|
Дейности:
|
Дейност 1 : Организиране и провеждане на обучения Дейността включва организацията и провеждането на обучения по 6 теми за 5 целеви групи /двете обучения са ориентирани към представители на една и съща целева група/ като стартира с провеждане на процедура по ЗОП за избор на обучители.
Кметът на общината издава заповед за определяне състава на Екипа за управление на Проекта и сключва допълнителни споразумения /за държавните служители заповед/ с тях. Ръководителят на Екипа изготвя График на планираните процедури по ЗОП съгласно приложение ХVІІІ. Кметът на общината издава заповед за провеждане на процедура по ЗОП(публична покана) за избор на обучители, като поканата се публикува на сайта на АОП и на сайта на общината. Кметът на общината издава заповед за назначаване на комисия по ЗОП за избор на обучители. В Комисията задължително участват поне двама члена от Екипа по управление на проекта. Комисията изготвя документите и провежда процедурата съгласно изискванията на Закона за обществени поръчки и Правилника за прилагането му.
Координаторът на Проекта изготвя подробен план-график за провеждане на обученията и списък на обучаемите за всяко отделно обучение.
В процеса на изпълнение на Проекта Координаторът контактува с транспортни фирми за предварително ангажиране на места и обезпечаване на транспорта на обучаемите до мястото на обучение, а също така и с хотели в град София за обезпечаване на нощувките на обучаемите.
Ръководителят на Екипа поддръжа връзка с избраните обучители и синхронизира всички дейности по провеждане на обучението. Всички документи, необходими за управление и отчитане на дейността и за защита на личните данни се създават и се съхраняват в посочените от българското законодателство начини и срокове
Дейност 2 : Дейности за информация и публичност За популяризиране на проектната инициатива, дейностите, начините за участие в проекта и ефект от неговото осъществяване ще бъде организирана и проведена информационна кампания. Всички информационни материали ще бъдат изготвени съобразно изискванията и регламентите за визуализация на Европейския съюз. Дейността включва следните поддейности:
1). Провеждане на продецури по ЗОП и снабдяване с рекламни материали, изготвяне на брошури – Процедурите се провеждат по предварително съставен план-график съгласно образец ХVІІІ. Кметът на общината издава заповед за провеждане на процедура по ЗОП за снабдяване с рекламни материали, процедура по ЗОП за публикуване на реклами и платени публикации и продецура по ЗОП за избор на фирма за кетъринг. Поканите се публикуват на сайта на АОП и на сайта на общината. Кметът на общината издава заповед за назначаване на комисии по провеждането на процедурите по ЗОП като в състава на комисиите задължително участват членове от Екипа по управление на проекта. Комисията изготвя документацията и провежеда продецурите по ЗОП съглсно изискванията на Закона за обществени поръчки и Правилника за неговото прилагане. В тази дейност е предвидено отпечатването на 10 плаката, 200 стикера и закупуването на два флага на ЕС, както и изготвянето на табела с размери 0,75/0,5 м с обозначенията на Проекта.
След снабдяването с материали Координаторът на Екипа изготвя брошури за информиране на населението като спазва всички задължения на бенефициентите за осигуряване на информация и публичност съгласно Анекс 13 от документите за информация. Брошурите ще са на разположение на всички заинтересувани страни на Презентацията на Проекта и в информационния център на общината през цялото време на действие на Проекта.
2).Провеждане на презентация и заключителна пресконференция – През втория месец от изпълнението на Проекта Ръководителят на Проекта изготвя презентация, мястото, датата и часът ,на която ще бъдат оповестени предварително на уебсайта на общината, чрез публикуване на обява в местен ежедневник, чрез разлепване на рекламни плакати и брошури и чрез кметовете на кметства и кметските наместници, а служителите на общинска администрация ще бъдат информирани допълнително и по административен ред. Координаторът публикува всички обяви, рекламни и информационни материали на уебсайта на общината и ги актуализира при всяка новост. Екипът организира и провежда презентацията като като осигурява украсата на залата при спазване на изискванията за информиране и публичност и синхронизира дейностите с фирмата за кетъринг.
През 12 месец от изпълнението на Проекта ще бъде проведена заключителна пресконференция за отчитане изпълнението на дейностите по Проекта пред представители на пресата, общността и служителите на общинска администрация. Всички информационни материали ще бъдат публикувани на сайта на общината, а редът и начинът на провеждане на пресконференцията са същите като при провеждане на Презентацията.
3) Публикуване на реклами, платени публикации и информации – след избор на изпълнител чрез процедура по ЗОП през втория месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на реклама относно същността, обхвата, срока на действие на Проекта и я публикува в местен ежедневник и на уебсайта на общината. В рекламата са указани датата, часът и мястото на провеждане на презентацията на Проекта. В началото на 12 месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на реклама за мястото, датата и часа на заключителната пресконференция и я публикува в местен ежедневник и на уебсайта на общината.
През третия месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя текста на платена публикация с подробна информация за същността на Проекта и за проведената Презентация и я публикува в местен ежедневник и на сайта на общината. В края на 12 месец от изпълнението на Проекта Екипът изготвя общирен материал за изпълнението на Проекта и публикува платена публикация в местен ежедневник и на сайта на общината.
Информация за популяризирането на подкрепата от ЕСФ ще бъде включвана в:
• Всички обяви в областни ежедневници, съобщения и информации на уеб страницата на общинска администрация
• Всички публикации и интервюта за медии;
• Всички разяснителни материали и информации, предоставяни на целевите групи;
• Всички межденни доклади, окончателен доклад, както и всички отчетни документи по Проекта;
• Плакати, брошури и диплянки и табели;
• Организираните презентация и заключителна пресконференция
Дейност 3 : Дейности по организация и управление Кметът на общината издава заповед за сформиране на екип за управление на Проекта. Екипът се състои от ръководител, координатор,счетоводител и технически сътрудник, служители на кандидата. Конкретните ангажименти и обхватът на управленската отговорност ще бъдат детайлно разписани в заповедите или допълнителните споразумения и длъжностните характеристики на членовете на Екипа. Ръководителят и координаторът отговарят за цялостната организация и управление на дейностите по Проекта. Контролират навременното изпълнение на дейностите, съобразно времевия график. Отговарят за финансовото управление по изпълнението на Проекта и работят в тясно сътрудничество помежду си. Следят за правилното разходване на средствата по Проекта, в рамките на предвидения бюджет по съответните пера. Управляват риска и вземат решения за мерки и действия, които да минимизират риска от забавяне и/или неизпълнение на дейностите. Отговарят за популяризиране на резултатите от всеки етап на изпълнението на Проекта. Контролират извършването на вътрешен мониторинг. Участват при организирането на продецури за обществени поръчки. Следят за навременното и коректно съставяне на цялата документация по проекта. Изготвят междинни и заключителен технически доклади.
Организират презентации, обучения, работни срещи, рекламната дейност, връзките с неправителствени организации и граждани. Отговарят за поддържането на актуална информация относно рекламирането и изпълнението на дейностите по Проекта в сайта на общинската администрация. Попълват необходимата отчетна документация. Счетоводителят на Проекта отговаря за финансовото изпълнение по управлението на Проекта. Следи за своевременното и ефективно разходване на средствата. Изготвя допълнителни споразумения, договори за услуги, ведомости за заплати, платежни нареждания, справки за НОИ и НАП, месечни и годишни финансови отчети, както и цялата финансова документация, изисквана от договоращия орган. Счетоводителят на Проекта следи за целесъобразното и ефективно разходване на средствата по бюджетни пера на всеки етап от изпълнението на Проекта. Осъществява контакта с банките. Попълва цялата финансова документация. Подготвя финансовата част на междините доклади и окончателния доклад.
Задължителни документи по дейността са: междинен, годишен и окончателен технически доклад; декларации; финансов отчет и опис на финансовите документи; искания за плащане; отчети за извършената работа по проекта Приложения 1 и 2 към Указанията за определяне, отчитане и изплащане на възнаграждения по Проекти по ОПАК – Анекс 14
|