|
Дейности:
|
Дейност 3.
Изготвяне на мерки за оптимизация на администрацията и работните процеси в общината.
Дейността е естествено продължение на предходната. След извършването на функционалния анализ ще се пристъпи към подготовка на мерки за оптимизация. Процесите следва да бъдат категоризирани, най-вече по отношение на важността им за гражданите с цел фокусиране на оперативната дейност върху важните дейности. За всеки процес ще се определи необходимото ниво на детайлност и очакваните резултати от всеки процес – какъв е резултатът, в каква форма, възможни изходи, правила за взимане на решения и т.н. Ще се определят алтернативи, когато резултатът не е постигнат в необходимото време и параметри - предварително дефинирани процедури, правила, и действия за известяване Ще се анализират взаимозависимостите на процесите в общината и потока на обмен на информация и данни. В рамките на дейността ще се препоръча извършване на организационни промени, които да подобрят използването на човешките ресурси чрез оптимизиране на работните процеси и намаляване на излишните разходи на работно време. Дейността ще спомогне за отчитане на натовареността на отделните звена и числеността на служителите спрямо функциите и дейностите. Също така ще се идентифицирани случаи на дублиращи се функции, частично припокриващи се функции или случаи, при които организационното обособяване на вътрешни звена (дирекции, отдели, сектори и други) разделя необосновано изпълнението на една функция. Анализът ще покаже наличие или липса на функции на вътрешни звена от общата администрация, които са типични за специализирана – и обратно.
Дейността ще се извърши от външен изпълнител, избран след провеждане на процедура съгласно изискванията на ЗОП
Дейност 4.
Актуализиране на нормативни и стратегически документи, оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията
Въз основа постигнатите резултати по Дейност 2 и Дейност 3 - извършения функционален анализ и препоръки и мерки за организационни промени, свързани с оптимизацията на работните процеси, ще се осъществят мерки за изпълнение на препоръките и плана за организационното структуриране на администрацията; за подобряване на ефективността от дейността на администрацията; за подобряване на ефикасността и икономичността и за подобряване на работните процеси. Ще се изготвят предложения за промени в устройствения правилник, длъжностното разписание, методологиите, процедурите, вътрешните правила и работните процеси. Ще се актуализира структурата и формата на програмния бюджет и вътрешните правила и процедури за организация на бюджетния процес. На базата на предходните дейности ще се изработи нов стратегически документ - пътна карта за изпълнение на препоръките и включване на предложенията в бюджетните прогнози на общината. Пътната карта ще бъде разработена съобразно Методологията за стратегическо планиране, одобрена на заседание на Съвета за административната реформа през 2010 г.
Дейността ще се извърши от външен изпълнител, избран след провеждане на процедура съгласно изискванията на ЗОП.
Дейност 6.
Дейности за информация и публичност
Съгласно коригендума на Регламент на Комисията (ЕО) № 1828/ 2006 от 8.12.2006 г. и Ръководството за информиране и публичност дейностите по информиране и публичност ще се осъществяват чрез:
• Изработване на табела за проекта с флага на ЕС, наименование на проекта и посочване на подкрепата от ЕС;
• Изработка на 1000 броя брошури за представяне на постигнатите резултати и проведените дейности при реализацията на проекта
• Предоставяне на информация за финансовата подкрепа от ЕС по настоящата схема за предоставяне на безвъзмездна помощ в официалната документация на проекта в съответствие с изискванията, предвидени в Ръководството за публичност.
• Провеждане на пресконференция при стартирането на проекта за информиране на обществеността и представяне на проекта.
• Провеждане на заключителна пресконференция за представяне на резултатите от проекта. Ще се представят заключителните резултати, степента в която проектът е постигнал предварително поставените цели и задачи, перспективите за очаквано устойчиво продължаване на дейността.
• Изработване на банер и публикуване на информацията на интернет сайта на общината.
Дейност 2.
Извършване на функционален анализ в администрацията на общината
Извършването на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за функционален анализ в държавната администрация и съгласно предписанията в Наръчника за нейното прилагане ще включва следните етапи:
• Планиране и подготовка на функционалния анализ
• Провеждане на функционалния анализ
• Анализ на данните и приключване на функционалния анализ
• Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа
1. Подготвителен етап: В подготвителната фаза ще бъдат ангажирани ръководството и администрацията на общината, като важна предпоставка за създаване на подходяща среда. Последното е важно за установяване на добра комуникация, и оттам – получаване на точна и навременна информация. На следващо място ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни. Акцентът на анализа ще бъде върху релевантността на функциите и организационното структуриране, ефективността и ефикасността на администрацията.
2. Провеждането на анализа ще се състои от:
• Анализ на текущото състояние;
• Преглед на законодателството, регламентиращо структурата и дейността на общината;
• Идентифициране на областите на политика, за които отговаря общината;
• Идентифициране, групиране и анализ на правомощията на структурите на общината;
• Изготвяне на препоръки и план за организационното структуриране на администрацията;
• Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефективността от дейността на администрацията;
• Изготвяне на препоръки и план за подобряване на ефикасността и икономичността;
• Преглед на организационно-управленския модел на общината
• Идентифициране на препоръки за извеждане извън администрацията на нетипични функции, премахване на излишни и дублиращи се функции
3. Анализ на данните и приключване на функционалния анализ:
• Дефиниране на приоритетни области и предложения за подобрение;
• Изготвяне на план за действие;
• Изготвяне на доклад за извършения функционален анализ.
4. Наблюдение и мониторинг на изпълнението на анализа.
Наблюдението и прегледите на изпълнението на изготвения план за действие е логичното продължение на функционалния анализ и представлява гаранция за устойчивост на постигнатите резултати. Наблюдението на изпълнението на плана за действие ще се извършва от длъжностни лица, определени от кмета на общината, които ще бъдат задължени да му представят доклади.
Дейността ще се извърши от външен изпълнител, избран след провеждане на процедура съгласно изискванията на ЗОП.
Дейност 1.
Дейности за организация и управление на проекта
Управлението и организацията на проекта ще се изпълнява от екип формиран с оглед осигуряване на успешно изпълнение, добра координация и постоянен мониторинг на проектните дейности. При определянето на числеността екипа е отчетен обхвата на проектното предложение и спецификата на заложените дейности. Дейността обхваща:
• Създаване на организационни предпоставки за управлението на проектния цикъл – контролирана среда.
• Правилно разпределение на ресурсите и отговорностите при изпълнението на проекта.
• Постигане на заложените цели и резултати.
• Логистично обезпечаване на изпълнението на дейностите.
• Провеждане на тръжните процедури предвидени в проекта.
Дейност 5: Провеждане на съпътстващи обучения за общинската администрация
Обученията ще имат теоретически и практически аспекти. За теоретичната част ще бъдат изработени насоки за работа с новите нормативни документи, а за практическата част ще се разработят упражнение за работа на място. Общинските служители от целевата група ще бъдат запознати с предимствата на новите методи за работни процеси, както и със стандартите, внедрени и работещи в други административни единици. Ще бъде направен преглед на функционалния анализ, като той ще бъде представен по достъпен начин, като специално внимание ще се обърне на наблюдението на изпълнението на плана за действие, което ще се извършва от длъжностни лица, определени от кмета на общината, които ще бъдат задължени да му представят доклади. В рамките на дейността ще се проведат 2 двудневни обучения, които ще обхванат всички служители. Обученията се правят поради необходимостта да се създадат практически умения на служителите, в чиито задължения ще влиза работата с новите модели на работни процеси и ще осъществяват съответните административни функции. Осъществяването на тази дейност е важна част от постигането на целите на настоящата процедура и проектното предложение.
Дейността ще се извърши от външен изпълнител, избран след провеждане на процедура съгласно изискванията на ЗОП.
|