|
Дейности:
|
Дейност 3 Функциониране на областен информационен център, гр. Монтана (ОИЦ Монтана) Дейност 3 Функциониране на областен информационен център, гр. Монтана (ОИЦ Монтана)
Описание на дейността:
ОИЦ Монтана, ще развие и предостави на всички заинтересовани лица и потенциални клиенти следните основни услуги:
А. Осигуряване на разнообразна основна и специфична информация за НСРР и оперативните програми, предоставяна по телефон, електронна поща и/или на място;
Б. Разпространение на информация и документи по открити процедури по ОП, както и възможностите за кандидатстване по програмите;
В. Предоставяне на информация, брошури за добри практики – споделен опит и успешни проекти, включително на областно ниво (като се вземат под внимание 11-те общински центрове);
Г. Разпространение на безплатни информационни материали, издавани от ЕК, други европейски институции, УО, произведени по проекти, съфинансирани от СКФ;
Д. Разпространение на обща информация за политиките на ЕС и информация и информационни материали за съответната област (напр. информация относно културното наследство и туристическите забележителности на област Монтана);.
По-конкретно, ОИЦ Монтана ще (1) работи с целевите групи и потенциалните бенефициенти като предоставя информация за СКФ, НСРР и ОП на целевите групи; възможностите за кандидатстване по оперативните програми на място, по телефона и по електронна поща; (2) представя отговори на въпроси, като ще препраща към други специализирани източници на информация на място, по телефона и по електронна поща, в случай на необходимост; (3) осигурява достъп до компютър с Интернет и съответната периферна техника (принтер и др.); (4) организира специални събития за популяризиране на оперативните програми на съответната територия – семинари, посещения, лекции и др., съобразени със специфичните нужди на областта, за реализацията на част, от които са и предвидените разходи за транспорт в област Монтана; (5) осигури техническо оборудване и помещения за провеждане на информационни събития, популяризиращи Кохезионната политика.
С цел обезпечаване на дейностите на ОИЦ и неговото функциониране се налага закупуване на артикули,необходими за обзавеждане на офиса,както и два на броя персонални компютъра и мулти тач дисплея за работа на служителите и бъдещи клиенти.Техниката и оборудването ще бъдат закупени според Приложение 22 и 23 от променените насоки за кандидатстване.
С цел повишаване интереса на гражданите към предлаганите от центъра услуги и по-добра информираност се налага Закупуване на телевизор за презантационни цели (LED, SMART).Телевизорът ще бъде поставен в офиса на ОИЦ – Монтана и на него ще тече информация за актуални процедури, успешно изпълнени проекти по оперативните програми от Област Монтана, презентации и снимки от работата на центъра. Така интересът на всеки посетител ще бъде провокиран още с влизането. Освен това посетителите ще могат веднага да се запознаят с дейността на ОИЦ – Монтана и постигнатото от мрежата от 28 информационни центъра. Информацията, която ще тече на телевизора, ще помогне на екипа и бенефициентите при задаването на въпроси и даването на отговори. По верме на срещите с медии и бенефициенти може да бъде използван за провеждането на конферентни връзки за популяризиране дейността на други информационни центрове от мрежата или за популяризиране на изпълнени проекти от други области на страната.
ОИЦ Монтана се създава, за да бъде в удобство на гражданите, да работи с целевите групи в тясно сътрудничество с УО/МЗ на оперативните програми; за да постигне активно сътрудничество с национални и/или регионални/ местни медии и не на последно място, да си сътрудничи и с други мрежи за информация на ЕК, областните управи и регионалните структури на министерствата.
Планирано е официално откриване на ОИЦ Монтана – след извършването на предвидените СМР и избора на екип ще бъде официално открит новия център. Ще бъде организирано представяне на центъра и неговите услуги и кетъринг.
Комуникационните услуги предоставяни от ОИЦ Монтана ще включват и подготовка и предоставяне на информация до местни медии (средно 6 пъти годишно); подкрепа при организирането на инициативи за информация и публичност на ЦКЗ, ЦИО, УО(-и) и МЗ на ОП; активно участие в информационните кампании на горепосочените органи, вкл. организационно; ще бъде осигурен видео екран, където ще се излъчват филми, популяризиращи кохезионната политика, както и изработване и разпространение на материали и брошури за Кохезионната политика, НСРР, ОП.
Предвидено е разработване и разпространението на аудио визуални материали с тираж 1500 броя /по 500 броя на клип/ – заснемане, обработка на заснетия материал, дизайн на подложка за CD и запис върху CD. Всеки видеоклип ще е с продължителност 20 минути.
Планира се изработване и разпространение на и брошури за Кохезионната политика, НСРР, ОП – общо 12 издания (4 типа/1 изд.годишно/3 год.). Брошури ще бъдат по актуални теми свързани с Кохезионната политика на ЕС, Оперативните програми и политики на Общността в сферата на Регионалното развитие, Културата, Материалното и Нематериално културно наследство, Икономика и др. Предвиждаме да бъдат издадени 4 типа брошури, които ще бъдат специализирани според съдържанието и насочеността.
тип I – Кохезионна политика;
тип II – Оперативни програми;
тип III – Политики на Общността в сферата на Регионалното развитие
тип IV – Политики на общността в сферата на европейската култура и наука, културното наследство, като основен начин за преодоляване на различията; иновации и научни постижения
Минимални характериситики за изработка на брошурата: пълноцветни цвят 4+4, двустранен печат, български език, размери 211мм X 148, формат А5; 12 издания (4 издания годишно) по 200 броя от вид.
Брошурите ще се разпространяват от екипа на ОИЦ Монтана при предвидените информационни дни, събития или на място в центъра.Община Монтана планира да извършва периодично проучване на целевите групи и нуждите от информация относно Кохезионната политика на ЕС, както и набиране на добри практики на областно ниво. По-конкретно, предвижда се разработване на анкетни карти, чрез които да се извършват периодични допитвания сред местното население (целевите групи) с оглед извършване на реална оценка на интересите и потребностите от информация. Планирано е допитванията да се извършат на 6 (шест) месеца или 2 (два) пъти годишно, като за целта се предвижда изработването на 800 бр. анкетни карти, с помощта на които ще се извърши изследването.
Общината предвижда периодично да организира информационни събития/дни, както следва:
- Организиране на информационни дни - по две във всяка община на година - 10 общини х 2 срещи х 3 години, т.е. общо 60 мероприятия за период от три години на територията на 10те общини, разположени на територията на област с административен център Монтана.
- Организиране на информационни дни - шест годишно на територията на община Монтана (общо 18 за периода на изпълнение на проекта).
Основна цел на информационните събития е представяне на информация за Кохезионната политика на ЕС, НСРР и ОП на достъпен език за широката публика на местно ниво, т.е. на срещи, организирани на територията на отделните общински центрове.
За изпълнението на Дейност 3 ще бъде необходимо изработването на химикалки,папки,блок листи,бланки,тефтери,пликове и плакати,които ще бъдат раздавани на планираните по проект за трите години 60 информационни дни, 18 информационни срещи и откриване на офиса,като се предвижда на събитията да бъдат канени по 20 участника,а на официалното откриване 40 гости. За официалното откриване на офиса ще бъде необходимо изработването и на покани и пликове за поканите.
Освен рекламни материали, на експертите, които ще бъдат наети в ОИЦ е необходимо да бъдат направени визитни картички, тъй като те ще осъществяват връзки с областната и общинска администрация, с представители на Управляващите органи и Междинните звена, също така и с представители на неправителствения сектор. Всички материали ще бъдат визуализирани съгласно указанията дадени в Концепция за брандинг и визия.
През 2014 г. екипът на ОИЦ – Монтана предвижда да изготви и съгласува с ЦИКО списък от успешно изпълнени проекти по оперативните програми от Област Монтана. В него ще бъдат включени „добри практики“ от 11-те общини в областта, местния бизнес, училища, неправителствени организации и др. ,които ще се публикуват в каталог с добри практики. Чрез каталога ще бъде представено постигнатото в различни области през програмния период 2007-2013 г. и инвестициите по линия на Кохезионната политика на ЕС на областно ниво. Всеки проект ще бъде включен в каталога с кратко представяне на изпълнените дейности и постигнатите резултати и илюстриран със снимки.
Голяма част от дейността на ОИЦ – Монтана е свързана с пътувания до общините от областта. За да бъде осигурена по-добра мобилност и независимост на експертите от центъра е необходимо за целите на проекта да бъде закупена кола. За успешното изпълнение на една инфомационна среща или изнесена приемна в общините от областта е необходимо предварително посещение на съответната община за логистичното организиране на събитието. Чрез колата, която ще бъде използвана за нуждите на центъра, ще се улесни пренасянето на по-големи и обемни информационни материали, техника и банери, необходими за качественото провеждане на срещите.
За по-добро популяризиране на целите на проекта екипа на ОИЦ предвижда организиране на Фотоконкурс за ученици от 8 до 12 клас и Конкурс за есе за ученици от 11 и 12 клас. Чрез фотоконкурса ОИЦ – Монтана ще обхване ученици от 8 до 12 класа както и изработване и разпространяване на материали за информационни срещи - тениски и материали за информационни срещи – шапки.
Фотоконкурсът за ученици ще бъде организиран през 2013 г. Целта е учениците да бъдат провокиране да потърсят/открият места или обекти, финансирани от Структурните и Кохезионния фондове (СКФ) на Европейския съюз в Област Монтана. Изявени личности от областта ще оценят, постъпилите фотоси и ще извършат класиране на най-добрите. С конкурса подрастващото поколение ще има възможност да научи повече за инвестициите и проектите, които се реализират по линия на СКФ. Най-добрите снимки ще бъдат наградени, а всички получени творби подредени в изложба. По време на награждаването екипът на ОИЦ – Монтана ще изнесе презентация, чрез която ще представи дейностите и резултатите, постигнати по проектите, снимани от децата. За целите на конкурса е необходимо да се предвиди изработването на флаери, с които да се популяризира самия конкурс, както и условията за участие в него. Те ще се разпространяват на територията на цялата област. За деня на награждаването е необходимо да бъде осигурен кетъринг, както и предметни награди за отличените.
Конкурсът за есе за ученици от 11 и 12 клас ще се проведе от ОИЦ – Монтана през 2014 г. Темата на есето ще е свързана с Кохезионната политика и Структурните и Кохезионния фондове на ЕС. Изявени личности от областта ще оценят постъпилите есета и ще извършат класиране на най-добрите. Чрез конкурса ще бъде популяризирана както Кохезионната политика на ЕС, така и дейността на ОИЦ – Монтана сред посочената целева група. За целите на конкурса е необходимо да се предвиди изработването на флаери, с които да се популяризира самия конкурс, както и условията за участие в него. Те ще се разпространяват на територията на цялата област. За деня на награждаването е необходимо да бъде осигурен кетъринг, както и предметни награди за отличените.
Във връзка с популяризирането на ОИЦ Монтана, както и предлаганите услуги, общината планира да привлече вниманието на местното население чрез представяне на атрактивни презентации и информационни материали на вниманието на отделните общини от област Монтана. Служителите на ОИЦ Монтана ще представят подготвените материали и ще отговарят на въпроси на потенциалните бенефициенти при спазване на максимална акуратност и минимален срок за отговор в случаите, когато се изисква събиране/ изясняване на допълнителна информация.Информационни дни ще се провеждат в Монтана веднъж на всеки два месеца, като на тях ще се представя подробна и актуална информация по въпроси на Кохезионната политика, отворени мерки по оперативни програми и друга интересна информация свързана с ЕС.
Дейност 1 Управление, изпълнение и отчетност на проекта Описание на дейността:
Във връзка с управлението и изпълнението на настоящия проект, община Монтана ще сформира екип по проекта, които ще се състои от
(1) Ръководител на проекта;
(2) Счетоводител на проекта;
(3) Координатор обществени поръчки;
(4) Координатор СМД;
Като взе предвид изискванията на УО и спецификата на настоящия проект, община Монтана планира екипа по проекта да се състои от общо четирима експерти, чиито задължения и отговорности са ясно съобразени с основните типа дейности, заложени за изпълнение. Предвид фактът, че подготовката и изпълнението на обществените поръчки, изисква специфични познания и експертиза, отличаващи се от тези, необходими за координацията на строително монтажни работи, то общината планира включване в екипа по проекта на две допълнителни експертни позиции, чрез които да намалят до минимум евентуалният риск от неточности или забавяне по време на изпълнение на проекта.
При определяне състава на екипа на проекта община Монтана ще вземе предвид изискванията на Закона за държавния служител, Кодекса на труда и Закона за задълженията и договорите и по-специално ограниченията по отношение на работното време, почивките и отпуските; както и определянето на ясни критерии за избор на членовете на екипа, във връзка с компетентността и професионалният опит, относно спецификата на възлаганите дейности.
Позицията „Координатор по строителните дейности” ще бъде заета за период от 4 месеца, т.е. за времето на изпълнение на планираното по проекта СМР. „Координатор обществени поръчки” ще бъде ангажиран за период от 3 месеца, необходим за подготовка и провеждане на предвидените обществени поръчки за избор на изпълнители на СМР, СОТ, почистване на офиса, куриерски услуги и др.п.
Екипът ще провежда регулярно срещи и ще е в контакт, за да планира, реализира и дефинира отделните стъпки при изпълнението на проекта. Подготовка на детайлен план график е една от дейностите, с които екипа ще стартира работата си, както и правила за отчитане на извършени дейности, субординация на екипа, установяване на ясна комуникация с Ръководството на общината, както и УО (напр. подготовка на тримесечни доклад за напредъка на проекта, трудности, рискове и начини за преодоляването им, вкл. и подготовка на необходимата отчетна документация към УО във връзка с условията на договора за безвъзмездна финансова помощ).
Дейност 4 Информация и публичност на проекта Описание на дейността:
Община Монтана планира да предприеме всички необходими дейности за информираност и публичност, които произтичат пряко от задълженията на договора за безвъзмездна финансова помощ, като изрично посочва в печатни материали, изявления, документация по проекта, срещи и мероприятия и др. п., че проектът се съ-финансира със средствата на ЕФРР чрез ОПТП. Предприетите за тази цел мерки ще са в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1828/2006 и Указанията за прилагане на мерки за информиране и публичност (ОПТП).
Мерките, които ще бъдат предприети са както следва:
(1) Представяне на информация по изпълнението и постигнатите резултати на настоящия проект чрез прес съобщения, както и на Интернет страниците на община Монтана;
(2) Организиране и провеждане на пресконференция за представяне на проекта;
(3) Изработване и монтаж на информационни табели
За да популяризираме работата на ОИЦ Монтана и съгласно Концепция за брандинг и визия на ОИЦ и Процедурния наръчник за работа на 27-те считаме за уместно в изпълнението на проекта да се включат и следните дейности:
- изработване на обемно лого и брандиране прозорците на ОИЦ Монтана.
- Участие на живо в публицистично предаване на Регионална кабелна телевизия – два пъти до края на проекта с цел отразяване изпълнението на дейностите по проекта и популяризиране дейността на ОИЦ.
Дейност 2 Създаване на областен информационен център, гр. Монтана (ОИЦ Монтана) Описание на дейността:
Създаването на ОИЦ Монтана се явява едно от ядрата при изпълнението на настоящият проект, поради тази причина община Монтана ще положи нужните усилия, за да изпълни дейността максимално качествено. В тази връзка общината ще осигури помещение за създаването на ОИЦ Монтана с площ 75.2 м2 .
Община Монтана планира да проведе обществени поръчки за следните услуги и СМР:
(1) СОТ;
(2) Почистване,
(3) Куриерски услуги,
(4) Изработка на аудиовизуални материали,
(5) Изработка на брошури и др. материали (напр. информационни табели).
(6) СМР относно преустройството на съществуващата сграда в ОИЦ, съгласно изискванията на „Концепция за брандинг и визия на информационните центрове”, както необходимостта да се предвиди възможност за провеждане на срещи с широката общественост. Не на последно място, помещението е така подбрано, за да е леснодостъпно и за хора с увреждания.
(7) Изготвен технически проект
(8) Строителен надзор;
(9) Оценка на съответствието;
Община Монтана ще извърши изборът на изпълнители по договорите за възлагане на дейности по проекти по ОПТП в съответствие със законовите изисквания, като в допълнение регламентира правила/критерии за избор на изпълнители (от общ характер), касаещи компетентността и професионалния им опит с оглед спецификата на възлаганите дейности.
Изпълнението на СМР е другият важен елемент от настоящия проект, поради тази причина община Монтана ще мониторира редовно дейността на изпълнителя. Планира се СМР да са със средна продължителност от 4 месеца. Изпълнението на дейности във връзка с подготовката на техническа документация и задължителните в последствие на изпълнение на СМР - строителен надзор и въвеждане в експлоатация ще бъдат съответно договорирани с цел постигане на планираните резултати.
Набиране на екип за ОИЦ Монтана е третата основна стъпка при изпълнението на настоящата дейност. Създаването на този екип ще се извърши съгласно утвърдените от ОУ критерии. При спазването на ясни и прозрачни правила, община Монтана ще проведе публично обявен конкурс за избор на служители на ОИЦ Монтана.
Като се вземат предвид изискванията на ОПТП по настоящата процедура и по-точно приложение № 14 към Насоките за кандидатстване относно броя служители, които следва да бъдат назначени община Монтана следва да предвиди ясна и адекватна организационна структура, при която комуникационните и логистични функции ще се съвместяват от един служител. Екипът ще се състои от Управител ОИЦ, експерт „Информационно обслужване и услуги” и експерт „Комуникация,информация и логистика”. Екипът на ОИЦ ще бъде обучен от УО.
|