|
Дейности:
|
Дейност 1 Организация и управление на проекта Дейността предвижда сформиране на Екип за управление на проекта (ЕУП).
ЕУП осъществява планиране, управление, координация на проектните дейности и целият проект и последващ мониторинг, контрол и отчитане на неговото изпълнение, предлагайки конкретни решения относно формата и начина на изпълнение на проектните дейности. В екипа за управление на проекта ще бъдат включени следните позиции:
- Ръководител на проекта;
- Счетоводител;
- Технически сътрудник.
Екипът за управление на проекта ще провежда редовни работни срещи. По време на тези срещи ще се съставят протоколи за мониторинг и контрол на дейностите, човешките ресурси и бюджета и ще се поставят конкретни задачи, срокове, роли и задължения на проектния екип. По време на работните срещи ще бъдат подготвяни становища и предложения до Екипа за провеждане на функционалния анализ (ЕПФА). На тяхна база ЕПФА ще взема решения за промяна, изменение и допълнение на предварително планираните дейности и методология. Ръководителят на проекта ще бъде отговорен за конкретното разпределение на отговорностите и задачите на отделните членове на екипа и възприемането на ефективна система за комуникация между тях. Той ще определи отговорници за изпълнението на всяка от заложените в проекта дейности. Счетоводителят ще следи за отчетността на дейностите и ще завежда и съхранява всички разходооправдателни документи. Техническият сътрудник ще подпомага организирането и провеждането на всички дейности по проекта, ще поддържа архив на документацията, ще води кореспонденцията с Управляващия орган, институции, изпълнители и други заинтересовани страни. Екипът по проекта ще изготвя и предоставя на Управляващия орган по програмата междинни и финални доклади за техническо и финансово изпълнение. ЕУП ще осъществява текущо наблюдение и контрол както над проектните дейности, така и над финансовите ресурси. Подготовката на междинните и финалните отчети за изпълнението на проекта ще се извърши съгласно Ръководството за изпълнение на проекти по ОПАК и изискванията на Управляващия орган. Сред основните задачи на ЕУП ще бъде осъществяването на текущ контрол над изпълнението на проекта за гарантиране, че изпълнението на проекта в съответствие с изискванията на договора по ОПАК. Дейността на ЕУП ще обхване целия период на изпълнение на проекта.
За целите на изпълнението на проекта и провеждането на срещите на двата екипа, ще бъде използвана стая в община Ветово, определена за офис на проекта.
Дейност 2 Подготовка на тръжни документи Дейността включва:
1. Избор на външен изпълнител за подготовка на тръжните документи за Избор на изпълнител за изпълнение на дейности 4-8 и Избор на изпълнител за осъществяване на дейностите по информация и публичност на проекта.
2. Сключване на договор с избрания изпълнител.
3. Подготовка на тръжни документи.
Поради ниската стойност на услугата за подготовка на тръжни документи – под 20 000 лв. без ДДС, съгласно чл. 14, ал.5, т.2 от ЗОП, Община Ветово може да не сключва писмен договор, като ще докаже разхода чрез първични платежни документи.
Дейност 3 Провеждане на процедури за избор на изпълнители по проекта Дейността включва провеждане на процедура за избор на външни изпълнители за извършване на следните дейности по проекта:
1. Избор на изпълнител за изпълнение на дейности 4-8
Изборът ще бъде осъществен използвайки изготвените тръжни документи и при спазване на разпоредбите на ЗОП. Предвид стойността на извършването на функционалния анализ, изготвянето на предложение за Устройствен правилник, проект на структура, вътрешни правила и провеждане на съпътстващите обучения /под 66 000 лв. без ДДС/, съгласно чл. 14, ал. 4, т.2 от ЗОП, Възложителят провежда процедура за възлагане на обществена поръчка чрез публична покана по реда на Глава осма “a” на Закона за обществените поръчки за услуга. Община Ветово може да публикува съобщение за поканата и в печатни издания, както и да я изпрати до избрани от него лица. Възложителят ще събере поне 1 оферта, която съдържа техническо и финансово предложение и необходимите документи за участие в процедурата. Офертите трябва да отговарят на условията, обявени от Възложителя. Комисията, назначена от Община Ветово, отваря плика с представената оферта и проверява съответствието на офертите със списъка. Оценяването и класирането на офертите се извършва по критерий за оценка, посочен в поканата. След приключване на работата на комисията по разглеждане и оценка на офертата, същата представя Протокол на Възложителя за утвърждаване. Община Ветово сключва договор с участника, класиран от комисията на първо място и определен за изпълнител.
2. Избор на изпълнител за осъществяване на дейностите по информация и публичност на проекта
Изборът ще бъде осъществен използвайки разработените тръжни документи и при спазване на разпоредбите на ЗОП. Поради ниската стойност на услугата – под 20 000 лв. без ДДС и съгласно чл. 14, ал.5, т.2 от ЗОП, Община Ветово може да не сключва писмен договор, като ще докаже разхода чрез първични платежни документи.
Дейност 4 Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация При извършването на функционален анализ се предвиждат следните основни етапи:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ:
Създаване на Екип за провеждане на функционалния анализ (ЕПФА), който ще се състои от:
- Възложител – кмета на община Ветово;
- Ръководител на екипа – заместник кмет на общината;
- Членове на екипа – служители на общинска администрация и външни експерти.
След сформиране на ЕПФА ще се приемат основни правила на работа, ще се дефинират заинтересованите страни, ще се уточнят акцентите на анализа, ще се изготви и съгласува с кмета на община Ветово времевия график, разпределението на ролите и отговорностите между членовете на екипа и ще се осъществи необходимите комуникации. В етап 1 ще се приеме методологията и инструментариума на планирания функционален анализ;
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ
Провеждането на функционалния анализ в Общинска администрация - Ветово ще се извърши чрез анализиране на текущото състояние, идентифициране на областите на подобрение и формулиране на предложения за подобрение.
Етап 3: Приключване на функционалния анализ
Основните дейности на този етап са приоритизиране на областите и предложенията за подобрение, изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане и подготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни.
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението
Осъществяване на мониторинг, преглед и публичност на изпълнението ще се осъществи чрез анализиране на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките и предоставяне на информация за резултатите от функционалния анализ.
Дейност 5 Изготвяне на предложение за Устройствен правилник на общинската администрация Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготви предложение за Устройствен правилник на общинската администрация
Дейност 6 Разработване на проект за структура на общинската администрация Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се разработи проект за структурата на общинската администрация
Дейност 7 Изготвяне на вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ и във връзка с направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготвят вътрешни правила в организацията
Дейност 8 Провеждане на съпътстващи обучения за прилагане на новите правила В рамките на дейността ще бъдат изготвен план и програма за обучение за работа с новите вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената. Въз основа на изготвения план и програма за обучение ще се подготвят обучителни материали в цифров и хартиен вид.
Ръководният състав и служителите на Общинска администрация - Ветово ще бъдат обучени за работа с новите вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената, както следва:
• Организиране и провеждане на еднодневно обучение на ръководния състав за прилагане на разработените вътрешни правила.
• Организиране и провеждане на еднодневно обучение на служителите на общинската администрация за прилагане на разработените вътрешни правила
Дейност 9 Информация и публичност В рамките на тази дейност ще бъдат извършени следните поддейности:
9.1. Провеждане на 2 пресконференции в началото и в края на проекта за отразяване на предвидените дейности и резултатите от реализиране на проекта;
9.2. Изработване и поставяне на банер с формат 2/2 м в залите за провеждане на обучения и пресконференции;
9.3. Публикуване на информация за проекта в регионални средства за масово осведомяване.
9.4. Издаване на информационни материали за проекта (брошура с Формат А4, обем 4 страници) и включване на задължителната за проекта информация в тях;
9.5. Изработване и поставяне на интернет банер на сайта на Община Ветово.
|