|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на дейностите по проекта Изпълнението на тази дейност е обособено в четири поддейности.
ПодДейност 1.1. Организационен старт на проекта
Срок за изпълнение: до 1 месец след началото на проекта
В рамките на тази поддейност ще се легитимира със заповед на кмета на Община Сливница екипът за организация и управление на проекта. Този екип включва двама членове: ръководител и счетоводител ( технически сътрудник).
Ръководител – Той ще осъществява общо управление на проекта (вкл. управление на дейностите, на отделните експерти, на екипа като цяло и на финансовите ресурси). Подготвя и осигурява необходимата текуща и заключителна отчетна (техническа и финансова) документация. Контролира счетоводството на проекта. Поддържа регулярен контакт с Възложителя и ръководството на общината. Наблюдението и вътрешната оценка при изпълнението на дейностите ще са също отговорност на ръководителя, вкл. контрола и верификацията на разходите по проекта, както и навременното постигане на заложените резултати (за повече подробности вж. т.6 „Наблюдение на изпълнението на дейностите – механизъм за наблюдение и вътрешна оценка на проекта”, по- долу). Ръководителят, въз основа на професионалния си опит в стратегическото планиране и управление играе ключова роля при обсъждането и приемането на резултатите от изпълнението на обществените поръчки „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие” и за информация и публичност
Координатор: Играе ключова роля в подготовката и изпълнението на дейностите, свързани с организирането и провеждането на обществените поръчки, както и при административния контрол върху тяхното изпълнение и отчитане съобразно нормативните изисквания. Подпомага ръководителя на проекта при изготвянето на текущата и заключителна отчетна (техническа и финансова) документация.
Контролира подготовката и съдържанието на техническите задания за обществените поръчки, както и параметрите на специфичните изисквания към изпълнителите. Подпомага ръководителя на проекта при изготвянето на текущата и заключителна отчетна (техническа и финансова) документация. Играе важна роля при обсъждането и приемането на резултатите от изпълнението на обществената поръчка „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”.
Пряко е отговорен за резултатното провеждане на дейностите по информация и публичност. Координира дейностите и участва в приемането на резултатите от изпълнението на обществената поръчка за информация и публичност.
Счетоводител - Обезпечава управлението на финансовите потоци, изготвянето и поддържането на финансово-счетоводните документи и отчетност. Счетоводителят е пряко отговорен за навременното и в съответствие с изискванията на договора за предоставяне на безвъзмездна помощ по ОПАК изготвяне на финансовите отчетни доклади по проекта и на исканията за плащане. Подпомага ръководителя в осъществяването на вътрешното наблюдение и контрол, вкл. във верификацията на разходите. Извършва разплащанията с външните изпълнители по проекта.Организира и поддържа документацията, свързана с проекта и подпомага дейността на ръководителя и на координаторите. Пряко е отговорен за отворен за организиране на срещите на екипа на проекта и на текущата комуникации с избраните изпълнители на обществени поръчки.
За целите на проекта общината предоставя отделна стая с пълно офисно оборудване. За обсъждане на материали и провеждането на някои мероприятия ще се ползва заседателната зала на общината.
Екипът за управление на проекта ще изготви: а) система за вътрешен мониторинг, контрол и докладване, б) подробен работен график на задачите и дейностите по проекта, срокове и отговорници и в) механизъм на взаимодействие и координация между членовете на екипа по проекта.
Екипът за управление на проекта ще се събира на ежемесечни срещи, които са част от процеса по оперативно наблюдение и вътрешна оценка при изпълнение на дейностите (за повече подробности вж. т. 6 по-долу).
Със заповед на кмета ще се създаде и специална Експертна група към проекта (за повече подробности вж. т. 6 по-долу).
Екипът за управление на проекта ще организира официална церемония за откриване на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г. На церемонията ще бъдат поканени представители на всички заинтересовани страни. Ще бъде изготвено прессъобщение за представянето на проекта, което да бъде публикувано в различни медии и ще бъдат спазени всички изисквания за информация и публичност.
ПодДейност 1.2. Разработване на тръжна документация за избор на изпълнител за разработване на документации за провеждане на три тръжни процедури
Срок за изпълнение: до края на 2-ри месец от началото на проекта.
Екипът за управление на проекта ще разработи документация и ще покани поне трима участници, които да представят техническа и финансова оферта, за участие в обществени поръчки за избор на изпълнител на разработване на документации за провеждане на следните 3 обществени поръчки:
1. Изпълнител за договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”. Предвижда се това да бъде открита процедура по реда на ЗОП.
2. Изпълнител за дейностите по информация и публичност съгласно изискванията на ЗОП с една оферта.
Изборът на изпълнители ще се осъществи от комисия, съставена от представители на общината, вкл. един юрист. С избрания изпълнител на всяка обществена поръчка ще се сключи договор.
ПодДейност 1.3. Изготвяне на тръжна документация за избор на изпълнители за трите обществени поръчки:
1. Изпълнител на договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”.
2. Изпълнител на дейностите по информация и публичност.
Срок за изпълнение: подписване на договора с избрания изпълнител по подДейност 1.2. и изработване на трите документации - до края на 3-ти месец от проекта
Тръжната документация ще се разработва от избрания изпълнител в подДейност 1.2. Екипът за управление на проекта ще контролира качеството на разработените документи и ще подпомага работата на изпълнителя, ще организира процедурно избора на изпълнител по трите обществени поръчки и ще участва в оценителната комисия.
В техническите спецификации предвиждаме да бъдат включени следните минимални изисквания:
А. За Изпълнител за договора за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”:
1. Изготвяне на анализ на заинтересованите страни.
2. Набиране на информация за периода 2007-2013 г. за целите на актуализацията/ разработването на Общински план за развитие.
3. Създаване на база данни със събраната информация.
4. Провеждане на представително социологическо проучване на населението в Община Сливница за набиране на информация за оценка на Общинския план за развитие 2007-2013 година, както и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
5. Провеждане на три фокус групи с представители на бизнеса, структури на гражданското общество и общинската администрация относно изпълнението на настоящия план за развитие, идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
6. Извършване на оценка на текущия Общински план за развитие 2007-2013 година.
7. Изготвяне на анализите, необходими за изготвяне на Общинския план за развитие 2014-2020 година, вкл. изготвяне на SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие (приоритети и мерки).
8. Информиране и консултиране с обществеността на изготвените оценка на общинския план и разработените аналитични документи. Отразяване на получените становища и изготвяне на окончателна версия на разработените документи.
9. Разработване и предоставяне на Възложителя за въвеждане на правила за мониторинг на изпълнението на конкретни политики.
10. Провеждане на обучение (двудневни семинари) на общински служители и представители на НПО по стратегическо планиране, вкл. мониторинг и оценка на изпълнението на политики, методи за анализ и оценка на данни и политики и управление на проекти и комуникационни умения.
Б. За Изпълнител на дейностите по информация и публичност:
1. Изготвяне на интернет страница на проекта за информиране и консултиране на обществеността, отправяне на покани и др.
2. Организиране на регулярни представяния и обществени обсъждания на постигнатите резултати от проекта с цел отчитане на мнението на всички заинтересовани лица/страни и популяризиране на проекта;
3. Публикуване на информация за проекта в местните медии;
4. Изготвяне на рекламни материали;
1. Организиране на официална церемония за закриване на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г., която да бъде отразена в местните медии.
ПодДейност 1.4. Провеждане на процедури за избор на изпълнители на обществени поръчки, описани в подДейност 1І.1. В рамките на тази поддейност ще се получат и оценят офертите на кандидатите за изпълнители на обществени поръчки. С избраните изпълнители ще се сключат договори.
Срок за изпълнение:
o За избор на Изпълнител за договора на „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие” – продължителност 2 месеца (до края на петия месец на проекта).
o За избор на Изпълнител за дейностите по информация и публичност – продължителност един месец (до края на втори месец от проекта).
През мшестия ще започне изпълнението на дейностите по другите две обществени поръчки, както и по първата, ако няма обжалвания
Дейност 2: Дейностите по разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие Активното участие на екипа на проекта/ бенефициента в реализацията на обществените поръчки е ключово, тъй като създава предпоставки за успешно изпълнение на дейностите и постигане на поставените цели. В тази връзка, в рамките на всяка поддейност, са представени и механизмите за координация и контрол от страна на общината.
ПодДейност 2.1. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”
По отделни задачи функциите на двете страни са както следва:
1. Изготвяне на анализ на заинтересованите страни
Срок за изпълнение: 1 месец след подписване на договора за ОП или до края на 4-ми месец от проекта.
Изпълнител: Изготвяне на анализ на заинтересованите страни, който да включва идентифициране на всички заинтересовани субекти и изясняване на тяхното отношение и възможно влияние върху разработването и прилагането на политики на общинско ниво.
ЕУП: Оказване на съдействие при идентифициране на заинтересованите страни и тяхното влияние. Одобряване на изготвения анализ – ЕУП (технологията за одобрение на изготвен документ за всички дейност е еднаква – изпълнителят предава вариант на ЕУП; ЕУП, самостоятелно или с определени членове на ЕГ, се запознава с материала, провежда дискусии за съгласуване на позициите си и предоставя становището си на изпълнителя.
ЕГ: Одобряване на изготвения анализ
2. Набиране на информация за периода 2007-2013 г. за целите на разработването на Общинския план за развитие 2014-2020.
Срок за изпълнение: 1-2-ри месец след подписване на договора за обществената поръчка или през 4-5-ми месец от проекта
Изпълнител: Набиране на информация за периода 2007-2013 г. в следните области (примерен, неизчерпателен списък): икономическо развитие, техническа инфраструктура, демографско развитие, доходи, пазар на труда, образование, здравеопазване, социални услуги, опазване на околната среда, местни финанси и бюджет, институционален капацитет, външна среда и др. Освен статистическа информация, изпълнителят ще проучи максимално широк набор от документални източници – проекти, стратегически и политически документи, доклади, анализи и др., които имат отношение към предмета на обществената поръчка. Анализ на количеството и качеството на набраната информация. Ако по време на анализа се установи, че не е възможно да се съберат данни за даден(и) показатели(и) или такава не е налична, изпълнителят трябва да предложи на Възложителя методика за извършване на съответния анализ.
ЕУП: Оказване на съдействие за набиране на необходимата информация
ЕГ: Разглеждане и приемане на изготвените материали
3. Създаване на база данни със събраната информация
Срок за изпълнение: 2-ри месец след подписване на договора за ОП или през 6-ти месец от проект
Изпълнител: Разработване на структура на базата данни, която да позволява лесното й използване и актуализиране от общинската администрация. Създаване на базата от данни.
ЕГ: Одобрение на предложената структура
ЕУП: Пилотно тестване на базата данни
Поддейност 2.2 Провеждане на проучвания, анализи, оценки и консултации.
1. Провеждане на три фокус групи с представители на бизнеса, структури на гражданското общество и общинската администрация (общо около 30 души) относно изпълнението на настоящия план за развитие и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
Срок за изпълнение: 2-3-ти месец след подписване на договора за ОП или през 6-7-ти месец от проекта
Изпълнител: Изготвяне на извадка, разработване на въпроси, обработване и анализ на получените резултати.
ЕГ: Одобрение на въпросите и резултатите от анализа
2. Провеждане на представително проучване сред населението в Община Сливница за набиране на информация за оценка на Общинския план за развитие 2007-2013 година и за идентифициране на проблеми и бъдещи приоритети.
Срок за изпълнение: 4-5-ти месец
Изпълнител: Изготвяне на представителна извадка, разработване на анкетна карта, обработване и анализ на получените резултати. Чрез това проучване трябва да се набере информация за състоянието на местните услуги, удовлетвореност и информираност за тях; идентифициране на проблемите в общината и тяхната приоритизация; проучване на общественото мнение за адекватността на направените изводи в SWOT анализа на действащия общински план; оценка на населението за адекватността на формулираните цели в действащия план за развитие и тяхната приоретизация, съществуващи проблеми и потребности/очаквания/намерения на населението и др.
ЕГ: Одобрение на анкетната карта и резултатите от анализа
3. Извършване на междинна оценка на изпълнявания Общински план за развитие 2007-2013 година на базата на набраната информация в предходните дейности
Срок за изпълнение: 5-6-ти месец.
Изпълнител: Оценката ще бъде изготвен въз основа на получената количествена и качествена информация, набрана в резултат от изпълнението на предходните дейности. При необходимост тя ще бъде доработена съобразно бележките на ЕГ.
ЕГ: Обсъждане и одобрение на изготвената оценка
4. Изготвяне на анализите, необходими за актуализиране на Общинския план за развитие 2007-2013 година, вкл. SWOT анализ, цели, мисия, визия и стратегия за развитие (приоритети и мерки)
Срок за изпълнение: 6-7-ти месец
Изпълнител: Анализите ще бъде изготвени въз основа на получената количествена и качествена информация, набрана в резултат на изпълнението на предходните дейности.
ЕГ: Одобрение на изготвените анализи
Информиране и консултиране с обществеността на изготвените оценка на общинския план и разработените аналитични документи. Отразяване на получените становища и изготвяне на окончателна версия на разработените документи.
Срок за изпълнение: 8-9-ти месец
Изпълнител: Разработените материали ще се публикуват на интернет страницата на проекта (която ще бъде разработена от изпълнителя на дейностите за информация и публичност) и ще даде възможност за изпращане на мнения/ становища в рубриката „Форум”. Ще се организират обществени обсъждания и дискусии със заинтересованите страни. Получените становища ще бъдат анализирани и обсъдени с екипа на проекта и, където е подходящо, инкорпорирани в разработените документи.
ЕУП: Участие в обществени обсъждания и дискусии със заинтересованите страни. Обсъждане с изпълнителя на получените становища. Одобрение на окончателна версия на разработените документи.
9. Разработване и предаване на Възложителя за въвеждане на правила за мониторинг на изпълнението на конкретни политики.
Срок за изпълнение: 8-9-ти месец.
Правилата се обсъждат от ОС и въвеждат в рамките на следващите два месеца
Изпълнител: Правилата за мониторинг на изпълнението на политики ще бъдат изготвени под формата на „рамков” документ, който съдържа приложения за мониторинг на следните секторни политики: икономическа, социална, екологична и бюджетна. Ще бъдат разработени указания и процедури за въвеждане на правилата за мониторинг на политики от общинската администрация.
ЕУП: Предоставяне на вътрешна за общината информация, необходима за изготвяне на правилата. Предоставяне на правилата за мониторинг на изпълнението на политики на кмета и на председателя на Общинския съвет. Общинският съвет приема правилата за въвеждане.
ЕГ: Одобрение на изготвения материал
10. Провеждане на обучение на общински служители и НПО по стратегическо планиране, вкл. мониторинг и оценка на изпълнението на политики, методи за анализ и оценка на данни и политики и управление на проекти и комуникационни умения
Срок за изпълнение: месец 6.
Изпълнител: Разработване на обучителните материали, логистично организиране на семинарите, провеждане на семинарите. Предвижда се и трите семинара да бъдат двудневни и в тях да участват по минимум 20 представители на общинската администрация и общинския съвет и на местни НПО. Изготвяне на отчет за проведените обучения.
ЕУП: Привличане на участници в семинарите
ЕГ: Одобряване на учебното съдържание
ПодДейност 4. Реализация на дейностите, възложени в обществената поръчка за информация и публичност
Реализацията на дейностите за осигуряване на информация и публичност логично трябва да бъдат представени в рамките на тази Дейност 2, но с цел спазване на изискванията на Формуляра за кандидатстване са представени в отделна таблица след описанието на основните дейности.
Дейност 3: Окончателен доклад по проекта. По време на последния месец от осъществяване на проекта Екипът за управление на проекта ще осъществи всички дейности, свързани с неговото приключване, които включват:
- Изготвяне на окончателния доклад в съответствие с Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, окомплектован с всички съпътстващи документи;
- Архивиране на материалите по проекта по начин, гарантиращ спазване на изискванията за последващ контрол и мониторинг на изпълнението на проекта от отговорните институции;
- Създаване на база данни, включваща цялата информация, която общината би могла да използва при реализацията на последващи проекти;
- Списък на организации и експерти, работили по проекта;
- Адаптиране на изготвените модели, свързани с финансово икономическите анализи за целите на планирането и разработването на последващи проекти.
Дейност 4: Дейности за информация и публичност Дейностите за информация и публичност са насочени към осигуряване на информация и публичност относно постигане на целите и резултатите на проекта и финансирането му по ОПАК от ЕСФ.
Срок за изпълнение: периодът от 2-9-ти месец от началото на проекта
Изпълнител: Задълженията на изпълнителя са:
1. Изготвяне на интернет страница на проекта, която ще бъде част от официалната страница на общината – www.mezdra.bg. Тази страница ще се използва за: а) информиране обществеността за проекта, б) провеждане на онлайн дискусии и обществени обсъждания, които са свързани най-вече с реализацията на ОП за „Координация на дейностите и партньорство при разработване, провеждане и мониторинг на местни политики за устойчиво развитие”, в) отправяне на покани за участие в събития по проекта. Сайтът ще бъде изготвен съгласно всички изисквания за осигуряване на информация и публичност.
2. Организиране на регулярни представяния и обществени обсъждания на постигнатите резултати от проекта с цел отчитане на мнението на всички заинтересовани лица/страни и популяризиране на проекта.
3. Публикуване на информация за проекта в местните медии.
4. Изготвяне на рекламни материали:
• дипляни, 400 бр. – 200 бр. в началото на проекта с информация за целите и очакваните резултати по проекта и 200 бр. в края на проекта с информация за постигнати резултати по проекта, съдържащи и снимков материал от проведени събития. Дипляните ще съдържат всички необходими реквизити за информация и публичност, посочени в Приложение 13.
• химикалки, 300 бр. и папки 300 бр. които съдържат всички или някои от следните реквизити: флага на ЕС и думите „Европейски съюз”, логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и името на проекта.
• банери, 4 бр., които съдържат: флага на ЕС и думите Европейски съюз, логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие”, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората” и името на проекта, популяризиращи проекта;
5. Организиране на официална церемония за закриване на проекта, финансиран по ОПАК 2007-2013 г., която ще бъде отразена в местните медии. На церемонията ще бъдат поканени представители на всички заинтересовани лица/ страни.
ЕУП: ще участва в обсъждането на дизайна и съдържанието на интернет страницата, както и на всички информационни материали и събития. Той също ще следи дали другите изпълнители на обществени поръчки спазват изискванията за информация и публичност, описани в Приложение 13.
|