|
Дейности:
|
Дейност 1 „Организация и управление на проекта“ В рамките на тази дейност ще бъдат изпълнени следните задачи:
• Сформиране на екип за управление на проекта;
• Разпределение на задълженията и отговорностите;
• Утвърждаване на правила за работа и контрол на работата на проектния екип;
• Мониторинг и контрол на изпълнението на проектните дейности;
Дейност 2 „Изготвяне на документация и избор на изпълнители на дейностите по проекта по реда на ЗОП“ В рамките на тази дейност ще бъдат изпълнени следните задачи:
• Разработване на документация за провеждане на процедури за избор на изпълнители за реализиране на Дейности 3, 4, 5 и Дейност 6 по проекта.
• Обявяване и провеждане на процедурите. Провеждането на процедурите ще се извършва от експерти с необходимите компетенции и професионален опит от общината, като при нужда ще се включат и външни експерти, компетентни в областта на съответните обществени поръчки.
• Избор на изпълнители и сключване на договори с избраните изпълнители.
Дейност 3 „Планиране и подготовка на функционалния анализ“ Тази дейност представлява първия етап от функционалния анализ и ще бъде извършена чрез последователната реализация на следните стъпки:
Сформиране на екип - екипът ще е съставен от експерти от страна на външния изпълнител и представители на общинската администрация. Експертите ще са с компетенции в сферите на правото, организационното развитие, финанси и управлението на човешките ресурси. Представителите на общинската администрация ще включват като минимум секретаря и заместник кмета, под чието директно разпореждане е специализираната и общата администрация на общината и евентуално служители, отговарящи за финансите, човешките ресурси и правните въпроси. Методическото и техническото изпълнение на дейностите по функционалния анализ ще бъде извършено от експертите на външния изпълнител. Ролята на представителите на общинската администрация е да осъществяват координацията, контрола и вътрешното информиране по изпълнението на дейностите. Екипът ще провежда периодични и при нужда извънредни срещи за планиране и преглед на напредъка по анализа. За представителите на общинската администрация в екипа по функционален анализ ще бъде подготвено и проведено еднодневно обучение за прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ.
Дефиниране на заинтересованите страни - с оглед планиране на изпълнението на функционалния анализ и на комуникационния план ще бъдат идентифицирани всички заинтересовани страни от анализа (вътрешни и външни). Вътрешните заинтересовани страни включват следните групи: ръководство (кмет на община, кметове на кметства, кметски наместници, зам-кмет, секретар), служители на общинската администрация и др. Външните заинтересовани страни включват: представители на НПО, гражданското общество, бизнеса, специфични групи потребители на услугите на общината, доставчици, инвеститори.
Определяне на акцента на анализа - акцентът на функционалния анализ е анализ на релевантността на функциите и оптимизиране на организационната структура и функции на общинска администрация Сопот. Другите два компонента на анализа са анализ на ефективността и анализ на ефикасността на дейността.
Изготвяне на времеви график и разпределяне на отговорностите - екипът ще определи дейностите, тяхната продължителност, последователност и ролите, задачите и отговорниците за тях. На тази стъпка ще бъдат уточнени и входните и изходните документи от анализа. Времевият график ще бъде обсъден и утвърден от кмета на общината като възложител.
Комуникация - въз основа на идентифицираните заинтересовани страни екипът ще изготви комуникационен план за информираност на вътрешните и външни публики на всеки един етап от изпълнението. Ръководителите и служителите на общинската администрация ще бъдат информирани за предстоящите инициативи, в които ще бъдат въвлечени, чрез провеждането на работни срещи, семинари и вътрешен електронен бюлетин. За информирането на служителите основен ангажимент ще имат представителите на общината в екипа на анализа. Външните заинтересовани страни ще бъдат информирани чрез публикуване на информация на уеб-страницата на общината, чрез предвидените по проекта информационни материали, пресконференции и публични събития.
Дейност 4 „Провеждане и приключване на функционалния анализ“ Провеждането на функционалния анализ, ще премине през три основни стъпки:
1. Анализ на текущото състояние на административната структура, включващ три взаимообвързани нива на анализ - на релевантността на функциите, на ефективността и на ефикасността на дейността. Прегледът и анализът на текущото състояние ще включи всички общински структури и функции.
Анализът на релевантността на функциите ще премине през следните стъпки: идентифициране на областите на политиката, за които отговаря съответният орган на властта; идентифициране, групиране и анализ на правомощията; идентифициране и групиране на функциите на вътрешните звена; анализ на релевантността на функциите на звената спрямо областите на политиката и правомощията на органа на власт; анализ на вертикалното и хоризонталното разположение на функциите на звената с оглед спазване изискванията на нормативните актове, наличието на дублиращи се функции и вътрешни звена, които могат да бъдат закрити или преструктурирани; описание и анализ на работните процеси, с оглед опростяването им, премахване на отклонения и прекъсвания, които водят до забавяне на изпълнението им.
Анализът на ефективността ще премине през следните стъпки: идентифициране и анализ на мисията и визията на общината; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишни цели на общината; идентифициране и анализ на дългосрочните и годишните цели на вътрешните звена; анализ на обезпечеността и обвързаността на мисията, дългосрочните и годишни цели на общината с функциите, дългосрочни и годишните цели на звената; анализ на изпълнението на целите на общината и на вътрешните звена.
Анализът на ефикасността ще премине през следните основни стъпки: изясняване на показателите, които общинската администрация използва за измерване на резултатите от дейността, използваните ресурси и ефикасността; анализ на постигнатите резултати, направените разходи и съотношенията между тях.
В резултат на анализа на текущото състояние ще се формулират констатации и изводи за силните и слабите страни в структурирането и функционалното разпределение на общинската администрация в Сопот по отношение на областите на политиката, правомощията, релевантността на функциите, ефективността и ефикасността на дейността.
2. Идентифициране на области за подобрения по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността, икономичността от дейността - идентифицирането на области за подобрения ще се направи въз основа на констатациите и изводите от анализа на текущото състояние, както и визията за бъдещото развитие на администрацията, прилагането на добри практики от страната и отчитане мнението на вътрешните и външните заинтересовани страни.
3. Формулиране на препоръки за подобрение на идентифицираните области. Препоръките за подобрение ще бъдат формулирани като конкретни възможности, насочени към подобряване изпълнението на функциите, организационното структуриране, работните процеси, ефективността, ефикасността и икономичността.
Дейността ще започне с проучване на документи и информация и извършване на анкетно проучване. Въз основа на резултатите от анализа на документи и информация и от анкетното проучване ще бъдат дефинирани ключови въпроси и области, които ще бъдат изследвани допълнително въз основа на интервюта, фокус групи и наблюдения. Анкетното проучване ще обхване извадка от представители на общинската администрация - ръководите гги и служители от всеки тип длъжност и функционално звено. Интервютата (стандартизирани и полустандартизирани) ще обхванат извадка от ръководители и ключови служители на администрацията и от други функционално свързани администрации (специализираните териториални администрации на изпълнителната власт), чието мнение ще подпомогне изясняването на важни въпроси на дейността и взаимовръзките между звената и структурите. Ще бъдат проведени две фокус групи с цел идентифициране на проблемни области и за формулиране на области за подобрения - една с до 10 участника от общинската администрация и една с до 10 участника от външните заинтересовани страни.
Наблюдения ще бъдат извършвани с оглед събиране на информация, нужна за описанието и анализа на работните процеси.
Като допълнителен инструмент за идентифициране на проблемни области и за набиране на предложения за подобрения от вътрешните и външните заинтересовани страни в сградата на общината ще бъде поставена кутия за мнения и препоръки.
Фазата на приключване на функционалния анализ се базира на резултатите от неговото провеждане и включва поредица от взаимосвързани стъпки, както следва:
Приоритетширане на областите и предложенията за подобрения - на тази стъпка идентифицираните области и предложения за подобрения ще бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост и необходимите ресурси за тяхната реализация и ще се определят тези от тях с най-висок приоритет, които да бъдат включени в плана за действие. Предложенията за подобрения ще бъдат направени в три насоки - препоръки за оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси на общинската администрация, препоръки за подобряване на ефективността от дейността на администрацията и препоръки за подобряване на ефикасността и икономичността.
Изготвяне на план за действие - планът ще съдържа препоръките за подобряване на дейността, начина по който ще бъдат изпълнявани, очакваните резултати, индикаторите за изпълнение, отговорници, срокове за изпълнение и необходимите ресурси. Планът за действие ще съдържа мерки за подобрения в трите насоки - мерки за оптимизиране на функциите, организационното структуриране и работните процеси, мерки за подобряване на ефективността, мерки за подобряване на ефикасността и икономичността от дейността на общинската администрация.
Изготвяне на проект на доклад за извършения функционален анализ - въз основа на извършената до момента работа ще се изготви проект на доклад за извършения функционален анализ.
Обсъждане на проекта на доклад с представители на общинската администрация и външни заинтересовани страни - подготвеният проект на доклад ще бъде представен и обсъден на работна среща с ръководители и ключови служители от администрацията, които ще бъдат въвлечени пряко в изпълнението на плана за действие. Изготвеният проект на доклад ще бъде представен за запознаване на външните заинтересовани страни, чрез публикуването му на уеб-сайта на общината с посочен електронен адрес за изпращане на коментари и предложения.
Изготвяне на окончателен доклад - след отразяване на мненията и препоръките от проведената работна среща и получените мнения на заинтересованите страни ще бъде изготвен окончателен доклад за извършения функционален анализ, включващ план за действие. Окончателният доклад ще бъде представен за приемане от кмета на общината.
Комуникиране на резултатите от проведения функционален анализ със заинтересованите страни - окончателният доклад ще бъде публикуван на уеб-сайта на общината за запознаване на всички заинтересовани страни. Служителите на общинската администрация ще бъдат запознати с доклада и плана за действие чрез вътрешния електронен бюлетин (разпространяван по електронна поща).
Дейност 5 „Реализация, мониторинг и преглед на изпълнението на мерките за подобрение“ Дейността започва непосредствено след приемането на окончателния доклад от функционалния анализ от кмета на общината и включва следните стъпки, същността на които се определя от конкретните мерки заложени в плана за действие: Изготвяне на план за управление на промяната, с цел минимизиране и управляване на неизбежната съпротива срещу промените от страна на общинските служители.
Разработване на проект на нова организационна структура, съответстващ на препоръките за подобрения заложени в доклада. Във връзка с оптимизацията на структурата и на функциите ще бъде извършена актуализация на съществуващите вътрешни нормативни и административни документи като устройствен правилник, вътрешни правила, процедури и др. В зависимост от препоръките за подобрение ще бъдат изработени и проекти на нови вътрешни документи (правила, процедури и методологии), описващи процесите на изпълнение на оперативните и управленските дейности.
Усъвършенстване на индикаторите и механизмите за измерване на резултатите от дейността на администрацията и напредъка по изпълнение на целите.
Подготовка и провеждане на обучение с продължителност ден и половина на ръководния състав на общинската администрация за осъществяване на координация и контрол при реализацията на функциите при новата организация на дейността. В обучението ще бъдат включени кмета на общината, кмета на кметство, заместник кмета, секретаря на общината и директори на дирекции (6 участника).
Подготовка и провеждане на обучение с продължителност ден и половина за служителите на общинската администрация за изпълнение на функциите и работните процеси при новата организация на дейността. В обучението ще бъдат включени служителите от общинската администрация, без ръководния състав (33 участника).
Мониторингът и прегледът на изпълнението на мерките за подобрение, заложени в плана за действие, ще бъде осъществяван от длъжностни лица, определени от кмета на общината. Най- логично е това да бъдат служителите, които са включени в работната група по функционален анализ и са обучени по прилагане на единната методология. Тези служители ще имат задължението периодично да изготвят доклади за статуса на изпълнение на плана за действие, които да се публикуват на страницата на общината за обществен достъп.
В рамките на настоящия проект след приключване на посочените дейности ще бъде изготвен и публикуван за обществен достъп доклад за статуса на изпълнение на плана за действие.
Дейност 6 „Информация и публичност” Дейността обхваща следните събития и материали за осигуряване на публичност и информиране:
• Провеждане на стартираща пресконференция с представители на медиите и заинтересованите страни (25 човека);
• Провеждане на пресконференция за приключване на проекта и представяне на резултатите от него с представители на медиите и заинтересованите страни (25 човека);
• 3 /три/ публикации в национални и регионални медии;
• Изработване и разпространение на дипляна, описваща целите и очакваните резултати от него (брандирани с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ, логото и слогана на ОПАК, името на проекта).
• Изработване на помощни материали за събитията по проекта:
о папки (размер: А4, двустранен ламинат картон, едностранен пълноцветен печат, с джоб, брандирани с флага на ЕС, логото и слогана на ЕСФ, логото и слогана на ОПАК, името на проекта);
о химикалки със ситопечат (брандирани с логата и слоганите на ЕС, ЕСФ и ОПАК).
Изработените папки и химикалки ще бъдат използвани за целите на обученията и пресконференциите по проекта;
• Изработване и поставяне на разяснителна табела в сградата на общината;
Изработване на Банер със сгъваема поставка за информиране на обществеността за проекта, финансиращите организации, стойността на проекта. Банерът ще е необходим при провеждане на събития за информация, публичност и обучения по проекта.
|