|
Дейности:
|
Дейност 1: Разработване на тръжни документации и провеждане на процедури за избор на изпълнители на проектните дейности В рамките на дейността се предвижда да бъде извършено разработване на тръжни документации, обявяване на обществени поръчки, участие в оценителни комисии, избор на изпълнители и сключване на договори за изпълнение на заложените в проекта дейности, за които се изисква възлагане на обществена поръчка.
Всички, планирани в проекта процедури за възлагане на обществени поръчки ще бъдат извършени в съответствие с изискванията и реда на Закона за обществените поръчки.
Дейността ще бъде изпълнявана от избрания, в съответствие с разпоредбите на ЗОП изпълнител.
Разработването на техническото задание, необходимо за провеждането на процедура за избор на изпълнител по настоящата дейност, както й обявяването на обществената поръчка, сформирането на оценителна комисия и изборът на изпълнител ще бъде организирано от екипа на ДАМТН.
Дейност 2: Оценка и анализ на съществуващото положение относно наличните подходи за управление на качеството в ДАМТН, разработване на системата, обучение на представители на ДАМТН за внедряване и управление на системата за управление на качеството, и Дейността обхваща трите основни етапа, които се изпълняват в процеса на изграждане на системата за управление на качеството.
1. Оценка и анализ на съществуващото положение относно наличните подходи за управление на качеството в ДАМТН, включващ:
• Преглед на изградените към момента документни модели за отчитане на дейността;
• Анализ на текущото осъществяване на работните процеси по дирекции и дейности;
• Оценка на функциониращите работни процедури и инструкции;
• Анализиране на организационната структура и разпределението на задълженията и отговорностите относно извършваните дейности;
• Провеждане на интервюта с ръководни и изпълнителни кадри относно начина на протичане на работните процеси и сравняване на резултатите;
• Идентифициране и преглед на изискванията на нормативните актове, касаещи дейността на ДАМТН;
• Получаване на предложения за корекция и подобрение на съществуващата система от персонала;
• Получаване и анализиране на предложенията относно системата за управление на качеството от външните заинтересовани страни;
• Оценка на наличната технологична и информационна инфраструктура на ДАМТН (в това число хардуер, софтуер и документооборотна система);
• Анализ на съществуващите административни процеси, свързани с предоставянето на административни услуги и съответната нормативна база;
• Проучване на утвърдени добри практики в държавни организации с подобен род дейност;
• Определяне и обосновка на необходимите изменения и допълнения във вътрешните документи.
В резултат на осъществените аналитични дейности ще бъде изготвен изчерпателен доклад, систематизиращ информацията от проучванията и съдържащ анализи и изводи, които ще послужат като основа за следващите дейности.
2. Обучение на представители на ДАМТН за внедряване и управление на системата за управление на качеството, включващо:
• Определяне на ролите, които ще изпълняват отделните членове на екипа за внедряване и управление на системата – пълномощник от ръководството за системата, вътрешни одитори на системата за управление на качеството, координатори;
• Определяне на дата за провеждане на обучението на екипа;
• Разработване на план-програма за обучението включваща темите за обучение, лекторите, датите и часовете на занятията;
• Изготвяне на материали за обученията, включващи детайлно разглеждане на стандарта БДС EN ISO 9001:2008, начини за изграждане и внедряване на системата за управление на качеството и изискванията за провеждане на вътрешни одити на системата;
• Провеждане на обучението, включващо следните теми:
- детайлно разглеждане на структурата и изискванията на стандарта БДС EN ISO 9001:2008;
- подход за изграждане и внедряване на системата за управление на качеството;
- изискванията за провеждане на вътрешни одити на системата.
• Провеждане на писмен тест на участниците в обучението;
• Провеждане на анкета на участниците за изследване на мнението им за обучението;
• Издаване на сертификати за участие в обучението.
3. Разработване и внедряване на система за управление на качеството, включваща два подетапа – разработване и внедряване на системата.
В рамките на изпълнението на подетап разработване ще бъде извършено:
• Изготвяне на примерен модел на политиката по качеството на ДАМТН. Последващо обсъждане и допълнение на политиката съвместно с ръководството на ДАМТН;
• Дефиниране на обхвата на системата за управление на качеството съвместно с ръководството на ДАМТН;
• Съставяне на документен модел на системата за управление на качеството, състоящ се от наръчник по качеството, оперативни процедури, работни инструкции и формуляри;
• Разработване на наръчник на системата за управление на качеството, следващ структурата на стандарта БДС EN ISO 9001:2008 и съдържащ препратки към оперативни процедури и работни инструкции там, където това е необходимо. При разработването на наръчника следва да се спазят изискванията на БДС EN ISO 9001:2008, приложимите нормативни документи, добрите практики и резултатите от комуникацията със заинтересованите страни;
• Разработване на оперативни процедури и приложени към тях формуляри, съобразени със спецификата на дейностите, изпълнявани от ДАМТН, изискванията на стандарта БДС EN ISO 9001:2008, нормативните актове, резултатите от анализа и оценяването, добрите практики и резултатите от комуникацията със заинтересованите страни;
• Разработване на работни инструкции и приложени към тях формуляри, описващи в детайли изпълнението на дефинираните по време на изготвянето на анализите работни процеси. При разработването на работните инструкции следва да се спазят изискванията на БДС EN ISO 9001:2008, приложимите нормативни документи, добрите практики и резултатите от комуникацията със заинтересованите страни;
• Съобразяване на системата за управление на качеството със съществуващите процедури за управление на качеството там, където е приложимо;
• Организиране на процеса за управление на документите с приоритет към електронното създаване и централизирано съхранение на документи и записи, с цел намаляване на хартиените копия и улесняване на достъпа. Създаване на препратки към съществуващите електронни системи за управление на документооборота в случаите, в които това е приложимо;
• Представяне на документния модел на екипа за внедряване и управление на системата и запознаването им с неговото съдържание и структура;
• Дефиниране на изпълнителите на отделните дейности от обхвата на системата (абонати) и документите от системата, с които ще работят;
• Обсъждане на документния модел с екипа за внедряване и управление на системата, който от своя страна запознава абонатите с разработените документи. Внасяне на корекции и изменения в документния модел на системата, в случай на възражения и забележки;
• Окончателно приемане на разработения документен модел на системата за управление на качеството от екипа за управление на проекта, екипа за внедряване и управление на системата и ръководството на ДАМТН.
В рамките на изпълнението на подетап внедряване ще бъде извършено:
• Утвърждаване на модела на документацията на системата за управление на качеството и определяне на дата на влизане в сила на системата от ръководството на ДАМТН;
• Поставяне на цели по качеството, съобразени с политиката и с плана за действие на ДАМТН за годината;
• Разработване на програми за изпълнението на поставените цели;
• Предоставяне на документите по абонати и запознаване със съдържанието им;
• Стартиране на работа в съответствие с изискванията и предписанията на изградената система за управление на качеството;
• Измерване и наблюдение на функционирането на процесите от системата. Установяване на несъответствия и предприемане на коригиращи и превантивни действия за тяхното отстраняване;
• Провеждане на първоначално изследване на удовлетвореността на потребителите на административни услуги. Обобщаване на получените данни в анализ;
• Завеждане на планираните обучения на персонала на ДАМТН за годината в план-програма. Извършване на последващи действия по доказване и оценка на ефективността от преминалите обучения;
• Планиране и отчитане на поддръжката на инфраструктурата;
• Осигуряване на спазването на изискванията по безопасност и здраве при работа (БЗР) и документирането на дейностите по БЗР;
• Изпълнение на предоставяните услуги и обмен на информация с потребителите съгласно изискванията на системата;
• Управление на техническите средства за измерване и контрол съгласно разработените документи на системата;
• Провеждане на цялостен вътрешен одит на системата съвместно с членовете на екипа за внедряване и управление на системата. Отстраняване на несъответствията, установени на одита и съставяне на доклад от одита;
• Оказване на съдействие при провеждане на прегледа от ръководството на системата за управление на качеството;
• Оказване на съдействие при отстраняване на евентуални несъответствия, установени при провеждането на сертификационен одит на системата от външна независима акредитирана организация.
Дейността ще бъде изпълнявана от избрания, в съответствие с разпоредбите на Закона за обществените поръчки (ЗОП) изпълнител, който ще бъде подпомогнат от екипа за управление на проекта и представители на всички дирекции към ДАМТН.
Дейност 3: Сертифициране на системата за управление на качеството При осъществяването на тази дейност изпълнителят ще извърши сертифициране на разработената и внедрена система за управление на качеството, реализирана при изпълнението на Дейност 2.
Дейностите по сертифициране на системата включват:
• Планиране на одит екипа, съставен от лица, притежаващи квалификация за водещи одитори, одитори и експерти по БДС EN ISO 9001:2008, както и нужната компетентност за провеждане на одит на системата за управление на качеството на ДАМТН, съгласно нейния обхват. Членовете на одит екипа следва да не са извършвали консултантски услуги, свързани с разработването на системата за управление на качеството на ДАМТН и да не са провеждали обучения и вътрешни одити на системата две последователни години преди провеждането на сертификационния одит;
• Изготвяне на план-програма за провеждане на сертификационния одит, включващ датите на провеждане на одита, одитираните локации, дейности и лица;
• Провеждане на 2 фази на сертификационния одит – преглед на документацията и проверка на място;
• Извършване на сертификационния одит и обобщаване на резултатите от одита в доклад, включващ анализ на установените данни по време на проверката, препоръките за подобрение, добрите практики, евентуалните несъответствия и сроковете за тяхното отстраняване;
• Издаване на сертификат с тригодишен срок на валидност, доказващ съответствие на системата за управление на качеството на ДАМТН с изискванията на международния стандарт БДС EN ISO 9001:2008. Сертификатът следва да се издаде след представяне на необходимите доказателства за отстраняване на евентуалните несъответствия, установени по време на сертификационния одит.
Дейността ще бъде изпълнявана от избрания, в съответствие с разпоредбите на Закона за обществените поръчки (ЗОП) изпълнител, който ще бъде подпомогнат от екипа за управление на проекта и представители на всички дирекции към ДАМТН.
Дейност 4: Дейности за информация и публичност Дейността ще се извършва през целия период на изпълнение на проекта, като се прилагат подходящи мерки за публичност и информираност, съгласно правилата на Регламент (ЕО) № 1828/2006 на Комисията от 8 декември 2006 година за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета за определянето на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и на Регламент (ЕO) № 1080/2006 на Европейския парламент и на Съвета относно Европейския фонд за регионално развитие.
Дейностите за информация и публичност имат за цел да се популяризират разработената, внедрена и сертифицирана система за управление на качеството и останалите резултати от проекта, до възможно най-широк кръг граждани, представители на бизнеса и държавни администрации. Информационната кампания има за цел да стимулира обратната връзка от заинтересованите страни и в последствие използването на усъвършенстваните административни и информационни услуги и по този начин да подобри достъпът на клиентите до услугите, предоставяни от ДАМТН.
По отношение на популяризирането на проекта и резултатите от неговото изпълнение ще бъдат:
• изготвени и отпечатани прессъобщения в национален ежедневник при стартиране и приключване на проекта;
• графично изображение (интернет-банер), което ще бъде поставено на интернет страницата на ДАМТН и ще дава възможността за бърз и лесен достъп до основна и актуална информация за проекта;
• организирани информационни дни при стартирането на проекта, с цел представяне на заложените цели и дейности и при приключването на проекта, с цел представяне на резултатите от него пред целевите групи;
• разработени и разпространени рекламни материали – цветни плакати;
• изготвени комплекти, включващи торбичка, тефтер-бележник, химикалка, флаш памет и календар с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ и ОПАК, които ще бъдат предоставени на участниците в информационните дни по проекта.
Върху всички информационни материали, както и върху всички други подходящи документи, изготвени по проекта (например: присъствени списъци, отчети и др.) ще бъдат отпечатани флага на ЕС и думите „Европейски съюз“, логото и слогана на ОПАК – „ОПАК. Експерти в действие“, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски социален фонд. Инвестиции в хората“, както и където е приложимо името и логото на ДАМТН, наименованието на проекта и източникът на финансиране.
Изборът на външен изпълнител за изработване на материалите за визуализация ще се осъществи в съответствие с разпоредбите на ЗОП.
|