|
Дейности:
|
Дейност 1 Организация и управление на проекта Дейността гарантира успешното управление на проекта. Състои се от следните компоненти:
Сформиране на екип на проекта, отговорен за осъществяване на проектните цели и за гарантиране на успешната реализация на дейностите;
Разпределение на отговорностите на членовете на екипа и конкретни задачи. Екипът ще се състои от: ръководител и счетоводител;
Провеждане на ежеседмични срещи за уточняване на логистични въпроси, свързани с изпълнението на проекта и обсъждане и уточняване на механизми за наблюдение и текущ контрол върху изпълнението на проектното предложение;
Актуализиране на план-графика за изпълнение на дейностите по проектното предложение;
Изпълнение на процедурите за вътрешен мониторинг чрез регулярни срещи на екипа, срещи с представители на Община Нови пазар, работни срещи с изпълнители на възложените дейности и отчетност пред Договарящия орган.
Контролът ще се извършва чрез следните методи:
Изготвяне на график по дейности и прогноза на финансовия поток;
Времеви графици на задачите;
Набиране и обработка на ежемесечна оперативна информация по дейности и разходи;
Документална проверка и проверки на място на изпълнителите на възложените дейности по проекта.
Ръководителят на проекта - Определя, координира и контролира изпълнението на дейностите по проекта; Създава организационни предпоставки за реализирането на проекта; Организира дейността на проектния екип за подпомагане управлението на проекта; Организира и координира процедурите за определяне на изпълнители, свързани с проекта и съблюдава законосъобразното им организиране и провеждане; Отговаря за техническото, административното и финансовото управление на проекта; Отчита изпълнението на дейността на всеки етап от реализирането на проекта; Организира и провежда работни срещи на екипа; Отговаря за съхраняване на кореспонденцията и класифицирането на информацията; Текущо координира и контролира спазването на календарния график за изпълнението на проекта и успешното му приключване; Отговаря за наблюдението и контрола за изпълнение на сключените договори; При необходимост предлага на ръководството на Община Нови пазар мерки за преодоляване на възникнали проблеми в процеса на изпълнение на проекта; Координира изготвянето на междинните и окончателен технически доклади и финансови отчети;
Счетоводителят на проекта - Носи отговорност за финансовата отчетност на проекта като следи, контролира и изготвя необходимата финансова документация и оперативно отговаря за разплащанията по проекта.
Екипът по управление на проекта подготвя и подава своевременно необходимите за целите на отчитането технически и финансови отчети, окомплектовани със съответната приложима документация и осъществява координация и комуникация с УО на ОПАК и всички лица имащи отношение към изпълнение на отчетните дейности (ИПА, обучаващи институции, целеви групи, обучители и т.н).
Дейност 2
Подготовка на документация за и провеждане на тръжна процедура за избор на изпълнител за осъществяване дейностите за информация и публичност.
Дейността е свързана с изготвяне на Техническо задание и документация за провеждане на процедура за избор на изпълнител за осъществяване дейностите за информация и публичност.
Процедурите за избор на изпълнител ще бъдат организирани и проведени в съответствие с разпоредбите на законодателството за възлагане на обществени поръчки, Указанията на Агенцията по обществени поръчки и на Управляващия орган на Оперативна програма „Административен капацитет” при спазване разпоредбите на Общи насоки за избягване на конфликта на интереси по смисъла на чл. 52 от Регламент (ЕО)1605/2002 за спазване принципа на безпристрастност и независимост при управление на оперативните програми, съфинансирани от структурните и Кохизионния фондове на ЕС.
Дейност 3
Дейности за информация и публичност
Чрез тази дейност обществеността ще получи информация за целите, дейностите и резултатите от проекта в съответствие с изискванията за популяризиране на помощта на Оперативна програма „Административен капацитет” и Европейския социален фонд, съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006 при изпълнение на проекти, финансирани от ЕСФ.
Ще бъде планирана и проведена информационна кампания, включваща провеждане на начална пресконференция за запознаване служителите и обществеността с целите и очакваните резултати от проекта, публикуване на 2 прессъобщения в регионални ежедневници (в началото на проекта и в последния месец на неговото изпълнение с информация за цели и очаквани резултати) и заключителна пресконференция за представяне на резултатите от проекта. Ще бъдат изработени следните информационни материали:
• Информационна табела;
• Брошури, представяща целите на проекта и планираните резултати от неговото изпълнение;
• Брошури, представяща резултатите от изпълнението на проекта.
Също така, като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта, ще бъде използвана и интернет страницата на общинска администрация, на която ще бъде публикувана информация за проекта и неговите цели.
Дейност 4
Провеждане на обученията по каталога на Института по публична администрация (ИПА) за 2013 г.
Дейността е насочена към обучения на служителите в общинска администрация Нови пазар за повишаване на техния капацитет. Обученията ще се провеждат от ИПА след подаване на Заявка от община Нови пазар за одобрените от УО на ОПАК обучения от Каталога за 2013 г., предварително ще се разработят графици за провеждане на обученията, администриране и осигуряване на присъственост. За целите на непрекъсването на работния процес и поради факта, че служителите от общинска администрация следва да бъдат обучавани в работно време ще се изготви точен и конкретен план за посещение.
В рамките на проведено проучване за определяне на нуждите от обучение на служителите на общинска администрация Нови пазар, е идентифицирана потребност от подобряване и повишаване компетентностите за работа чрез провеждане на обучения в следните курсове:
Обучение по «Делова етика» - целта на обучението е да се изградят знания и умения за етично делово общуване и прилагане на етичните стандарти при вземане на управленски решения. Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс УА-7 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 2 дни, 16 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 5 служители от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Обучение по «Управление и оценка на изпълнението» - целта на обучението е в условия на новата нормативна уредба в областта на оценката на изпълнение на длъжността, новия модел на заплащането в администрацията и прилагането на новия Класификатор на длъжностите в администрацията ръководителите на звената по управление на човешките ресурси да:
познават основните моменти в прилагането на метода «управление чрез цели»;
са наясно с новото разбиране на връзката между организационно изпълнение и индивидуално изпълнение;
овладеят техниките за разработване и съгласуване на организационни и индивидуални цели и задачи;
развият уменията за: определяне на измерими индикатори за изпълнение на целите; определяне на индикатори за текущо оценяване на резултатите; оценка на изпълнението/ постигане на цели, изпълнение на преките задължения, оценка на компетентностите/;
си изяснят новите роли и отговорности на участниците в процеса на оценяване на служителите в администрацията;
са наясно с новите роли и отговорности на звената и експертите по човешки ресурси в процеса на оценяване на служителите в администрацията;
е ясна връзката между оценката на изпълнението на длъжността и оценката на длъжностите в съответствие с прилагането на Класификатора на длъжностите в администрацията.
Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс ЧР-2 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 2 дни, 16 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 5 служители от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Обучение по «Методи и техника за прозрачна администрация» - цели служителите на ръководни длъжности да усвоят знания за подходите и формите на практическата реализация на принципа за прозрачност и откритост в дейността на администрацията, както и да усвоят методи и практически умения за активна прозрачност. Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс ПР-28 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 1 ден, 8 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 5 служители от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Обучение по «Административно обслужване» - целта на обучението е да се усвоят техники и процедури за организация на административното обслужване на принципа „едно гише”; да се придобият умения за работа с клиенти и решаване на конфликти. Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс ИТО-4 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 2 дни, 16 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 10 служители, пряко ангажирани с организацията на административното обслужване от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Обучение по «Обмен на данни между MS EXCEL и MS WORD» - целта на обучението е да се придобие практически опит за едновременно използване на двата продукта. Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс ИТО-11 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 1,5 дни, 12 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 10 служители, работещи с MS Excel и MS Word и нуждаещи се от техники за интегрирането им от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Обучение по «Хитрости /TIP&TRICK/ в MS EXCEL» - цели да се представи набор от практически инструменти и техники за анализ, обработка и презентация на данни. Обучението ще се проведе от Института по публична администрация (Курс ИТО-17 от каталога на ИПА за 2013 г. с продължителност 1,5 дни, 12 учебни часа).
В рамките на обучението, ще участват общо 5 служители, използващи MS Excel и търсещи по-лесни решения на сложни проблеми от Дирекция „Обща администрация” /състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”/, Дирекция „Специализирана администрация” /състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, сектор „ВО” и др.
Дейност 5
Подготовка на документация за и провеждане на тръжна процедура за избор на изпълнител за провеждане на обученията, които са извън каталога на ИПАност 5
Дейността е свързана с изготвяне на Техническо задание и документация за провеждане на процедура за избор на изпълнител за провеждане на обученията, които са извън каталога на ИПА.
Процедурите за избор на изпълнител ще бъдат организирани и проведени в съответствие с разпоредбите на законодателството за възлагане на обществени поръчки, Указанията на Агенцията по обществени поръчки и на Управляващия орган на Оперативна програма „Административен капацитет” при спазване разпоредбите на Общи насоки за избягване на конфликта на интереси по смисъла на чл. 52 от Регламент (ЕО)1605/2002 за спазване принципа на безпристрастност и независимост при управление на оперативните програми, съфинансирани от структурните и Кохизионния фондове на ЕС.
Дейност 6
Провеждане на обученията извън каталога на ИПА
Цялостното изпълнение на тази дейност ще бъде възложено на външен изпълнител. С оглед гарантиране на качествено провеждане на обученията, при провеждане на процедурата за избор на изпълнител ще бъдат поставени критерии за подбор (минимални изисквания, на които участниците трябва да отговарят) в съответствие с обема, сложността и стойността на обществената поръчка. На преминалите през обученията общински служители ще бъде издаден сертификат за участие в обучението.
Обучение «Управление на конфликта на интереси и умения за деклариране» - целта на обучението е участниците да бъдат запознати със същността и основните разновидности на конфликта на интереси в организацията, източниците и симптомите на конфликта, да познават методи и стратегии за справяне с конфликтите, да проблематизират собственото си поведение в условията на конфликт и посоките за необходимите промени, и др.
В обучението ще участват общо 50 служители от Дирекция „Обща администрация” състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”, Дирекция „Специализирана администрация” състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, Кмет на община, зам. кметове, кметове на кметства и кметски наместници, сектор „Вътрешен одит” и главен архитект. Предвид проявения интерес и желание за участие, ще се проведат 2 обучения за по 25 участника.
Обучение «Изграждане на публичен имидж като елемент на доброто управление» В резултат на проведеното проучване за оценка на нуждите от обучение, служители от всички административни звена са посочили, че имат необходимост от придобиване на комуникативни и аналитични способности за изграждане на ефективен публичен имидж, като елмент на доброто управление. Провеждането на обучение за подобряване на комуникацията и взаимодействието между служителите в общинската администрация, комуникация с медиите с различните целеви групи, както и начините за комуникация в кризисни ситуации е обусловено от необходимостта за недопускане изграждането на негативна комуникативна работна атмосфера. Една такава среда би могла да окаже съществено въздействие върху формирането на комуникативно безпокойство, което понижава общото желание за общуване, потиска себеутвърждаването и възможностите за задоволяване на потребността от постижения, ограничава сътрудничеството, работата в екип и съответно затруднява съвместното изпълнение и ефективността на работата.
Обучението е насочено към служители, чийто функции и компетентности изискват задълбочени познания в областта на публичния имидж и доброто управление. В това обучение ще участват общо 30 служители от Дирекция „Обща администрация” състояща се от отдел „Финансово-стопанска дейност и управление на собствеността” и отдел „Административно-правно, нормативно и информационно обслужване”, Дирекция „Специализирана администрация” състояща се от отдел „Териториално селищно устройство и програми, проекти, екология и земеделие”, отдел „Хуманитарна политика” и отдел „Местни данъци и такси”, Кмет на община, зам. кметове, кметове на кметства и кметски наместници, сектор „Вътрешен одит” и главен архитект.
|