|
Дейности:
|
Дейност 1 – Организация и управление на проекта Във връзка с добрата организация, осъществяване на пряката оперативна работа и реализацията на конкретните дейности по изпълнението на проекта ще бъде сформиран Екип за управление, включващ 2 експерти: Ръководител и Счетоводител. И двамата експерти ще бъдат служители на Общинска администрация Генерал Тошево. Членовете на екипа имат следните персонални отговорности и ангажименти:
Ръководител
- Следи за изпълнението на всички дейности и бюджета по проекта в съответствие с принципите на добро финансово управление;
- Ръководи дейностите по изготвянето на документацията за оформяне и окомплектоване на договорното досие;
- Изготвя междинни и окончателен доклад за проекта;
- Контролира графика по изпълнението на проекта и уведомява за обстоятелства, които биха могли да доведат до забавяне на изпълнението му;
- Предприема всички мерки за избягване конфликт на интереси, включително и в областта на обществените поръчки по проекта;
- Спазва всички изисквания за защита на личните данни, както и поверителността на всички представени документи, информации и други материали;
- Съдейства за предоставяне на всякакъв вид документация, свързана с проекта;
- Уведомява с писмено известие за възникването на събития, представляващи непреодолима сила и представя документи;
- Организира цялостната дейност на екипа за управление на проекта, контролира изпълнението на всички дейности по реализацията му;
Счетоводител
- Води точна и редовна документация и счетоводна отчетност по изпълнението на проекта, използвайки подходяща и адекватна електронна система;
- Осъществява хронологично, двустранно и аналитично счетоводно записване и съставя финансови отчети в съответствие с изискванията и основните счетоводни принципи на ЗС и подзаконовите нормативни актове;
- Осигурява на всички нива събирането на необходимите данни за осъществяване на финансовото управление, мониторинг, верифициране на разходите и оценка;
- Води редовно аналитична счетоводна отчетност за проследяване на възстановим ДДС и невъзстановим ДДС по проекта;
- Извършва на 100% документална проверка на всички разходни документи, доказващи извършването на разходите и изготвя доклади и отчети
- Подготвя документи за всички плащания по проекта.
Дейност 2 – Извършване на функционален анализ в общинска администрация Генерал Тошево, чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Предвижда се изборът на изпълнител на дейността да бъде осъществен от Екипа за управление на проекта и юриста на Община Генерал Тошево, като договорът ще бъде Директно възлагане (чл. 14, ал. 5) от ЗОП.
Извършването на функционалния анализ ще се базира на Единната методология за функционален анализ и Наръчника към нея, разработени по проекта на МДААР. Функционалният анализ е процес на изследване и оценка на релевантността на функциите, ефективността и ефикасността от дейността на административната структура. За анализа ще се използват различни методи: проучване на документи и информация, анкетни проучвания, наблюдение и експертни оценки и др.
Основните етапи на функционалния анализ са:
Етап 1: Планиране и подготовка на функционалния анализ (сформиране на екип, дефиниране на заинтересованите страни, уточняване на акцентите на анализа, изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите и др.);
Етап 2: Провеждане на функционалния анализ (анализ на текущото състояние в администрацията, идентифициране на проблеми, набелязване на мерки и формулиране на предложения за подобрение);
Етап 3: Приключване на функционалния анализ (приоритизиране на областите и предложения за подобрение; изготвяне на план за действие; изготвяне на проект на доклада, обсъждане и изготвяне на окончателен доклад, комуникиране на резултатите със заинтересованите страни);
Етап 4: Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението (анализ на препоръките, публичност на резултатите).
В рамките на изготвения функционален анализ в Община Генерал Тошево ще бъдат включени следните ключови елементи:
- Анализ на релевантността, анализ на ефективността, анализ на ефикасността, формулиране на препоръки за подобрение работата на администрацията.
- Изготвяне на План за действие за оптимизиране на функциите и организационно преструктуриране на администрацията. Планът ще предложи мерки за подобряване на ефективността, ефикасността и икономичността от дейността. Уточняване и преразпределяне на функциите на отделите, звената и служителите в администрацията, избягване на дублиращи се дейности.
- Разработване на предложения за промени в Устройствения правилник на администрацията и оптимизиране на структурата.
Дейност 3 – Подобряване на организацията, работните процеси и координацията в рамките на административната структура Предвижда се изборът на изпълнител на дейността да бъде осъществен от Екипа за управление на проекта и юриста на Община Генерал Тошево, като договорът ще бъде Директно възлагане (чл. 14, ал. 5) от ЗОП.
За подобряване на организацията, работните процеси и координацията в Община Генерал Тошево се предвижда разработване на нови или актуализиране на съществуващи вътрешни документи, правила и нормативи, както следва:
- Разработване на Стратегия за организационно развитие на администрацията;
- Актуализиране на Вътрешните правила за работа на администрацията;
- Разработване на Вътрешни правила за подготовка и изпълнение на процедури по ЗОП;
- Разработване на Наръчници за работата, отговорностите, функциите, дейностите, документите и нормативите по отдели в администрацията.
Дейност 4 – Семинар за обучение на служителите на общинска администрация Генерал Тошево за работа с новите документи Предвижда се дейността да се подготви и реализира от Екипа за управление на проекта и избрания изпълнител на дейностите за информация и публичност по проекта.
Обучителен семинар с участието на 25 общински служители за запознаване с резултатите от функционалния анализ, документите, разработени по проекта и новата организация на работа. Семинарът е тридневен и ще се проведе в зала осигурена от Община Генерал Тошево. Форумът ще се използва за представяне и обобщаване на резултатите от Функционалния анализ с целевата група по проекта и всички заинтересовани страни. В рамките на семинара, служителите на Община Генерал Тошево ще преминат обучение за новата организация и правила за работа и ползване на новите вътрешни документи и нормативи. Лектори и обучители на семинара ще бъдат експерти от екипите – изпълнители на Дейност 2 и Дейност 3, участвали в извършване на Функционалния анализ и разработили вътрешните документи, наръчници и нормативи.
Дейност 5 - Информация и публичност Дейностите за информация и публичност се реализират през целия период на изпълнение на проекта от 1–вия до 12–тия месец. Това са дейности за популяризиране на проекта, на неговите цели и резултати.
Дейностите за информация и публичност в настоящия проект се възлагат на външен изпълнител и включват:
- Организиране на 2 пресконференции с участието на 5 медии (местни и регионални) – за представяне на проекта, на резултатите от изготвения функционален анализ, стратегията за организационно развитие, вътрешните документи, постигнатата оптимизация и отчитане на резултатите от проекта.
- Отпечатване и разпространение на информационни материали – в т.ч.: 2 000 бр. брошури, 1 000 бр. дипляни, 500 бр. плакати, 1 бр. информационна табела, която ще бъде монтирана пред сградата да Община Генерал Тошево.
Брошурите, дипляните и плакатите се разпространяват в 8 -те общини на област Добрич.
Информация за проекта ще бъде публикувана и на Интернет страницата на Община Генерал Тошево. На Обучителният Семинар по проекта също ще бъдат поканени представители на медиите. Екипът по проекта отговаря за съставяне на присъствени списъци за двете публични събития и за осигуряване на снимков материал.
Екипът по проекта отговаря и за изготвяне на съобщения за медиите и разпространението им до регионални и местни медии в началото на проекта за запознаване с неговите цели и очаквани резултати, в хода на проекта при организираните публични събития и за представяне резултатите от Функционалния анализ и в края на проекта за представяне на постигнатите резултати от проекта.
|