|
Дейности:
|
Дейност 6: Информация и публичност по проекта Реализацията на дейността ще бъде възложена на външен изпълнител чрез публична покана, съгласно чл.14, ал.4, т.2 от ЗОП.
Реализацията на дейността, включва:
1) Изработване и поставяне на 2 информационни табели по проекта.
2) Разработване и отпечатване на 2 500 броя промоционални брошури по проекта – формат А5;
3) Подготовка на 4 броя прес - съобщения в централни медии – вестници;
4) Изработване на 1 допълнителна секция към интернет сайта на ЦВО към МО за популяризиране на реализираните дейности и постигнатите резултати по проекта.
Дейност 7: Отчетност и одит на проекта Дейностите по изпълнение на проекта ще се изпълняват съобразно изискванията, заложени в следните документи:
Договор между УО на ОПАК – Възложител и ЦВО към МО – бенефициент на помощта;
Закон за обществените поръчки (ЗОП)
ПМС №62/21.03.2007г
ПМС №121/ 31.05.2007
ПМС№ 231/20.09.2007г.; Регламентна Съвета /ЕО/ №1083/2006 и Регламент на Съвета /ЕО/ 1081/2006
Реализацията на дейността, включва:
Изготвяне на междинни технически отчети за напредъка на изпълнението;
Изготвяне на междинен финансов отчет;
Изготвяне на Финален отчет;
Изготвяне на одитен доклад от независим одитор.
Дейност 2: Разработване и внедряване на софтуер, в съответствие със Закона за електронно управление (ЗЕУ) за реализация на електронен портал и система за управление на жалби, предложения и сигнали, постъпили от страна на гражданите и бизнеса в ЦВО къ Изпълнението на поддейности 2.1, 2.2 и 2.3 от дейността ще бъде възложено на външен изпълнител, чрез публична покана, съгласно чл.14, ал.4, т.2 от Закона за обществените поръчки.
Реализацията на настоящата дейност, включва следните поддейности:
Поддейност 2.1. Извършване на предварителен анализ на предоставяните на административно услуги от страна на ЦВО към МО и анализ на нуждата от промяна на работните процеси чрез прилагане на ЗЕУ
В рамките на тази поддейност, избраният изпълнител ще извърши първоначален анализ на начина за предоставяне на административни услуги от страна на МО – ЦВО, както и анализ на нуждата от промяна на работните процеси чрез прилагане на Закона за електронно управление (ЗЕУ) и чрез трансформиране на услугите за по – доброто им ориентиране към заинтересованите потребители – гражданите.
В резултат ще бъде подготвена основата за разработване и внедряване на софтуер за електронно административно обслужване от страна на Централно военно окръжие към Министерство на отбраната (ЦВО към МО).
Поддейност 2.2. Подготовка на вътрешни правила за документооборота на електронни документи и документи на хартиен носител
Избраният в рамките на настоящата поддейност изпълнител ще направи типология за множеството процеси на административните услуги в рамките на ЦВО на МО; ще разработи методология за взаимоотношения между екипа, предоставящ административните услуги и съответните им ползватели; ще предложи структура на дейностите – основни дейности, брой случаи и ползватели, видове случаи, резултати. В допълнение, ще изработи и методология за определените процедури, работни инструкции, формуляри и други необходими документи, като част от административното облужване на ЦВО към МО.
В рамките на поддейността въз основа на анализ на практиката на Централно военно окръжие към МО, ще се направи типово описание на:
а) Ведомствената номенклатура на видовете документи;
б) Ведомствената номенклатура на етапи на услуги или процедури;
в) Ведомствената номенклатура на услуги или процедури.
На тяхна основа ще бъдат подготвени типови вътрешни правила.
Типовите вътрешни правила ще бъдат публикувани с инструкция за тяхното привеждане към нуждите на ЦВО. Ще бъде проведено 1 обучение на служители на ЦВО за запознаването им с изготвените вътрешни правила за документооборота.
Поддейност 2.3. Изграждане на електронен портал и система за управление на жалби, предложения и сигнали, съобразен с изискванията на ЗЕУ
Изпълнителят ще пристъпи към разработване и внедряване на софтуерен продукт, чрез който ще бъде осигурена възможност предоставяните от ЦВО към МО административни услуги да бъдат заявявани по електронен път и съответно получавани по електронен път. Изпълнителят ще разработи и съответните електронни форми за подаване на документи. Всички необходими информационни обекти и административни услуги ще бъдат вписани в регистъра на информационните обекти и регистъра на административните услуги.
Посредством разработеният и внедреден софтуер ще се създаде електронен портал за електронно подаване на документи. Електронните документи ще могат да се подписват с електронен подпис, да се извършва проверка за валидността на този електронен подпис, да се извършват проверките за приемане/ не приемане съгласно нормативната уредба на електронното управление. Регистрираните потребители в портала ще могат да проверяват статуса на своите услуги, да получават резултата от услугите си в интерфейса на портала и да имат достъп до документите, които са подали и които са получили по всяко време, като за тези цел се организира сигурен достъп. Тази функционалност ще е реализирана по универсален начин, за да може да се използва за всички услуги, които ще бъдат разработвани в различни проекти от МО и за в бъдеще. Порталът ще бъде внедрен в централния офис на ЦВО и ще дава възможност за предоставяне на услуги както в България, така и от всяка точка на света при осигурена сигурност на достъпа. Портала ще бъде интегриран с единния портал за електронни разплащания за заплащане на таксите за предоставяните услуги. Административните услуги, които ще бъдат предоставяни онлайн, посредством пускането на портала, ще включват: 1) служебна бележка (уверение) на пенсионирани военнослужещи, за ползване на услугите в болничните бази по балнеология, рехабилитация, и профилактика към МО; 2) Служебна бележка на съпруг или съпругата на физически лица, на военна служба, необходими за преглед и лечение във ВМА и мнохопрофилните болници за активно лечение; 3) Удостоверение на физическо лице на военна служба, което да послужи пред КОС – МВР за получаване на разрешително за придобиване, носене и употреба на огнестрелно оръжие; 4) Служебна бележка за удостоверяване на военно звание в запаса, която да послужи за постъпване на държавна служба в МВР и други ведомства; 5) Заявление за издаване на дубликати, копия или преписи от служебни бележки и удостоверения в случай на изгубване или унищожаване; 6) Заявление за издаване на копие от договора за служба в доброволния резерв/предоставяне на техника-резерв; 7) Заявление за извършване на справки от информационните фондове на МО; 8) Удостоверение на физическо лице за състоянието му във военния отчет; 9) Заявление за издаване на дубликат на военноотчетна книжка; 10) Служебна бележка за удостоверяване заемането на различни длъжности през време на службата във въоръжените сили, която да послужи за постъпване на държавна служба в МВР и други ведомства; 11) Удостоверение на физическо лице, че не е служило наборна военна служба; 12) Заявление за достъп до обществена информация. Изгражданият по проекта електронен портал ще е пряко свързан с електронния архив, предвиден за изграждане и ще предоставя възможност за достъп на заинтересованите страни до всички публични документи и услуги онлайн, като ще гарантира сигурност и надежност на информацията.
Ще бъде организирано и проведено обучение на 2 системни администратори на ЦВО за поддържане на портала. Част от електронния портал ще бъде и системата за управление на жалби, предложения и сигнали, включваща: Въвеждане на работеща система за подаване на жалби, предложения и сигнали за нарушения; Поддържане на пълен регистър на всички входящи жалби, предложения и сигнали за нарушения и изходящи документи и отговори; Поддържане на многократни отговори на входящ документ; Създаване и използване на технологични схеми за път на входящи жалби, предложения и сигнали за нарушения в ЦВО; Насочване на документа към определени длъжностни лица и формулиране на задачите им; Разширяване на формите за получаване на обратна връзка; Въвеждане на електронна форма за провеждане на допитвания, жалби, предложения и сигнали за нарушения. Възможност за изпращане / публикуване на въпроси и получаване на отговори през Интернет; Електронна форма за провеждане на анкети и форуми; Система, която автоматично приема и записва предложения, сигнали за нарушения и жалби; Разпределяне и организиране на движението и взетите мерки.
Електронния портал и системата за управление на жалби, предложения и сигнали ще се управляват на централно ниво от ЦВО към МО, и ще има пряка свързаност със 8-те военни окръжия на територията на Република България.
Поддейност 2.4. Доставка на 5 броя компютърни конфигурации и 2 броя сканиращи устройства за поддържане на изградения електронен портал/система за управление на жалби, предложения и сигнали
Реализацията на настоящата поддейност ще бъде възложена чрез публична покана на външен изпълнител, съгласно чл. 14, ал. 4. т. 2 от ЗОП.
В рамките на настоящата поддейност ще бъдат доставени 5 броя компютърни конфигурации и 2 броя сканиращи устройства, които ще подпомогнат работата на Централното военно окръжие към Министерство на отбраната и за управление на внедрения софтуер за поддържане на изградения електронен портал/система за управление на жалби, предложения и сигнали.
Дейност 5: Сканиране и индексиране на докумените от архива на Централното военно окръжие (ЦВО) към Министерство на отбраната (МО) Изпълнението на настоящата дейност, заедно с дейности 3 и 4 ще бъде възложено на външен изпълнител, избран чрез 1 открита процедура по реда на чл. 14, ал. 1, т. 2 от Закона за обществените поръчки.
Изпълнението на настоящата дейност включва:
- Сканиране на всички протоколи на ЦВО към МО;
- Сканиране на всички сключени договори от страна на ЦВО към МО;
- Сканиране на проектна документация на ЦВО към МО;
- Сканриане на всички подадени жалби, предложения и искания към ЦВО на МО от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес
Сканирането ще се извърши във формат до А3.
Етапите на обработка на документите при сканирането, включват:
Подготовка на документите за сканиране – отделяне на документите от подвързията без да се нарушава целостта, отстраняване на джобове, пликове, папки, дела, телбоди и др. След приключването на този етап, хартиеният носител на всеки отделен документ се фиксира със специални широки ластици, които не нарушават целостта на хартиеното тяло и то се придвижва към операторите на документните скенери;
Същинско сканиране – операторите на документните скенери премахват ластиците от хартиеното тяло и го поставят на скенерите. След сканирането на съответния документ, ластиците се поставят отново и операторите преминават към цифрово възстановяване на електронното копие на документите;
Цифрово възстановяване на електронното копие и поставяне на име на файла – проверява се името на файла, ако то е поставено автоматично от съответния софтуер и ако има грешка се коригира ръчно или се поставя такова, ако е необходимо ръчно въвеждане. Хартиеното тяло е фиксирано с ластици и все още не се връща за обратно комплектоване, защото може да се наложи пресканиране на документа. Това се налага в случай, че цифровото възстановяване не е дало абсолютно качествен резултат при обработката на електронното копие. За да се установи това, оператори, които са отговорни за контрола на качеството трябва да прегледат електронното копие на документа страница по страница за всеки сканиран документ;
Връщане на документите за обратно комплектоване – този етап настъпва, когато съответният документ е преминал всички останали етапи без забележка към крайния резултат. Хартиените тела на оригиналните документи, които са фиксирани с ластици, се връщат към първоначалния етап на подготовка за сканиране, отстраняват се ластиците, които са осигурили запазване на последователността на страниците във всеки от документите и те се предават във вида, в който са били приети.
При извършване на процесите на сканиране, избраният външен изпълнител ще следи на 100% за запазване на качеството на обработените документи.
Ще бъдат взети под внимание и документи, които могат да се сканират, но за целта са необходими допълнителни настройки. Такива документи са:
Тези, чиито хартиен носител е с нарушена цялост – похабени ръбове, които е рисковано да се пуснат през листоподаващото устройство на скенера, за да не заседнат. В този случай за най – голяма сигурност при запазването на оригинала се използва технологията на сканиране на стъкло;
Тези документи, при които текстът не е съвсем ясен и четлив, но с допълнителни настройки на скенера може да се получи качествено изображение на електронното копие.
В рамките на настоящата дейност се планира да бъдат сканирани 390 000 страници документация на ЦВО към МО, с формат до А3.
При осъществяване на процеса на дигитализация (създаването на електронен архив) трябва да бъде предложен и специализиран софтуер за масивно сканиране на хартиени документни архиви.
Използваният софтуер следва автоматично да може да изправя наклонени изображения и да изчиства петна, както и да коригира яркостта на изображението.
В допълнение, експертите на Изпълнителя, участващи в процеса на дигитализация ще подпишат и декларации за конфиденциалност и за неразпространение на информация.
При приключване процесите на сканиране на документацията, обработените стандарти трябва да бъдат налични в нередактируем – pdf формати със съответните файлови имена.
Процесите на сканиране и индексиране ще се извършат в помещения в сградата на Централното военно окръжие към Министерство на отбраната. Избраният изпълнител, който ще извърши сканирането и индексирането на документите на ЦВО към МО и ще осигури на място необходимото оборудване – скенери, с различни технически параметри и характеристики: нива на наситеност, оптична резолюция, скорост на сканиране, мащабиране и т.н.
След сканирането на проектната документация, тя ще бъде индексирана и въведена в обща база данни. Създадената електронна база данни ще се съхранява на основния сървър на Министерство на отбраната.
При извършване на индексацията на документите, трябва да се осигури последващо пълнотекстово търсене. Изпълнителят е задължен да създаде и хипервръзки между референтните документи.
Избраният изпълнител е задължен да осигури необходимата техника и нейната поддръжка за осъществяване дейностите по подреждане, подвързване, етикиране, опис и сканиране на документите.
В допълнение, като част от услугата по настоящата дейност, фирмата изпълнител ще осигури и обучение за 30 служителя на ЦВО към МО за работа с дигиталния архив. Настолният документ при обучението ще бъде изготвения Наръчник по дейност 3 от проекта.
След реализацията на електронния архив на ЦВО към МО и връзката му с изградения електронен портал по Дейност 2 на проекта, той ще може да бъде използван онлайн и от всяко от 8-те военни окръжия на територията на Република България.
Дейност 1: Изграждане на организационна структура по проекта Проектът ще се управлява от екип от 6 души, който включва:
Ръководител на проекта, Счетоводител на проекта, Юрист на проекта, ИТ Координатор, Координатор – Планиране и отчетност и Технически сътрудник.
Изпълнението на дейността включва:
1.1. Разработване на длъжностни характеристики на 6 членовете на екипа по проекта;
1.2. Сключвате на 6 договора с членовете на екипа по проекта;
1.3. Актуализиране на плана за изпълнение на дейностите по проекта и неговото детайлизиране.
1.4. Разпределение на конкретните задачи между членовете на екипа за изпълнение на всяка от заложените в рамките на проекта дейности.
Дейност 4: Осъществяване на цялостен преглед на наличниите документи към Централното военно окръжие (ЦВО) на Министерство на отбраната (МО) и организация и подготовката им за дигитализиране Изпълнението на настоящата дейност, заедно с дейности 3 и 5 ще бъде възложено на външен изпълнител, избран чрез 1 открита процедура по реда на чл. 14, ал. 1, т. 2 от Закона за обществените поръчки.
В рамките на дейността ще бъде извършено цялостно подреждане и организация на наличната документация на ЦВО към МО на хартиен носител, с цел подготовката й за прехвърляне в електронен вариант (дигитализация и електронизация).
Дейността ще бъде реализирана посредством следните задачи:
Задача 1: Подреждане на наличните класьори с документи и отстраняване на ненужните материали – дублиращи се документи и т.н. Ненужните документи няма да бъдат унищожавани , а просто няма да бъдат подготвени за дигитализация и електронизация;
Задача 2: Изработване и поставяне на етикети на класьорите с документи;
Задача 3: Съставяне на описи на всички класьори с документи и номериране на страниците – описите ще бъдат направени по групи и видове документи;
Задача 4: Рационално разполагане на документите по вид и хронология за максимално улесняване на търсенето и работата с тях.
Задача 5: Подготовка на приемо-предавателни протоколи за предаване на реорганизираната документация на ЦВО към МО. Приемо – предавателните протоколи ще имат за цел гарантиране цялостта на предаваните документи и поемането на отговорност от двете страни.
В допълнение ще бъде инициирано и:
- Отделяне от подвързията на подвързаните документи на ЦВО към МО без да се нарушава цялостта им;
- Отстраняване на всички излишни материали – джобове, пликове, папки, дела и др., в които се съхраняват документите на ЦВО към МО;
- Отстраняване на телбоди и кламери.
При подготовката на документите за същинска дигитализация се съблюдава стриктно запазването на същата последователност, в която са получени както отделните страници на документите, така и общо приетите документи. Това е ключов момент, от който зависи последващото връщане на хартиените тела на документите, които са вече сканирани и цифрово възстановени след обработването им.
Подреждането и окомплектоването на документацията ще се извършва съгласно инструкциите за архивиране и съхраняване на документи на ЦВО към МО. Организацията на проектната документация трябва да рационализира и улесни търсенето и работата с нея, както и да подпомогне последващото й дигитализиране (прехвърлянето й в електронен формат). Планира се прегледа и организацията на документацията на ЦВО към МО да обхване 20 000 класьора с документи.
Дейност 3: Изработване на наръчник, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на ЦВО към Министерство на отбраната. Изпълнението на настоящата дейност, заедно с дейности 4 и 5 ще бъде възложено на външен изпълнител, избран чрез 1 открита процедура по реда на чл. 14, ал. 1, т. 2 от Закона за обществените поръчки.
Наръчникът ще представлява настолно четиво/инструмент за архивиране на документите на ЦВО към МО. Съдържанието му ще включва: конкретни стъпки/процедури за физическо съхранение на отделните документи, тяхната класификация и разпределение, с цел по – лесното им идентифициране и последваща възможност за преглед и контрол. Изработеният наръчник ще включва и конретни стъпки/процедури за работа с електронни архиви, с цел по – лесното й използване от служителите на ЦВО – МО и достъпа до нея от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
Наръчникът ще дава възможност и на новопостъпили служители на ЦВО към МО по – бързо да се запознаят със спецификата на работа. В допълнение, той ще бъде публикуван и достъпен на интернет страницата на ЦВО към МО, с оглед свободния достъп до него на заинтерезованите страни – граждани, бизнес, служители на административни звена на централно и местно ниво, контролиращи органи и одитори.
|