|
Дейности:
|
Дейност 8: Провеждане на съпътстващо обучение за въвеждане и прилагане на новите правила, методологии и процедури, изготвени в резултат на извършения функционален анализ Дейността ще включва провеждането на едно двудневно обучение (два дни, една нощувка) на служителите на ИАТ за:
• прилагане на актуализираните вътрешни правила, процедури и документи, ако анализът е показал необходимост от извършването на промените;
• използване на разработените инструкции за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на административната структура, в случай, че анализът е показал необходимост от преструктуриране на звена и такова е извършено;
• прилагане на стратегиите за организационно развитие, модели за управление на промените;
• прилагане на разработените механизми за оценка на ефикасността и ефективността на звената на административната структура;
• прилагане на разработените индикатори и системи за измерване и управление на изпълнението на стратегиите за организационно развитие.
Обучението ще се извършат след окончателното приемане на доклада от функционалния анализ и плана за действия и ще включват 30 човека – служители на ИАТ. Дейността ще се извърши от външния изпълнител, провел функционалния анализ в административната структура и разработил горепосочените документи.
Дейност 5: Разработване на методика и индикатори за мониторинг и управление въведените нови организационни правила и стратегии Като логично продължение на дейностите по извършване на функционален анализ и подобряване на организацията на работните процеси, дейността „Разработване на методика и индикатори за мониторинг и управление въведените нови организационни правила и стратегии” има за цел да гарантира изпълнението на направените препоръки и разработените нови правила в административната структура. На практика чрез въвеждането на система за мониторинг и създаването на капацитет в административната структура, които да прилагат тази система, ще се гарантира и успешното продължение на проекта в бъдещ период от време.
Дейност 1: Подготовка и управление на проекта Под-дейност 1.1: Сформиране на екип и дейности по организация и управление на проекта Под-дейността включа сформирането на екип за управление на проекта (ЕУП), който ще включва 3 длъжности: ръководител, координатор и счетоводител на проекта. Екипът ще е отговорен за изпълнението на проекта, в съответствие с изискванията на ОПАК, в частност посредством съставяне на технически доклади за изпълнение, финансови отчети, искания за плащане и други документи. Екипът ще е отговорен за мониторинга върху изпълнението на проекта и за неговото отчитане.
Екипът за управление на проекта ще бъде назначен със заповед на изпълнителния директор на Изпълнителна агенция по трансплантация. С членовете на екипа ще бъдат сключени договори при изпълнение на изискванията на ПМС 62/ 21.03.2007 г. за приемане на правила за допустимост на разходите по оперативни програми.
Екипът за управление на проекта ще провежда заседания при необходимост, като съответно ще води протоколи от своите заседания. Работата на членовете на екипа ще се отчита посредством попълването на месечни отчети за извършената работа, основно при спазване на разпоредбите на ПМС 62/ 21.03.2007 г. за приемане на правила за допустимост на разходите по оперативните програми
Дейност 9: Дейности за информация и публичност Дейностите по информация и публичност с цел оповестяване и отчитане на целите на проекта, осъществените дейности и постигнатите резултати, информирането на обществеността и участниците в проекта за предоставената безвъзмездна финансова помощ от Структурните фондове ще се извърши чрез:
9.1. Поставяне върху всички информационни и рекламни материали, свързани с проекта на:
флага на ЕС в съответствие с описаните графични стандарти, включени в Анекс 1 към Регламент (ЕО) № 1828/2006 г. на Комисията и думите Европейски съюз
логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”
логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. „Инвестиции в хората”
9.2. Включване във всички информационни и рекламни документи по проекта на изречението: „Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд.
В рамките на тази дейност ще бъдат извършени следните под-дейности:
• Провеждане на пресконференции в началото и в края на проекта за отразяване на предвидените дейности и резултатите от реализиране на проекта
• Изработване и поставяне на ролбанер в залите за провеждане на конференции, обучения и пресконференции – 2 бр.
• Публикуване на информация за проекта в интернет – 1 публикация при стартирането на проекта и 1 при приключването му
• Издаване на информационни материали за проекта (брошура с Формат А5, обем 4 страници) и включване на задължителната за проекта информация в тях - 300 бр.
• Изработване на информационна табела - 1 бр.
• Химикалки – 50 бр.
• Бележници – 50 бр.
• Стенни часовници – 50 бр.
• Ключодържател – 50 бр.
• Флаш памет - 50 бр.
Дейност 3: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността от дейността Под-дейност 3.1. Проучване и анализ на нормативните, устройствени и стратегически документи на Изпълнителна агенция по трансплантация и предложения за конкретните необходими промени в съответните актове.
Дейност 3: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността Под-дейност 3.2: Разработване на необходимите изменения/допълнения/ нови актове и разработване на инструкции за осъществяване на конкретни функции, за управление и развитие на агенцията
Дейност 1: Подготовка и управление на проекта Под-дейност 1.2: Подготовка на документации и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители на дейностите по проекта. В рамките на дейността, ще бъдат извършени необходимите подготвителни действия за започване изпълнението на проекта. Под-дейността включва дейностите по подготовка, организация и провеждане на процедурите по ЗОП за избор на изпълнители на дейностите по проекта. Предвижда се всички изпълнители да бъдат избрани в началото на проекта, като в договорите ще се предвидят съответните клаузи и механизми за започване на изпълнението на дейностите на различни етапи от проекта. По този начин ще се елиминира рискът от забавяне в процеса на изпълнение на проекта, влошаване качеството на дейностите поради забавяне на предходни дейности, чиито резултати надграждат, и ще се осигури стабилност на изпълнението и ангажираност на изпълнителите в целия период на изпълнение на проекта.
Дейността по разработване на документации за провеждане на процедури за обществени поръчки ще бъде възложена за изпълнение от външен изпълнител, при стриктно спазване на ЗОП и правилника за неговото прилагане.
Дейност 4: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността Под-дейност 4.2: Разработване и въвеждане на стратегия за организационно развитие и модели за управление на промените.
Разработването на организационна стратегия за развитие на организацията е естествено продължение на всички извършени дейности. Целта е, след като вземе предвид всички резултати от останалите дейности, организационната стратегия да установи приоритети за бъдещо развитие на организацията, което ще осигури устойчивостта на проекта във времето.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ, в т.ч. анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността Дейност 2 се състои от следните под-дейности:
Под-дейност 2.1: Планиране и подготовка на функционалния анализ
Под-дейност 2.2: Провеждане на функционалния анализ
Под-дейност 2.3: Приключване на функционалния анализ
Под-дейност 2.4.: Публичност на резултатите от функционалния анализ и информиране на заинтересованите страни - провеждане на конференция за представяне на резултатите от функционалния анализ, с участието на заинтересовани страни
Изпълнението на тази дейност ще бъде възложена на външен изпълнител, като в екипа за извършване на анализа от страна на администрацията ще бъдат включени и представители на целевите групи. Функционалният анализ ще се извърши чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация.
Етапите, които ще включва извършването на функционален анализ са обособени в следните под-дейности:
Под-дейност 2.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ
В етапа на планиране и подготовка на функционалния анализ ще бъде сформиран екипът, отговорен за неговото провеждане.
Тази дейност ще бъде възложена на външен изпълнител – външни експерти, които ще бъдат отговорни за цялостното провеждане на анализа.
Членовете на екипа за провеждане на анализа и тяхната роля в изпълнението на задачата са разписани подробно в т. 4 Методика на настоящото проектно предложение.
Дейностите, които ще трябва да реализира сформираният екип в етапа на подготовка и планиране на функционалния анализ са:
• Дефиниране на заинтересованите страни;
• Уточняване на акцента на анализа;
• Изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите между членовете на екипа;
• Определяне на средствата за комуникация между екипа и заинтересованите страни.
Под-дейност 2.2. Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ ще включва три групи взаимосвързани дейности:
2.2.1. Анализ на текущото състояние на звената на ИАТ по отношение на релевантността на функциите, ефикасността и ефективността от дейността им:
• Анализ на релевантността на функциите в ИАТ – ще се извърши анализ и преглед на структурите и функциите;
• Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на ИАТ;
• Анализ на ефикасността от дейността на ИАТ.
2.2.2. Идентифициране на области за подобрения въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние на административната структура, както и визията за бедещото й развитие;
2.2.3. Формулиране на конкретни препоръки за подобрение на съответните идентифицирани области.
Под-дейност 2.3. Приключване на функционалния анализ
Изпълнението на под-дейност 2.3 ще се базира на резултатите от етапа на провеждане на функционалния анализ (под-дейност 2.2). В рамките на тази дейност ще се извърши приоритизиране на областите и предложенията за промени, изготвяне на план за действия и изготвяне на окончателен доклад от проведения анализ. Окончателният доклад и план за действие ще бъдат приети след обсъждането им на организирани дискусии с лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на ИАТ, тъй като те ще бъдат пряко ангажирани с реализирането на плана за действие.
Под-дейност 2.4. Публичност на резултатите от функционалния анализ и информиране на заинтересованите страни
Тази дейност представлява провеждане на провеждане на конференция за представяне на резултатите от функционалния анализ, с участието на заинтересовани страни, свързани с извършвания функционален анализ. Целта на дейността е да запознае заинтересованите страни с резултатите от функционалния анализ. Идентифицирането на заинтересовани страни ще се извърши по време на изпълнение на настоящото проектно предложение (под-дейност 2.1), но най-общо те ще бъдат разделени на външни (Министерство на здравеопазването и други администрации, свързани с извършваната от административната структура дейност) и вътрешни (ръководството и служителите на ИАТ).
Дейност 10: Мониторинг и отчет на дейностите по проекта Мониторинг ще се осъществява на всички етапи от изпълнение на проекта, като специално внимание ще се отделя на дейностите, възложени на външни изпълнители. С цел осигуряването на максимална прозрачност за реализацията на проекта и мониторинг на дейностите възлагани на изпълнители, Изпълнителна агенция по трансплантация стриктно ще следи за спазването на следните процедури и методи:
• Специално внимание ще се обърне на процеса на качеството на документациите за провеждане на обществени поръчки, чрез прецизиране на техническите спецификации и договорите с външни изпълнители, включително чрез привличане на външен консултант за изготвяне на тези документи;
• Залагане на адекватен и ясен обхват на задачите в договорите с външни изпълнители, включително чрез измерими индикатори, за целите на контрола върху качеството на изпълнението;
• Залагане и контрол на изпълнението на план-график и срокове за изпълнение на под-дейностите в договорите с външни изпълнители;
• Залагане на условия за регулярна отчетност при по-дългосрочните договори с външни изпълнители (договори със срок над 3 месеца), чрез клаузи за регулярни доклади за напредъка по изпълнението на договорите;
• Регулярни работни срещи с външните изпълнители, включително участие на изпълнителите в работните срещи на ЕУП към ИАТ;
• Навременно идентифициране на проблеми и предприемане на корективни мерки;
• Извършване на проверки за процеса на изпълнението, вкл. и проверки на място на външни изпълнители.
Мониторинг ще включва като минимум следните дейности по наблюдение и контрол на изпълнението на заложените дейности:
1. Счетоводна отчетност:
• Счетоводната отчетност предоставя пълна, точна и ясна информация за поетите ангажименти в съответствие с исканията за плащане и извършените плащания за всеки период от време.
• Счетоводната отчетност осигурява необходимата информация за подготовка на доклади за управлението на средствата от програмата и дава възможност за одитна пътека и извършване на мониторинг.
2. Контролни дейности:
Контролните дейности се прилагат в целия цикъл на изпълнение на проекта.
• Ясни правила за отчитане изпълнението на задачите в рамките на Екипа за управление на проекта;
• Доклади от подизпълнители за напредъка на извършените дейности;
• Технически доклади до Управляващия орган за напредъка на дейностите;
• Финансов контрол: чрез система на двоен подпис;
• Анализ и управление на рисковете при изпълнението;
В случай на възникнали трудности и проблеми по изпълнението ще се провеждат допълнителни извънредни срещи, с цел навременното предприемане на корективни действия за своевременното им отстраняване. В съответствие с Общите условия на Договор за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОП „Административен капацитет” ще бъдат съблюдавани всички изисквания по отношение изготвянето на междинни и окончателен технически доклади, финансовата отчетност и сертифицирането на разходите на изпълнители. Ще бъде извършвана 100% документална проверка и проверка на място за осъществяване на физически и финансов мониторинг и контрол върху дейностите на изпълнителите.
Дейност 4: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността Под-дейност 4.1: „Извеждане” на функции, сливане/разделяне на звена – в случай че анализът е показал необходимост от това
В рамките на тази под-дейност ще бъде направен преглед на звената на административната структура, който ще се извършва по време на провеждането на функционалния анализ. Целта е да се идентифицира наличието на дублиращи функции във всяко едно от звената на административната структура. В рамките на дейността ще се съгласуват, приемат и разработят конкретни структурни промени в администрацията, в случай че е установено за необходимо.
Ако анализът покаже необходимост, ще се направи препоръка за:
• Прецизиране на функциите в отделните звена на административната структура;
• „Изваждане” на фукции на звена чрез аутсорсинг или публично-частно партньорство;Преструктуриране на отдели или дирекции – сливане или разделяне.
Дейност 6: Провеждане на работни дискусии Дейността предвижда организирането и провеждането на работни дискусии на всеки етап от разработването на функционалния анализ. След извършването на всеки етап от функционалния анализ (Анализ на релевантността, Анализ на ефективността и Анализ на ефикасността) ще бъдат провеждани дискусиите, с цел информиране и обсъждане със заинтересованите страни на резултатите от всеки етап. Дейността ще се организира и проведе от външния изпълнител, извършил функционалния анализ. Той ще предостави необходимите информационни материали на поканените на дискусията представители на ръководството на административната структура и представители от всички звена. След тяхното широко обсъждане, направените предложения и изказани мнения, изпълнителя ще оформи окончателния доклад и план за действия от функционалния анализ и актуализцията на нормативните, устройствени и стратегически документи.
Дейност 4: Дейности с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността Под-дейност 4.3: Въвеждане на механизми за оценка на ефикасността и ефективността на административната структура
В рамките на дейността ще се разработят механизми за периодична оценка на ефикасността и ефективността на административната структура. Механизмите ще се базират на механизмите, разработени в Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще спомогнат за устойчивост на резултатите от проекта.
Дейност 7: Организиране и провеждане на работни срещи Тази дейност е свързана с управлението на проекта. Работните срещи, ще бъдат организирани от ЕУП, с участието на екипа, провеждащ функционалния анализ. Предвижда се двата екипа да проведат работни срещи, при стартирането на всеки от етапите на под-дейност 2.2 провеждане на функционалния анализ. Целта на работните срещи е ЕУП да се запознае с графиците и задълженията на отговорниците за провеждането на анализа. Работните срещи ще бъдат организирани при стартирането на следите дейности:
• Анализ на релевантността на функциите в административната структура – ще се извърши анализ и преглед на звената и функциите им, за да се открие наличието или липсата на припокриване или дублиране на функции на отделните звена в административната структира;
• Анализ на ефективността – определяне на степента на постигане на предварително поставените краткосрочни и дългосрочни цели на административната структура;
• Анализ на ефикасността от дейността на ИАТ.
ЕУП ще се запознае с предвидените методи от изпълнителя за извършване на анализа на текущото състояние на административната структура, разделен в горепосочените три вида анализ, с графиците и отговорностите на екипа, извършващ анализа и ще следи изпълнението на дейността
|