Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-1.1.07-0020-C0001
Номер на проект: 13-11-14
Наименование: Подобряване ефективността и ефикасността от работата на Общинска администрация Исперих
Бенефициент: Община Исперих
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 12.07.2013
Начална дата: 15.10.2013
Дата на приключване: 15.10.2014
Статус: Приключен
Място на изпълнение: БЪЛГАРИЯ
     СЕВЕРНА И ЮГОИЗТОЧНА БЪЛГАРИЯ
          Северен централен
               Разград
                    Исперих
Описание
Описание на проекта: Усъвършенстване организацията на работа в Общинска администрация – Исперих за ефективно изпълнение на функциите й
Дейности: Дейност 1 „Организация и управление” В рамките на тази дейност ще се сформира екипа за управление на проекта. Той ще включва ръководител, счетоводител и технически сътрудник. Всеки един представител на екипа за изпълнение на проекта ще получи копие от изпълнявания проект, ще се проведе първоначална среща на екипа и ще бъдат разпределени съответните права, задължения и отговорности. Дейностите по управление, отчетност, мониторинг, контрол продължават през целия период на изпълнение на проекта. Те ще се изпълняват съобразно изискванията в Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПАК със съответните Общи и Специални условия и действащата нормативна уредба. Ролята на проектния екип е да прилага и следи ежедневно за спазването на процедурите и изискванията на Договарящия орган (ДО), съгласно клаузите на Договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по настоящата схема и приложенията към него, да упражнява постоянен мониторинг и контрол по отношение на фирмите – изпълнители и по отношение на проектните дейности в тяхната технологична последователност и не на последно място, да информира широката общественост за проекта.
Дейност 2 „Подготовка и провеждане на процедури за избор на изпълнители” Дейността е необходима, за да бъдат разработени всички необходими документи, съгласно законовите разпоредби и със задължителните технически спецификации, на които следва да отговаря изпълнението на заложените дейности
Дейност 3 „Изготвяне на функционален анализ на общинска администрация Исперих чрез прилагане на Единна методология за провеждане на функционален анализ» Ще бъде извършен функционален анализ от екип включващ – външни експерти, като експерти от администрацията и кмета на Общината ще осъществяват контрол върху изпълнението на цялата дейност. Функционалният анализ ще се разработи на база Единната методология за провеждане на функционален анализ. Същността на предвидения функционален анализ е да се извърши оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на общинската администрация чрез използването на различни методи като: проучване и анализ на документи и информация, анкетни проучвания, интервюта, фокус групи, наблюдение и експертни оценки. Основните етапи при провеждането на функционалния анализ са: 1. Планиране и подготовка на функционалния анализ – сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределение на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност; 2. Провеждане на функционалния анализ – анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране на области за подобрение, формулиране на предложения за подобрение; 3. Приключване на функционалния анализ – приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни; 4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението – анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност за резултатите от проведения функционален анализ; За провеждането на функционалния анализ ще бъдат използвани следните методи: -Проучване на документи и информация; -Анкетни проучвания; -Интервюта с ръководители и служители от администрацията; - Работни срещи; -Експертна оценка, използвана на всеки етап от анализа.
Дейност 4 „Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи и в устройствения правилник на общината» На базата на направените констатации и изводи от функционалния анализ на текущото състояние на административната структура на община Исперих и идентифицираните области за подобрение, експертите ще направят предложения за подобрение по отношение на релевантността на функциите, ефективността на дейностите и ефикасността и икономичността от дейността. За целта ще бъде разработен доклад със систематизирани предложения за конкретни промени или създаване на някои нови допълнения в съществуващата нормативна база и в устройствения правилник на общинска администрация Исперих. Изготвените функционален анализ и план за действие, заедно с доклада с предложения за конкретни промени в съществуващата нормативна база и в устройствения правилник ще бъдат обсъдени на работна среща с всички заинтересовани страни: 1.Вътрешни – кмета на общината,. заместник-кметовете, секретаря, директорите на дирекциите, ръководителите на отделите и звената и др. вътрешни експерти в администрацията 2.Външни - експерти, участвали в изготвянето на функционалния анализ. На срещата ще се представят основните констатации, областите и предложенията за подобрение, както и плана за действие за тяхното изпълнение. Подготвеният доклад ще бъде предоставен предварително за мнение на лицата, които носят отговорността за изпълнението на функциите и дейностите на администрацията, познават спецификата на дейността й и ще бъдат ангажирани с реализирането на плана за действие. Във връзка с това ще бъдат разпечатани 40 копия от Окончателния доклад и разработения План за действие, предназначени за участниците в работната среща.
Дейност 5 „Актуализация или изготвяне на Вътрешни правила за работа на общинската администрация за подобряване на организацията на работните процеси и координацията между звената» В рамките на тази дейност ще бъдат актуализирани/изготвени вътрешни правила и процедури за работа на общинската администрация, които ще включват:  Общи правила за работа в администрацията  Процедури за работа на отделните административни звена (напр.процедура за стратегическо планиране, мониторинг на изпълнението, одобряване и извършване на разходи и др.  Контролни листи за проследяване и проверка на изпълнението на съответните дейности, в т.ч. различни нива на контрол
Дейност 6 „Провеждане на две съпътстващи обучения за прилагане на новите правила» След направения функционален анализ, взетите решения, актуализирането и разработването на вътрешните документи ще бъдат проведени две съпътстващи обучения – едно за ръководния състав и едно за служителите на общинска администрация Исперих /общо 92 души/, които са пряко заинтересовани от направените промени във вътрешните документи. Обученията имат за цел да обучат служителите как да прилагат мерките за оптимизация на работните процеси. Те ще се запознаят с предимствата на новите методи на работа, описани във вътрешните правила, ще бъдат обучени как да прилагат разработените процедури за работа на отделните административни звена и как да попълват контролните листи за проследяване и проверка на изпълнението на съответните дейности. В рамките на дейността експертите ще представят „добра практика” от въведената нова организация на работните процеси в някоя от пилотните общини по проект „Разработване и прилагане на Единна методология за функционален анализ на административните структури” - Сливен или Костенец. Планът, програмата и учебните материали ще бъдат подготвени от лекторите и одобрени от ръководителя на проекта Обучението ще се проведе в зала на Община Исперих, ще бъде осигурена необходимата мултимедийна техника. На всички участници ще бъдат раздадени и допълнителни материали с отличителните знаци на ОПАК: USB, бележници, органайзери за бюро, визитници
Дейност 7 „Информация и публичност” Задължителните мерки за информация и публичност в рамките на тази дейност ще бъдат организирани по следния начин: В началото и края на проекта ще бъдат организирани и проведени две пресконференции - една по повод стартирането на проекта и една за оповестяване резултатите от реализацията му. На първата ще бъде представена мултимедийна презентация за запознаване на медиите и заинтересованите страни с основната и специфичните цели на проекта, както и с предвидените за изпълнение дейности. На втората (финална) конференция ще бъдат оповестени постигнатите резултати след изпълнението на дейностите. За всички участници в двете събития ще бъдат подготвени комплекти с материали, включващи папка, химикал, информационна брошура и презентация по проекта, съобразно етапа, на който се намира. Потенциален брой участници на всяка от пресконференциите – 50, в т.ч представители на медиите и целевата група. По проекта: - ще бъдат изработени и поставени две информационни табели – за двете сгради на Общинска администрация - Исперих. - ще бъдат изработени и разпространени информационни плакати – 50 броя (на територията на общинския център и 23 кметства на общината); - ще бъде изработен банер – 1 бр., който ще бъде използван по време на двете пресконференции, а през останалото време ще бъде изложен в централната сграда на общината, за да информира гражданите за осъществяваните дейности - ще бъдат отпечатани и разпространени информационни брошури за целите и дейностите по проекта – 500 бр. Три прессъобщения с информация за проекта ще бъдат публикувани в регионални медии, както и на интернет страницата на Община Исперих. На участниците в двете съпътстващи обучения, както и на ръководителите на структурните звена към Общинска администрация ще бъдат раздадени рекламни материали с логото и отличителните знаци на ОПАК: - USB – 150 бр. - бележници – 150 бр. - органайзери за бюро – 150 бр. - визитници – 150 бр.
Партньори
Партньори:  
Изпълнители:
"БИ-ПРОМОУШЪН" ЕООД
Сдружение ЛУДОГОРИКА
Консултации БГ
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 87 209 BGN
Общ бюджет: 71 954 BGN
БФП: 71 954 BGN
Общо изплатени средства: 71 954 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 71 954 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 67 162 BGN
2015 4 792 BGN
71 954 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 61 161 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 57 087 BGN
2015 4 074 BGN
61 161 BGN
В т.ч. Национално финансиране 10 793 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 0 BGN
2014 10 074 BGN
2015 719 BGN
10 793 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Функционални анализи, извършени от административни структури
Индикатор 2 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ
Индикатор 3 (Д) 1: Сключени договори с членовете на екипа
Индикатор 4 (Д) 1: Протоколи от срещите
Индикатор 5 (Д) 1: План-график за дейностите по проекта
Индикатор 6 (Д) 1: Месечни доклади
Индикатор 7 (Д) 1: Технически доклади и финансови отчети
Индикатор 8 (Д) 1: Окончателен доклад
Индикатор 9 (Д) 2: Сключен договор
Индикатор 10 (Д) 2: Документи за провеждане на процедури за избор на изпълнители
Индикатор 11 (Д) 2: Сключени договори
Индикатор 12 (Д) 3: Доклад за проведен Функционален анализ
Индикатор 13 (Д) 3: Анкетни карти на анкетирани служители
Индикатор 14 (Д) 3: Препоръки и план за действие
Индикатор 15 (Д) 4: Актуализирани нормативни и стратегически документи
Индикатор 16 (Д) 4: Актуализиран Устройствен правилник
Индикатор 17 (Д) 4: Предоставени копия от Окончателния доклад и Плана за действие
Индикатор 18 (Д) 5: вътрешни правила за работа на администрацията
Индикатор 19 (Д) 5: процедури за работа на отделните административни звена
Индикатор 20 (Д) 6: съпътстващи обучения
Индикатор 21 (Д) 7: Пресконференции
Индикатор 22 (Д) 7: Информационни табели в двете сгради на Общинска администрация
Индикатор 23 (Д) 7: раздадени комплекти материали за участниците
Индикатор 24 (Д) 7: информационен банер
Индикатор 25 (Д) 7: информационни брошури
Индикатор 26 (Д) 7: прессъобщения
Индикатор 27 (Д) 7: информационни плакати
Индикатор 28 (Д) 7: комплекти с рекламни материали (USB, бележници, органайзери за бюро, визитници)


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз