|
Дейности:
|
Дейност 5: Информиране и публичност. Провеждане на процедура по реда и условията на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. За популяризиране на проектната инициатива, дейностите, начините за участие в проекта и социалния ефект от неговото осъществяване ще бъде организирана и проведена национална информационна кампания. Всички информационни материали ще бъдат изготвени съобразно изискванията и регламентите за визуализация на Европейския съюз. Информационната кампания ще се провежда в три етапа, в съответствие с определените етапи за набиране на потребители и лични асистенти, както следва:
- първи етап – първия месец от стартирането на проекта;
- втори етап - третия месец от стартирането на проекта;
- трети етап - тринадесетия месец от стартирането на проекта.
В рамките на настоящата дейност ще се извърши дизайн, предпечатна подготовка и изработване на информационни материали. Ще бъдат изработени и разпространени:
- 286 бр. информационни табели, за всяка община/район - партньор по проекта и конкретния бенефициента (Централно управление на АСП).
- 400 000 бр. информационни брошури за проекта, които ще бъдат разпространени на територията на цялата страна - в дирекциите ”Социално подпомагане”, дирекции „Бюро по труда”, в общинските (районните) администрации и др. Брошурите ще съдържат основна информация за проекта, неговите цели, дейности и начин за участие. За да бъдат максимално достъпни за всички социално уязвими групи, всички брошури ще съдържат текст, изписан на „брайл”. Предвиденият брой на брошурите е съобразен с необходимостта от трикратно популяризиране на Проекта, в съответствие със заложените етапи.
- 2 000 бр. плакати за проекта, които ще бъдат разпространени на територията на цялата страна - дирекциите ”Социално подпомагане”, дирекции „Бюро по труда”, в общинските (районните) администрации.
За достигане до максимално широка аудитория за популяризирането на проекта ще бъдат организирани участия на представители на Агенцията за социално подпомагане в централните и регионалните електронни медии. Участието в публицистични предавания и новинарски емисии посредством интервюта и репортажи ще повиши информираността на обществото и ще спомогне за разпространение на информацията сред потенциалните бенефициенти. В рамките на информационната кампания ще бъдат публикувани тематични статии и интервюта с представители на АСП в местната преса, които да представят проекта и информацията, свързана с него. При стартирането на проекта ще бъде организирана пресконференция с участие на представители на МТСП и АСП, на която ще се представи проектната инициатива, целите и дейностите в нея. На местно ниво общинските/районните администрации – партньори по проекта, могат да организират срещи с регионалните медии. Като допълнителен информационен канал ще се използват активно и възможностите на интернет.
В рамките на дейността по публичност ще се организират и проведат седем информационни семинара на територията на страната. Основната цел на форумите ще бъде да запознаят пряко обществеността и представителите на местни неправителствени организации с проекта, социалния ефект от неговото реализиране и да сложат началото на предизвикване на промяна на съществуващите обществени нагласи и стереотипи по отношение на предоставянето на социалната услуга „Личен асистент”. В рамките на семинарите на представителите на общините ще бъдат представени методическите материали за изпълнението на дейностите по Проекта на общинско ниво и ще бъде проведено дискусионното им обсъждане. Информационните семинари ще се осъществят до периода на стартиране на социалната услуга „Личен асистент” и ще се организират в следните градове:
- гр. София – за общините от област София- град и София-област;
- гр. Благоевград – за общините от област Благоевград, Кюстендил и Перник;
- гр. Пловдив – за общините от област Пловдив, Пазарджик и Смолян;
- гр. Стара Загора – за общините от област Стара Загора, Хасково, Кърджали, Сливен и Ямбол;
- гр. Варна – за общините от област Варна, Бургас, Шумен, Добрич и Силистра;
- гр. В. Търново – за общините от област В. Търново, Русе, Разград, Търговище, Габрово и Ловеч;
- гр. Враца – за общините от област Враца, Монтана, Видин и Плевен.
Предвижда се провеждане на процедура по реда и условията на българското законодателство – по Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки, за предпечатна подготовка и отпечатване на информационните материали.
В рамките на настоящата дейност ще се организира и проведе заключителна конференция. За участие в конференцията ще бъдат поканени представители на Министерството на труда и социалната политика, на Агенцията за социално подпомагане, на общините, ползватели на услугата, лични асистенти, неправителствени организации и медии.
Организацията на конференцията ще се извърши от екипа за управление на национално ниво със средства от бюджета на Проекта.
В рамките на форума ще бъдат представени добрите практики по отношение на междуинституционалното партньорство, организацията, управлението и предоставянето на услугата в различни общини.
Ще се проведе дискусия на тема „Социалната услуга „Личен асистент” – переспективи за устойчиво развитие”.
Представител на екипа на национално ниво ще презентира разработеното в рамките на проекта Ръководство за управление на социалната услуга „Личен асистент”, което да бъде основен инструмент за постигане на устойчивост и децентрализация на услугата.
Разработването на Ръководство за управление на социалната услуга „Личен асистент”, ще бъде възложено на специалист в областа на социалните услуги в общността с опит и компетентност при предоставянето на услугата.
За оформлението и отпечатването на ръководството се предвижда провеждане на процедури по реда и условията на българското законодателство – по Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки.
Дейност 3: Кандидатстване, оценка и класиране на кандидатите за ползване на услугата «Личен асистент». В настоящия проект ще се включат хора с трайни увреждания, нуждаещи се от постоянна грижа/обслужване, в т.ч. деца с трайни увреждания, отговарящи на едно от следните изисквания:
• лица с 90 на сто и над 90 на сто трайно намалена работоспособност или вид и степен на увреждане, с определена чужда помощ;
• лица с 90 на сто и над 90 на сто трайно намалена работоспособност или вид и степен на увреждане, без чужда помощ, както и
• лица с по-нисък процент на трайно увреждане - с установена невъзможност за самостоятелно обслужване към момента на оценка на потребностите;
• деца на възраст до 16 години с 50 на сто и над 50 на сто вид и степен на увреждане или деца на възраст от 16 до 18 години с 50 на сто и над 50 на сто степен на трайно намалена работоспособност, с определена чужда помощ или с установена невъзможност за самостоятелно обслужване към момента на оценка на потребностите.
Процесът на кандидатстване, оценка и класиране ще бъде реализиран съгласно разработена Методика за извършване на оценка на потребностите от услугата и определяне на индивидуален месечен бюджет за „Личен асистент”, която е част от проектната документация. Подборът на кандидатите ще бъде извършен при условията на недопускане на дискриминация, основана на пол, увреждане, възраст, етническа принадлежност и др.
Проектът ще даде възможност да бъдат обхванати отпадналите лица, обслужвани по Националната програма „Асистенти за хора с увреждания”, ОП „Развитие на човешките ресурси” – „Личен асистент” – Втора фаза, след прекратяване на дейността им, както и лица, необхванати до момента от други програми и проекти, но отговарящи на целевата група на Проекта.
Лицата, които желаят да бъдат включени в социалната услуга подават заявление – лично, чрез законния си представител или изрично упълномощено лице (Приложение № 10), по настоящ адрес в общината - партньор по проекта. Кандидатите имат право да впишат в заявлението си и предпочитания от тях личен асистент.
Екипът на партньора по Проекта осигурява служител/екип и обособено помещение в общината за приемане на документите, оборудвано с необходимата техника за дейността и достатъчно количество бланки за кандидатите. Подадените заявления се входират в „Дневник на заявленията от кандидатите за потребители на социалната услуга „Личен асистент” (Приложение № 11).
Заявленията от лица, неотговарящи на определената по проекта целева група не се подават за оценка, като заявителите се уведомяват писмено за причините, поради които не могат да бъдат включени в проектните дейности.
Включването на лица с трайни увреждания, които не могат да се самообслужват сами, в настоящия проект ще се реализира на три етапа. В първия етап приоритетно ще се включват отпаднали, поради прекратяване на програмата, потребители на услугата „Личен асистент” по Национална програма „Асистенти за хора с увреждания”, във втория етап – отпаднали, поради прекратяване на проекта, потребители на социалната услуга по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси” - Втора фаза, в третия етап – необхванати кандидат-потребители.
Кандидатите за потребители ще могат да подават заявленията си за включване в социалната услуга «Личен асистент», както следва:
• За първи етап – първите 15 (петнадесет) дни на втори месец от стартирането на Проекта.
• За втори етап - първите 15 (петнадесет) дни на четвърти месец от стартирането на Проекта.
• За трети етап - първите 15 (петнадесет) дни на четеринадесети месец от стартирането на Проекта.
Сроковете за приемане на заявленията ще бъдат своевременно оповестявани преди всеки от етапите на гражданите на съответната община, както и в информационните материали, включени в информационната кампания на Проекта.
След приемане на съответното заявление за всеки кандидат-потребител се създава лично досие, в което се съхраняват подадените документи (архивира се след приключване на проекта).
Представляващият прекия бенефициент сключва договори за услуга със специалисти от дирекциите «Социално подпомагане» за оценка на потребностите на кандидатите за потребители. Съответните специалисти не трябва да участват или да изпълняват функции по контрол по други проекти по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси”.
На наетите служители се предоставя типов образец на оценъчния инструмент, разработен от екипа на национално ниво – „Карта за оценка на потребностите за предоставяне на социалната услуга «Личен асистент» (Приложение № 12).
До 3 (три) работни дни след подаване на всяко заявление личните досиета на кандидат-потребителите ще се предоставят на определените специалисти от териториалната дирекция ”Социално подпомагане” за изготвяне на индивидуална оценка. Досиетата се предоставят с протокол за предаване и приемане.
Специалистите извършват индивидуална оценка на потребностите на кандидатите до 5 (пет) работни дни след получаване на досието на кандидат-потребителя. Процедурата по оценяването се извършва с активното участие на кандидат-потребителя и/или на неговия законен представител, който заявява потребностите си от услуги, както и времето на тяхното предоставяне.
Специалистът консултира потребителя и професионално оценява видовете услуги и брой часове за тях. За дейности от битов характер, когато потенциалният асистент е от семейството и съжителства с потребителя, може да се определят минимален брой часове. В тези случаи приоритетни за броя часове при определянето на бюджета ще бъдат услуги, насочени към запазване или повишаване на социалната активност на потребителя, включително и при ползване на специализирани услуги извън дома му.
Договореният месечен бюджет се вписва от оценителя в индивидуалната карта на кандидата (брой часове по видове услуги, като сборът за месец е не повече от 160 часа). Неизползваните през месеца часове не могат да бъдат прехвърляни за следващ месец.
Комисията за оценка и подбор в общината (района), получава от оценителите личните досиета на кандидатите за потребители и попълнените карти за оценка (с протокол за предаване и приемане).
Комисията за оценка и подбор заседава, води протокол и се произнася с Решение по оценка на потребностите и определянето на индивидуален месечен бюджет за всеки кандидат-потребител (Приложение № 13). В решението се вписва индивидуалния месечен бюджет на лицето (брой часове), съобразен с оценката и регламентирания в партньорското споразумение бюджет на общината/района.
Комисията изготвя списък с резултатите от оценката и подбора на кандидатите за потребители, подредени по низходящ ред на оценката (Приложение № 14), в който ясно е отбелязано от кой до кой списъчен номер са одобрените за включване в услугата на съответния етап. Списъкът с резултатите се излага на специално определено място в сградата на общината (района).
На одобрените за потребители на услугата ще се връчат уведомителни писма с информация за определения им индивидуален месечен бюджет и последващите процедури. Уведомителни писма се изпращат и на кандидатите, които няма да бъдат включени в проекта на този етап. За реализиране на тази дейност са предвидени средства по т. 4.4. в бюджета.
Екипът на партньора ще организира срещи между всеки класиран за включване на определения етап кандидат за потребител и одобрени лични асистенти, съобразно изразените предпочитания на потребителя и/или асистента.
Резултатите от проведените срещи и изборът на конкретния потребител се отразяват в протокол, подписан от потребителя, избрания личен асистент и провеждащия срещата член на екипа на общинско ниво. Копия на протокола се съхраняват в досиетата на потребителя и на личния асистент.
След избора на личен асистент, Администраторът сключва договор със съответния потребител, в който са регламентирани правата и задълженията на страните по договора, както и индивидуалния месечен бюджет.
Потребител на услугата „Личен асистент" ползва 1 (един) или повече лични асистенти, в случаи на особено тежко здравословно състояние на лицето.
Екипът на общинско ниво представя списък на потребителите на услугата, с които е сключен договор по настоящия проект на екипа на национално ниво.
При получаване на информация за некоректно попълнена декларация от кандидат-потребител, относно участието му в други проекти и програми с идентична насоченост, екипът на общинско ниво обменя информация с дирекция „Социално подпомагане”. При констатирани неверно декларирани данни със заповед на Администратора се прекратява договора за предоставянето на социалната услуга „Личен асистент” и се предприемат необходимите действия за търсене на наказателна отговорност.
Жалбите и сигналите се разглеждат по реда, начина и сроковете, разписани в Процедурата за приемане и разглеждане на жалби и сигнали. Екипът на общината-партньор води Дневник за жалби и сигнали (Приложение № 9).
В 7-дневен срок от получаване на уведомителното писмо с решението на Комисията по оценка и подбор, всеки потребител може да подаде възражение до Администратора.
Комисията за жалби и сигнали, сформирана от Администратора, разглежда жалбата и отговаря писмено на кандидат-потребителя.
Предоставяне на социалната услуга и управление на риска за потребителите и личните асистенти в процеса на ползване на услугата. Да се осигури качествено предоставяне на услугата „Личен асистент” на потребителите на услугата с оглед пълно и гъвкаво задоволяване на потребностите им, съгласно целите на Проекта.
Рисковете за здравето и безопасността на всяко от лицата, ангажирани в предоставянето и ползването на услугата да бъдат минимизирани на база оценка на риска.
Дейност 2: Създаване на банка с лични асистенти от всяка община-партньор по проекта. Създаването на банка с лични асистенти, притежаващи знания и практически умения за качествено предоставяне на услугата „Личен асистент” е процес, който включва подбор и обучение на лични асистенти. Подборът и обучението на лични асистенти са насочени към осигуряване на подходящи хора в трудоспособна възраст, одобрени от потребителите, за предоставяне на качествени и гъвкави социални услуги в общността. Създаването на банка лични асистенти е ангажимент на всяка община (район) – партньор по Проекта.
Лицата, които желаят да предоставят социалната услуга подават заявление (Приложение № 4), придружено с определени документи - по настоящ адрес в общината-партньор по проекта. Заявленията ще се набират, както следва:
• За първи етап – от 1 до 15 ден на втори месец от стартиране на Проекта;
• За втори етап - от 1 до 15 ден на четвърти месец от стартиране на Проекта;
• За трети етап - от 1 до 15 ден на четеринадесети месец от стартиране на Проекта
Всеки кандидат, завършил обучителен курс по сходни програми/проекти, трябва да приложи копие на удостоверение/сертификат (или декларация - свободен текст, с описание за завършения обучителен курс). Кандидатите ще имат право да впишат в заявлението си и предпочитания от тях конкретен потребител/и.
Подадените заявления се входират в „Дневник на заявленията от кандидатите за лични асистенти” (Приложение № 5).
Администраторът за управление на общинско ниво сформира Комисия за оценка и подбор на лични асистенти и потребители.
Комисията провежда интервю с кандидатите за асистенти в срок до 3 (три) дни след изтичане на срока за подаване на заявленията. Съответният кандидат се оценява индивидуално от всеки член на комисията и се изготвя „Формуляр за индивидуална оценка на кандидата за личен асистент” (Приложение № 6).
Комисията изготвя списък на оценените кандидати (с брой точки, според получената от формулярите средноаритметична индивидуална оценка), подредени по низходящ ред (Приложение № 7). Кандидатите, на които са присъдени по-малко от 12 точки, не се одобряват за лични асистенти и не се включват в банката на личните асистенти в общината (района).
Списъкът с резултатите от проведения конкурс за лични асистенти се излага на специално определено място в сградата на общината/района
Екипът за управление на национално ниво разработва процедура за приемане и разглеждане на жалби и сигнали, относно оценката и подбора на кандидатите за лични асистенти и кандидатите за потребители, като я предоставя на общините-партньори. В процедурата са разписани реда, начина и сроковете за целия процес, свързан с целия процес на оценката и подбора. Екипът на партньора води дневник за жалби и сигнали (Приложение № 9). Администраторът сформира комисия за разглеждане на жалби и сигнали. Обжалване на резултатите от проверката, на комисията се извършва пред екипа на национално ниво.
Екипът на общинско ниво изготвя и представя списък с лицата, които следва да бъдат включени в обучение на екипа на национално ниво. При изготвянето на списъка екипът взема предвид изискването, че в обучителния курс могат да бъдат включени само тези лица, които не са преминали обучения по други проекти и програми за извършване на определената по настоящия проект дейност. За недопускане на двойно финансиране, екипът на общинско ниво обменя информация с териториалните поделения на Агенцията за социално подпомагане и Агенциата по заетостта, относно лицата, обучени за лични асистенти по национални програми или програми, финансирани от други източници и по друг ред.
Екипът на национално ниво организира обучението на одобрените лични асистенти, включени в списъка за участие в обучение по обучителна програма, утвърдена от Ръководителя на Проекта.
Обученията ще се извършват от експерти и специалисти с подходяща квалификация, практици в съответната област, с професионален опит в социална работа и социални услуги за посочените целеви групи, обект на Проекта. За целта ще се сключат договори за услуга между представляващия прекия бенефициент и съответните обучители. За обучители могат да бъдат наемани експерти и специалисти от териториалните дирекции „Социално подпомагане”, в качеството им на експерти – представители на местната общност, а не на служители на дирекция „Социално подпомагане”. При наличие на повече кандидати от необходимия брой обучители, се провежда конкурсна процедура.
Обучението в рамките на настоящия Проект ще се реализира в групов формат, но не повече от 20 души в група, по разработена обучителна програма. Изготвят се присъствени форми за всяка група обучени лични асистенти (Приложение № 8), и на всяко лице се издава удостоверение.
Успешно преминалите курса на обучение лични асистенти, както и тези, преминали предишни обучителни курсове, се включват в банка „Лични асистенти”. За всеки личен асистент, включен в банката, се създава лично досие, което съдържа подадените от него документи и формуляра за индивидуалната му оценка.
Всяка община-партньор предоставя на екипа на национално ниво списък на личните асистенти, включени в банката, с копие до териториалната дирекция „Социално подпомагане”.
Подборът за пряко включване в предоставяне на услугата на личните асистенти от банката ще се извършва от екипа за управление на общинско ниво. Екипът ще организира срещи между потребител и одобрени лични асистенти, съобразно изразените предпочитания на потребителя и/или асистента.
Резултатите от проведените срещи и изборът на конкретния потребител се отразяват в протокол, подписан от потребителя, избрания личен асистент и провеждащия срещата член на екипа на общинско ниво. Копия на протокола се съхраняват в досиетата на потребителя и на личния асистент.
Администраторът сключва трудов или договор за услуга с избрания личен асистент, в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда и Закона за задълженията и договорите, а личният асистент подписва Декларация за спазване на поверителност на личните данни и информацията. Всеки договор се сключва в два еднообразни екземпляра - по един за всяка от страните (общината-партньор по проекта и личния асистент).
Личните асистенти, наети по трудов договор, ще получат длъжностна характеристика, разработена от Администратора, а по договорите за услуга – техническо задание, като и при двата вида договори на личните асистенти се предоставя копие от Правилника за вътрешния ред.
Организираният по този начин подбор на личните асистенти гарантира в най-пълна степен удовлетвореността на потребителите за тяхното обслужване от подходящи лица, особено, когато те са външни за съответното семейството.
За лични асистенти ще бъдат наемани кандидати при спазване на схемата за постигане на целевите стойности на индикаторите за изпълнение и резултата по Оперативната програма.
По настоящия проект за лични асистенти ще бъдат наемани безработни лица в трудоспособна възраст. Ще се даде възможност да кандидатстват и заети лица, самонаети лица, неактивни лица (студенти или придобили право на професионална пенсия за ранно пенсиониране - в трудоспособна възраст), които могат да извършват допълнителен почасов труд.
Приоритетно ще се набират кандидати, обучени за предоставяне на подобен вид индивидуално ориентирани услуги.
Един личен асистент ще може да работи с 1 (един) или повече потребители на услугата по настоящия проект, но в различно време.
Всяка община изготвя и поддържа банката с лични асистенти.
В хода на социалната услуга, при отсъствие на личен асистент повече от една седмица, Администраторът сключва договор с лице от банката лични асистенти, което да замества титуляра в срока на отсъствие. Така ще се осигури непрекъснатост на социалната услуга „Личен асистент”, която ще се договори с потребителя.
Организация и управление на проекта. Провеждане на процедура по реда и условията на Закона за обществените поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки. Спецификата на Проекта налага изграждането на управленски екипи от представители на централната власт и управленски екипи от представители на общинските власти. Тази необходимост е предпоставка за въвеждане на нови форми на организация за управление на Проекта.
Конкретните ангажименти и обхватът на управленската отговорност ще бъдат детайлно разписани в партньорските споразумения, които ще се подпишат при стартиране изпълнението на дейностите по Проекта.
Екипът за управление на национално ниво ще включва: Ръководител; счетоводител; координатори – шест; технически сътрудник.
За постигането на управленска ефективност 5 от координаторите по Проекта ще координират и отговарят за изпълнението на Проекта на територията на 55-60 общини (райони), а 1 координатор ще координира и отговаря за цялостното отчитане на заложените индикатори.
Координаторите от екипа на национално ниво набират и анализират информацията за потребностите от услутата в разпределените им общини, включително и за ползващите услуги по други програми, на които предстои прекратяване на услугата.
На база информацията изготвят предложение за бюджет в часове на съответните общини-партньори.
Ръководителят на Проекта съгласува и утвърждава бюджет в часове за всяка община-партньор.
Екипът на национално ниво своевременно обезпечава необходимите средства за изпълнение на дейностите по Проекта на всяка община-партньор. Трансферът на средствата се извършва по извънбюджетна сметка на общината (района), съгласно изискванията регламентирани по ДНФ № 01/ 10.03.2009 г.
Бюджетът на общината, начините и сроковете за трансферните процедури се регламентират в партньорското споразумение между бенефициента и партньора.
Отчитайки спецификата на Проекта и необходимостта от нови подходи за управление и взаимодействие се налага изводът, че дейностите по управление и координиране изискват повече усилия, време и креативност в сравнение с реализираните до момента проекти. Екипът на координаторите на национално ниво не само ще координира дейностите, но ще подпомага екипите на общинско ниво при вземането на управленски решения, като същевременно ще ги обучава за организация и управление на услугата чрез постоянна връзка за даване на методически указания и подкрепа. Това налага и осигуряване на адекватно заплащане труда на ангажираните с администрирането на национално ниво специалисти.
Помощни дейности за изпълнение задълженията на координаторите ще оказват технически сътрудник на централно ниво, 28 областни сътрудници за събиране, първа проверка и обобщаване на отчетите от общините-партньори.
Предвидено е, при необходимост, да бъде включен експерт по местното самооуправление и местната власт за консултиране и подпомагане функционирането на управленския механизъм между екипа на национално ниво и екипите на общинско ниво.
Екипите за управление на общинско ниво ще бъдат определени от кмета на съответната община, в съответствие с неговата оценка на спецификата на общината, определения бюджет в часове и човешките ресурси, при съблюдаване на изискванията за недопускане конфликт на интереси. Екипът на общинско ниво задължително трябва да включва Администратор (ръководител на екипа) и счетоводител. Не е задължително членовете на екипа да са служители на общинската администрация.
Екипът за управление на общинско ниво ще осъществява дейността си, в съответствие с методическите указания, разработени от екипа на национално ниво и подписаното партньорско споразумение.
Управленската самостоятелност на партньорите ще се гарантира чрез договаряне на бюджет за администриране на проекта на общинско ниво, който се формира като процент от размера на фонд работна заплата на назначените лични асистенти.
За постигане на ефективна координация и оперативност при изпълнение на дейностите, в рамките на организационните дейности на Проекта, ще се изгради надеждна информационна връзка между управленските и помощните звена на всички нива, ангажирани в Проекта, чрез осигуряване на мобилна телефонна връзка.
Ще бъдат осигурени материали и консумативи за администрирането на проекта – офис консумативи, канцеларски материали и др. За обезпечаване на необходимите материали, консумативи и осигуряването на мобилна телефонна връзка ще бъдат избрани изпълнители чрез обществени поръчки. За провеждане на процедурите ще бъде използвана експертна помощ на юрист за обявяване и провеждане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки.
Всички документи, необходими за управление и отчитане на дейностите по проекта за защита на личните данни се създават и се съхраняват в посочените от българското и общностното законодателство начини и срокове.
Всички документи се изготвят, поддържат и използват в съответствие със Закона за защита на личните данни. Актуализират се и се съхраняват подредени и заключени в определени за целта шкафове, визуализирани с името на Проекта и знамето на ЕС и на ЕСФ.
Архивирането и съхранението на финансовите документи се извършва в съответствие с изискванията на Закона за счетоводство и разпоредбите на чл.90 от Регламент (ЕО) № 1083/2006.
Отговорност за спазване на законодателството при изпълнението и управлението на дейностите носят всички участници в екипите на национално и на общинско ниво.
Задължителна документация:
• входящ дневник за кандидат- потребители
• входящ дневник за кандидати за лични асистенти
• лично досие за всеки потребител;
• регистър на потребителите
• лично досие за всеки личен асистент
• банка на личните асистенти – регистър
• правилник за вътрешния ред
• процедура за жалби и сигнали
• присъствена форма на личните асистенти назначени на трудов договор
• декларация за поверителност
• други при необходимост
Финансови документи:
• финансов отчет и приложения
• ведомости за заплати и отчети за осигуровките
• други при необходимост
Предвиждат се материали и консумативи за воденето на документацията по Проекта.
В хода на реализирането на Проекта ще се осъществява мониторинг на всички дейности от Екипа на национално ниво, контрол по отношение на качеството на предоставянето на услугата от специалисти, както и вътрешен контрол по предоставянето на социалната услуга от екипа на общинско ниво.
Екипът на общинско ниво извършва вътрешен контрол по отношение на договорените дейности, начина и времето на изпълнението им от личните асистенти чрез ежемесечни проверки на място по предварително изготвен месечен график. Проверките се извършват в дома на потребителя на социалната услуга, като резултатите се вписват в Дневника на потребителя (Приложение № 1). Отчитането на резултатите от извършените проверки се осъществява с месечен отчет за извършен вътрешен контрол (Приложение № 2), до Ръководителя на екипа на национално ниво, чрез областните сътрудници и е неразделна част от пакета отчетни документи за съответния месец.
Координаторите от екипа на национално ниво извършват мониторинг по изпълнение на Проекта от момента на стартирането му и обхваща всички заложени в Проекта дейности. В хода на Проекта ше бъдат мониторирани всички общини-партньори, като посещение на място ще бъде извършено в не по-малко от 125 общини/райони. Графикът за осъществяването на посещения се изготвя на база предварително анализирана информация за дейностите по проекта на общинско ниво, като приоритетно в него се включват общините (районите), с констатирани проблеми при осъществяване на дейностите.
Резултатите от извършените проверки се отчитат с доклад до Ръководителя на Проекта.
Екипът на национално ниво изготвя междинни доклади на всеки шест месеца от стартиране на дейността по предоставяне на услугата, както и годишен доклад.
При констатиране на пропуски или проблеми се предприемат необходимите действия за отстраняването им.
В рамките на осъществявания мониторинг координаторите отбелязват и анализират и констатираните добри практики с цел описание и подготовка за мултиплицирането им.
Създаване на организация за управление и реализиране на Проекта.
Разпределение на задълженията за изпълнение на дейностите по Проекта и гарантиране успешното участие на общинските администрации при гъвкав подход.
Осигуряване на възможности за включване по Проекта на всички партньори.
Ефективно управление процеса на предоставяне на социалната услуга и защита интересите на потребителя.
Създаване на система за вътрешен и външен контрол и мониторинг на дейностите по Проекта и анализиране на резултатите.
|