|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта екип за организация и управление. Екипът ще се състои от ръководител, координатор и счетоводител. В началния етап ще се разпределят функциите, задачите и отговорностите на членовете на екипа. В етапа на реализиране на проектните дейности и процеса на изпълнението им ще бъдат провеждани регулярни срещи за обсъждане на напредъка и планиране на предстоящите стъпки по проектните дейности.
Членовете на екипа за организация и управление ще осъществяват вътрешен мониторинг на работата по проекта и ще водят протоколи от срещите си, като ще бъдат отговорни за успешното реализиране на дейностите качествено и в срок.
Останалите дейности по проекта ще бъдат реализирани след провеждането на избор на изпълнител по реда на Закона за обществените поръчки.
Дейност 2. Разработване на функционален анализ на администрацията на Община Николаево ще се извърши функционален анализ на администрацията в съответствие с изискванията, залегнали в Насоките за кандидатстване по настоящата процедура, който ще се базира върху Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР по подприоритет 1.1.
Функционалният анализ ще представи състоянието на структурата на общинската администрацията и свързаните процеси, идентифицираните проблемни области, търсените промени и възможните начини за въздействие.
Функционалният анализ ще се проведе на четири етапа:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност).
По време на този етап ще се извърши адаптиране на единната методология в съответствие с идентифицираните потребности на целевата група, ще бъде направен избор на метод за изготвяне на анализа, ще бъде изготвена рамка за анализа на събраната информация, ще бъдат изведени индикатори за оценка на състоянието.
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение).
При този етап ще бъдат приложени методите за провеждане на проучванията. Ще се проведат анализи на релевантността, ефективността и ефикасността на общинската администрация.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни).
В този етап ще се изготвят препоръки за функционално и структурно оптимизиране, които да бъдат отразени в съответните нормативните актове. Важен момент от този етап от анализа е извеждането на препоръки, свързани с избягването на дублиращи се и/или нетипични функции.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ). Този последен етап гарантира устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Методите за извършване на функционалния анализ се базират на утвърдени техники от международната практика:
• Събиране, проучване и анализ на документи и информация (доклади за състоянието на съответната административна структура, резултати от изследвания, проучвания, външни и вътрешни одити, обратна информация от заинтересованите страни);
• Провеждане и анализ на анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници (за ръководители, служители и избрани заинтересовани лица);
• Интервюта (с ръководители, служители и избрани заинтересовани лица);
• Фокус групи;
• Наблюдение;
• Експертна оценка.
Дейност 3. Провеждане на кръгла маса за заинтересованите страни, свързана с извършвания функционален анализ по Дейност 2 ще бъде организирано информационно-дискусионно събитие във формат на кръгла маса за известяване на дейностите, целите и резултатите. Събитието ще даде възможност на всички заинтересовани страни да изразят своето мнение и да отправят бележки, коментари и предложения за подобряване на изготвения функционален анализ. На кръглата маса ще бъдат поканени представители на заинтересованите страни, около 30 души, за които ще бъде предвидена кафе-пауза и информационни материали от изготвения функционален анализ.
Дейност 4. Актуализация и промени в нормативни документи на община Николаево. Въз основа на предложенията във функционалния анализ, ще се извършат промени и актуализация на основополагащи документи на общинска администрация в Николаево.
Ще бъдат осъвременени предложените в анализа документи: Устройствения правилник на Общината, в набелязани заповеди, правила, наредби, правилници.
Дейност 5. Изготвяне и въвеждане на Стратегия за организационно развитие на община Николаево. Разработената стратегия ще формулира насоки при организационното развитие на администрацията с максимална ефективност и въздействие.
Документът ще дефинира конкретни цели и ще опише стъпки за действие и ресурси, необходими за изпълнението му. Стратегията ще включва план, който ще бъде с реалистичен срок и постижими цели. Стратегията ще е краткосрочна (със срок от 1 до 3 години).
Въвеждането на стратегията представлява гаранция от страна на общинското ръководство за изпълнение на плана за действие, изготвен в рамките на функционалния анализ по Дейност 2.
След като бъде изведена мисията и бъдат положени стратегическите цели за организационно развитие, ще бъдат заложени индикатори за изпълнение, които ще измерват дългосрочната ефективност на резултатите.
За оценка на изпълнението на дейностите трябва да бъдат изведени измерители - “входни индикатори”, които ще измерват ресурсите – както човешки, така и финансови – с които се осъществява определена дейност. Ще бъде формулирана и Бюджетната програма с дефинирани цели, дейности (проекти); Ползи и показатели за изпълнението на целите и дейностите и необходимите финансови ресурси.
Освен това, в Стратегията ще бъдат заложени мерки за наблюдение и отчитане на нейното изпълнение. Наблюдението ще следи за използването на отпуснатите финансови средства и оценка за релевантния напредък в посока към очакваните резултати. Напредъкът ще се измерва спрямо заложените цели, стандарти и критерии за ефективност и ефикасност, което ще допринесе за цялостното изпълнение на стратегиите и програмите, освен което ще спомогне по-добра осведоменост на заинтересованите страни и ще създаде база за отчетност;
Дейност 6. Дейности за информация и публичност. Дейност 6 ще включва:
Откриваща пресконференция за запознаване на всички заинтересовани страни с целите и планираните дейности по проекта
Изготвяне на брошури и дипляни по проекта
Публикации в регионалната преса
Закриваща пресконференция за запознаване на всички заинтересовани страни с резултатите и ефекта по проекта и възможни последващи стъпки
Реализирането на проектните дейности ще може да бъде проследявано с навременната информация на сайта на Община Николаево.
При провеждането на дейностите за информация и публичност ще бъдат спазени всички изисквания на Приложение 13 „Технически характеристики на мерките за информация и публичност” от Насоките за кандидатстване.
б) степен на участие и дейност на партньорите в проекта (ако има такива), обосновка на ролята на всеки от тях – не е приложимо
в) екипа за организация и управление на проекта:
Екипът за организация и управление на проекта ще се състои от:
Ръководител - отговаря за цялостното изпълнение на проекта; планира дейността на екипа за управление и координира работата му; следи за изготвянето на техническите задания; осъществява цялостен контрол при текущото изпълнение на проектните дейности; обобщава междинните и окончателния доклади.
Координатор - отговаря за изпълнението на плана за работа на екипа; координира работата по проектните дейности; следи и докладва на ръководителя за напредъка по подготовката на тръжните процедури; координира работата с отделните изпълнители по проекта; участва в подготовката на междинния и окончателния доклади.
Счетоводител: Извършва финансовата отчетност; изготвя междинните и окончателния финансови отчети и оформя исканията за плащане към Управляващия орган на ОПАК.
Екипът ще следи за правилното провеждане на всички проектни дейности като следи работата на изпълнителите и дава насоки и препоръки с оглед правилно протичане на проекта. Освен това, екипът ще разработи и приложи правила за мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности, като ще съставя периодични отчети за наблюдението.
Община Николаево разполага с необходимата материално-техническа база за успешното реализиране на проектните дейности:
Административна сграда: собствена сграда с достатъчен брой кабинети и конферентни зали и фронт офис за обслужване на гражданите. Сградата е обзаведена и оборудвана с компютърни конфигурации и е снабдена е с непрекъснат достъп до интернет и други съвременни форми за информационно обслужване.
Технически средства: достатъчен брой компютърни конфигурации, лаптопи, принтери, скенери и др.
|