|
Дейности:
|
Дейност 1. Управление на проекта. Организационно-управленската дейност стартира веднага след сключване на Договора за финансиране на проекта между Договарящия орган и Бенефициента и включва следните поддейности:
• Сключване на договори с екипа на проекта.
Екипът на проекта ще включва следните позиции: ръководител на проекта; координатор; счетоводител;
• Разработване на процедура за осъществявяне на вътрешен мониторинг - писан документ, който отразява механизма за вътрешен мониторинг на проекта
• Изготвяне на работен план с подробен график с функциите и отговорностите на екипа. Екипът ще се събира на регулярни работни срещи. Срещите ще служат за оценка на развитието на проекта и осъществяване на вътрешен мониторинг. Ще се изготвят протоколи от всяка среща.
В работния график ще се разположи във времето и провеждането на процедурите за избор на изпълнители.
Членовете на екипа ще изготвят текущата документация – финансова, техническа, доклади от срещи, мониторинг и др.
Ще се провеждат работни разяснителни срещи с представителите на целевата група по проекта.
Дейност 2. Подготовка и провеждане на процедури за изпълнител. Подготовка на тръжна документация за провеждане на процедурите за избор на изпълнители съгласно изискванията на УО и българското законодателство. Процедурите и разпределението на услугите и доставките са детайлизирани в съответната секция на бюджета.
Дейност 3. Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Извършването на функционален анализ ще се базира върху Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и Наръчника към нея, разработени по поректа на МДААР по подприоритет 1.1., като ще се реализират определените в нея етапи:
1. Планиране и подготовка на функционалния анализ(сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни; уточняване акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
2. Провеждане на функционален анализ (анализ на текущото състояние на администрацията на община Елин Пелин –на всички нейни звена и функции, анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността, идентифициране на области на подобрение, формулиране на предложения за подобрение);
3. Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни).
Последният етап - Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките, публичност на резултатите от функционалния анализ) е обособен като отделна дейност в настоящото проектно предложение;
Методите, по които ще се извърши функционалният анализ, включват:
• събиране, проучване и анализ на документи и информация (доклад за състоянието на общинската администрация, резултати от изследвания, проучвания, външни и вътрешни одити, обратна информация от заинтересованите страни и др.);
• провеждане и анализ на анкетни проучвания чрез предварително разработени въпросници (за ръководители, служители и избрани заинтересовани лица);
• интервюта (с ръководители, служители представители на други държавни структури, неправителствени организации, бизнеса и др., на територията община Елин Пелин);
• фокус групи - провеждане на две фокус с по 10 участника;
• наблюдение;
• експертна оценка.
При изпълнението на дейността ще се извършат съпътващи срещи и дискусии със служителите на общинската администрация и други заинтересовани страни.
Разработване План за действие по оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране общинската администрация, за подобряване на ефективността, ефикасността от дейността на администрацията.
Дейност 4. Мониторинг и преглед на изпълнението на резултатите от функционалния анализ. Мониторингът, прегледът и публичността на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ) е последен, четвърти етап от изготвянето на анализа. Този последен етап е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
В рамките на тази дейнот ще бъде опроделен със заповед на кмета екип от администрацията, който ще бъде отговорен да изготвя на всеки 6 месеца доклад на базата на проучване и наблюдение на извършваните дейностите, предвидени в пана за действие и направените препоръки след изготвяне на функционалния анализ.
Дейност 5. Разработване на наръчник с вътрешни правила и процедури за организацията в общинската администрация в съответствие с направените при анализа изводи. Дейността включва преглед на съществуващите правила и процедури и изготвяне на анализ относно тяхната адекватност и съответствие. Ще бъде оформен анализ, в който ще бъде отразена конкретно кои правила, инструкции и процедури се нуждаят от актуализация и кои трябва да бъдат съставени наново. Те ще бъдат групирани в наръчник за ползване от служителите от администрацията. Правилата и процедурите, които са част от наръчника, ще бъдат качени в сайта на общината и ще има възможност за тяхното актуализиране при необходимост.
Дейност 6. Организиране на обучение на служителите, свързано с провеждания анализ и направените препоръки В рамките на проектното предложение е заложена като съпътстващата дейност обучение на служители в администрацията, което има за цел да ги запознае както с доклада от проведения функционален анализ, плана за действие и направените препоръки за подобрение на дейността, така и с наръчника с актуализирани или нови правила и процедури за работа на администрацията. По време на него ще бъде разяснен начинът на внедряване в практиката на направените препоръки и разработените вътрешни нормативни документи. Обучението ще има за цел и осигуряване на надеждност и предвидимост в действията на администрацията, осигуряващи обществен достъп и контрол.
Обучението ще се реализират на място в община Елин Пелин. То ще е с продължителност от 2 дни, като служителите ще бъдат разделени на три групи – в зависимост от функционалните им задължения в администрацията.
Дейност 7. Дейности за информация и публичност Дейноста по информация и публичност е свързана с популяризирането на целите и резултатите от проекта. Изборът на този вид дейности, от една страна е обоснован от необходимостта за информиране на целевите групи, а от друга, чрез средствата за масова информация, да се даде гласност на предвидените дейности и на резултатите от проекта. Заедно с това ще се даде публичност за финансовата помощ, осигурена от ЕС. Изпълнението на тази дейност е насочено към максимална прозрачност на дейностите по реализацията на проекта. Това е съобразено изцяло със задълженията на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност по ОПАК.
Провеждане на 2 пресконференции:
• На първата пресконференция ще се обяви официалният старт на проекта, неговите цели, предвидените дейности и очакваните резултати. На пресконференцията ще се акцентира върху факта, че проекът се осъществява с финансовата подкрепа на ОПАК, съфинансирана от ЕС чрез ЕСФ.
• Втора /заключителна/пресконференция - представяне на резултатите от проекта.
Отпечатване на брошюра, представяща проекта в тираж 400 бр.
Отпечатване на брошюра, представяща резултатите от реализацията на проекта в тираж от 400 броя;
Изработване на 1 информационно табло, което ще бъде поставено пред административната сграда на общината.
Публикуване на 2 платени публикации в пресата, които ще информират обществеността за проекта и постигнатите резултати.
Изготвени прессъобщения за хода на проекта в местни или регионални медии.
Изготвяне на работни материали с логото, изискващо се по проекта и логото на д общината – папки – 150 бр, химикали 150 бр., календари -150 бр., листове 1000 бр.
Публикуване на информация за дейностите и резултатите от проекта на сайта на общината.
|