|
Дейности:
|
Дейност 1: Управление и организация на проекта Тази дейност ще се реализира чрез следните поддейности:
1.3. Сформиране на екип, разпределение на функциите.
1.2. Текущо управление на проекта - Разработка на план-график за изпълнението на проекта и провеждане на ежемесечни срещи на екипа; Подготовка на правната документация за провеждане на възлагателни процедури за реализиране на проекта; Подготовка на технически и финансови отчети;
1.3. Текущи вътрешни срещи на екипа – с цел вътрешен мониторинг и контрол за прогреса на проекта; Стриктно спазване на времевия график за подготовка и провеждане на планираните дейности; Вътрешен контрол, мониторинг и докладване пред ръководството на СО.
Дейност 2: Специализирани обучения за повишаване на професионалния и административен капацитет на 140 служителя на СО Предвижда се организиране на 140 бр. специализирани обучения за повишаване на професионалния и административен капацитет, който се изисква от служителите, в отговор на техните преки задължения и функции в съответните специализирани звена на СО.
1.1 Специализирани обучения за администрацията на СО, проведени от ИПА - на база предварително проведено запитване и анкетно проучване сред всички 42 броя отделни структурни звена на СО (38 бр. дирекции и 4 бр. специализирани звена), и предвид допълнително предвидените средства от бюджета на СО за 2013 год., настоящият проект ще осигури само част (приблизително 50%) от подадените заявки за обучения по конкретни специализирани теми, като най-предпочитани са: Административно обслужване; Изграждане на среда за практическо прилагане на Закона за електронното управление; Практически умеиня за работа с АПК; Вътрешен и външен одит и др. Приложен е подробен списък представящ: конкретни избрани обучения по каталога на ИПА за 2013 год., сигнатура на обученията, брой обучаеми и необходим бюджет.
1.2 Специализирана програма „Кулутрен мениджмънт” за 15 служителя на СО, проведени от друг доставчик - за отговаряне на конкретни специфични нужди, които не се покриват от обучителните услуги за 2013 год. на ИПА и с цел подобряване на тясно специализирани професионалните умения и познания на администрацията на СО, се предвижда организиране на допълнителна специфична обучителна програма „Културен мениджмънт“ за служители на Дирекция „Култура” и други структури на СО, проявили първоначален инетрес. Програма „Кулутрен мениджмънт” за 15 служителя, включва следните теми в две двудневни обучения:
1-во обучение:
- Планиране, организиране и координиране на културни дейности и артистични продукти;
- Провеждане на фестивали и културни събития;
- Участие в международни мрежи, създаване на клъстери и консорциуми; Изграждане и поддържане на активна мрежа от контакти ;
2-ро обучение:
- Маркетинг и реклама на културни дейности; Навлизане на новите технологии в културата – популяризиране чрез социални мрежи;
- Популяризиране на културните дейности сред различни типове аудитория – видове информационни носители и тяхната ефективност;
- Цифровизация на обекти на културно-историческо наследство, съхраняване в общинските културни центрове
1.3 Оценка на ефекта от специализираните обучения - за проследяване на ефекта и измерване на практическата полза на проведените специализирани обучения се предвижда последваща във времето оценка на ефекта, включваща анкетни форми и разговори, както със служителите, така и с техните преки ръководители. [вж. също т. 4а)]
Дейност 3: Интегрирана обучителна програма „Организационна и личностна ефективност ” за 60 служителя на СО Насочена към 60 служителя с изпълнителски функции, цели подобряване на работата в звената на СО, чрез придобиване на нови познания и решения за елементите на ефективния организационен процес, повишаване на личностните компетенции и умения за организационна и междуличносттна комуникация, повишена мотивация и лична ефективност при планиране и управление на работния процес.
3.1 Подбор на служители на СО за обучение по Програма „Организационна и личностна ефективност ” - ще бъдат подбрани 60 участника за участие в дългосрочна интензивна програма за обучение на служитеите на СО. Критериите за подбор са по-подробно описани в т.4а).
3.2 Провеждане на Програма „Организационна и личностна ефективност” за 60 служителя на СО - обучителната програма е разделена на 3 идентични модула, като всеки модул се състои от две двудневни, взаимообвързани обучения, с надграждащи се теми. Участниците саразделени на 3 групи, за вески от 3-те паралелни модула.
3.1.1 Провеждане на първо обучение: „Организационна ефективност“- основна цел е ефективност на работния процес, чрез подобряване на комуникационни механизми в организацията, повишаване на мотивацията и удовлетвореността от работата, управление на работното ежедневие.
1 ден: „Организационна комуникация и мотивация“
- Организационни комуникационни механизми и канали; Причини за нарушена организационна низходяща и възходяща комуникация, и модели за подобряването й;
- Мотивация, обвързана с организационните/екипни цели и персоналните потребности за растеж и развитие; Потребности и мотивационни фактори; Стилове на организационно поведение, обвързано с културата на организацията и мотивацията за работа;
- Измерване-тестове и казуси за изследване и оценка на мотивацията на пероснала; Работа по групи по конкретни работни казуси; Механизми за повишаване нивото на удовлетвореност и ангажираност в работния процес;
2-ри ден: „Планиране и управление на времето и работа в екип“
- Работа в екип и видове екипни роли; Планиране на екипната работа; Взаимопомощ и взаимосвързаност на задачите и ролите; Изграждане на чувство на принадлежност към екипа, Самоинициатива и поемане на лична отговорност;
- Разпределение на задачите (съдържание, срокове); Делегиране и поемане на отговорности и задължения; Планиране на работното ежедневие, краткосрочно и дългосрочно планиране; Приоритизиране на задачите по спешност и важност; Индивидуални планове за изпълнение и контрол;
- Техники за поддържане баланса живот-работа; Познания за разпознаване на стреса и техники за превенцията му;
3.2.2 Провеждане на второ обучение: „Личностна ефективност“ - основна цел е да се подобри организационния процес, чрез ефективна междуличностна комуникация и умения за справяне с конфликти на работното място.
1-ви ден: „Личностни комуникативни умения“
- Основи на ефективна комуникация: активно слушане (моделът „Четири уши“) слушане и разбиране; Причини за нарушена комуникация и методи за подобряването й;
- Видове послания и тяхната интерпретация – за повишаване на екипното разбирателство; Паралингвистика на посланието; Езикът на тялото и невербална комуникация;
- Подходи за ефективно даване на обратна връзка и „приемане“ на обратна връзка; Слушане и разбиране с емпатия. Асертивни умения и стил на комуникация; Структуриране на разговор и говорно поведение и реч; Саморефлексия и анализ на собственото и чуждото поведение с цел повишаване на личната увереност и ефективност;
2-ри ден: „Умения за справяне с конфликти“
- Видове конфликти и предпоставките за възникване на конфликтите; Емоционални аспекти при конфликт; Фази на конфликта; Стилове на поведение при конфликтни ситуации; Комуникативни стратегии в различните фази на конфликта;
- Увереност и емоционален самоконтрол при справяне с „трудни” хора; Водене на разговори с трудни събеседници, изграждане и прилагане на стратегии за убеждаване и запазване на неконфликтна атмосфера;
3.3 Оценка на ефекта от обучителната програма - след приключване на обучителната програма ще бъде проведена Оценка на Ефекта – повече за методиката на провеждане в т.4 а) от Формуляра за кандидатстване. Резултатите ще осигурят надеждна информация за ефикасността на обученията и ефекта им в практечески аспект. Последващата оценка ще се извърши с помощта на доставчика на услугата, подпомогнат от екипа по управление на проекта.
Дейност 4: Интегрирана обучителна програма „Организационна и лидерска ефективност” за 30 ръководителя на СО 4.1 Подбор на служители на СО за обучение по Програма „Организационна и лидерска ефективност” - в рамките на първите 2-3 месеца от проекта ще се проведе допълнителен анализ на нуждите и желанията, както на отделните структурни звена, така и на отделните служители. От 9-те главни направления на СО (съдържащи 38 дирекции и 4 допълнителни структурни звена) ще бъдат бъдат селектирани общо 30 ръководителя на различни по големина звена на СО, за участие в интензивна дългосрочна програма за лидери „Организационна и лидерска ефективност. Повече за методиката на селектиране на участници- в т.4 а) от Формуляра за кандидатстване.
4.2 Провеждане на Програма „Организационна и лидерска ефективност” – основна цел е постигане на по-висока ефективност на работния процес, чрез подобряване на познанията и процедурите за цялостния организационен процес. Обучителната програма е разделена на 4-ри идентични модула, като всеки модул се състои от две двудневни, взаимообвързани обучения, с надграждащи се теми.
4.2.1 Първо обучение: „Организационна ефективност и мотивация”
1-ви ден: „Организационна ефективност и управление на промяната“.
- Организационно развитие: организационна струкутра, стратегически и оперативни цели, изграждане и аспекти на организационната култура; Организационни процеси и динамики и тяхната координация;
- Предпоставки и типове организационна промяна; техники и процедури за адаптиране на организацията към нови вътрешни и външни фактори на средата; Анализ и обсъждане на конкретни фактори на влияние;
- Изграждане на визия за промяна, Механизми за създаване на прозрачност и комуникативни стратегии, идентифициране на„агенти на промяната”.
2-ри ден: „Управление и мотивация на персонала“
- Динамиката на групата – процеси, взаимоотношения, правила; Синергия – силата на допълващите се различия;
- Комуникативни умения: информационни стойности на посланията; Ключови умения за насочване – менторство на служителите;
- Мотивацията като инструмент за ефективно управление на служители; Видове потребности и мотивационни фактори; Техники и инструменти за мотивация;
4.2.2 Второ обучение: „Лидерски умения и вземане на решения”
1-ви ден: „Мениджмънт и лидерство“
- Мениджър и лидер; Лидерски стилове и подходи на поведение; Лични нагласи, разбирания за ролята на ръководителя и лидера; Иновативни лидерски модели на управление и успешни примери в публичните услуги;
- Развитие на основни мениджърски и лидерски умения и качества; Тестване, обработка и анализ на резултатите;
2-ри ден: „Разрешаване на проблеми. Вземане на решения“
- Лидерски и ръководни стилове при решаване на проблеми и вземане на решения;
- Ефективни методи за решаване на проблеми и управление на конфликтите в екипа; Техники за генериране на идеи, вземане на решения ;
- Развитие на умения за организиране и провеждане на ефективни работни срещи; Ефективно делегиране на отговорности и гласуване на доверие (модел на ситуационното лидерство).
4.3 Взаимни вътрешни обучения на служителите от съответните звена/екипи - в резултат от обучителната програма, в период от 2-3 месеца, част от ръководителите ще изберат по едни работен казус, свързан с управленските им функции в реалната им практическа работа и ще проведат последващи взаимни вътрешни обучения за служителите си от съответните звена/екипи. Целта е последващо трансфериране на знанията от страна на ръководителя и прилагане на практически решения по конкретни работни казуси. Това е и нов иновативен мултиплициращ механизъм, приложен в рамките на проекта.
4.4 Оценка на ефекта от обучителната програма - след приключване на обучителната програма в т.ч. и вътрешните обучения-срещи проведени от ръководните кадри, в период от 3-6 месеца, ще се проведе допълнително поручване с цел оценка на придобитите нови компетенции и практическата полза. Повече за методиката на провеждане в т.4 а). Резултатите ще осигурят надеждна информация за ефикасността на обученията и ефекта им в практечески аспект.
Дейност 5: Пет модулно дългосрочно обучение „Ефективна работа в екипа – подобрени умения и процедури“ в пилотно звено 5.1 Подбор на пилотно звено на СО за дългосрочно обучение „Ефективна работа в екипа – подобрени умения и процедури“ - през първите 5 месеца от проекта ще бъде проведено запитване до различни по йерархия звена на СО (направления, дирекции, отдели) за участие в дългосрочно комбинирано обучение на персонала и ръкодителите на звеното. Повече за методиката на подбор в т.4 а) от Формуляра за кандидатстване.
5.2 Провеждане на дългосрочно обучение „Ефективна работа в екипа – подобрени умения и процедури“ - програмата включва изключително практически насочени 5 обучителни модули, изцяло адаптирани към индивидуалните нужди, казуси и предизвикателства на звеното, и преминава през следните основни стъпки.
5.2.1 Провеждане на задълбочено идентифициране - ще се извърши анализ на актуалната ситуация в обучавания екип, техните професионални и личностни казуси и предизвикателства, чрез срещи, въпросници към служителите и ръководителите на звеното.
5.2.2 Провеждане на 5 обучителни модула - обучителната прогарама се състои от 5 обучително-практически модула, всеки по 1 ден, за 15 служителя и ръководители на избраното пилотно звено на СО, провеждана в рамките на 6 – 8 месеца Петте обучителни модула са с акцент по пет основни теми: 1) Комуникационни процедури и канали; 2) Работа в екип и мотивация; 3) Водене на срещи и вземане на решения; 4) Планиране и организиране на индивидуалните и екипните задачи 5) Вътрешни административни и оперативни процедури.
Между обученията всички участници ще имат възможонст за изпробване на конкретни практически казуси, чрез пподкрепата на актуална текуща обратна връзка от страна на обучителите.
5.3 Създаване на устойчив механизъм - като заключителен продукт на тази програма е устойчив модел от уменя, инструкции и правила, изпробвани в реални казуси на пилотното звено. Този модел е въможност за бъдещо мултиплициране и в други звена на СО. Повече за методиката на създаване на Механизма в т.4 а) от Формуляра за кандидатстване.
Дейност 6: Комбинирано обучение „Ефективна работа между звената/екипите – подобрени умения и инструменти” 6.1 Подбор на участници в комбинирано обучение „Ефективна работа между звената/екипите” - подборът на участници се предвижда в рамките на 3 месеца, като допълнителни детайли по методиката на селектиране са описани подробно в т.4 а) от Формуляра за кандидатстване.
6.2 Провеждане на комбинирано обучение„Ефективна работа между звената/екипите” - цели да подобри организацията на работата между отделните звена на СО и е насочено в комбинация и към ръководители и към служители. Обучението е двудневно, с място на провеждане извън гр. София, което осигурява възможност за дискутиране на възможните решения, както във формални, така и в неформални условия, за 70 участника с взаимоовързани функции и задължения, в рамките на звената, които представляват.
Обучението ще бъде организирано в 1,5 ден, с общо 4-5 тематични сесии, в следните основни области:
- „Организационна комуникация между различни звена и екипи”– добри примери и трудности при възходяща и низходяща организационна комуникация между звената; умения, процедури, механизми; причини за нарушена комуникация и методи и механизми за подобряването й;
- „Планиране и организиране на индивидуални и междуекипни задачи и отговорности” - разпределение на общи и индивидуални задачи, съгласно компетенции и функции между екипите; взаимозаменяемост между членовете на междуекипните задачи по координация и изпълнение; групови практически казуси по темата и съвместно генериране на решения и предложения от смесени екипи на ръководители и служители.
- „Генериране на идеи и вземане на решения за процедури и правила за ефективна организация между екипите” - техники и умения, добри практики и инструменти за оптимизиране на работата между екипите; работа по казуси в малки и големи смесени групи за дефиниране, презентиране и проиритизиране на конкретни предложения, създадени съвместно от представители на различните звена; налични процедури и механизми; необходимост от създаване на нови или подобряване на съществуващи;
- „Междуличностни комуникации” - причини за нарушени междуличностни отношения и създаване на умения и техники за подобряването им; асертивност и обратна връзка;
6.3 Създаване на устойчив модел – в резултат на комбинираното обучение ще се обобщи доклад с препоръки, конкретни предложения и инструменти за бъдещо приложение на взаимно взети решения за подобряване на организационния процес между звената, което ще послужи като иновативен устойчив модел за прилагане и в други между екипни проекти и задачи.
Дейност 7: Информация и публичност на проекта 7.1 Провеждане на две пресконференции - ще бъдат проведени две пресконференции в зали и помещения на СО, за заинтересовани страни, свързани с дейността на СО, медии, НПО и др.
- Въвеждаща – през първите два месеца от проекта
- Заключителна- през последния месец от проекта
7.2 Популяризиране чрез печатни и електронни популяризиращи средства
- Радио-репортажи: четири радио- репортажа (1 в началото представящ целите на проекта, 2 в средата с акцент прогреса и резултатите от отделните обучителни програми, 1 накрая с акцент резултата и общия ефект и изводи от проекта като цяло)
- Печатни и електронни материали: (4 бр. електронни прессъобщения на страницата на СО, други електронни бюлетини, НСОРБ и др.; 1 бр. статия във вестник)
- 4 табели – за популяризиране на проекта и програмата по време на промеждането на всички обучителни програми
- Информация за ОПАК и ЕСФ, както и логото/слогана на програмата ще се съдържа във всички издадени сертификати за преминалите успешно обучение служители на СО в рамките на настоящия проект
Всички популяризращи материали ще съдържат информация съгласно Регламент № 1828/2006. Дейността се финансира изцяло от бюджета на СО, и се явява допълнителен изтоник по проекта.
|