди стартиране работата на ОИЦ:
Създаване на областен информационен център е първа дейност по проекта. В нея са включени няколко поддейности, които е необходимо да бъдат изпълнени преди стартиране работата на ОИЦ.
След подписване на договор за безвъзмездна финансова помощ ще бъде изпратена за съгласуване документацията, съгласно която ще се проведе обществена поръчка за избор на изпълнител на СМР, по реда на Наредбата за провеждане на малки обществени поръчки. След одобрението на документите ще бъде обявена обществена поръчка за избор на изпълнител, който трябва да извърши строителните и монтажни работи в помещенията, където ще се позиционира ОИЦ. След подписването на договор с изпълнителя, той ще започне работа, съгласно утвърдената в бюджета на проекта КСС и техническото задание съгласувано с УО на ОПТП. В помещенията сега има: екран, прозоречни климатици, лентови щори, които са собственост на настоящия наемател и ще му бъдат върнати. Предвид на това, че устната препоръка на НИНКН е да не се слагат прозоречни климатици, ще бъдат доставени и монтирани колонни такива.В КСС е заложено таванът да е боядисан в бяло, а стените в цветно, т.е. ще бъдат напълно изпълнени изискванията за брандинг и визия в Центровете. Подът е от мозайка в цялата сграда и няма да търпи интервенции, защото тя е паметник на културата. В последствие ще бъдат изготвени съответните документи, съгласно ЗУТ, удостоверяващи годността на обекта за ползване.
Успоредно с избора на изпълнител на СМР ще се съгласува документация и ще се изберат авторският и строителен надзор.
След като от ЦИО доставят обзавеждането и оборудването, определени за ОИЦ Силистра – то ще бъде сглобено и монтирано на место.
Успоредно с това ще бъде проведен конкурса за подбор на персонал, който да работи в ОИЦ.При обявяването и провеждането му ще се спазят напълно изискванията на УО за подбор на персонал. С тримата експерти ще бъдат сключени трудови договори, с начална дата – датата, от която започва тяхното обучение, организирано от ЦИО. Те ще бъдат назначени с едногодишен изпитателен срок в полза на работодателя. При невъзможност да изпълняват задълженията си, съгласно длъжностните характеристики, определени от УО, те ще бъдат освобождавани.
Едновременно с извършването на СМР в обекта, ще се организират и проведат и останалите обществени поръчки, за да може при стартиране работата на ОИЦ, той да бъде обезпечен с рекламни и информационни материали, да са уточнени изпълнителите за почистване на офиса, доставка на канцеларски материали и консумативи за компютърна периферия, доставчика на транспортната услуга, т.е. фирмата, която ще извършва транспортирането на служителите на ОИЦ при провеждане на събития, извън офиса и при подбор на добри практики, които трябва да се заснемат от видео-оператора, извършителят на кетъринг, медийният партньор при изпълнението на настоящия проект, фирмата, която ще отпечатва информационния справочник за споделяне на добри практики, фирмата със сигнално охранителна дейност, която ще охранява обекта и видео-операторът, който ще подготвя филм на DVD за споделяне на добрите практики в област Силистра, доставчикът на интерент.. Това е необходимо да се извърши преди стартирането на основната дейност по проекта: Функциониране на ОИЦ, защото информационната табела, информационното електронно табло, банери, транспаранти и др. предвидени информационни и рекламни материали трябва да са налични още при провеждане на първата пресконференция за стартиране на проекта.
Провеждането на обществените поръчки е задължение на бенефициента по проекта, съгласно действащото българско законодателство и в съответствие с Насоките за кандидатстване по настоящата процедура, изискванията на Закона за обществени поръчки и Наредба за провеждане на малки обществени поръчки .
Техническото задание за избор на изпълнител по всяка една от процедурите по обществените поръчки ще включва конкретни специфични изисквания както следва:
Избор на изпълнител за извършване на СМР:
Сградата, където ще се помещава ОИЦ е паметник на културата с категория местно значение и трябва да се спазват изискванията на ЗУТ и подзаконовите актове за извършване на СМР в такива обекти. Количествено-стойностната сметка, както и архитектурното заснемане са съгласувани с Министерство на културата и Национален институт за недвижимо културно наследство, което налага стриктното спазване на изискванията на съответните компетентни органи. Боядисването на стените, както и цветовете на щорите, които ще се доставят ще отговарят напълно на „Концепция за брандинг и визия на информационните центрове”. Срокът на този договор ще бъде до 2 месеца от сключването му. Документацията за провеждане н обществената поръчка ще бъде предварително съгласувана с УО, каквито са указанията за това.
Успоредно с тази поръчка ще се проведат и още две – за упражняване на авторски и строителен надзор по време на извършване на СМР в помещенията на ОИЦ.
Екипът на проекта, предвижда да съгласува предварително и документацията за другите обществени поръчки, които трябва да се проведат за изпълнението на този проект.
Изработване на информационни материали- спецификата на тази поръчка се отнася до следното:
От изпълнителят по този договор се изисква: да изработи 9 банера и да ги комплектова със стойки. Банерите ще бъдат предоставени на всяка община, която трябва да сложи по един такъв в сградата на местната администрация, които в област Силистра са 7, 1 ще има в офиса на ОИЦ и 1- в сградата на областна администрация Силистра. Изпълнителят трябва да изработи 7 транспаранта, които ще бъдат монтирани по един във всяка община от област Силистра. Други изисквания към изпълнителя на тази поръчка са: изработване и монтиране на информационна табела, която да се постави на входа на сградата, където ще бъде позициониран ОИЦ и една табела, която ще се постави вътре във фоаето на сградата, за да насочва посетителите към офисите на ОИЦ (препоръка на ЦИО и ЦИКО по време на срещата в гр. Правец, през м. март 2011г.); да достави електронно информационно табло, чрез което служителите на ОИЦ ще информират широката общественост за предстоящи събития, организирани от ОИЦ, отворени схеми по различните ОП, изнесени резултати от оценки на проекти и др. Останалите материали ще бъдат отпечатани/надписани наведнъж и предадени в ОИЦ. Срокът на договора ще бъде до 3 месеца, когато трябва да се изработят всички материали и да се монтират табелите.
Охрана на обекта на ОИЦ - Силистра:
С договора ще се възложи монтиране на необходимите съоръжения за охрана на помещенията чрез СОТ и обслужването за охрана на обекта. Срокът на договора ще е равен на срока на проекта. Това ще е първата поръчка, която ще се проведе след започване на СМР.
Почистване на помещенията на ОИЦ -Силистра:
От изпълнителя на услугата ще се изисква да почиства офиса ежедневно, като в стойността на услуга включи и закупуването на миещи и почистващи препарати, с които да се поддържат оборудването, обзавеждането в ОИЦ и самите помещения. Срокът на договора ще бъде не по-дълъг от 34 месеца. Предполага се, че след като се избере изпълнител на СМР и се извършат строителните и монтажни работи, ОИЦ ще работи и ще е необходимо да се почиства.
Доставка на канцеларски материали:
Доставката на такива материали ще става за целите на подготовка на отчетните документи по проекта от неговия екип и материали за обслужване работата на експертите в офиса: листи, моливи, папки, химикали, пликове, гуми, СD, разделители, кламери, и др.. В стойността на поръчката са включени и материали, които ще се ползват за организиране на срещи, семинари, дискусии, организирани от ОИЦ, както и материали, които ще се предоставят на участниците в срещите: папки, химикали, листи и др. Доставката ще става ежемесечно, като канцеларските материали необходими за работата на екипа и подготовката на отчетните документи ще става отделно от доставката на канцеларски материали за офиса на ОИЦ. Срокът на договора ще е максимум 34 месеца, защото се предполага, че до 2 месеца след подписването на договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, ще има назначени експерти и за тяхната работа ще са им необходими и канцеларски материали. Заявките за канцеларски материали ще се извършват писмено от Възложителя към Изпълнителя.
Доставка на консумативи за компютърна периферия и др.:
Доставчикът ще има задължение да зарежда мастилници за принтерите в офиса, ще доставя батерии,крушки, преносима памет при необходимост. Срокът на договора ще е същият както при доставката на канцеларски материали- максимум 34 месеца.
Доставчик на интернет:
В офиса на ОИЦ е необходимо да има непрекъснат достъп до интернет и то не само в една точка. Подробните изисквания към този изпълнител ще бъдат формулирани, след като се получи и монтира оборудването в ОИЦ – Силистра. Срокът на този договор ще е за максимум 34 месеца.
Избор на видео-оператор, който да заснема и подготвя рекламен клип за споделяне на добри практики:
От изпълнителя на този договор ще се изисква той да посещава бенефициентите, за които служителите на ОИЦ са преценили, че трябва да бъдат включени в справочника за споделяне на добри практики при изпълнение на европейски проекти в област Силистра, на место. Разходите за тези посещения ще са за негова сметка. След заснемането на материал, той ще подготвя филм, който ще се размножава от него самия в количества, които ще определят ръководителите на ОИЦ и проекта. Закупуването на СD, DVD и техните опаковки и надписване ще става от видео-оператора. Проектът предвижда такъв филм да се подготвя най-малко веднъж годишно. По време на Обявяване и награждаване на победителите в трите конкурса: „Бизнесмен европеец”, „Млад европеец” и „Европейска община в област Силистра”, той също ще заснема и ще подготвя кратък рекламен филм. Срокът на този договор ще е до 34 месеца.
Кетъринг услуги:
Изпълнителят на тази услуга, трябва да калкулира в офертата си: доставка на кафе/чай, захар, бисквити или друг вид захарни изделия, пластмасови чаши, минерална вода и други безалкохолни напитки, сандвичи, ядки, салфетки, прибори за хранене, еднократни чинии и др. подобни за доставянето им на место, където се провежда мероприятието. Транспортирането на храните и напитките до мястото за провеждане на мероприятието трябва да бъде включено в калкулацията на услугата.Преди провеждането на всяка мероприятие изпълнителят ще бъде писмено уведомен колко и какво точно трябва да подготви, както и за мястото на провеждане на събитието.
Отпечатване на справочник за добри практики от област Силистра при изпълнението на проекти, финансирани по различните оперативни програми:
В тази поръчка се включва предпечатна подготовка и отпечатване на справочник минимум веднъж годишно, като изданието ще бъде пълноцветно и на луксозна хартия, в обем най-малко 25 стр.. Отпечатването ще става в тираж минимум 2 000 броя на всяко издаване, като информацията в него ще се обновява, а няма да се преиздава в един и същ формат и съдържание. Информацията и снимките за публикуване в справочника ще се набира и подготвя от експертите в ОИЦ. Срокът на този договор ще е максимум 34 месеца.
Транспортна услуга:
Изпълнителят на тази поръчка ще има задължението да предоставя кола с шофьор, чрез които да става предвижването на служителите на ОИЦ, които ще участват в провеждането на мероприятия извън офиса на ОИЦ. В тази сума трябва да се включи и обхождането на бенефициенти, успешно изпълнили проекти по ОП от област Силистра за набиране на съответната информация, която да се публикува в справочника за споделяне на добри практики. Тук влиза и разхода, необходим за посещение на место и споделяне на опит на победителите в трите конкурса, които ще провежда ОИЦ: „Бизнесмен европеец”, „Млад европеец” и „Европейска община от област Силистра”, които ще се проведат по време на изпълнението на проекта, първият – през 2012, 2013 и 2014г., вторият – 2013 и 2014 г и третият – през 2014г.. Налага се ползването на тази услуга, защото в нашия град не се предоставя услугата – наемане на кола. При провеждане на мероприятия извън офиса на центъра, в него ще остава един експерт, а другите двама ще бъдат на мястото на събитието.
Когато експертите от ОИЦ пътуват до София ще ползват обществен транспорт, предвид голямото разстояние, което ще оскъпи драстично придвижването им с кола и шофьор от изпълнителя на този договор. Срокът на договора ще бъде 34 месеца.
Избор на медиен партньор:
Изпълнителят на този договор ще публикува обяви, покани, съобщения за предстоящи събития организирани от ОИЦ, информация за услугите, които предлага ОИЦ, публикации за изпълнение на проекти от бенефициенти от област Силистра, прессъобщения за напредъка на проекта по ОП „Техническа помощ”, свързан с изграждане и функциониране на ОИЦ-Силистра. Според обема на публикацията, техният брой месечно ще се съобразява с предвидения бюджет за това, но ще се публикува информация поне 1 път седмично. Изпълнителят на този договор ще участва в медийното представяне на конкурсите, които е предвидено да се проведат по този проект: ”Бизнесмен европеец”, „Млад европеец” и „Европейска община от област Силистра”. Срокът на този договор ще бъде максимум 34 месеца.
Изработване на плакети за награди на победителите от конкурсите:
По време на изпълнение на този проект е предвидено организиране и провеждане на 2 конкурса: „Бизнесмен европеец”, „Млад европеец” и „Европейска община от област Силистра”. Първият ще се проведе три пъти, вторият 2 пъти, а третият – един път по време на изпълнението на проекта. Методиката за провеждането им ще предвиди класиране на първо, второ и трето място, т.е. трябва да се подготвят 18 награди общо. За тази цел ще бъде проведена обществена поръчка за избор на изпълнител, който да ги изработи. Тази поръчка ще се проведе през първата година от стартирането на проекта, но неговото изпълнение ще започне след като бъде изработена методиката за организиране и провеждане на конкурсите.
Всички процедури ще се проведат задължително, защото това изискват правилата за разходване на средства в публичния сектор, към който се отнася и местната власт.
|