|
Дейности:
|
Дейност 3:
Сертифициране на въведената система за управление на качеството
Сертификационната дейност се състои в проверка за съответствие и издаване на сертификат) на въведената в МОСВ система за управление на качеството, съгласно стандарта ISO 9001:2008 или друг приложим международно признат стандарт за качество.
Процесът по сертификация ще бъде възложен на външен изпълнител – орган по сертификация, избран след провеждане на съответна процедура по ЗОП. Изпълнителят следва да бъде акредитиран съгласно ISO/IEC 17021 от българския национален орган по акредитация – Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация”, от национален орган по акредитация на друга държава-членка на ЕС, от национален орган по акредитация – страна по Споразумението за Европейско икономическо пространство и Конфедерация Швейцария или от национален орган по акредитация на държава, кандидат за пълноправно членство в ЕС, които са страна по Споразумението за взаимно признаване на Европейската организация по акредитация – EA MLA в област сертификация на системи за управление.
Сертификационната организация ще определи подходящ одиторски екип, покриващ компетентността и обхвата на системата, и извърши сертификационен одит, като процесът ще премине през следните етапи:
Одит Етап 1 - провежда се на място, в централата на МОСВ в гр. София и включва следните дейности:
• Запознаване на одиторския екип с дейностите и процесите в администрацията;
• Преглед на цялата документация, която се изисква от стандарта и се отнася до администрацията;
• Проверка и потвърждение, че СУК е ефективно внедрена и има категорични предпоставки за преминаването към Одит Етап 2;
• Изготвяне на доклад от Одит Етап 1, като при открити несъответствия се изготвя план за прилагане на адекватни коригиращи действия.
Одит Етап 2 - обсъждане на ефективното внедряване на коригиращи действия за несъответствията, повдигнати по време на Одит Етап 1 (ако има такива);
• Оценка на степента на ефективно внедряване на СУК в МОСВ;
• Потвърждение, че СУК съответства на изискванията на стандарта ISO 9001:2008, респ. друг приложим международно признат стандарт за управление на качеството;
• Преглед на основните процеси и дейности на администрацията – одиторският екип извършва оглед на технологични, управленски и спомагателни процеси и дейности, разговаря с ключови служители и преглежда документи и записи от Системата;
• Преглед на програми, доклади и протоколи за Вътрешен одит и Преглед от Ръководството, за да се потвърди, че са съставени и проведени така, че да гарантират ефективността на внедрената система;
• Доклад от етап 2 и резюме от водещия одитор, относно несъответствията (ако има такива) и препоръките за подобряване.
Сертификационният орган взима крайното решение за издаване на съответен сертификат за съответствие, което се основава на доказателствата, събрани по време на Одит Етап 1 и Етап 2. След преглед на препоръките на водещия одитор и след корекция на евентуалните несъответствия, сертифициращата организация следва да одобри коригиращите действия и да издаде сертификат за съответствие на СУК със стандарта ISO 9001:2008 или друг приложим международно признат стандарт за качество.
Дейност 5:
Одит на проекта
Дейност „Одит на проекта“ включва осъществяването на експертна подкрепа по отношение на финансовото управление на проекта. Дейността има следните основни направления:
• Документална проверка и текущи становища по отношение на разходването на средства по проекта – разплащания с външни изпълнители, разходи за организация и управление и други;
• Извършване на цялостен одит на проектната документация след приключване на основните дейности по проекта и изготвяне на одитен доклад.
Дейността ще бъде възложена на външен изпълнител – регистриран одитор или одиторска организация, чрез провеждане на съответна процедура съгласно нормативната уредба на Р България.
Дейност 6:
Дейности за информация и публичност
В рамките на дейност 5 ще бъде проведена цялостна информационна кампания по проекта в съответствие с указанията на УО на ОПАК, която ще включва:
• Организация на 2 броя пресконференции по проекта – откриваща (за оповестяване на целите на проекта) и финална (за оповестяване на постигнатите резултати). Участие следва да вземат по 20 души на пресконференция. В организацията на пресконференциите се включват осигуряване на наем на зала и техническо оборудване и кетъринг (кафе-паузи).
• Организиране на кръгла маса за представители на целевите групи в гр. София.
• Изработка, печат и разпространение на 300 бр. информационни брошури (двустранни, пълноцветни);
• Изготвяне на 25 информационни табели на проекта, по една за всяка обособена сграда на МОСВ, включително териториалните структури – целеви групи по проекта;
• Изработка и разпространение на информационни материали - папки с логото и слогана на ОПАК и ЕСФ ( 300 бр.), химикали с логото на ЕС (300 бр.), USB флаш памет с логото на ЕС (300 бр.).
Предвижда се цялостната дейност да бъде възложена на външен изпълнител.
Дейност 4:
Организация и управление на проекта
В рамките на Дейност 3 ще бъде сформиран екипът на управление на проекта, включващ:
Ръководител на проекта;
Координатор по въвеждането и сертифицирането на СУК;
Координатор по изпълнение на дейностите;
Координатор по отчетността;
Счетоводител на проекта.
Дейността ще се извършва пряко от членовете на екипа за управление и ще обхваща:
• организация и провеждане на оперативни срещи;
• определяне и приемане на правила за работа на екипа, както и списък с оперативни задачи;
• текуща координация и административно обезпечаване на проекта;
• комуникация с Управляващия орган (УО);
• координация на подготовката на тръжната документация с представителя на външната консултантска помощ;
• публикуване на обяви в пресата за анонсиране на обществените поръчки, условия и формуляри;
• организация на разглеждането на оферти по провежданите тръжни процедури и на успешното сключване на договори с избраните изпълнители;
• осъществяване на текущ контрол върху всички изпълнители на дейности по проекта - мониторинг на плана за изпълнение на проектните дейности; оценка и наблюдение на изпълнението на дейностите и проследяване на резултатите от тях;
• съхранение на документи, доклади и протоколи по проекта, водене на архив;
• подготовка на финансови и технически отчети, съгласно изискванията на УО на ОПАК;
Дейност 1:
Разработване и провеждане на процедури за избор на външни изпълнители
В рамките на тази дейност ще бъде разработена документацията за възлагане на обществена поръчка за избор на изпълнител на ключовата дейност „Разработване и въвеждане на система за управление на качеството“, както и ще бъдат проведени съответните процедури относно избора на изпълнители за дейностите „Сертифициране на въведената система за управление на качеството“, „Одит на проекта“ и „Дейности за информация и публичност“, както и провеждането на съответните процедури съгласно нормативната уредба.
Дейността по разработване на документация за провеждане на открита процедура включва разработването на пълен пакет документация за избор на изпълнител, включително техническо задание, което да обхване изцяло потребностите на МОСВ, както и практически консултации в процеса на преглед и оценка на офертите, получени по всяка процедура.
Дейността по разработване на процедурите ще бъде осъществена от съответните структурни звена на МОСВ в съответствие с нормативните изисквания и Устройствения правилник на министерството. Дейността ще бъде извършена в рамките на оперативната дейност и бюджет на администрацията.
Дейност 2:
Разработване и въвеждане и на система за управление на качеството
Дейност 2 е ключова дейност за успешната реализация на проекта и се изразява в разработване на пълна документация на система за управление на качеството (СУК), представляваща съвкупност от вътрешно нормативни и организационни правила за работа и разписание на работните процеси, гарантиращи предоставянето на качествени услуги от страна на МОСВ.
Дейността ще бъде реализирана от външен изпълнител, избран чрез подготвена и проведена обществена поръчка съгласно изискванията на нормативната уредба. Разработването и внедряването на системата за управление на качеството ще бъдат изпълнени с активното участие на всички експерти от МОСВ, чиито служебни задължения и компетентност имат отношение към правилното въвеждане и функциониране на системата и постигането на търсените положителни резултати. Изпълнението на дейността ще премине през следните основни етапи:
Етап 1 - Запознаване с дейността на МОСВ и обучение - изпълнителят се запознава с нормативните изисквания и дейността на министерството и извършва обща оценка на ефективността на управление, констатации и препоръки, предложение за архитектура на процесите, предложение за подходяща структура за системата за управление на качеството. Ръководството на МОСВ ще определи със заповед екип от служители, които ще бъдат отговорни за правилното въвеждане на СУК. Изпълнителят следва да реализира входящо обучение на определените служители за принципите и изискванията към системите за управление на качеството.
Етап 2 - Разработване на документите на СУК - изпълнителят разработва първа версия на наръчник и процедури по качеството на основата на информацията и заключенията от предишния етап. Системата представлява съвкупност от вътрешно нормативни и организационни правила за работа и разписание на работните процеси, свързани с предоставянето на услуги от страна на МОСВ. Ръководството на министерството дефинира политиката и целите по качество.
Етап 3: Въвеждане на СУК в администрацията на МОСВ - изпълнителят на дейността осъществява практическото въвеждане на СУК във всички структурни звена и нива на администрацията, включително в нейните териториални подразделения, като същевременно провежда обучение на служителите за работа със системата. По време на процеса изпълнителят допълва и коригира СУК, обсъжда/координира предложенията за промени, направени от служителите във администрацията. Тази дейност завършва с утвърждаване на окончателната версия на системата.
Етап 4: Вътрешен одит и преглед на ръководството - Съвместно с излъчения екип за управление и поддържане на Системата за управление на качеството, изпълнителят провежда вътрешен одит, като идентифицира необходими коригиращи и превантивни действия за отстраняване на несъответствията и прилагане на области за подобрение, които да бъдат реализирани преди началото на процеса по сертификация. Изпълнителят оказва съдействие на ръководството на министерството при провеждането на преглед на системата за управление на качеството, съгласно изискванията на стандарта ISO 9001:2008.
|