|
Дейности:
|
Дейност 1. Подготовка на тръжни документации за обществени поръчки и избор на изпълнители по Дейности 2, 3 и 4 (една поръчка) Ще бъдат подготвени тръжни документации за обществени поръчки за избор на изпълнители по:
Дейности 2, 3 и 4 (една процедура по ЗОП)
- Дейност 2. Изготвяне на функционален анализ на община Бяла”;
- Дейност 3. Повишаване на капацитета на служителите на община Бяла за подобряване ефективността и ефикасността на изпълнението;
- Дейност 4. Дейности по осигуряване на информация и публичност на проекта.
Дейност 2. Изготвяне на функционален анализ на община Бяла - Планиране и подготовка на функционалния анализ
В този етап ще бъде извършено адаптиране на методологията за изготвяне на функционален анализ в съответствие с идентифицираните цели и управленски нужди на заинтересованите страни, ще бъде направен избор на метод за изготвяне на анализа, ще бъде изготвена рамка за анализ на събраната информация, индикатори за оценка на състоянието.
В рамките на подготвителния етап ще бъде изготвен общ правен анализ, въз основа на който ще бъдат идентифицирани основните функции и тяхното разпределение в структурата на администрацията на община Бяла. Този правен анализ ще бъде използван като основа за разработването на конкретните инструменти за провеждане на изследвания и проучвания и за разработване на адекватен времеви график за тяхното провеждане.
В рамките на тази задача ще бъде сформирана консултативната работна група за обсъждане хода и резултатите от провеждания функционален анализ. Така ще бъде осигурена възможност за участие и отчитане на мненията на всички заинтересовани страни в процеса на формулиране на оценка и определяне на насоките за подобряване ефективността и ефикасността на общинската администрация.
- Провеждане на функционалния анализ
В този етап ще бъдат проведени проучвания за събиране на информация, необходима за изготвянето на анализите, свързани с текущото състояние и възможностите за подобряване на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на община Бяла. Ще бъдат приложени разработените в предходния етап инструменти за провеждане на проучвания.
Цялата информация, свързана с изпълнението на функционалния анализ ще бъде надлежно документирана и класифицирана, така че да може ефективно да бъде използвана при последващите анализи.
- Анализ на данните - формулиране на оценка за състоянието и идентифициране на възможностите за оптимизиране на системата
В рамките на тази задача, ще бъде направен цялостен анализ на функциите на общинската администрация. Събраната информация ще бъде анализирана в контекста на актуалните предизвикателства за икономическо и социално развитие на страната и общите европейски политики.
Анализът ще бъде направен в две части:
o Оценка на състоянието на системата – в организационен, функционален и нормативен аспект, включително оценка на ефективността на използване на наличните ресурси;
o Възможности за оптимизиране и усъвършенстване на системата.
Ще бъдат анализирани прилаганите механизми за оценка на ефективността и ефективността на общинската администрация, както развитието им или разработването на такива, в случай на необходимост.
В рамките на консултативната работна група ще бъдат обсъждани всички елементи на анализа на данните от проведения функционален анализ, така ще бъде осигурена възможност за участие и отчитане на мненията на всички заинтересовани страни в процеса на формулиране на оценка.
- Изготвяне на предложения за функционално и структурно оптимизиране и план за действие
В този етап, въз основа на изготвените анализи на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на община Бяла и на определените възможни области за подобрение на изпълнението на функциите й. Ще бъдат направени препоръки за функционално и организационно развитие, които следва, в случай на необходимост, да бъдат отразени в нормативните и вътрешните актове на административната структура, за което ще бъдат изготвени съответните предложения за промени или разработване на нови актове.
Ще бъдат разработени механизми за оценка на ефективността и ефективността на общинската администрация, както и система за управление на изпълнението, вкл. индикатори към нея.
Ще бъде изготвен план за действие за изпълнение на предложените мерки.
Предвид времевото ограничение за изпълнение проекта, както и логическото и технологично изискване за прилагане на планираните мерки, в изготвения план за действие ще бъдат предвидени конкретни инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка по изпълнението на плана за действие, които следва да се превърнат в обичайна част от дейностите за управление на изпълнението в община Бяла.
Дейност 3 Повишаване на капацитета на служителите на община Бяла за подобряване ефективността и ефикасността на изпълнението - 3 дневно обучение на служители от община Бяла за повишаване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите
Ще бъде организирано и проведено 1 тридневно обучение за общо 40 представители на администрацията на община Бяла за представяне на избрания подход за функционално и организационно развитие, изготвените препоръки, както и на изготвения план за действие.
Ще бъде разработена програма за обучение с фокус върху:
избрания подход за функционално и организационно развитие;
изготвения план за действие и прилагане на инструменти за мониторинг на осъществяването им и наблюдение на напредъка на изпълнението;
превръщане на дейностите по мониторинг и анализ на функциите в обичайни дейности от управление на изпълнението на община Бяла.
Ще бъдат изработени обучителни материали за провеждане на обучението.
Обучението ще бъде организирано извън работните територии на служителите с цел осигуряване на ефективен учебен процес.
За нуждите на оценката на ефективността на проведеното обучение ще бъдат разработени въпросници за оценка на придобитите знания.
Дейност 4. Дейности по осигуряване на информация и публичност на проекта - Разработване и разпространение на информационни материали;
Ще бъдат изготвени информационни материали за проекта и неговите цели, като бъдат спазени изискванията към техническите характеристики на мерките за информация и публичност.
Ще бъдат изработени:
- брошура, представяща целите на проекта и планираните резултати от неговото изпълнение;
- брошура, представяща резултатите от изпълнението на проекта;
- плакат за повишаване на информираността на целевата група – служители на община Бяла, както и на гражданите, посещаващи офисите на администрацията;
- Планиране и провеждане на информационна кампания
Ще бъде планирана и проведена информационна кампания, включваща провеждане на начална пресконференция в Бяла, публикуване на прессъобщение за целите на проекта и очакваните резултати в 2 регионални печатни издания във Варна и Бургас, и заключителна пресконференция в Бяла за представяне на резултатите от проекта.
Като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта ще бъдат използвани и интернет страницата на община Бяла, на която ще бъдат публикуван банер, отвеждащ към информация за проекта и неговите цели, за получената от ОП „Административен капацитет” подкрепа.
Дейност 5. Управление на проекта Дейността предвижда сформиране и поддържане на екип за изпълнение и управление на проекта.
Екипът ще бъде сформиран през първия месец от изпълнение на проекта и ще осъществява дейност през целия проектен период. Той ще планира, организира, координира, контролира и отчита изпълнението на отделните дейности.
В екипа ще бъдат включени следните позиции: ръководител, координатор, счетоводител и технически сътрудник. Екипът по проекта ще провежда ежемесечни работни срещи, на които ще бъдат отчитани извършените дейности и ще бъдат планирани предстоящите задачи. Ръководителят на проекта ще бъде отговорен за ясното разпределение на отговорностите и задачите на отделните членове на екипа и приемането на ефективна система за комуникация между тях. Координаторът ще осъществява процеса на съгласуване и взаимодействие при изпълнение на планираните дейности между всички ангажирани с проектната реализация страни. Счетоводителят на проекта ще изпълнява финансов контрол; ще организира и изпълнява цялостната финансова отчетност на дейностите. Техническият сътрудник ще отговаря за събирането, обработването и съхраняването на проектната документация.
Екипът ще изготвя и предоставя на Управляващия орган по програмата междинни и финални доклади за техническо и финансово изпълнение.
За целите на изпълнението на проекта, в частност провеждането на срещите на екипа, ще бъдат използвани офиси в сградата на община Бяла.
|