|
Дейности:
|
Дейност 5. Провеждане на съпътстващи обучения за администрация на МВнР Тази дейност има за цел да се обучат достатъчен брой служители от администрацията за прилагане на мерките за оптимизация. Обучението ще засяга най-вече служител обвързани с управлението на човешките ресурси, планирането на финансовите ресурси и осъществяване на вътрешния контрол. Обученията ще имат теоритически и практически аспекти. За теоритичната част ще бъдат изработени насоки за работа с новите нормативни документи, а за практическата част ще се разработят упражнение за работа на място. Служителите от министерството ще бъдат запознати с предимствата на новите методи за работни процеси, както и със стандартите, внедрени и работещи в други административни единици. Ще бъде направен преглед на функционалния анализ, като той ще бъде презентиран по достъпен начин, като специално внимание ще се обърне на наблюдението на изпълнението на плана за действие, което ще се извършва от длъжностни лица, определени от министъра на външните работи, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Обученията ще се проведат в рамките на 3 дни и ще обхванат поне 30 служителя.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ в администрацията на МВнР Извършването на функционален анализ на МВнР чрез прилагане на Единната методология за функционален анализ ще включва следните етапи:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ;
• Провеждане на функционалния анализ;
• Анализ на данните и приключване на функционалния анализ;
• Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа.
1. Подготвителният етап:
В подготвителната фаза ще бъдат ангажирани екипа по управление на проекта, като важна предпоставка за създаване на подходяща среда. Последното е важно за установяване на добра комуникация, и оттам – получаване на точна и навременна информация. На следващо място ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни. Акцентът на анализа ще бъде уточнен върху релевантността на функциите и организационното структуриране, ефективността и ефикасността на администрацията.
2. Провеждането на анализа ще се състои от:
• Анализ на текущото състояние;
• Преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на МВнР;
• Идентифициране, групиране и анализ на правомощията на структурите на МВнР;
• Изготвяне на препоръки и план за организационното структуриране на администрацията;
• Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията;
• Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността;
• Преглед на организационно-управленския модел на МВнР;
• Идентифициране на препоръки за извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции.
3. Анализ на данните и приключване на функционалния анализ:
• Дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение;
• Изготвяне на план за действие;
• Изготвяне на доклад за извършения функционален анализ.
4. Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа
Наблюдението и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Наблюдението на изпълнението на плана за действие ще се извършва от длъжностни лица, определени от министъра, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Дейност 1. Дейности за организация и управление на проекта Екипът за изпълнение на проекта, състоящ се от ръководител на проекта, координатор, технически сътрудник и счетоводител ще състави работен план за изпълнението. Планът ще включва разпределение на отговорностите, координиране изпълнението на дейностите и сроковете за тяхното изпълнение.
Ще се провеждат регулярни работни срещи на екипа и ще се изготвят периодични отчети за напредъка по изпълнението на проекта.
Дейност 3. Изготвяне на мерки за оптимизация на администрацията и работните процеси в МВнР Изследването на работните процеси в Министерство на външните работи ще включва преглед и анализ на съществуващите методологии, процедури и вътрешни правила и текущото състояние на процесите в министерството - нивото на организираност, ефикасност, дублирани операции, обмен на информация. Дейността предвижда преглед на всички дирекции в състава на министерството.
Процесите следва да бъдат категоризирани, най-вече по отношение на важността им за гражданите с цел фокусиране на оперативната дейност върху важните дейности. За всеки процес ще се определи необходимото ниво на детайлност и очакваните резултати от всеки процес – какъв е резултатът, в каква форма, възможни изходи, правила за взимане на решения и т.н. Ще се определят алтернативи, когато резултатът не е постигнат в необходимото време и параметри - предварително дефинирани процедури, правила, и действия за известяване Ще се анализират взаимозависимостите на процесите в МВнР и потока на обмен на информация и данни.
В рамките на дейността ще се препоръча извършване на организационни промени, които да подобрят използването на човешките ресурси чрез оптимизиране на работните процеси и намаляване на излишните разходи на работно време. Дейността ще спомогне за отчитане на натовареността на отделните звена и числеността на служителите спрямо функциите и дейностите. Също така ще се идентифицирани случаи на дублиращи се функции, частично припокриващи се функции или случаи, при които организационното обособяване на вътрешни звена (дирекции, отдели, сектори и други) разделя необосновано изпълнението на една функция. Анализът ще покаже наличие или липса на функции на вътрешни звена от общата администрация, които са типични за специализирана – и обратно.
Дейност 4. Актуализиране на нормативни и стратегически документи във връзка с оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси Дейността предвижда оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрация на Министерство на външните работи.
Въз основа постигнатите резултати по Дейност 2 и Дейност 3 - извършения функционален анализ и препоръки и мерки за организационни промени, свързани с оптимизацията на работните процеси, ще се осъществят мерки за изпълнение на препоръките и плана за организационното структуриране на администрацията; за подобряване на ефективността от дейността на администрацията; за подобряване на ефикасността и икономичността и за подобряване на работните процеси.
Ще се изготвят предложения за промени в устройствения правилник, длъжностното разписание, методологиите, процедурите, вътрешните правила и заповеди за работните процеси.
Ще се актуализира структурата и формата на програмния бюджет и вътрешните правила и процедури за организация на бюджетния процес.
На базата на предходните дейности ще се изработи нов стратегически документ - пътна карта за изпълнение на препоръките и включване на предложенията в бюджетните прогнози на МВнР. Пътната карта ще бъде разработена съобразно Методологията за стратегическо планиране, одобрена на заседание на Съвета за административната реформа, проведено на 28 април 2010 г.
Дейност 6. Дейности за информация и публичност По време на изпълнението на проекта се предвиждат дейности за информиране и визуализация на резултатите. Дейността цели да се проведе информационна кампания, която да запознае широката общественост с предприетите мерки за оптимизация на дейността на администрацията. Като основни дейности, свързани с информационното покритие на проекта се предвижда:
• Пресконференция за стартиране на проекта
• Публикации;
• Информационни дипляни;
• Заключителна пресконференция
Пресконференцията за стартиране на проекта ще запознае всички заинтересовани страни с целите на проекта.
Заключителната пресконференция ще оповести резултатите от проекта.
При осъществяването на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания, описани в Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
|