Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-1.1.04-0052-C0001
Номер на проект: 12-11-55
Наименование: Оптимизиране на структурата на община Марица
Бенефициент: Община Марица
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 30.08.2012
Начална дата: 23.10.2012
Дата на приключване: 23.01.2014
Статус: Приключен
Място на изпълнение: БЪЛГАРИЯ
     ЮГОЗАПАДНА И ЮЖНА ЦЕНТРАЛНА БЪЛГАРИЯ
          Южен централен
               Пловдив
                    Марица
Описание
Описание на проекта: Оптимизиране на структурата на община Марица за постигане на по-голяма ефективност и избягване на дублиращи се функции.
Дейности: Дейност 1. Организация и управление на проекта Дейността гарантира успешното управление на проекта. Състои се от следните компоненти: • Формиране на екип за управление на проекта в състав Ръководител на проекта, Технически сътрудник, Счетоводител. Ръководителят на проекта отговаря за цялостното управление на проекта, планиране и контрол при изпълнение на предвидените дейности, планиране и контрол на дейностите по подготовка на тръжна документация за възлагане изпълнение на дейности на външни изпълнители, наблюдение и контрол на изпълнението на дейностите от външните изпълнители, планиране и организация на отчетната дейност по проекта, подготовка на изискваните доклади за изпълнението, наблюдение на планираните разплащания и други управленски дейности. Техническият сътрудник отговоря за цялостната координация на изпълнението и установяването на ефективен контакт между екипа за управление, външните изпълнители и представителите на целевата група. Техническият сътрудник наблюдава изпълнението на дейностите, осъществявани от външни изпълнители, оперативно организира дейностите по управление и отчитане на проекта, като подпомага Ръководителя на проекта. Счетоводителят на проекта носи отговорност за финансовата отчетност на проекта, като следи, контролира и изготвя необходимата финансова документация и оперативно отговаря за разплащанията по проекта. • Провеждане на процедури за избор на изпълнители за дейностите по проекта. Процедурите ще бъдат организирани в съответствие с изискванията на приложимото законодателство – ЗОП, нормативните актове уреждащи изискванията за допустимост на разходите по ОПАК и др. • Осъществяване на дейностите по техническо и финансово отчитане на проекта. Екипът за управление на проекта ще подготвя и подава своевременно необходимите за целите на отчитането технически и финансови отчети, окомплектовани със съответната приложима документация, ще осъществява необходимата комуникация с УО на ОПАК.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ на всички структури и функции в общинската администрация Ще бъде извършен функционален анализ на общинскaта администрация на община Марица с цел идентифициране на проблемни области и формулиране на препоръки за подобрение организацията и дейността й, в това число за: • Премахване на излишни и дублиращи се функции, по-добро разпределение на функциите между звената, по-прецизно дефиниране на функциите на звената, извеждане при необходимост извън администрацията на нетипични функции; • Подобряване на ефективността в дейността на администрацията – подобряване формулировката на целите на администрацията и на нейните звена с оглед спазването на изискванията за конкретност, измеримост, съгласуваност, постижимост и определеност във времето, подобряване степента на изпълнение на целите на общинската администрация и техните звена; • Подобряване на ефикасността и икономичността – чрез идентифициране и прецизиране на показатели за измерване на постигнатите резултати, използваните ресурси и съотношенията между тях, определяне на възможности за по-икономично използване на ресурсите (финансови и човешки) и за подобряване на резултатите от дейността. Ще бъдат анализирани следните основни направления за комуникация и услуги: • “Администрация - Граждани” – ще бъдат изследвани въведените решения, които позволяват на гражданите да получават качествени услуги от страна на общинската администрация. • “Администрация - Бизнес” – тук анализът ще бъде концентриран в две основни сфери. От една страна, ще бъдат разгледани услугите, които администрацията предоставя на фирмите – напр. издаването на лицензи и разрешителни, публични регистри на сделки с общинска собственост, концесии и др., а от друга страна – тези, които са свързани с отговорностите на икономическите субекти, като плащането на данъци и такси от тяхна страна, и т.н. • “Администрация - Администрация” – анализът ще бъде в две направления: - Вътрешна комуникация в рамките на отделните звена на администрацията, обмен на документи и информация, вкл. с други административни органи на местно ниво (напр. ДНСК, Регионалния инспекторат по образование и т.н.); - Възможност за интегриране на наличните електронни системи с тези на държавната администрация, на база на концепцията за изграждането на електронно правителство (обмен на информация и документи с различни административни структури на публичната администрация). • “Вътрешноведомствена ефективност и ефикасност” – анализът ще покрива както електронната архитектура на общината, така и ще бъдат изследвани характеристиките на вътрешната структура за обмен на информационни масиви и документи, за да се избегне припокриването на дейности, които влизат в компетенциите на различните административни звена. В рамките на изпълнението на анализа ще бъда проведена среща с общинска администрация Пловдив, която вече има извършен подобен функционален анализ, за да бъдат разгледани мерките, които са предприети в резултат на изводите от анализа и ще бъдат разгледани подобренията на дейността на администрацията в резултат на взетите решения. Функционалният анализ ще бъде извършен в съответствие с Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация и ще се състои от следните компоненти: • Детайлен анализ на нормативната база, въз основа на която се осъществяват функциите на общинската администрация. • Анализ на релевантността - идентифициране на областите на водената политиката от община Марица; идентифициране, групиране и анализ на правомощията на кметовете и на функциите на общинската администрация; анализ на релевантността на функциите на звената (дирекции, отдели и сектори) на общинската администрация спрямо областите на политиката, за които отговаря кмета, установяване на нетипични функции, които могат да бъдат изведени от администрацията; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената на общинската администрация с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на изцяло или частично дублиращи се функции, наличие на вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани. • Анализ на ефективността - описание и анализ на процеса на планиране и отчитане в общинската администрация на община Марица; описание и анализ на мисията и на целите на общинската администрация; анализ на степента на осигуреност на мисията и целите на общинската администрация с функциите на основните й звена. • Анализ на ефикасността - анализ на постигнатите резултати в дейността на общината и използваните финансови ресурси; анализ на резултати, разходи, обезпеченост с ресурси и натоварване в общинската администрации и отделните й звена. • Разработване на препоръки и приемане на План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на общинската администрация, за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността й. Резултатите от функционалния анализ, препоръките и Плана за действие ще бъдат представени и обсъдени по време на кръгла маса, която ще се проведе в сградата на община Марица и в която ще бъдат поканени за участие всички заинтиресовани страни (граждански сдружения и граждани, местен бизнес и т.н.). По време на кръглата маса ще бъдат взети предвид всички мнения за финализиране на изводите от него.
Дейност 3. Оптимизиране на структурата и подобряване на работните процеси в администрацията на община Марица Разработеният в резултат на функционалния анализ План на действие ще бъде приложен на практика чрез подготовката на стратегия за организационно развитие, устройствен(и) правилник(ци), вътрешни правила, инструкции и наръчници, методики и т.н., в зависимост от конкретните препоръки. В зависимост от резултатите на функционалния анализ могат да бъдат разработени вътрешни правила за предоставяне на общински услуги, наръчник за работа с инвеститорите, правила за аутсорсинг на несвойствени дейности и ПЧП (вкл. примерен устав на дружество, създадено по модела на ПЧП и правен анализ на възможните форми на ПЧП), организационни и функционални диаграми и правилници, методики за измерване постигането на целите, методики за измерването степента на усвояване на използваните ресурси, методики за управление на човешките ресурси и т.н. Също така, ако в резултат на функционалния анализ бъде установено, че се налага изготвянето на изменения в съществуващи нормативни актове, регулиращи дейността на общинската администрация (напр. Наредба за определянето и администрирането на местните такси и цени на услугите, Наредба за определяне на размера на местните данъци и др.), ще бъдат разработени конкретни предложения за изменения и допълнения на съответните актове. Всички така описани правила, наръчници, анализи, методики и т.н. ще бъдат представени на широката общественост по време на конференция, която ще се проведе в сградата на община Марица.
Дейност 4. Повишаване на капацитета на служителите на общинската администрация за подобряване на ефективността и ефикасността при изпълнението на техните функции В рамките на дейността ще бъдат разработени и проведени три обучения с продължителност от по два дни, с цел повишаване ефективността и ефикасността на изпълнението на функциите на общинската администрация в следните направления: • Администрация-граждани • Администрация-бизнес (инвеститори) • Администрация-администрация Обученията ще се фокусират основно върху: • Подобряване на идентифицираните слабите места в организацията и функциите на общинската администрация • Прилагане на препоръките и мерките за преодоляване на слабостите в резултат на изготвения План за действие • Запознаване с нововъведените правила, методики, наръчници с разработените проекти на нормативни актове и т.н. Програмата за всяко едно от обученията ще бъде разработена въз основа на оценените нужди на служителите на общинската администрация.
Дейност 5. Осигуряване на информация и публичност за изпълнението на проекта При провеждането на дейностите за осигуряване на информация и публичност, в това число при изготвянето на информационните материали ще бъдат представени целите на проекта и постигнатите резултати и ще бъдат спазени изискванията на мерките за информация и публичност на ОП „Административен капацитет” и Европейския социален фонд, съгласно Регламент на Комисията (EО) № 1828/2006 при изпълнение на проекти, финансирани от ЕСФ. Ще бъдат изработени следните материали: • Информационна табела; • Рекламни материали за проекта – химикалки, календар, бележник за водене на записки и навиващи се винилови банери; • Брошура, представяща целите на проекта и планираните резултати от неговото изпълнение • Брошура, представяща резултатите от изпълнението на проекта; • Плакат за повишаване на информираността на целевата група – служителите на общинската администрация, както и на гражданите, посещаващи офисите на общинската администрация. Ще бъдат проведени и две прес-конференции – начална за представяне на проекта и на неговите цели и задачи, и крайна, за представянето на резултатите от провеждането му. Във връзка с всяка от основните дейности по проекта ще бъдат публикувани прессъобщения в един регионален ежедневник. Също така, като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта ще бъде използвана и интернет страницата на община Марица (www.maritsa.org), на която ще бъде публикуван банер, отвеждащ към информация за проекта и неговите цели, както и основните продукти от изпълнението му. Всички дейности по тази точка ще бъдат в съгласие с приетата Комуникационна стратегия на община Марица.
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 175 508 BGN
Общ бюджет: 130 956 BGN
БФП: 130 956 BGN
Общо изплатени средства: 130 956 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 130 956 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 35 102 BGN
2013 6 999 BGN
2014 88 855 BGN
2015 0 BGN
130 956 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 111 313 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 29 836 BGN
2013 5 950 BGN
2014 75 527 BGN
2015 0 BGN
111 313 BGN
В т.ч. Национално финансиране 19 643 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 5 265 BGN
2013 1 050 BGN
2014 13 328 BGN
2015 0 BGN
19 643 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Функционални анализи, извършени от административни структури
Индикатор 2 Проведени информационни кампании
Индикатор 3 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ
Индикатор 4 По Дейност 1 - Сключени договори с екипа по проекта
Индикатор 5 По Дейност 1 - Възложени договори с подизпълнители
Индикатор 6 По Дейност 1 - Успешно приключени договори с подизпълнители
Индикатор 7 По Дейност 1 - Приети отчети от УО на ОПАК и верифицирани плащания
Индикатор 8 По Дейност 2 - Идентифициране на препоръки от изследваната добра практика
Индикатор 9 По Дейност 2 - Приет План за действие на база на препоръките
Индикатор 10 По Дейност 2 - Участници в Кръглата маса
Индикатор 11 По Дейност 3 - Въведена стратегия за организационно развитие
Индикатор 12 По Дейност 3 - Приети вътрешни прави¬ла и процедури
Индикатор 13 По Дейност 3 - Въведени наръчници, методики, инструкции и др
Индикатор 14 По Дейност 3 - Изменени/ допълнени нормативни актове
Индикатор 15 По Дейност 3 - Проведена конференция за представяне на продуктите от настоящата дейност на широката общественост с минимум 20 участника
Индикатор 16 По Дейност 4 - Проведени двудневни обучения
Индикатор 17 По Дейност 4 - Общо обучени
Индикатор 18 По Дейност 5 - Информационна табела
Индикатор 19 По Дейност 5 - Бр. изработени интернет банери
Индикатор 20 По Дейност 5 - Брой проведени пресконференции по проектното предложение
Индикатор 21 По Дейност 5 - Брой разпространени прессъобщения по проекта
Индикатор 22 По Дейност 5 - Брой медии (включително регионални), които са публикували/излъчили материали
Индикатор 23 По Дейност 5 - Бр. разработени и разпространени информационни и рекламни материали: химикалки (300 бр.), календар (300 бр.), бележник за водене на записки (500 бр.) и навиващи се винилови банери (2 бр.)
Индикатор 24 По Дейност 5 - Брошура, представяща проекта
Индикатор 25 По Дейност 5 - Брошура, представяща резултатите от проекта
Индикатор 26 По Дейност 5 - Плакат


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз