Дейности:
|
Дейност 4 Информация и публичност Дейностите за информация и публичност включват:
Информационни табели – като част от дейностите за информация и публичност ще бъдат изработени информационни табели, промотиращи настоящия проект, Оперативната програма и финансовата подкрепа на ЕС и България. Табелите ще бъде разположени на видно място на централния вход в сградата, в която се помещава централната администрация на КОМПИ, както и във всички териториални бюра и дирекции на Комисията.
Подготовка, печат и разпространение на тематична информационна брошура за популяризиране на дейностите по проекта, както и за популяризиране на целите и финансовата подкрепа на OПAK.
Планираният тираж на брошурата е 2200 бр. и ще бъде разпространявана както в централната администрация на КОМПИ, така и в териториалните й дирекции и бюра. Така релевантната информация ще стигне до възможно най-широк кръг заинтересовани страни.
Освен проектната брошура и информационните табели, в рамките на дейностите за информация и публичност ще бъдат реализирани целеви публикации в печатните медии и в интернет. Публикациите са планирани за два етапа от протичането на проекта – при старта и след придобиването на сертификат за СУК съгласно стандарта ISO 9001:2008.
В допълнение, дейностите за информация и публичност предвиждат пресконференции, публикуването на информация за реализирането на проекта в интернет страницата на бенефициента, което ще гарантира достигане до максимален брой заинтересовани страни.
Дейността ще бъде възложена на изпълнител, съгласно нормативните изисквания на ЗОП.
Дейност 1 Организация и управление на проекта, включително провеждане на процедури за избор на изпълнител Организационната дейност ще започне след сключване на Договора за финансиране на проекта между Договарящия орган и Бенефициента.
Дейността включва установяване на механизми за реализация и управление на проекта:
• Запознаване на всички членове от работния екип с длъжностните им характеристики. Точно и ясно определяне действията и задълженията им, както и отговорностите, които поемат при осъществяването на проекта.
• Разпределяне на отговорностите между всички нива от административната структура на КОМПИ. Установяване на система за тясно сътрудничество чрез регулярни срещи между представители на отделните административни отдели.
• Организиране дейностите по проекта – разработване на план за действие и детайлен времеви график за изпълнение на проектните дейности.
• Подготовка и осигуряване на необходимата документация за реализация на проекта. Ресурсно осигуряване и оценка на рисковете за реализация на конкретните дейности по проекта.
• Подготовка на тръжната документация за провеждане на процедури по ЗОП.
• Заседания на екипа на проекта.
• Разработване и установяване на правила за отчетност на проектните дейности и проследимост на резултатите.
• Разработване на система за вътрешен мониторинг и оценка на резултатите от проектните дейности.
Екипът на проекта ще се състои от: ръководител, координатор на проекта, координатор дейности „Информация и публичност“ и счетоводител. Ръководителят на проекта ще подготви система за вътрешен мониторинг и оценка, съдържаща система за конфиденциалност, отчетност и контрол, той ще отговаря за цялостното управление на.проекта. Координаторът на проекта ще отговаря за планиране и контрол при изпълнение на предвидените дейности, планиране и организация на отчетната дейност по проекта, подготовка на изискваните доклади за изпълнението. Координатор дейности „Информация и Публичност” ще отговаря за планирането, контрола и управлението на дейностите за популяризиране на факта, че проектът се финансира от Европейския социален фонд и се изпълнява по Оперативна програма “Административен капацитет”, ще предприема съответните действия за огласяване на новите услуги, предоставяни от КОМПИ; ще поддържа контакти с медиите при целеви публикации и пресконференции за информиране на широката общественост за целите и дейностите на проекта; като същевременно ще контролира изпълнението на релевантните спомагателни дейности и ще оказва подкрепа при административното и техническо изпълнение на проектните дейности. Счетоводителят на проекта ще носи отговорност за финансовата отчетност на проекта, като следи, контролира и изготвя необходимата финансова документация и оперативно отговаря за разплащанията по проекта. Дейността включва и провеждането на процедури за избор на изпълнители за дейностите по проекта. Процедурите ще бъдат организирани в съответствие с изискванията на приложимото законодателство – ЗОП, нормативните актове уреждащи изискванията за допустимост на разходите по ОПАК и др.
Финалните дейности по проекта ще включват изготвяне на финален технически и финансов доклад от изпълнението на проектните дейности, както и оценка на резултатите от изпълнението на проекта.
Дейност 2 Разработване и внедряване на СУК съгласно стандарт ISO 9001:2008. Разработването и внедряването на СУК съгласно стандарт ISO 9001:2008 ще се реализира от компетентна фирма и консултантски екип.
Консултантските услуги за разработване и внедряване на Система за управление на качеството, съгласно международен стандарт ISO 9001:2008, включват следните основни етапи и дейности:
Етап: Диагностичен анализ и обучение
1) Диагностичен анализ
Диагностичен анализ на съществуващата система за управление в КОМПИ. Целта на този анализ е консултантският екип да се запознае с дейността на КОМПИ и да оцени степента на съответствие на съществуващата система за управление с изискванията на стандарт ISO 9001:2008.
Анализ на изискванията към предоставяните услуги включва: анализ на изискванията на потребителите и другите заинтересовани страни към извършваните от КОМПИ административни услуги и други дейности; идентифициране на нормативни изисквания; анализи на вътрешно институционалните изисквания към административните услуги; анализ на технологичната и организационна система за мониторинг на предоставяните услуги, междинен и краен контрол.
Предоставя се доклад за резултатите: обща оценка за ефективността на управление, несъответствия спрямо клаузите на стандарт ISO 9001:2008, констатации и препоръки, предложение за архитектура на процесите, предложение за подходяща структура на документацията на СУК (набор от взаимосвързани документи: наръчник, процедури, инструкции, правила и документи).
2) Обучение
Реализират се:
• обучение за служители от средно и високо управленско ниво – входящо обучение за принципите и изискванията на стандарт ISO 9001:2008. Обучението се адаптира спрямо профила на КОМПИ и съответния сектор, както и правилната интерпретация на стандарта спрямо дейността и правомощията на Комисията;
• обучение за Упълномощен представител на ръководството (УПР) – подходящо обучение за принципите и практиките за поддържане и подобрение на СУК.
Резултат: Този етап приключва с Доклад от диагностичен анализ, предложение за архитектура на СУК, проведени обучения.
Етап: Разработване на СУК
3) Разработване на документите на СУК
Процесен анализ: „заснемане” на основни и спомагателни процеси; идентификация, описание и схематично разписване на процесите; анализ на тяхната ефективност и ефикасност; мониторинг, верификация и потвърждаване на процесите;
Консултантският екип разработва работна версия на наръчник и процедури по качеството, чрез информацията и заключенията от доклада от предишния етап, процесния анализ, допълнителни срещи и разговори с ключовите служители в организацията и наблюдение на процеси и дейности на територията на Комисията.
Ръководството дефинира Политика по качеството и цели.
4) Внасяне на корекции и одобрение на документите на СУК
Разработената документация се обсъжда с ръководството на организацията. При необходимост се нанасят корекции и изменения.
Резултат: Етапът приключва с предложение към ръководството на организацията за утвърждаване и пробно внедряване на разработената СУК (наръчник, процедури по качеството, инструкции, други правила и бланкови документи).
Етап: Внедряване и потвърждаване на СУК
5) Внедряване и фина настройка
Консултантският екип оказва съдействие на КОМПИ за практическото внедряване на СУК във всички структурни звена. През периода на тестовото внедряване и наблюдение Консултантът допълва и коригира СУК, обсъжда/координира предложенията за промени, направени от служителите в КОМПИ. Тази дейност завършва с утвърждаване на окончателната версия на СУК.
6) Вътрешен одит
Провеждане на финален вътрешен одит на внедрената система, от екип с представители на Консултанта и Упълномощен представител на ръководството от КОМПИ. По време на одита се идентифицират необходими коригиращи и превантивни действия (когато има такива) за отстраняване на несъответствията и прилагане на области за подобрение, констатирани по време на одита.
7) Преглед на ръководството
Консултантският екип оказва съдействие на Ръководството на КОМПИ при провеждането на преглед на системата за управление на качеството, съгласно изискванията на стандарт ISO 9001:2008.
Резултат: Етапът приключва с Доклад от Вътрешен одит, Протокол от проведен Преглед на Ръководството и деклариране на готовност за сертификация, чрез резултатите от Прегледа на ръководството.
Дейност 3 Сертифициране на СУК съгласно стандарт ISO 9001:2008. След успешно приключване на дейностите по внедряване на СУК, КОМПИ ще пристъпи към сертификация на Системата за управление на качеството.
След достигане на фаза за готовност за сертификационен одит на СУК в КОМПИ, ще бъде извършен сертификационен одит от сертификационна организация, акредитирана от акредитиращ орган, който е член на Международния акредитационен форум (International Accreditation Forum - Multilateral Recognition Agreement (IAF MLA) съгласно ISO/IEC 17021:2006. Процесът на сертификация ще премине през следните етапи:
1) Заявление за сертификация
Дейността се състои в подготовка и подаване на заявление за сертификация към сертификационна акредитирана организация. Сертификационната организация избира подходящ одиторски екип и планира извършването на сертификационния одит.
2) Сертификационен одит
Дейността се състои в провеждане и изготвяне на първоначална оценка, която включва два етапа:
Одит Етап 1 - ще се проведе на място в КОМПИ, като одитът включва следните дейности:
- Обсъждане и потвърждаване на предложения от КОМПИ, обхват на сертификация и предмет на дейност.
- Установяване на процесната ориентираност на внедрената СУК, както и потвърждаване, че са поставени ясни цели по качеството, че са взети под внимание “8-те Принципа по качество” и че се прилагат планове за непрекъснато усъвършенстване.
- Преглед на документираната СУК, за да се провери дали цялата документация, която се изисква от стандарта и се отнася до организацията, е разработена, внедрена и контролирано документирана.
- Потвърждение, че СУК е ефективно внедрена и има категорични предпоставки за преминаването към Одит Етап 2 и определяне заедно с екипа на КОМПИ на дата за одит етап 2.
- Доклад от одитора за етап 1 с крайно становище за готовност за преминаване към етап 2, установени несъответствия (ако има такива), констатации и препоръки. При открити несъответствия се изготвя план за прилагане на адекватни коригиращи действия
Одит Етап 2 - ще се проведе на място в КОМПИ и включва следните дейности:
- Обсъждане на ефективното внедряване на коригиращи действия за несъответствията, повдигнати по време на Одит Етап 1 (ако има такива).
- Оценка на степента на ефективно внедряване на СУК и потвърждение, че тя съответства на изискванията на ISO 9001:2008 и предмета на дейност.
- Преглед на основните процеси и дейности на КОМПИ – одиторският екип извършва оглед на аминистративни, управленски и спомагателни процеси и дейности, интервюта с ключови служители и преглед на документи и записи. Оценява се тяхното съответствие спрямо стандарта, СУК и нормативните изисквания.
- Преглед на програми, доклади и протоколи за Вътрешен одит и Преглед от ръководството, за да се потвърди, че са съставени и проведени така, че да гарантират ефективността на внедрената СУК.
- Доклад от етап 2 и резюме от водещия одитор, относно несъответствията (ако има такива) и препоръките за подобряване
Крайното решение на водещия одитор за препоръка към сертифициращата организация за издаване на сертификат ще бъде основано върху доказателствата, събрани по време на Одита - Етап 1 и Етап 2.
След преглед на препоръките на водещия одитор и след приемането на предложените коригиращи действия спрямо евентуално повдигнатите несъответствия, сертифициращата организация следва да одобри сертификация спрямо ISO 9001:2008, и да издаде сертификат на КОМПИ.
|