|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта
В рамките на Дейност 1 ще бъде сформиран екипът на управление на проекта, включващ Ръководител на проекта, Координатор на проекта, Технически сътрудник на проекта и Счетоводител на проекта.
Дейността се извършва пряко от членовете на екипа за управление и обхваща:
• В рамките на първите 3 (три) месеца от стартирането на проекта ще бъдат извършени подготовка и обявяване на дейностите по избор на изпълнители, а именно:
координация на подготовката на тръжната документация с представителя на външната консултантска помощ;
публикуване на обяви в пресата за анонсиране на обществените поръчки, условия и формуляри;
подготовка на тръжни документации, съвместно със специализирани експерти от ИАГ със съответната квалификация и опит в областта на обществените поръчки;
организация на разглеждането на оферти по провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители;
• организация и провеждане на оперативни срещи;
• текуща координация и административно обезпечаване на проекта;
• комуникация с Управляващия орган (УО);
• осъществяване на текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта - мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях;
• съхранение на документи, доклади и протоколи по проекта, водене на архив;
• подготовка на финансови и технически отчети, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
Дейност 2. Разработване и въвеждане на система за управление на качеството
Дейността е ключова за изпълнението на проекта и обхваща всички етапи и поддейности, свързани с разработването и ефективното въвеждане на Система за управление на качеството в ИАГ.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител чрез провеждане на открита процедура по ЗОП и ще обхваща следните основни етапи:
Етап 1 - Встъпителен анализ и идентифициране на процесите
През този етап ще бъде дефинирана мисията на администрацията за управление на качеството и ще бъдат идентифицирани нормативната рамка, клиентите и другите заинтересовани страни, както и техните изисквания, нужди и очаквания. Ще бъде извършен преглед и анализ на съществуващи вътрешни документи, процедури и инструкции на ИАГ.
Ще бъдат идентифицирани процесите, необходими за постигане на очакваните резултати при осъществяване на контролната дейност. Ще бъдат уточнени входните и изходни данни на всички процеси и последователността и връзките между тях. Ще бъдат определени процесите, които трябва да бъдат документирани (освен тези, които се документират в съответствие с нормативно изискване), както и формите на документите. В края на етапа висшето ръководство на ИАГ ще дефинира индивидуални отговорности по внедряването, поддръжката и усъвършенстването на всеки процес и неговите връзки с други процеси.
В рамките на етапа се осъществяват срещи с ръководството на администрацията, извършват се посещения във всички нейни дирекции и се провеждат интервюта на ключовите служители във всяка дирекция.
Етапът приключва с изготвен и представен на ръководството аналитичен доклад.
Етап 2 - Разработване на първа версия на документация на Система за управление на качеството
В рамките на етапа избраният външен изпълнител използва данните от етап 1, за да разработи първа версия на документацията на СУК. Етапът включва: формулиране на политика и цели по качеството; разработване на организационна структура; разработване на методи за измерване и анализ на процесите на контролната дейност на ИАГ; разработване на документите от СУК, както следва:
• Разработване на наръчник по качеството
• Разработване на процедури по качеството
• Разработване на документи по качеството
Разработената първа версия на документи от СУК се предоставя за утвърждаване на ръководството на ИАГ. В случай на необходимост по документацията се нанасят корекции и подобрения.
В края на етапа съвместно с външния изпълнител се утвърждава и график за внедряване на системата.
Етап 3 – Практическо въвеждане на Система за управление на качеството и обучение на служителите
Етапът се изразява в практическо въвеждане на утвърдената Система за управление на качеството във всички структурни звена и нива на администрацията, включително в нейните регионални структури и специализирани териториални звена, като същевременно провежда обучение на служителите за работа със системата. По време на процеса изпълнителят обсъжда/координира предложенията за промени, направени от служителите във администрацията, като в случай на необходимост предлага допълнителни корекции и подобрения. Тази дейност завършва с утвърждаване на окончателната версия на системата.
Етап 4 – Вътрешен одит и преглед от ръководството.
Съвместно с излъчения екип за управление и поддържане на Системата за управление на качеството, изпълнителят провежда вътрешен одит, като идентифицира необходими коригиращи и превантивни действия за отстраняване на несъответствията и прилагане на области за подобрение, които да бъдат реализирани преди началото на процеса по сертификация. Изпълнителят оказва съдействие на (администрацията) при провеждането на преглед на системата за управление на качеството, съгласно изискванията на стандарта ISO 9001:2008.
Дейност 3. Сертифициране на въведената Система за управление на качеството
Дейността се състои в сертификация (проверка за съответствие и издаване на сертификат) на въведената в ИАГ система за управление на качеството, съгласно стандарта ISO 9001:2008.
Процесът по сертификация ще бъде възложен на външен изпълнител – орган по сертификация, избран след провеждане на съответна процедура по ЗОП. Изпълнителят следва да бъде акредитиран съгласно ISO/IEC 17021 от българския национален орган по акредитация – Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация” или от орган по акредитация на друга държава-членка на ЕС, съгласно EA MLA (European Cooperation for Accreditation Mulitlateral Agreement) ISO/IEC 17021:2006 (EN 45012/ISO/IEC Guide 62 и ISO/IEC Guide 66).
Сертификационната организация ще определи подходящ одиторски екип, покриващ компетентността и обхвата на стандарта, и извърши сертификационен одит, като процесът ще премине през следните етапи:
Одит Етап 1 - провежда се на място, в централата на ИАГ в гр. София в и включва следните дейности:
• Запознаване на одиторския екип с дейностите и процесите в администрацията;
• Преглед на цялата документация, която се изисква от стандарта и се отнася до администрацията;
• Проверка и потвърждение, че СУК е ефективно внедрени и има категорични предпоставки за преминаването към Одит Етап 2;
• Изготвяне на доклад от Одит Етап 1, като при открити несъответствия се изготвя план за прилагане на адекватни коригиращи действия.
Одит Етап 2 - обсъждане на ефективното внедряване на коригиращи действия за несъответствията, повдигнати по време на Одит Етап 1 (ако има такива);
• Оценка на степента на ефективно внедряване на СУК в ИАГ;
• Потвърждение, че СУК съответства на изискванията на стандарта ISO 9001:2008, респ. друг приложим международно признат стандарт за управление на качеството;
• Преглед на основните процеси и дейности на администрацията – одиторският екип извършва оглед на технологични, производствени, управленски и спомагателни процеси и дейности, разговаря с ключови служители и преглежда документи и записи от Системата;
• Преглед на програми, доклади и протоколи за Вътрешен одит и Преглед от Ръководството, за да се потвърди, че са съставени и проведени така, че да гарантират ефективността на внедрената система;
• Доклад от етап 2 и резюме от водещия одитор, относно несъответствията (ако има такива) и препоръките за подобряване.
Водещият одитор взима крайното решение за издаване на съответен сертификат за съответствие, което се основава на доказателствата, събрани по време на Одит Етап 1 и Етап 2. След преглед на препоръките на водещия одитор и след корекция на евентуалните несъответствия, сертифициращата организация следва да одобри коригиращите действия и да издаде сертификат за съответствие на СУК със стандарта ISO 9001:2008.
Дейност 4. Одит на проекта
Дейност „Одит на проекта“ включва осъществяването на експертна подкрепа по отношение на финансовото управление на проекта. Дейността има следните основни направления:
• Осъществяване на финансови консултации по време на реализацията на проекта;
• Документална проверка и текущи становища по отношение на разходването на средства по проекта – разплащания с външни изпълнители, разходи за организация и управление и други;
• Извършване на цялостен одит на проектната документация след приключване на основните дейности по проекта и изготвяне на одитен доклад.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител – регистриран одитор или одиторска организация, чрез провеждане на съответна процедура по реда на ЗОП.
Дейност 5. Дейности за информация и публичност
В рамките на дейност 5 ще бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК, която ще включва:
- организация на откриваща, междинна и закриваща конференция по проекта. Участие следва да вземат представители на държавната администрация, гражданското общество, бизнес организации и медии. Участници в конференциите следва да бъдат до 50 човека. Следва да бъде осигурен наем на зала, кетъринг (кафе-паузи), програма, презентация, оборудване, присъствени листи, заснемане на събитието;
С цел популяризация на дейностите по проекта и в изпълнение на изискванията за информираност и публичност на проекти финансирани със средства на ЕС, се предвиждат и следните мерки:
- Пресконференции (наем зала, наем техника, кетъринг, заснемане и т.н.) – организация, провеждане и отчитане на 2 броя пресконференции в началото и в края на проекта
- Съобщения в пресата – четири вълни (в началото на проекта, при въвеждане на системата, при получаване на сертификат и в края на проекта)
- Печатни информационни материали – разработване и отпечатване на флаер на проекта (брой – 500 бр.)
- Информационна табела – 3 бр.
- Банер на проекта – 1 бр.
- Комплект материали за провеждане на обучения (папка, химикал, блокче листа и USB памет с материалите от обученията) - 120 бр.
Предвижда се дейността да бъде възложена на външен изпълнител по реда на ЗОП.
|