|
Дейности:
|
Дейност 1: Организация и управление на проекта Настоящата дейност включва всички дейности, свързани с организацията и управлението на проекта, като се предвижда тя да стартира непосредствено след сключването на договора за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и да се изпълнява през целия период на действие на проекта.
В рамките на тази дейност се предвижда изпълнението на следните поддейности:
Сформиране на екипа по проекта – за изпълнението на проекта ще бъде определен екип от трима експерта, служители на общинската администрация, а именно – Ръководител на проекта, Координатор на проекта, и Счетоводител на проекта. В рамките на тази поддейност ще бъдат изготвени съответните вътрешни правила/заповеди за работата на екипа;
Провеждане на регулярни месечни срещи – в рамките на тази поддейност ще бъдат провеждани месечните срещи на екипа по проекта, на които ще бъдат обсъждани както физическия и финансов напредък по изпълнение на проекта, така и съответните бъдещи действия за гарантиране спазването на план-графика за изпълнение на дейностите по проекта;
Организиране и провеждане на тръжните процедури за избор на външни изпълнители – екипът по проекта ще изготви график за планираните за изпълнение от външни изпълнители дейности по проекта и ще организира и проведе обществените поръчки в съответствие със Закона за обществените поръчки и подзаконовите нормативни актове. В рамките на тази дейност ще бъде проведена процедура за избор на изпълнител за подготовката на тръжната документация по планираните за възлагане на външни изпълнители дейности по проекта;
Организиране и изпълнение на задълженията за отчитане на напредъка по проекта – екипът за изпълнение на проекта ще подготвя и изпраща на Договарящия орган изискуемите по проекта отчети и доклади за отчитане на техническия и финансов напредък по проекта. В рамките на тази поддейност ще бъде осъществявана и цялата кореспонденция с Договарящия орган, свързана с изпълнението на проекта.
Дейност 2: Извършване на функционален анализ в администрацията на Община Ловеч Дейност 2 е структурирана на база изискванията на Насоките за кандидатстване по процедура BG051PO002/12/1.1-04 на ОПАК, като функционалният анализ по настоящия проект ще бъде извършен чрез прилагането на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР по подприоритет 1.1. на ОПАК.
1. Цели на функционалния анализ
Извършванетона функционалния анализ в админстрацията на Община Ловеч си поставя за основна цел оптимизирането на организационната структура и на работните процеси на администрацията за повишаване на ефективността от дейността на администрацията.
2. Конкретните параметри на функционалния анализ в администрацията на Община Ловеч по проекта се предвижда да бъдат фокусирани върху:
анализиране на действащата в момента организационна структура на администрацията в Община Ловеч и
анализ на изпълнението на отделните функции и организацията на работните процеси в общинската администрация, свързани с изпълнението на функциите.
Функционалният анализ на дейността на администрацията в Община Ловеч по настоящия проект ще е насочен преимуществено към идентифицирането на дублирани или неефективно действащи функции и звена в структурата на Община Ловеч от една страна и установяването на усложнени функционални взаимовръзки между структурните звена, както и „тромави” и неефективни работни процеси в отделните структурни звена и в общинската администрация като цяло.
Анализът за всеки един от процесите ще обхваща анализ на релевантността, анализ на ефективността и анализ на ефикасността.
3. Приложими методи за изследване и оценка.
За извършването на функционалния анализ на администрацията в Община Ловеч се предвижда да бъдат използвани комплекс от различни методи за изследване, а именно:
проучване и документален анализ;
анализ на административни данни;
анкетни проучвания;
интервюта с представители на заинтересованите страни и целевите групи ;
фокус групи, формирани по отделните ключови области на анализа;
Комплексът от методи за анализ и експертна оценка на данните от изследването, приложими при извършването на функционалния анализ по проекта са:
Статистически анализ;
Иконометрични модели;
Качествен анализ (качествени изследвания);
Анализ на разходите и ползите и на ефективността на разходите;
Интервенционален логически анализ;
Теоретично-обоснована оценка;
Бенчмаркинг.
4. Етапи за провеждане на функционалния анализ
Етап 1: Планиране и подготовка за извършване на функционалния анализ – в рамките на този етап се предвижда уточняване и конкретизиране на параметрите, целите и очакваните резултати на функционалния анализ, подготовката на тръжната документация за провеждане на процедура за избор на изпълнител по ЗОП и провеждане на процедурата за избор;
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ – този етап се планира да бъде извършен от външен изпълнител, който да извърши функционалния анализ по зададените параметри, да идентифицира проблемните области и да формулира конкретни препоръки и план за действие за подобряване на ефикасността от дейността на администрацията в Община Ловеч. Резултатите от Етап 2 изпълнителят следва да представи на Община Ловеч в проект на доклад;
Етап 3: Одобрение на функционалния анализ – в рамките на този етап проектът на доклад по Етап 2 се планира да бъде разгледан и обсъден в администрацията в Община Ловеч, комуникиран с външния изпълнител за отстраняване на евентуални неточности и забележки на общинската администрация. Като краен резултат от Етап 3 се планира да бъде одобрен окончателен доклад от извършването на функционалния анализ в Община Ловеч;
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението на мерките, планирани за изпълнение във функционалния анализ – този етап обхваща периода от одобрението на окончателния доклад от извършването на функционалния анализ по Етап 3 до края на изпълнение на проекта и е свързан с реалното изпълнение на предвидените във функционалния анализ мерки. Етап 4 практически покрива изпълнението на останалите дейности, предвидени в проекта, а именно Дейности 3, 4, 5 и 6
Дейност 3: Разработване на предложения за промени в нормативни, стратегически и други документи Настоящата дейност се планира да стартира след одобрението на Доклада от извършването на функционалния анализ по Дейност 2 и е пряко следствие от резултатите от анализа.
В рамките на дейността ще бъдат разработени предложения за промяна във всички нормативни, стратегически и други документи, в които се налагат промени, свързани с одобрените от администрацията на Община Ловеч препоръки и план за действие за оптимизация на организационната структура, функциите и работните процеси в общинската администрация на Община Ловеч. На база на изготвения анализ по Дейност 2 ще се прецизира необходимостта от промяна и на Устройствения правилник на Община Ловеч.
Предложенията ще бъдат предложени за обсъждане от всички заинтересовани страни и представители на целевата група по проекта, като резултатите от обсъжданията и постигнат консенсус по тях ще залегнат в окончателния вариант на предложените промени.
Дейност 4: Оптимизиране на организационната структура и функционалните характеристики на структурните звена в общинската организация На база на функционалния анализ и разработените предложения за промяна в приложимите нормативни актове и други документи в рамките на тази дейност се планира разработване на промяна и оптимизация на организационната структура и функционалните характеристики на структурните звена в съответствие с приетите препоръки и план за оптимизация.
Тази дейност се планира да стартира непосредствено след изпълнението на дейност 3.
Дейност 5: Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в общинската администрация На база на функционалния анализ и разработените предложения за промяна в приложимите нормативни актове и други документи в рамките на тази дейност се планира усъвършенстването на всички вътрешни правила, наръчници и други вътрешни актове, касаещи работните процеси, организацията и координацията между отделни структурни звена по изпълнение на функциите на общинската администрация в Община Ловеч.
За целта ще бъдат сформирани работни групи от представители на отделните структурни звена в администрацията на Община Ловеч, отговорни за изпълнението на всяка от основните функции и външния изпълнител на дейността, на които ще бъдат обсъдени основните параметри на промените в съществуващите вътрешни правила, наръчници и други документи, както и ще бъде обсъдена необходимостта от разработването на нови такива.
Основен фокус на усъвършенстването на наличните в Община Ловеч вътрешни правила, наръчници и инструкции е съгласуваността между тях и адаптацията им към промените в действащите нормативни актове, касаещи функциите и дейността на общинската администрация и предложенията за оптимизиране на организационната структурата и функционалните връзки и работни процеси в Община Ловеч.
При необходимост ще бъдат разработени и липсващи за отделните процеси вътрешни правила, инструкции и наръчници.
Дейност 6: Провеждане на обучение на служителите в общинската администрация В рамките на тази дейност се планира организирането и провеждането на тридневно обучение на 50 служители на общинската администрация в Община Ловеч. Обучението ще бъде насочено към резултатите от проведения функционален анализ и свързаните с него промени в организационната структура и промените в нормативните актове и вътрешните правила в общинската администрация. Критерии при подбора на служителите, които ще участват в обучението ще бъде ролята им в изпълнението на ключови функции от дейността на общинската администрация, като обучението се планира да обхване служители от всички структурни звена в Община Ловеч.
Дейност 7: Информация и публичност на проекта Дейностите по популяризиране на дейностите, които ще бъдат реализирани в рамките на проекта, сред целевите групи и заинтересованите страни се планира да бъдат изпълнявани през целият период на проекта, като бъдат съобразени с изискванията на Приложение 13 към Насоките за кандидатстване. В рамките на тази дейност се предвижда:
Изработване и поставяне на информационен банер;
Изготвяне на периодични прессъобщения за осъществяване на дейностите по проекта и предоставянето им на медиите;
Осигуряване на постоянна информация за напредъка по изпълнението на проекта чрез публикации на сайта на общината;
Провеждане на две пресконференции – начална пресконференция и финална за отчитане резултатите от изпълнение на дейностите по проекта;
Отпечатване на 200 броя от информационна брошура представяща работата на общината по изпълнение на дейностите на проекта;
Изработване на 100 броя рекламни материали - USB, папки, конферентни чанти, падове, химикалки и др.
|