|
Дейности:
|
Дейност 1: Организационна диагностика на Министерство на културата чрез извършване на функционален анализ Извършването на функционален анализ е обособено в следните етапи:
• Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип; дефиниране на заинтересованите страни; уточняване на акцента на анализа; изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите; комуникация и гарантиране на ангажираност);
• Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние: анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността; идентифициране нa области за подобрение; формулиране на предложения за подобрение);
• Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане, изготвяне на окончателен доклад; комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни);
• Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на изпълнението на препоръките; информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките; публичност на резултатите от функционалния анализ). Този последен етап също е задължителен за бенефициентите с цел гарантиране на устойчивост, която се следи от УО на ОПАК и след приключване на изпълнението на проектите.
Дейност 2: Оптимизиране на организационната структура и работните процеси в Министерство на културата Тази дейност е обособена в следните под-дейности:
- Изготвяне на предложения за промени в процедурите и работните процеси, вкл. разработване на Технологични карти за изпълнение на публичните услуги по операции и роли, с цел избягване на дублиращи функции, постигане на по-висока ефективност, ефикасност и икономичност от дейността;
- Предложение и план за изменение на Устройствения правилник и вътрешните правила;
Отпечатване на разработените документи.
Дейност 3: Изготвяне на стратегия за организационно развитие на Министерство на културата Целта на тази дейност е подобряване на работните процеси, организацията и координацията в административната структура на Министерство на културата и постигане на съгласуваност между краткосрочните и дългосрочни цели за развитието на Министерството.
Включва:
• Преглед на резултатите от функционалния анализ;
• Преглед на оптимизираните работни процеси;
• Планиране на краткосрочни и дългосрочни цели за оптимизиране на администрацията на Министерство на културата;
• Провеждане на консултации и обществени обсъждания със социално икономическите партньори и потребителите на услуги на Министерство на културата;
• Изготвяне на стратегия за организационно развитие на Министерство на културата.
Дейност 4: Провеждане на съпътстващо обучение за служителите в Министерство на културата В рамките на тази дейност ще се проведе обучение на служителите на Министерство на културата, на което те ще бъдат подробно запознати с направените анализи и препоръки, с последващите промени в процедурите, с разработените нови правила и работни процеси, както и с разработената Стратегия за организационно развитие.
Дейност 5: Дейности за информация и публичност За популяризиране на проекта на Министерство на културата: дейностите, начините за участие в проекта и ефекта от неговото осъществяване, ще бъде организирана и проведена информационна кампания.
Всички информационни материали ще бъдат изготвени съобразно изискванията и регламентите за визуализация на Европейския съюз.
Дейността включва следните поддейности:
- Подготовка и отпечатване на 5 бр. плакати (хром, цветни, размер 50/70 см) и изготвяне на 2 подвижни табели (винил, със стойка, цветни, размер100/70 см) с обозначенията на Проекта
Ще бъдат изготвени 200 бр. брошури (размер А5, цветни) с информация относно проекта. Брошурите ще са на разположение на всички заинтересувани страни на Презентацията на Проекта и в сградата на МК през цялото време на действие на Проекта.
- Провеждане на откриваща и заключителна пресконференция
Заключителната пресконференция ще отчете изпълнението на дейностите по Проекта пред представители на пресата, заинтересованите страни и служителите от администрацията.
- В цикъл от 3 публикации (статии и интервюта) в средствата за масово осведомяване да се популяризира дейността по проекта;
- Ще се изработи и един Интернет банер;
- Ще се подготвят 100 броя рекламни комплекти, включващи тефтер, блокноте, химикалка и папка, с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ и ОПАК
Информация за популяризирането на подкрепата от ЕСФ ще бъде включвана във:
- Всички обяви, съобщения и информации на уеб страницата на Министерство на културата и в медиите
- Всички публикации и интервюта за медии;
- Всички разяснителни материали и информации, предоставяни на заинтересованите страни;
- Всички междинни доклади, окончателен доклад, както и всички отчетни документи по Проекта;
- Плакати, брошури и табели;
- Организираните пресконференции
Дейност 6: Управление на проекта Дейността ще бъде реализирана чрез следните поддейности:
1.1. Организация на дейността на екипа
Ще се сформира екип, ще се назначат експерти и ще се разработи подробен и текущо актуализиран план график за действие с конкретни задачи, срокове, роли и задължения на екипа. Ще се координира работата на екипа по проекта с тази на изпълнителите на дейностите по проекта, които ще бъдат избрани чрез процедури по ЗОП. Всяка една от процедурите, които предстои да бъдат обявявани по ЗОП, ще се фиксира във времето, в логическата последователност на взаимно обвързаните и следващи една от друга дейности.
Ще се разработи детайлен план за мониторинг и контрол на дейностите, човешките ресурси и бюджета, както и план за оценка на риска, с ясно формулирани индикатори, които да позволяват ранна диагностика на проблеми и бързи дейности за тяхната превенция.
Екипът ще разработи начален доклад, който при необходимост ще актуализира и ще оптимизира предложената в проектното предложения методология.
1.2. Процедури по ЗОП
Екипът ще ползва външна експерта помощ (за първата – дейности 1-4) при подготовка на тръжна документация, включително техническо задание и методика за оценка, в съответствие с изискванията на ЗОП за две процедури за избор на изпълнители по дейности, както следва:
• Дейности 1-4
• Дейност 5
Ще се проведат две процедури за избор на изпълнител, като ще се включи и външен експерт от списъка на АОП (за първата).
1.3. Наблюдение и контрол
Ще бъде разработен план за текущо наблюдение и контрол, както и оценка на междинните и крайни резултати от проекта, а също така и за анализ, оценка и превенция на риска. Екипът ще подготви първоначален доклад по проекта и ще го представи на вниманието на ръководството на Министерство на културата. Ще се осъществява текущо наблюдение и контрол над проектните дейности, още от подготвителната фаза, като екипът ще ползва разработени по предишни проекти вътрешни процедури и правила за мониторинг на дейностите спрямо целите и резултатите, както и финансовите ресурси.
Ще се подготвят междинни отчети за изпълнението на проекта съгласно изискванията на ОПАК.
Ще се гарантира изпълнение на проекта в съответствие с изискванията на договора по ОПАК.
Дейност 7: Подготовка на тръжна документация за провеждане на процедура за избор на изпълнител по ЗОП С помощта на външен изпълнител, избран по реда на ЗОП, ще бъде разработена тръжна документация (вкл. техническо задание и методика за оценка) за провеждане на процедура за избор на изпълнител по ЗОП за дейности:
1. Организационна диагностика на Министерство на културата чрез извършване на функционален анализ
2. Оптимизиране на организационната структура и работните процеси в Министерство на културата
3. Изготвяне на стратегия за организационно развитие на Министерство на културата
4. Провеждане на съпътстващо обучение за служителите в Министерство на културата
|