|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ Дейността предвижда поредица от действия, които следва да гарантират качествено и в съответствие с изискванията на ОПАК и относимото законодателство изпълнение на проекта:
• Сформиране на екип за управление на проекта;
• Разпределение на задълженията и отговорностите;
• Утвърждаване на правила за контрол и работа на проектния екип;
• Разработване на документация за провеждане на процедури за избор на изпълнители на Дейности 2, 3, 4 и 5 по проекта;
• Обявяване и провеждане на процедурите;
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители;
• Мониторинг, контрол, координация и отчетност на изпълнението на проектните дейности;
Дейност 2 „Извършване на функционален анализ чрез стриктно прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация” Функционалният анализ е основна дейност по проекта. Анализът ще бъде проведен от екип, включващ външни експерти. Ръководството и експерти на Агенцията ще сътрудничат на екипа и ще осъществяват контрол върху изпълнението на дейността.
Функционалният анализ ще бъде разработен на база Единната методология за провеждане на функционален анализ.
При оценката на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на дейността на агенцията ще бъдат използвани различни методи: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, наблюдение и експертни оценки. Основните етапи за провеждане на функционален анализ са:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ).
След приключване на функционалния анализ ще бъде проведена кръгла маса за дискусии с всички заинтересова страни:
• Вътрешни: експерти от администрацията и служители на ръководни длъжности;
• Външни: представители на други функционално свързани администрации, партньорски организации, заинтересовани страни, експерти, участвали в изготвянето на функионалния анализ.
Участниците в кръглата маса ще се запознаят с основните констатации от проведения функционален анализ, предложените мерки за преодоляване на констатираните проблеми, както и с плана за действие за тяхното изпълнение с цел да бъдат отчетени оценките и препоръките на всички заинтересовани страни.
Изготвеният доклад ще бъде предоставен за становище на лицата, отговорни за функционирането на администрацията, които познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие.
Този етап от проекта ще приключи с изготвен Окончателен доклад за извършен функционален анализ, съдържащ план за действие и мерки за подобрения.
Дейност 3 „Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически, вътрешни и други документи” Дейността предвижда актуализация на действащи и/или разработване на нови нормативни, стратегически, вътрешни и други документи на администрацията. Тя ще бъде изцяло съобразена с резултатите от функционалния анализ, направените предложения за подобрения и приетите решения след проведените публични дискусии и работни срещи. Нормативните промени, включително и в Устройствения правилник на агенцията, ако е необходимо, са насочени към цялостно подобряване на релевантността, ефикасността и ефективността на администрацията и оптимизиране на функциите и организационната й структура. Актуализираните действащи и разработените нови документи ще бъдат отпечатани в сборник и предоставени на администрацията.
Дейност 5 „Информация и публичност” В рамките на дейността са предвидени:
• Провеждане на стартираща пресконференция;
• Провеждане на заключителна пресконференция;
• Медийни публикации;
• Изработване на брошура с информация за проекта;
• Изработване на тефтери, брандирани с логото на ЕС, ОПАК, ЕСФ, името на проекта; папки, брандирани с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ, логото и слогана на ОПАК, името на проекта; химикалки, брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК, флаш памет.
• Изработване и поставяне на информационна табела в сградата на Агенцията;
Дейност 4 „Провеждане на съпътстващо обучение, свързано с провеждания функционален анализ” След проведения функционален анализ, разработването на нови и актуализирането на действащи нормативни, стратегически, вътрешни и други документи на администрацията, ще бъде проведено двудневно изнесено обучение на 30 служители, пряко заинтересовани от направените промени и отговорни за тяхното прилагане в ежедневната дейност на администрацията.
Ще бъдат подробно представени промените в нормативната база и организацията на работа. В рамките на дейността ръководството и служителите на Агенцията ще бъдат обучени да прилагат актуализираните и новоразработени документи. Обучението ще бъде проведено в зала с необходимото оборудване. На участниците в обучението ще бъдат осигурени:
• папка с логото и информация за проекта;
• химикалки;
• флаш памет, с информация за нормативните промени;
• тефтери с логото и информация за проекта.
/рекламните материали ще бъдат изработени от изпълнителя на Дейност 5 „Информация и публичност”/
|