|
Дейности:
|
Дейност 5 - Информация и публичност Изпълнението на дейността ще започне веднага след като се възложи на външен изпълнител. Затова в най-кратки срокове след подписване на договора за безвъзмездна финансова помощ с УО на ОП „Административен капацитет” и сформиране на екипа по проекта ще бъде възложено на юриста по проекта да подготви необходимата документация за избор на изпълнител на дейността.
Дейността ще включва следните поддейности:
Поддейност 5.1 - Изработване на информационна табела на проекта, която ще бъде монтирана на сградата на общинската администрация на район „Слатина”.
Поддейност 5.2 - Изработване на материали за визуализация на проекта:
- рекламни листовки по проекта – 1500 броя, с които ще се популяризират планираните дейности и очакваните резултати от проекта – Тези листовки ще бъдат поставени на видни места в сградата на район „Слатина”, така че посетителите да се информират своевременно за изпълнявания проект. Също така част от тези листовки ще бъдат раздадени на участниците на встъпителната пресконференция по проекта.
- папки (300 бр.) и химикали (300 бр.);
- 5 броя рекламни транспаранти (по 1 бр. за 2-те пресконференции, по 1 бр. за 3-те обучения) с цел визуализация на приноса на Европейския съюз чрез Европейския социален фонд и приноса на ОП „Административен капацитет”.
Поддейност 5.3 – Организиране и провеждане на встъпителна пресконференция при стартиране на проекта, на която ще бъдат популяризирани целите, планираните дейности и очакваните резултати от проекта, както и източниците на неговото финансиране – на нея ще бъдат поканени представители на Столична община, на районните администрации, медии, а така също и представители на местните заинтересовани страни от район „Слатина”. Предвижда се встъпителната пресконференция да бъде проведена до края на третия месец от стартиране на проектните дейности;
Поддейност 5.4 - Периодични публикации на Интернет страницата на общинската администрация на район „Слатина” - Веднага след подписване на Договор за безвъзмездна финансова помощ по ОП „Административен капацитет” ще бъде публикувана първата от поредицата информации за проекта. Тя ще оповести старта на проекта, заложените по проекта дейности за изпълнени и резултатите, които се очаква да бъдат постигнати вследствие на изпълнението му. Ще се оповести размерът на безвъзмездната финансова помощ и източниците на финансиране.
Поддейност 5.5 - Подготовка и отпечатване на информационна дипляна (1500 бр.), популяризираща постигнатите в рамките на проекта резултати – в края на проекта ще бъде издадена информационна дипляна, в която ще бъдат подробно оповестени постигнатите резултати. Ще бъдат споделени добри практики.
Поддейност 5.6 - Организиране и провеждане на финална пресконференция - Постигнатите по проекта резултати, формите за гарантиране на тяхната устойчивост и бъдещите действия за разширяване на общинския капацитет ще бъдат представени на финална пресконференция. За участие в нея ще бъдат поканени ръководството на Столична община, ръководствата на всички райони към Столична община (кметовете и техните заместници), представители на Столичен общински съвет, представители на медиите, представители на местните заинтересовани страни (етажни собствености, наематели на общински обекти и др.). Финалната пресконференция ще послужи и като форум за мултиплициране на резултатите по проекта.
Продължителност – Продължителността на Дейност 5 съвпада с продължителността на проекта – 12 месеца.
Бюджет - Допустимите разходи необходими за цялостното изпълнение на дейността се предвижда да бъдат в размер на 8 850 лв. и са подробно описани в ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - Бюджет, работен лист 5.1 „Опис на разходите за дейности, свързани с осигуряване на публичност”.
Дейност 4 - Анализ и оценка на ефекта от проведените обучения Дейността ще се реализира поетапно в хода на изпълнение на проекта от членове на екипа по проекта – техническия координатор и юриста. Тя е съпътстваща дейност 3. След всяко обучение ще се изготвя междинна оценка за удовлетвореността от проведеното обучение на база обратната връзка от участниците и мненията на лекторите. В началото на м. дванадесети от стартирането на проектните дейности ще се проведе анкета сред целевата група относно краткосрочния ефект от наученото по време на преминатите обучения и в каква степен се е налагало да прилагат научените комуникационни техники. Заключителният анализ ще бъде подготвен след приключване на обученията въз основа на систематизираните междинни оценки и оценката на краткосрочния ефект от наученото. В окончателния си вид документът ще включва освен оценка на ефекта от проведените обучения и идентифицирани потребности от бъдещи обучения, надграждащи по темите или по други сфери на общинската дейност.
В рамките на дейността ще бъде създадено звено от експерти, в което ще бъдат включени най-добре представилите се трима общински служители в отделните обучения. След приключване на проектните дейности експертите от това звено ще помагат на новопостъпили служители при възникване на проблеми с комуникацията.
Продължителност – Продължителността на Дейност 4 ще бъде 8 месеца и ще се изпълнява от петия до дванадесетия месец от стартирането на проектните дейности включително.
Бюджет – Разходите необходими за цялостното изпълнение на дейността са част от разходите за възнаграждение на юриста и техническия координатор по проекта и са включени в общата стойност на разходите по организация и управление е.
Дейност 1 - Административно управление и организация на проекта С дейността си цели да се осигурят условия за изпълнение на същинските дейности по проекта и постигане на заложените проектни цели.
Дейността е съставена от следните поддейности:
Поддейност 1.1. - Сформиране на екип за управление на проекта - След подписване на Договора за изпълнение на проекта ще бъде проведена встъпителна среща по проекта. Екипът за управление на проекта ще включва ръководител, технически координатор, счетоводител и юрист (за подробности – Приложение ІV). Ще бъдат разяснени конкретните задължения и отговорности на всеки член на екипа, ще се обсъдят предстоящите дейности и ще се изготви подробен План-график за работа по проекта. Ще се изготви заповед за конкретните ангажименти на всеки член от екипа. Ще бъдат сключени договори с екипа за управление на проекта. През целия срок на проекта, екипът ще осигурява неговото административно управление, качествено и в срок изпълнение на планираните дейности. Работните срещи на екипа ще се провеждат най-малко веднъж месечно с цел да се синхронизират действията, да се следи напредъка и постигането на междинните резултати от всеки етап на проекта и да се отчитат те пред ръководството на район „Слатина”, а така също и пред Столична община. В случай на възникнали трудности ще се организират и извънредни срещи с цел навременното предприемане на корективни действия за отстраняване на проблемите. Периодично ще се ревизира детайлизираният месечен график на дейностите. От всяка работна среща ще бъде изготвяна паметна записка.
Поддейност 1.2. - Изграждане на система за вътрешен мониторинг, оценка и отчетност - До края на първия месец от стартирането на проекта екипът му ще изработи основните принципи и правила, въз основа на които ще работи системата за вътрешен мониторинг и контрол. Нейната цел ще бъде, от една страна - осигуряване на текущ контрол и следене на качественото реализиране на дейностите и изпълнението на заложените резултати, а от друга - поддържане на обективна обратна връзка с възложителя на проекта – управляващия орган (УО) на ОП „Административен капацитет” (ОПАК). Мониторингът ще бъде текущ - технически и финансов. Ще се следи спазването на времевите графици за изпълнение на дейностите, постигането на качествените и количествени резултати, ще се осъществява контрол върху целесъобразното разходване на средствата, съгласно заложените цели и изискванията на финансиращата институция.
Поддейност 1.3. - Отчитане на проекта – целта на тази поддейност е бъдат одобрени и признати извършените разходи за изпълнението на заложените по проекта дейности, чрез осигуряване на текущ контрол и поддържане на обратна връзка между бенефициента по проекта и УО на ОП „Административен капацитет”. Поради това през цялата продължителност на проекта ще се води точна и редовна документация и счетоводна отчетност, които ще отразяват изпълнението на проекта, като се спазва стриктно българското законодателство в тази област. Това ще има за цел да гарантира прозрачност и яснота както по отношение на изпълнението на дейностите, заложени в проекта, така и по отношение на изразходваните средства. Прозрачността на действията и разходите за осъществяването им е предпоставка за постигане на заложените проектни цели.
Ръководителят на проекта ще предостави, съгласно изискванията на финансиращата институция и инструкциите на УО на ОП „Административен капацитет”, междинни и окончателен технически доклади за напредък и финансови отчети за изпълнение на дейностите по проекта. Докладите ще съдържат необходимите приложения с пълна информация за всички аспекти на изпълнението за отчетния период. Окончателният технически доклад и финансов отчет ще включва: доказателства за извършените дейности и постигнатите резултати; копия на разходооправдателните документи; доказателства за техническото изпълнение. Отчетите ще бъдат изготвени съгласно образците на УО на ОП „Административен капацитет”.
Продължителност – Продължителността на Дейност 1 съвпада с продължителността на проекта – 12 месеца.
Бюджет - Допустимите разходи необходими за цялостното изпълнение на дейността се предвижда да бъдат в размер на 8 431,72 лв. и са подробно описани в ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - Бюджет, работен лист 13 „Опис на разходите за организация и управление”.
Дейност 2 - Подготовка на необходимата документация за провеждане на процедури в съответствие с изискванията Закона за обществените поръчки (ЗОП) и избор на изпълнители Веднага след сформирането на екипа по проекта ще започне подготовката на необходимата документация за провеждане на процедури за избор на външни изпълнители за предоставяне на услугите, заложени в дейност 3, поддейност 3.2 „Провеждане на обучение на тема „Придобиване на знания и умения от общинската администрация на район „Слатина” за работа с местните заинтересовани страни за подобряване на градската среда” от външна обучителна организация” и дейност 5 „Информация и публичност”. В рамките на дейността ще се подготви необходимата за това документация и ще се проведе избор на изпълнители. Подготвената документация ще бъде предоставена на УО на ОП „Административен капацитет” за осъществяване на предварителен контрол.
Изборът на външни изпълнители ще протече в съответствие с указанията дадени от Управляващия орган на ОП „Административен капацитет” и при спазване на разпоредбите на чл. 14, ал. 4, т. 2 при прилагане на условията и реда от глава 8 „А” на Закона за обществени поръчки по отношение на избор на изпълнител за дейност 3, поддейност 3.2 а за дейност 5 – изборът ще се проведе съгласно разпоредбите на чл. 14, ал. 5, т. 2 от ЗОП.
По отношение на изпълнението на поддейност 3.2 съгласно разпоредбите на глава 8 „А” от ЗОП ще бъде изготвена публична покана по образец на Агенцията за обществени поръчки. Поканата ще съдържа информация за наименование и адрес на възложителя; описание на предмета на поръчката, а когато е приложимо - и количество или обем; изискванията на възложителя за изпълнение на поръчката; критерия за възлагане, а когато изборът се извършва по критерий „икономически най-изгодна оферта” - и показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест; срок за получаване на офертите. Поканата ще бъде публикувана на сайта на Агенцията за обществени поръчки и на сайта на район „Слатина”.
Предвижда се изборът на изпълнител както за поддейност 3.2, така и за дейност 5 да бъде извършен по критерий „Икономически най-изгодна оферта”.
За избора на изпълнители ще бъдат сформирани две оценителни комисии за отделните процедури по ЗОП. В тях ще бъдат включени членове на екипа за управление на проекта със съответните професионални знания и опит. Дейността ще приключи с подписване на договори между кмета на район „Слатина” и избраните изпълнители.
Продължителност – Продължителността на Дейност 2 ще бъде 3 месеца и ще се изпълнява от първия до третия месец от стартирането на проектните дейности включително.
Бюджет - Разходите необходими за цялостното изпълнение на дейността са част от разходите за възнаграждение на юриста по проекта и са включени в общата стойност на разходите по организация и управление.
Дейност 3 – Провеждане на обучения за общинските служители Дейността ще бъде разделена на две поддейности, а именно:
Поддейност 3.1 – Провеждане на обучения, включени в каталога на Института по публична администрация (ИПА) - ще бъдат застъпени обучения за професионално развитие, които се предоставят от ИПА и от които общинските служители на район „Слатина” имат нужда. Съобразно тези нужди се предвижда да бъдат преминати обучения, включени в модул „Ефективни комуникации на държавната администрация”. Специалисти от район „Слатина” ще преминат през следните обучения:
- Семинар: Комуникационна стратегия – разработване и план за реализиране (ЕФ–1);
- Семинар: Връзки с обществеността (ЕФ–3);
- Семинар: Изграждане на публичен имидж (ЕФ–4);
- Семинар: Специфика на междукултурните комуникации (ЕФ–5);
- Семинар: Практически умения за ефективни комуникации (ЕФ–8).
След одобряването на настоящото проектно предложение и сключване на договор за безвъзмездна финансова помощ с УО на ОП „Административен капацитет” към Института по публична администрация ще бъде подадена заявка за включване на определените за обучение служители от общинската администрация на район „Слатина” в гореизброените семинари. Целта е те своевременно да бъдат включени в графика за обучение на ИПА, за да може дейността да приключи в рамките на проектната продължителност.
Поддейност 3.2 – Провеждане на обучение на тема „Придобиване на знания и умения от общинската администрация на район „СЛАТИНА” за работа с местните заинтересовани страни за подобряване на градската среда”
Тази поддейност ще доразвие и надгради вече усвоените знания и умения за установяване на ефективна комуникация с местните заинтересовани страни, а така също и знанията и уменията придобити от поддейност 3.1. Докато обученията, предвидени в поддейност 3.1 са насочени предимно към ръководните кадри и служителите с ръководни функции от администрацията, то обучението планирано по поддейност 3.2. освен към тези кадри е насочено и към служителите с експертни функции, на които също почти ежедневно се налага в процеса на работа да осъществяват комуникация с различен тип граждани.
Предвижда се темата на обучението да обхваща три модула, като всеки един да се премине в рамките на три дни. Модулите за обучение са както следва:
1. Подобряване на организацията на работа в общинската администрация на район „Слатина”, в т.ч. координацията между отделните общински звена и уменията им да работят заедно и в екип, подобряване на връзките и комуникацията със Столичен общински съвет по отношение на подобряване на градската среда;
2. Изграждане на умения за работа с местните заинтересовани страни (етажни собствености, наематели на общински обекти и др.), организиране на дискусии, постигане на консенсус и определяне на приоритети във връзка с поддържането, развитието и подобряването на публичните пространства в район „Слатина”;
3. Организиране на публични прояви, работа с каузи, техники за привличане на спонсори, техники за привличане на участие на всички заинтересовани страни, работа с медиите, с цел постигане и изграждане на по-добра градската среда.
Изискванията относно начина на организация и изпълнение на обученията ще бъдат подробно описани в документацията за избор на изпълнител на поддейност 3.2.
Обучението ще завърши с издаването на сертификат от обучаващата организация.
Продължителност – Продължителността на Дейност 3 ще бъде 7 месеца и ще се изпълнява от четвъртия до десетия месец от стартирането на проектните дейности включително.
Бюджет - Допустимите разходи необходими за цялостното изпълнение на дейността се предвижда да бъдат в размер на 72 670 лв. и са подробно описани в ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - Бюджет, работен лист 3.1 „Опис на разходите за командировки в страната” и работен лист 5.2 „Опис на разходите за обучения/семинари” .
|