|
Дейности:
|
І.Организиране и провеждане на обучения Дейността включва организацията и провеждането на обучения по 5 теми за 4 целеви групи /двете обучения са ориентирани към представители на една и съща целева група/. Дейността се извършва след провеждане на процедура по ЗОП за избор на изпълнители.
Координаторът на Проекта изготвя подробен план-график за провеждане на обученията и списък на обучаемите за всяко отделно обучение. В процеса на изпълнение на Проекта Координаторът контактува с транспортни фирми за предварително ангажиране на места и обезпечаване на транспорта на обучаемите до мястото на обучение, а също така и с хотели в град Банкя за обезпечаване на нощувките на обучаемите по обученито с изпълнител ИПА. Ръководителят на Екипа поддръжа връзка с избраните обучители и синхронизира всички дейности по провеждане на обучението. Всички документи, необходими за управление и отчитане на дейността и за защита на личните данни се създават и се съхраняват в посочените от българското законодателство начини и срокове.
ІІ.Провеждане на процедура по ЗОП Процедурата се провежда по предварително съставен график по ЗОП съгласно образеца , приложен към документите. Кметът на общината издава заповед за провеждане на процедура по ЗОП. Процедурата включва избор на изпълнители за : провеждане на обученията /без заложеното обучение с изпълнител ИПА/, снабдяване с рекламни материали, публикуване на реклами и платени публикации и фирма за кетъринг. Поканата се публикува на сайта на АОП и на сайта на общината. Кметът на общината издава заповед за назначаване на комисия по провеждането на процедурата по ЗОП като в състава на комисията задължително участват членове от Екипа по управление на проекта. В проекта са заложени средства за изготвяне на тръжната документация от служител на общинска администрация с подходящо образование и натрупан опит по изготвяне на тръжни документации по ЗОП. Комисията, назначена със заповед на кмета на общината провежеда продецурат по ЗОП съгласно изискванията на Закона за обществени поръчки.
ІІІ. Информиране и публичност За популяризиране на проектната инициатива, дейностите по Проекта, начините за участие в проекта и ефект от неговото осъществяване ще бъде организирана и проведена информационна кампания. Всички информационни материали ще бъдат изготвени съобразно изискванията и регламентите за визуализация на Европейския съюз. Дейността включва следните поддейности:
1) Изработването на рекламен банер с обозначенията на Проекта, химикалки, хартиени торби и джоб-папки с логото на програмата и рекламни надписи, отпечатването на 15 плаката, 200 стикера и закупуването на флаг на ЕС и флаг на РБ, отпечатването на брошура с добри практики .Изпълнителят на поръчката ще бъде избран чрез процедура по ЗОП.
2) Провеждане на презентация и заключителна пресконференция – През втория месец от изпълнението на Проекта Ръководителят на Проекта изготвя презентация, мястото, датата и часът ,на която ще бъдат оповестени предварително на уебсайта на общината, чрез публикуване на обява в местен ежедневник, чрез разлепване на рекламни плакати и чрез кметовете на кметства и кметските наместници, а служителите на общинска администрация ще бъдат информирани допълнително и по административен ред. Координаторът публикува всички обяви, рекламни и информационни материали на уебсайта на общината и ги актуализира при всяка новост. Екипът организира и провежда презентацията като като осигурява украсата на залата при спазване на изискванията за информиране и публичност и синхронизира дейностите с фирмата за кетъринг.
През 8 месец от изпълнението на Проекта ще бъде проведена заключителна пресконференция за отчитане изпълнението на дейностите по Проекта пред представители на пресата, общността и служителите на общинска администрация. Всички информационни материали ще бъдат публикувани на сайта на общината, а редът и начинът на провеждане на пресконференцията са същите като при провеждане на Презентацията.
3) Публикуване на реклами, платени публикации и информации – след избор на изпълнител чрез процедура по ЗОП през втория месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на реклама относно същността, обхвата, срока на действие на Проекта и я публикува в местен ежедневник и на уебсайта на общината. В рекламата са указани датата, часът и мястото на провеждане на презентацията на Проекта. В началото на 8 месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на реклама за мястото, датата и часа на заключителната пресконференция и я публикува в местен ежедневник и на уебсайта на общината.
По време на изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на платена публикация с подробна информация за същността на Проекта и за проведената Презентация и я публикува в местен ежедневник и на сайта на общината. В края на 8 месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя общирен материал за изпълнението на Проекта и публикува платена публикация в местен ежедневник и на сайта на общината.
Информация за популяризирането на подкрепата от ЕСФ ще бъде включвана в:
• Всички обяви в областни ежедневници, съобщения и информации на уеб страницата на общинска администрация
• Всички публикации и интервюта за медии;
• Всички разяснителни материали и информации, предоставяни на целевите групи;
• Всички межденни доклади, окончателен доклад, както и всички отчетни документи по Проекта;
• Плакати, брошури и диплянки и табели;
• Организираните презентация и заключителна пресконференция
ІV.Организация и управление на Проекта Кметът на общината издава заповед за сформиране на екип за управление на Проекта. Екипът се състои от ръководител, координатор,счетоводител и технически сътрудник, служители на кандидата. Конкретните ангажименти и обхватът на управленската отговорност ще бъдат детайлно разписани в заповедите или гражданските договори и длъжностните характеристики на членовете на Екипа. Ръководителят и координаторът отговарят за цялостната организация и управление на дейностите по Проекта. Контролират навременното изпълнение на дейностите, съобразно времевия график. Отговарят за финансовото управление по изпълнението на Проекта и работят в тясно сътрудничество помежду си. Следят за правилното разходване на средствата по Проекта, в рамките на предвидения бюджет по съответните пера. Управляват риска и вземат решения за мерки и действия, които да минимизират риска от забавяне и/или неизпълнение на дейностите. Отговарят за популяризиране на резултатите от всеки етап на изпълнението на Проекта. Контролират извършването на вътрешен мониторинг. Участват при организирането на продецури за обществени поръчки. Следят за навременното и коректно съставяне на цялата документация по проекта. Изготвят междинни и заключителен технически доклади.
Организират презентации, обучения, работни срещи, рекламната дейност, връзките с неправителствени организации и граждани. Отговарят за поддържането на актуална информация относно рекламирането и изпълнението на дейностите по Проекта в сайта на общинската администрация. Попълват необходимата отчетна документация. Счетоводителят на Проекта отговаря за финансовото изпълнение по управлението на Проекта. Следи за своевременното и ефективно разходване на средствата. Изготвя допълнителни споразумения, договори за услуги, ведомости за заплати, платежни нареждания, справки за НОИ и НАП, месечни и годишни финансови отчети, както и цялата финансова документация, изисквана от договоращия орган. Счетоводителят на Проекта следи за целесъобразното и ефективно разходване на средствата по бюджетни пера на всеки етап от изпълнението на Проекта. Осъществява контакта с банките. Попълва цялата финансова документация. Подготвя финансовата част на междините доклади и окончателния доклад.
Задължителни документи по дейността са: междинен, годишен и окончателен технически доклад; декларации; финансов отчет и опис на финансовите документи; искания за плащане; отчети за извършената работа по проекта Приложения към Указанията за определяне, отчитане и изплащане на възнаграждения по Проекти по ОПАК
|