|
Дейности:
|
Дейност 2 - закупуване и доставка на техническо оборудване за подкрепа на ежедневните дейности на ЦКЗ; Във връзка с повишаване на мобилността и ефективността на служителите на ЦКЗ и дейностите им по организация и участие в семинари, срещи и обучения, проектът предвижда да бъдат закупени 10 лаптопа с 10 чанти за съхранението им, 2 мултимедийни устройства, 2 подвижни екрана за провеждане на презентации, 3 звукозаписващи устройства, 10 външни хард-диска за съхранение на данни, 42 флаш карти за съхранение на данни, 2 безжични интернет маршрутизатора (рутери), 2 цветни мултифункционални печатни устройства с повишен капацитет (копир \ скенер \ принтер), 2 фотоапарата и 1 видео камера.
За постигане на целите на проекта, а именно повишаване на ефективността и информационното и комуникационно осигуряване на служителите на Централното координационно звено при изпълнението на ежедневните им дейности е идентифицирана необходимостта от предвиденото техническо оборудване. Сложността и интензитета на ангажиментите, които изпълняват служителите, работещи по СКФ, често водят до затруднения при изпълнението им поради липса на комуникационна и техническа обезпеченост.
Обосновка за 5 броя преносими компютри, необходими за дирекция „ПСЕС”:
Дирекция „Програмиране на средствата от ЕС” има важни отговорности, свързани с нормативната уредба и изготвянето на методически указания във връзка с изпълнението на Структурните инструменти на ЕС, както и по отношение на изготвянето на стратегическата рамка за усвояването на средствата през следващия програмен период (2013 – 2020). Представители на дирекцията, участват в редица работни формати на ЕК във връзка с изпълнението и програмирането на Кохезионната политика на ЕС.
В редица случаи, при които служителите на дирекцията не се намират на работните си места поради служебни пътувания и в случите на извънработно време, годишен отпуск и др. възникват спешни задачи, свързани с конкретни срокове и специфичните компетенции на отделните експерти. В този случай е необходимо отделните експерти да разполагат със съответната техническа обезпеченост, за да могат да изпълнят служебните си задължения в поставените срокове и необходимото качество. Предоставянето на преносими компютри ще има положителен ефект не само по отношение на изпълнението на служебните задължения, но и ще подобри комуникацията с Европейската комисия и съответните национални отговорни структури, тъй като ще даде техническа възможност за следенето на служебната поща и воденето на ключова кореспонденция, дори и в случаите, когато служителите са физически отдалечени от работните си места.
Експертите от отдел „ИНСРР и ХВ”, отдел „КСИ”и отдел „НСПР” изпълняват следните конкретни задачи:
- Регулярно участие в заседанията на регионалните съвети за развитие, и представяне на информация за напредъка по оперативните програми за съответните региони;
- Участие в Комитетите за наблюдение на оперативните програми;
- Пътувания във връзка с изпълнението на проект № 0016-ЦКЗ - 1.5 „Укрепване капацитета на регионалните и местни власти за усвояване на средства от Структурните и Кохезионния фондове на ЕС”. Проектът предполага извършване на 144 обучения за служители на регионалните и местните власти, като обученията ще бъдат провеждани на територията на цялата страна;
- Служителите, назначени на длъжност сътрудник по управление на европейски проекти и програми в отдели „ИНСРР и ХВ”и „КСИ”, в дирекция „ПСЕС”, ще бъдат ангажирани в голяма степен с управлението на проекти, съфинансирани от СКФ, което предполага значителен брой служебни пътувания, при които се налага изготвяне на документи и осигурен достъп до информационни системи със съответните бази данни, с оглед осигуряване на ефективното управление на тези проекти.
Обосновка за 5 броя преносими компютри, необходими за дирекция „ИСУСЕС”:
Основна част от функциите на дирекция „Информация и системи за управление на средствата от СЕ”, заложени в Устройствения правилник на МС, предполага осигуряването на технически средства, позволяващи мобилност и комуникационна обезпеченост на експертите в дирекцията.
Съгласно Постановление № 6 на Министерския съвет от 2007 г., дирекция „ИСУСЕС” отговаря и за цялостната поддръжка на Единния информационен портал за Структурните фондове и Кохезионния фонд в България www.eufunds.bg, като гарантира надеждността и достоверността на публикуваната информация. В допълнение дирекцията отговаря и за осигуряването на контролиран достъп за въвеждане и актуализиране от страна на отговорните структури, предвидени в Постановление № 6. За служители отговарящи за тези дейности е необходимо да разполагат с един преносим компютър непрекъснато за успешно и навременно изпълнение на нормативно определените им задължения, свързани с портала.
Във връзка с изпълнението на проект „Осигуряване на развитието и функционирането на ИСУН” са предвидени редица участия в конференции, работни срещи, обучения и семинари в страната, имащи отношение към бъдещото развитие на ИСУН и възможни промени в системата. Съвременният подход към организирането и провеждането на подобни събития, както и динамиката на процесите по координиране и съгласуване на възникващите нови изисквания към ИСУН предполагат използването на адекватни информационни технологии от където се налага и нуждата за преносими компютри. Изпълнението на проект „Осигуряване на развитието и функционирането на ИСУН” е свързано с реализирането на посещения в страни от ЕС, провеждане на изнесени заседания на работната група за развитие на ИСУН. За служителите изпълняващи тези задължения е необходимо да бъдат на разположение минимум два броя преносими компютри.
Основната функция на ЦИКО е да осъществява координация и контрол на качеството на предоставяните от ОИЦ услуги. За да изпълни своята основна функция, в Ръководството за управление на мрежата от ОИЦ са заложени следните задължения на ЦИКО, свързани с пътувания извън гр. София:
• При провеждане на процедура за избор на Управител на ОИЦ, ЦИКО задължително участва чрез свой представител в Комисията. ЦИКО запазва правото си при преценка да участва и в комисия по избор на служители в ОИЦ.
• ЦИКО организира обучения на служителите на ОИЦ;
• ЦИКО провежда посещения на място в ОИЦ (най-малко 3 пъти годишно за всеки ОИЦ).
• Организира годишни координационни срещи на мрежата
Тези дейности изискват необходимото техническо оборудване на представителите на ЦИКО. При условие, че дейностите са свързани с пътувания в страната в 26 града, за да се обезпечи качеството им, е необходимо да бъде предвидено минимум 2 броя мобилни компютри, тъй като пътуванията на представителите на ЦИКО ще се засичат времево.
Предвидените разходите за закупуването на необходимата техника ще доведе до подобряване на техническата обезпеченост за ежедневно изпълняваните задължения и ще повиши информационното и комуникационното осигуряване в структурите на ЦКЗ.
На 2 от сървърните конфигурации ще бъде инсталиран част от закупения по Дейност 3 специализиран софтуер – софтуер за споделена работа в интернет среда, софтуер за управление на проекти, комуникационен софтуер, както и приложение за дистанционно обучение, реализирано по проект на дирекция ПСЕС, за което в администрацията на МС не може да бъде осигурена машина за експлоатацията му.
Проектът надвишава изискванията на Оперативна програма „Техническа помощ” за максимална продължителност, тъй като в дейността е включена и удължена гаранционна поддръжка на част от техниката (персонални компютри, лаптопи, сървъри и мултифункционалните устройства) и доставка на консумативи за мултифункционалните устройства за до 31 май 2015 г. с цел минимизиране на риска от сривове в дейността. За останалата част от техниката ще се приема гаранционния срок на производителя.
За постигане на целите на проекта, а именно повишаване на ефективността и информационното и комуникационно осигуряване на служителите на ЦКЗ при изпълнението на ежедневните им дейности, е идентифицирана необходимостта от допълнителното техническо оборудване. Сложността и интензитета на ангажиментите, които изпълняват служителите, работещи по СКФ, често водят до затруднения при изпълнението им поради липса на комуникационна и техническа обезпеченост. Във връзка с осигуряването на нормална работна среда на служителите, изпълняващи дейности по СКФ допълнително ще бъдат закупени:
- лаптопи 22 бр. - Целта е да се осъществяват безпрепятствено работни задължения извън работното място. Всеки служител е ангажиран често в различни работни формати в столицата (национални срещи, конференции, срещи по проекти), в България (комитети за наблюдение на оперативни програми, регионални съвети, организиране или участие в обучение) и в чужбина (работни заседания в рамките на Европейската комисия и други европейски и международни партньори, обмяна на опит, обучения). Същевременно оперативните и експертните ангажименти остават непроменени и при наличие на подходяща техника биха могли да бъдат извършвани дистанционно от отговорното лице, вместо да бъдат предавани за изпълнение от временно-заместващ. Това прави и работата по-устойчива, когато тя продължително се извършва от един експерт.
- компютърни конфигурации – 10 бр. - Във връзка със създаването на помощната системи (HelpDesk звено) за потребителите на ИСУН е необходимо да бъдат осигурени адекватни условия за работа екип от минимум 3-ма (трима) служители за първо ниво на поддръжка, и минимум 2-ма (двама) служители за второто ново на поддръжка“.
През периода на изпълнение на проекта са настъпили промени в състава на служителите, работещи по СКФ. Ще бъдат закупени 4 бр. компютърни конфигурации за дирекция „МСЕС“ 2 бр. за дирекция „ПСЕС“.
Актуална информация за служителите, работещи по СКФ:
*дирекция „ПСЕС”: 29 служителя (отдел „Координация на структурните инструменти“ - 11; отдел „Изпълнение на НСРР и хоризонтални въпроси“ - 11; отдел „ Национални стратегически програми за развитие“ - 6 бр. и бройка към директора;
*дирекция „МСЕС“: служителя (отдел „ДИП“ – 3; отдел „ПФЕФРР“ – 2);
*дирекция „ИСУСЕС“: 15 служителя.
- мултифункционално устройство – 1 бр. – за дейността на дирекция „ПСЕС“ и разположението на служителите на два етажа е затруднено използването на едно мултифункционално устройство.
- фотоапарат – 1 бр. – за осигуряване на снимков материал от публично-информационни събития по проекти от дирекция „ПСЕС“.
- принтери (черно-бели) – 16 бр. – предвижда се един принтер да бъде използван минимум два служителя в дирекция.
- комуникационни устройства – 2 бр. (предназначени за двата автомобила, обслужващи ЦКЗ);
- мобилни телефонни апарати – 40 бр.– Необходимо е осигуряване на мобилни телефонни апарати, които да предоставят възможност за достъп до Интернет и служебната поща за случаите на служебни пътувания на служителите от ЦКЗ. Предоставянето на подобна възможност в значителна степен би улеснило изпълнението на служебните им задължения и възможностите за комуникация. Преносимостта на мобилните телефони е безспорно най-голямото предимство. Така работните контакти не са ограничени от местоположението на експерта. Освен това, използването на мобилни оператори и приложимите бизнес тарифи облекчават разходите.
- таблети – 6 бр. – с оглед необходимостта от ефективно изпълнение на функции в оперативен порядък и предвид голяма част от работата, извършвана по електронен път, в т.ч. комуникация с Европейската комисия и с административните структури, отговарящи за усвояването на средства от ЕС ще бъдат закупени таблети за служителите на ръководни длъжности.
- факс апарати – 3 бр.
- цветни принтери – 5 бр.
- машина за подвързване – 3 бр.
- машина за унищожаване на хартия – 3 бр.
- абонамент за мобилни телефонни услуги – чрез отделни сметки за 35 служителяот ЦКЗ, с месечен лимит 60 лева, за 29 месеца(до края на м. май 2015 г.);
Подходящото техническо обезпечаване е ключово за гладкото, бързо и качествено извършване на работата на работещи по СКФ.
Дейност 5 - дейности за информация и публичност Закупената техника ще бъде „брандирана” с изготвените стикери, съгласно изискванията на ОПТП.
Закупената техника ще бъде „брандирана” с изготвените стикери, съгласно изискванията на ОПТП.
Дейност 4 - провеждане на обучения за служителите на ЦКЗ за използване на специализирания софтуер. Дейността включва:
1. Изготвяне на програма за обучение на служителите на ЦКЗ.
2. Провеждане на обучения за служителите на ЦКЗ.
Ще бъдат изготвени програми за провеждането на две обучения за служителите на ЦКЗ (на две групи) за работа със специализирания софтуер. Обученията ще включват следните теми:
основна навигация и функционалност на портала за организация на дейността на ЦКЗ, за управление на ежедневното разпределение и отчитане на задачите на служителите;
управление на проектите, които се изпълняват в ЦКЗ
управление на обученията и срещите,
споделено изготвяне и използване на документи,
отдалечен достъп до информационните ресурси,
организация на видео и аудио конферентни връзки, чрез интеграция на комуникационния софтуер и софтуера за споделена работа в интернет среда.
Първоначалното обучение ще бъде за всички настоящи служители на ЦКЗ, като състава ще бъде разделен на групи с максимален брой от 10 – 15 човека за постигане на по-голяма ефективност при обученията и практическите упражнения. Ще бъдат проведени общопет първоначални обучения. В последствие се предвижда да се провеждат по едно обучение годишно (общо 3 обучения), с цел опресняване на познанията, при въвеждане на нова функционалност, за обучение на новопостъпили служители
Дейност 1 - подготовка на тръжна документация. Организиране на процедури за избор на изълнители за обществените поръчки по дейности 2, 3, 4 и 5 Дейността включва:
1. Избор на външни експерти за изготвяне на 3технически спецификации и 3 тръжни документации за обществените поръчки по дейности 2, 3 и 4.
2. Изготвяне на 3технически спецификации и 3 тръжни документации за обществените поръчки по дейности 2, 3 и 4. Оценителни комисии.
Дейност 3 - закупуване и настройка на специализиран софтуер за създаване на система за организация на работния процес. Проектът предвижда закупуването на специализиран софтуер, с който да се подпомогне изграждането на ефективна организация и методология за работа на ЦКЗ и да се подсигури последваща стабилност в неговата работа, чрез въвеждане на автоматизирана електронна система за документооборот за трите дирекции, за организация на работния процес и на комуникационен и организационен уеб - базиран портал на ЦКЗ със следната функционалност:
споделени информационни ресурси (резултати от обучения, материали от събития),
споделена работа по документи, задачи, събития и проекти,
споделен документооборот,
разпределение и контрол на изпълнението на единични и групови задачи,
софтуер за управление на аудио и видео комуникация,
безплатна текстова и аудио комуникация в група,
отдалечен достъп до електронна поща и общи събития,
софтуер за визуализация на диаграми.
Въвеждането на пълната функционалност на софтуера ще допринесе за:
решаване на проблемите при изпълняването на хоризонтални дейности, изискващи съвместни действия от представителите на трите дирекции и други структури от администрацията,
повишаване на ефективността на служителите на ЦКЗ, подобряване на отчетността, проследяването на изпълнението и индивидуалното отчитане на резултатите
улесняване на изпълнението на ежедневните служебни задължения.
Закупеният софтуер ще бъде инсталиран в информационната среда на администрацията на Министерския съвет и настроен за работа, съобразно нуждите на потребителите от ЦКЗ, отразявайки организационната и йерархична структура на звеното. При необходимост ще бъдат предоставяни права за достъп до софтуера на други служители, предвид спецификата на работата им. Проектът надвишава изискванията на Оперативна програма „Техническа помощ” за максимална продължителност, тъй като в дейността е включена техническа поддръжка на софтуера - отстраняване на дефекти (softwarebugs) и реализация на малки промени до 31 май 2015 г., с цел минимизиране на риска от сривове в дейността.
|