|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта Предвижда се да бъде сформиран екипът на управление на проекта, включващ ръководител, счетоводител и технически сътрудник.
Дейността се извършва пряко от членовете на екипа за управление и обхваща:
• разработване на актуализиран график;
• координация и организация на провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители;
• осъществяване на текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта: мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях;
• текуща координация и административно обезпечаване на проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ чрез стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Настоящата дейност е структурирана на база изискванията на Насоките за кандидатстване по процедура BG051PO002/14/1.1-08, като функционалният анализ по настоящия проект ще бъде извършен чрез прилагането на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени от МДААР.
Извършването на функционалния анализ в НИПА си поставя за основна цел да изследва и оцени релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на администрацията на НИПА, както и да оптимизира структурата и работните процеси в Института.
Конкретните параметри на функционалния анализ на НИПА по проекта се предвижда да бъдат фокусирани върху анализиране на действащата в момента организационна структура на НИПА и анализ на изпълнението на отделните функции и организацията на работните процеси в Института, свързани с изпълнението на функциите.
Анализът ще се фокусира и към идентифицирането на евентуални дублирани или неефективно действащи функции в рамките на НИПА и установяването на усложнени функционални взаимовръзки между длъжностите в Института и неефективни работни процеси в него, както и с въшни за НИПА организации.
Анализът на всеки един от процесите ще обхваща анализ на релевантността, анализ на ефективността и анализ на ефикасността.
При провеждането на функционален анализ ще бъдат дефинирани конкретни цели с оглед съществуващата структура на НИПА и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и въздействие.
За провеждането на анализа ще бъдат преминати основните етапи за провеждане на функционален анализ, които са описани в методологията и които включват:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ – В рамките на този етап ще бъде сформиран посредством избран външен изпълнител екип за извършване на функционалния анализ, който следва да дефинира заинтересофаните страни, да уточни акцентите на анализа, да изготви и съгласува времеви график, да разпредели ролите и отговорностите между членовете на екипа, както и да осъществи необходимите комуникации. Акцентите на функционалния анализ ще бъдат насочени към релевантността на функциите и организационното структуриране на НИПА, ефективността и ефикасността на на дейността на Института.
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ - В рамките на този етап ще бъдат извършени три групи взаимосвързани дейности:
- Анализ на текущото състояние на административната структура на НИПА по отношение на релевантността на функциите и организационното структуриране, на ефективността и на ефикасността от дейността, въз основа на който се формулират констатации и изводи за съответните силни и слаби страни. Детайлно и внимателно анализиране на функциите на НИПА, тяхното разпределение, ресурсното осигуряване, както по отношение на човешки и финансови, така и на материални ресурси, с цел изготвяне на предложения за промяна на съответните нормативни документи и вътрешни актове, както и предложения за оптимизация на структурата. Анализира се по отношение на ефективността създадената организация за изпълнението на целите и задачите, механизмите за координация при възлагане и контрол по изпълнение на целите, както и се анализира подходът за управление на рисковете за постигането на целите. Ще се анализира обезпечеността на дейността на НИПА с програми и/или стратегически документи със съответните цели. Във връзка с ефикасността на дейността на НИПА ще се анализират показателите, които структурата използва, за да измери резултатите от дейността си, както и направените разходи и съотношенията межу резултати и разходи. По отношение на релевантността ще бъдат анализирани областите на политиката, за които отговаря НИПА, неговите правомощия и функции на длъжностите в Института. Ще се идентифицират евентуални дублиращи се функции и дейности, както и ще бъде извършен анализ на вертикалните и хоризонтални нива на разпределение на функциите в НИПА;
- Идентифициране на области за подобрение – Въз основа на направените костатации и изводи за сегашното състояние на административната структура на НИПА по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, се очертават основните области за подобрения (направления в управлението на административната структура) на изпълнението на функциите на Института. Идентифициране на области за подобрение въз основа на констатациите и изводи от анализа за текущото състояние, визията за бъдещото развитие на административната структура;
- Формулиране на предложения за подобрения – Формулиране на конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността. Конкретни предложения по отношение: промяна на организационната структура; отпадане, допълване или преформулиране на функции. За направените редложения за функционално и организационно развитие, подобряване на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на НИПА, които следва, в случай на необходимост, да бъдат отразени в съответните нормативни и вътрешни актове на НИПА, ще се изготвят и съответните предложения на промяна или разработване на нови актове.
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ – цели се идентифицираните области и предложенията за подобрения да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурси, които са необходими, за да се изпълняват очакваните резултати. Определят се областите и предложенията с най-голям приоритет, към които следва да се насочи вниманието от гледна точка на тяхната значимост, ресурсите, които са необходими. Изготвя се план за действие, в който се откроява кой ще отговаря за изпълнението на дадената препоръка, какво ще бъде направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие в плана за действие. Изготвя се проект на доклада за извършения функционален анализ, който се обсъжда с представители на НИПА. Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане, се изготвя окончателният вариант на доклада за проведения функционален анализ на НИПА, плана на действие, включително инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка;
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – Основните препоръки за подобрение, идентифицирани в резултат на проведения функционален анализ ще бъдат включени в оперативния план на НИПА, като по този начин ще се осигури редовно наблюдение и преглед на напредъка по изпълнението му. Изготвяне на доклади на определен период от време по изпълнението на плана за действие, които се предоставят на ръководителя на структурата. Посредством интегрирането на плана за дейнствие от извършения функционален анализ в регулярната система за управление на изпълнението на НИПА, ще се осигури събиране на едно място на процеса на планирането на дейностите, изготвяне на бюджета и отговорностите на структурата на НИПА, свързани с взимането на решения и осъществяването на контрол.
Дейност 3: Разработване на предложения за промени във вътрешните актове за дейността и организацията на работата на Национален институт за помирение и арбитраж, както и релевантни нормативни и стратегически документи Дейността се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по предходната дейност и е пряко следствие от резултатите на анализа.
В рамките на дейността ще бъдат разработени конкретните проекти за промяна във вътрешните нормативни актове за дейността и организацията на работата на Национален институт за помирение и арбитраж, както и релевантни външни нормативни и стратегически документи. Предвижда се промяна в Правилника за устройството и дейността на НИПА, утвърден от министъра на труда и социалната политика (чл.4а, ал.2 от Закона за уреждане на колективните трудови спорове).
Изготвените предложения ще бъдат представени за обсъждане на всички заинтересовани страни и представители на целевата група по проекта, като в рамките на дейността ще се сформира работна и консултативна група, включваща експерти от НИПА.
В зависимост от резултатите от извършения функционален анализ, ще бъдат разработени и въведени Стратегия за организационно развитие, Механизъм за оценка на ефикасността и ефективността на структурата на НИПА, Индикатори и система за измерване и управление на изпълнението, както и при необходимост наръчници, методики и инструкции.
Дейност 4: Оптимизация на структурата и преразпределяне на функциите и дейностите на администрацията на Национален институт за помирение и арбитраж Дейността се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по Дейност 2 и е пряко следствие от резултатите на анализа. Ще се осъществят действия за изпълнение на препоръките и плана за организационното структуриране на администрацията, за подобряване на ефективността от дейността на администрацията, за подобряване на ефикасността и икономичността, както и за подобряване на работните процеси.
В рамките на настоящата дейност ще бъдат актуализирани и функционалните характеристики в съответствие с поетите препоръки и план за оптимизация. Ще се сформира работна и консултативна група, включваща експерти от НИПА.
Дейност 5: Информация и публичност Предвижда се да бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК. Дейността съответства на изискванията за публичност съгласно Регламент на Съвета 1083/2006 и Регламент на Комисията 1828/2006, както и Приложение 13 към Насоките за кандидатстване по настоящата процедура. Дейността включва:
- Провеждане на една пресконференция в края на проекта, която ще обобщи постигнатите резултати по проекта. В пресконференциите се предвижда да участват около 30 представители на НИПА, на социалните партньори, на институциите на пазара на труда и медии;
- Ще бъде изработена информационна табела на проекта, при спазване на изискванията за информиране и публичност на ОПАК;
- Ще бъдат изготвени две публикации в печатни медии, свързани с осъществяването на дейностите по проекта;
- Изготвяне на периодични прессъобщения за осъществяване на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите;
- Отпечатване на информационна брошура, представяща работата на НИПА по изпълнение на дейностите на проекта - 200 бр.;
- Изготвяне на рекламни тефтери – 100 бр.;
- Изработка на рекламни чанти за пренасяне на документи - 100 бр.;
- Изработка на семинарни папки (размер А4, картон) - 50 бр.;
- Като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта, ще бъде използвана и интернет страницата на НИПА (http://www.nipa.bg/), на която ще бъде публикуван банер, отвеждащ към информация за проекта и неговите цели и за получената от ОПАК финансова помощ. Регулярно ще бъдат публикувани и новини за изпълнението на проекта в секция „Новини” на сайта.
|