Оперативна програма: Всички
Район за планиране: Всички  
Обобщена информация
 

Идентификация
Номер на проект от ИСУН: BG051PO002-1.1.07-0042-C0001
Номер на проект: 13-11-50
Наименование: Подобряване на ефективността на Общинска администрация – Девня
Бенефициент: Община Девня
Източник на финансиране: ЕСФ ==> Оперативна програма "Административен капацитет"
Дата на решение на договарящия орган: 12.07.2013
Начална дата: 28.08.2013
Дата на приключване: 28.08.2014
Статус: Приключен
Място на изпълнение: БЪЛГАРИЯ
     СЕВЕРНА И ЮГОИЗТОЧНА БЪЛГАРИЯ
          Североизточен
               Варна
                    Девня
Описание
Описание на проекта: Оптимизиране на структурата на Общинска администрация – Девня за ефективно изпълнение на функциите й
Дейности: Дейност 1 Организация и управление на проекта Дейността предвижда сформиране на Екип за управление на проекта (ЕУП). ЕУП осъществява планиране, управление, координация на проектните дейности и целият проект и последващ мониторинг, контрол и отчитане на неговото изпълнение, предлагайки конкретни решения относно формата и начина на изпълнение на проектните дейности. В екипа за управление на проекта ще бъдат включени следните позиции: - Ръководител на проекта; - Счетоводител; - Технически сътрудник. Екипът за управление на проекта ще провежда редовни работни срещи. По време на тези срещи ще се съставят протоколи за мониторинг и контрол на дейностите, човешките ресурси и бюджета и ще се поставят конкретни задачи, срокове, роли и задължения на проектния екип. По време на работните срещи ще бъдат подготвяни становища и предложения до Екипа за провеждане на функционалния анализ (ЕПФА). На тяхна база ЕПФА ще взема решения за промяна, изменение и допълнение на предварително планираните дейности и методология. Ръководителят на проекта ще бъде отговорен за конкретното разпределение на отговорностите и задачите на отделните членове на екипа и възприемането на ефективна система за комуникация между тях. Той ще определи отговорници за изпълнението на всяка от заложените в проекта дейности. Счетоводителят ще следи за отчетността на дейностите и ще завежда и съхранява всички разходооправдателни документи. Техническият сътрудник ще подпомага организирането и провеждането на всички дейности по проекта, ще поддържа архив на документацията, ще води кореспонденцията с Управляващия орган, институции, изпълнители и други заинтересовани страни. Екипът по проекта ще изготвя и предоставя на Управляващия орган по програмата междинни и финални доклади за техническо и финансово изпълнение. ЕУП ще осъществява текущо наблюдение и контрол както над проектните дейности, така и над финансовите ресурси. Подготовката на междинните и финалните отчети за изпълнението на проекта ще се извърши съгласно Ръководството за изпълнение на проекти по ОПАК и изискванията на Управляващия орган. Сред основните задачи на ЕУП ще бъде осъществяването на текущ контрол над изпълнението на проекта за гарантиране, че изпълнението на проекта в съответствие с изискванията на договора по ОПАК. Дейността на ЕУП ще обхване целия период на изпълнение на проекта. За целите на изпълнението на проекта и провеждането на срещите на двата екипа, ще бъдат използвани помещения в община Девня, определени за офис на проекта.
Дейност 2 Подготовка на тръжни документи Дейността включва: 1. Избор на външен изпълнител за подготовка на тръжните документи за Избор на изпълнител за изпълнение на дейности 4-8 и Избор на изпълнител за осъществяване на дейностите по информация и публичност на проекта. 2. Сключване на договор с избрания изпълнител. 3. Подготовка на тръжни документи. Поради ниската стойност на услугата за подготовка на тръжни документи – под 20 000 лв. без ДДС, съгласно чл. 14, ал.5, т.2 от ЗОП, Община Девня може да не сключва писмен договор, като ще докаже разхода чрез първични платежни документи.
Дейност 3 Провеждане на процедури за избор на изпълнители по проекта Дейността включва провеждане на процедури за избор на външни изпълнители за извършване на следните дейности по проекта: 1. Избор на изпълнител за изпълнение на дейности 4-8 Изборът ще бъде осъществен използвайки изготвените тръжни документи и при спазване на разпоредбите на ЗОП. Предвид стойността на извършването на функционалния анализ, изготвянето на предложение за Устройствен правилник, проект на структура, вътрешни правила и провеждане на съпътстващите обучения /под 66 000 лв. без ДДС/, съгласно чл. 14, ал. 4, т.2 от ЗОП, Възложителят провежда процедура за възлагане на обществена поръчка чрез публична покана по реда на Глава осма “a” на Закона за обществените поръчки за услуга. Община Девня може да публикува съобщение за поканата и в печатни издания, както и да я изпрати до избрани от него лица. Възложителят ще събере поне 1 оферта, която съдържа техническо и финансово предложение и необходимите документи за участие в процедурата. Офертите трябва да отговарят на условията, обявени от Възложителя. Комисията, назначена от Община Девня, отваря плика с представената оферта и проверява съответствието на офертите със списъка. Оценяването и класирането на офертите се извършва по критерий за оценка, посочен в поканата. След приключване на работата на комисията по разглеждане и оценка на офертата, същата представя Протокол на Възложителя за утвърждаване. Община Девня сключва договор с участника, класиран от комисията на първо място и определен за изпълнител. 2. Избор на изпълнител за осъществяване на дейностите по информация и публичност на проекта Изборът ще бъде осъществен, използвайки разработените тръжни документи и при спазване на разпоредбите на ЗОП. Поради ниската стойност на услугата – под 20 000 лв. без ДДС и съгласно чл. 14, ал.5, т.2 от ЗОП, Община Девня може да не сключва писмен договор, като ще докаже разхода чрез първични платежни документи.
Дейност 4 Извършване на функционален анализ чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация При извършването на функционален анализ се предвиждат следните основни етапи: Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ: Създаване на Екип за провеждане на функционалния анализ (ЕПФА), който ще се състои от: - Възложител – кмета на община Девня; - Ръководител на екипа – заместник кмет на общината; - Членове на екипа – служители на общинска администрация и външни експерти. След сформиране на ЕПФА ще се приемат основни правила на работа, ще се дефинират заинтересованите страни, ще се уточнят акцентите на анализа, ще се изготви и съгласува с кмета на община Девня времевия график, разпределението на ролите и отговорностите между членовете на екипа и ще се осъществи необходимите комуникации. В етап 1 ще се приеме методологията и инструментариума на планирания функционален анализ; Етап 2: Провеждане на функционалния анализ Провеждането на функционалния анализ в Общинска администрация - Девня ще се извърши чрез анализиране на текущото състояние, идентифициране на областите на подобрение и формулиране на предложения за подобрение. Етап 3: Приключване на функционалния анализ Основните дейности на този етап са приоритизиране на областите и предложенията за подобрение, изготвяне на план за действие, изготвяне на проект на доклада, обсъждане и подготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни. Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението Осъществяване на мониторинг, преглед и публичност на изпълнението ще се осъществи чрез анализиране на изпълнението на препоръките, информиране на заинтересованите страни за изпълнението на препоръките и предоставяне на информация за резултатите от функционалния анализ.
Дейност 5 Изготвяне на предложение за Устройствен правилник на общинската администрация. Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготви предложение за Устройствен правилник на общинската администрация
Дейност 6 Разработване на проект за структура на общинската администрация. Във връзка с извършения функционален анализ и направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се разработи проект за структурата на общинската администрация
Дейност 7 Изготвяне на вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената. След изготвяне на окончателния доклад от функционалния анализ и във връзка с направените препоръки за подобряване на ефикасността, ефективността и оптимизиране на функциите и организационното структуриране, ще се изготвят вътрешни правила в организацията
Дейност 8 Провеждане на съпътстващи обучения за прилагане на новите правила. В рамките на дейността ще бъдат изготвен план и програма за обучение за работа с новите вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената. Въз основа на изготвения план и програма за обучение ще се подготвят обучителни материали в цифров и хартиен вид. Ръководният състав и служителите на Общинска администрация - Девня ще бъдат обучени за работа с новите вътрешни правила за работа на общинската администрацията за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената, както следва: • Организиране и провеждане на еднодневно обучение на ръководния състав за прилагане на разработените вътрешни правила. • Организиране и провеждане на еднодневно обучение на служителите на общинската администрация за прилагане на разработените вътрешни правила
Дейност 9 Информация и публичност В рамките на тази дейност ще бъдат извършени следните поддейности: 9.1. Провеждане на 2 пресконференции в началото и в края на проекта за отразяване на предвидените дейности и резултатите от реализиране на проекта; 9.2. Изработване и поставяне на банер с формат 2/2 м в залите за провеждане на обучения и пресконференции; 9.3. Публикуване на информация за проекта в регионални средства за масово осведомяване. 9.4. Издаване на информационни материали за проекта (брошура с Формат А4, обем 4 страници) и включване на задължителната за проекта информация в тях; 9.5. Изработване и поставяне на интернет банер на сайта на Община Девня.
Финансова информация
Одобрен бюджет БФП: 78 014 BGN
Общ бюджет: 50 593 BGN
БФП: 50 593 BGN
Общо изплатени средства: 50 593 BGN
Източник на финансиране Верифицирани средства Валута
Безвъзмездна финансова помощ 50 593 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 15 603 BGN
2014 34 990 BGN
2015 0 BGN
50 593 BGN
В т.ч. Финансиране от ЕС 43 004 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 13 262 BGN
2014 29 742 BGN
2015 0 BGN
43 004 BGN
В т.ч. Национално финансиране 7 589 BGN
Реално изплатени суми
Период Размер
2007 0 BGN
2008 0 BGN
2009 0 BGN
2010 0 BGN
2011 0 BGN
2012 0 BGN
2013 2 340 BGN
2014 5 249 BGN
2015 0 BGN
7 589 BGN
Финансиране от бенефициента 0 BGN
Индикатори
Индикатор 1 Функционални анализи, извършени от административни структури
Индикатор 2 Администрации, предприели мерки за оптимизация на процедури в резултат на функционалния анализ
Индикатор 3 Брой проведени съпътстващи обучения
Индикатор 4 Сформиран екип за изпълнение на проекта
Индикатор 5 Проведени процедури за избор на изпълнители по проекта и сключени договори
Индикатор 6 Разработено предложение за Устройствен правилник на общинската администрация
Индикатор 7 Разработен проект за структура на общинската администрация
Индикатор 8 Изготвени вътрешни правила за работата на общинската администрация за подобряване на организацията, работните процеси и координацията между звената
Индикатор 9 Извършени дейности за информация и публичност
Индикатор 10 Реализирани проекти за постигане на ефективна структура на държавната администрация
Индикатор 11 Дейност 1: Сформирани екипи
Индикатор 12 Дейност 1: Проведени работни срещи на екипа по проекта
Индикатор 13 Дейност 1: Протоколи от проведени работни срещи на екипа по проекта
Индикатор 14 Дейност 1: Изготвени технически и финансови доклади за изпълнението на проекта
Индикатор 15 Дейност 1: Успешно приключен проект
Индикатор 16 Дейност 2: Получени оферти за подготовка на тръжни документи
Индикатор 17 Дейност 2: Сключен договор с избрания изпълнител за подготовка на тръжни документи
Индикатор 18 Дейност 2: Подготвени тръжни документи
Индикатор 19 Дейност 3: Проведени процедури
Индикатор 20 Дейност 3: Избран изпълнител за изпълнение на дейности 4-8
Индикатор 21 Дейност 3: Избран изпълнител за осъществяване на дейностите по информация и публичност
Индикатор 22 Дейност 3: Сключени договори с избраните изпълнители
Индикатор 23 Дейност 4: Сформирани екипи
Индикатор 24 Дейност 4: Разработени препоръки и приет План за действие за оптимизиране на функциите и организационното преструктуриране на администрацията, за подобряване на ефективността,ефикасността и икономичността от дейността на администрацията
Индикатор 25 Дейност 4: Съгласуван Окончателен доклад
Индикатор 26 Дейност 4: Разработени информации
Индикатор 27 Дейност 4: Проведени информационни срещи
Индикатор 28 Дейност 4: Анализи на изпълнението на препоръките
Индикатор 29 Дейност 5: Разработени предложения за устройствени правилници
Индикатор 30 Дейност 6: Разработени проекти за структурата на общинска администрация
Индикатор 31 Дейност 7: Разработени вътрешни правила
Индикатор 32 Дейност 8: Проведени съпътстващи обучения
Индикатор 33 Дейност 8: Обучени служители
Индикатор 34 Дейност 8: Обучителни материали
Индикатор 35 Дейност 9: Проведени пресконференции
Индикатор 36 Дейност 9: Банер
Индикатор 37 Дейност 9: Медии (включително регионални), които са публикували/излъчили материали
Индикатор 38 Дейност 9: Публикации в пресата
Индикатор 39 Дейност 9: Разработени и разпространени брошури
Индикатор 40 Дейност 9: Изработен интернет банер


Забележка:
Подчертан елемент от таблицата позволява показване на детайли при избирането му.
Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на оперативна програма „Техническа помощ”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския фонд за регионално развитие
ЕС
Европейски съюз