|
Дейности:
|
Дейност 1. Организация и управление на проекта Дейността обхваща организирането, управлението, мониторинга и отчитането на дейностите по проекта, като се предвиждат следните дейности:
• срещи за координация на екипа (минимум веднъж месечно, а при необходимост и по-често) за :
- съставяне на подробни месечни планове за реализация на проекта;
- обсъждане на дейностите и осъществяване на координация;
- отчитане на постигнатите до момента индикатори, преките и непреки резултати и подготовката на отчетите по проекта (когато е приложимо);
• вътрешен мониторинг и контрол при изпълнението на проекта:
- За обезпечаване изпълнението на проекта ще бъдат разработени функционални характеристики на членовете на екипа. Ще се осъществява текущ и периодичен мониторинг на базата на приетите подробни месечни планове за изпълнение на дейностите. Екипът за управление на проекта ще ръководи, контролира и наблюдава процеса по изпълнение на дейностите по проекта. При възникване на проблеми своевременно ще се уведомява и търси съдействието на Управляващия орган. Отговорности по мониторинга ще бъдат възложени на Ръководителя на проекта;
• Изготвяне и изпращане на технически доклади и финансови отчети и искания за междинни плащания.
С всяко искане за междинно плащане екипът по управление на проекта ще изготвя и предава технически доклади и финансови отчети по изпълнението на дейностите по проекта през целия период на изпълнение на проекта. В края на изпълнение на проекта той ще подготви окончателен технически доклад и финансов отчет. Цялостната процедура по отчитане работата по проекта ще бъде съобразена с изискванията по договора с УО.
Дейност 2. Извършване на функционален анализ на Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда” чрез прилагане на Единната методология за провеждане на функционален анализ в държавната администрация Дейността предвижда изпълнението на три основни поддейности:
2.1. Планиране и подготовка на функционалния анализ:
1.1.1 избор на външен изпълнител за обществена поръчка с предмет „Изготвяне на функционален анализ на ИА ГИТ, финасиран от оперативна програма „Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд”;
1.1.2 сформиране на работна група от експерти на ИА ГИТ (4 брой лица) от различни направления, които активно ще участват в извършването на функционалния анализ и допринасят с опита си и експертно мнение, ще консултират изпълнителя във връзка със съществуващите процеси и дейности в организацията;
1.1.3 с цел повишаване ангажираността на служителите на ИА ГИТ към процеса на изготвяне на функционалния анализ и осигуряване на възможност за ефективно изпълнение на направените препоръки ще се сформира консултативна работна група от общо 24 служители на ИА ГИТ – от дирекциите на общата и специализираната администрация. Консултативната работна група ще участва с експертни становища и в оценката на предложените междинни резултати от изготвените анализи и формулираните препоръки за подобрение.
2. 2. Провеждане на функционалния анализ:
2.2.1. анализ на текущото състояние на административната структура на ИА ГИТ по отношение на релевантността на функциите и организационното структуриране, на ефективността и на ефикасността от дейността, въз основа на който се формулират констатации и изводи за съответните силни и слаби страни.
Детайлно и внимателно анализиране на функциите на ИА ГИТ, тяхното разпределение, ресурсното осигуряване както по отношение на човешки и финансови, така и на материални ресурси (сграден фонд, техники и други), с цел изготвяне на предложения за промяна на съответните нормативни документи и вътрешни актове;
Анализира се създадената организация за изпълнението на целите и задачите между отделните звена, механизмите за координация при възлагане и контрол по изпълнение на целите, както и се анализира подхода за управление на рисковете за постигането на целите;
Идентифицират се и евентуални дублиращи се функции и дейности на структурни звена в ИА ГИТ, функции и дейности, които могат да са обект на деконцентрация или децентрализация;
Извършва се анализ на вертикалните и хоризонтални нива на разпределение на функциите в ИА ГИТ, като се проучат и анализират:
● Функциите на звената от всички нива в ИА ГИТ;
● Равномерността на разпределение на функциите, като се съобрази с нивото на вземане на решения и обема задачи, възложени на съответните звена;
● Координацията между териториалните звена и тяхната ефективност при съществуващия модел;
● Взаимодействието на ИА ГИТ с други държавни институции на централно и териториално ниво, органи на местното самоуправление и местната администрация.
2.2.2. идентифициране на области за подобрение:
Въз основа на направените констатации и изводи за сегашното състояние на административната структурата на ИА ГИТ по отношение на релевантността на функциите, ефективността, ефикасността и икономичността на дейността, се очертават основните области за подобрения (направления в управлението на административната структура) на изпълнението на функциите на агенцията.
Идентифициране на области за подобрение въз основа на констатациите и изводи от анализа за текущото състояние, визията за бъдещото развитие на административната структура.
2.2.3. формулиране на предложения за подобрения:
Формулиране на конкретни възможности, насочени към подобряване на изпълнението на функциите, организационното структуриране, ефективността, ефикасността и икономичността. Конкретни предложения по отношение:
- промяна на организационната структура – закриване, сливане, разделяне или отделяне на вътрешни структурни звена;
- отпадане, допълване или преформулиране на функции на дирекции и отдели;
- прилагане процедури (правила) за отчитане на извършената работа;
- извършването на организационни промени, които да подобрят използването на човешките ресурси чрез оптимизиране на работните процеси и намаляване на излишните разходи на работно време;
- подобряване на компетентностите и мотивацията на служителите;
- разработването на измерими показатели за постигнатите резултати въз основа на конкретна методология;
- насоки за подобряване изпълнението на целите на административната структура като цяло, на вътрешните и звена и изпълняваните програми.
За направените предложения за функционално и организационно развите, подобряване на релевантността, ефективността и ефикасността на функциите на ИА ГИТ, които следва, в случай на необходимост, да бъдат отразени в съответните нормативни и вътрешни актове на ИА ГИТ ще се изготвят съответните предложения за промяна или разработването на нови актове.
2.3. Приключване провеждането на функционалния анализ.
Поддейността цели идентифицираните области и предложенията за подобрения да бъдат оценени от гледна точка на тяхната значимост, ресурси, които са необходими за да се изпълнят очакваните резултати. Определят се областите и предложенията с най – голям приоритет, към които следва да насочим вниманието си. Изготвя се план за действие в които се откроява кой ще отговаря за изпълнението на дадената препоръка, какво ще бъде направено, за да се осъществи препоръката, как и кога ще бъде извършено всяко действие в плана за действие. Изготвя се проект на доклада за извършения функционален анализ, който се обсъжда с представители на ИА ГИТ. Въз основа на преглед и оценка на резултатите от проведеното обсъждане се изготвя окончателният вариант на доклада за проведения функционален анализ на ИА ГИТ, плана на действие, включително инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка.
2.4. Мониторинг, преглед и публичност на изпълнението.
Плана за действие се включва в оперативния план на ИА ГИТ за осигуряване на редовно наблюдение и преглед на напредъка по изпълнението му. Изготвяне на доклади на определен период от време по изпълнението на плана за действие, които да се представят на ръководителя на структурата.
При изпълнението на тази дейност ще се проведат две двудневни срещи на консултативната работна група (с извеждане от работната среда), по време на които на участниците ще бъдат представени междинните резултати от изготвените анализи и формулираните препоръки за подобрение, съответно при извършване на поддейност 2.2 и поддейност 2.3.
Дейност 3. Привеждане структурата в съответствие с дадените препоръки във функционалния анализ и плана за действие
Дейността е насочена за изпълнение на изготвените препоръки в резултат на извършения функционален анализ и плана на действие. В рамките на дейността ще се извърши промяна в основни нормативни и вътрешни актове на ИА ГИТ, включително и приемане на измененията в Устройствения правилник на институцията, за постигане на преследваната цел - Повишаване ефективността на контролната дейност на пазара на труда чрез повишаване на организационния капацитет на ИА ГИТ.
Ще бъде проведено тридневно обучение на 40 служители от ИА ГИТ. Обучението ще е фокусирано върху:
- доклада за проведения функционален анализ на ИА ГИТ, плана на действие, включително инструменти и измерими показатели за провеждане на мониторинг на изпълнението и преглед на напредъка;
- промяната на организоционната структура;
- новите вътрешни правила и процедури във връзка с настъпилите промени на организационната структура.
Програмата за обучението е необходимо да бъде разработена въз основа на оценените нужди на ИА ГИТ.
Дейност 4. Информираност и публичност Дейността предвижда реализиране на мерки за информация и публичност, съгласно изискванията на Регламент на ЕК No 1828/2006. Всички информационни материали ще съдържат реквизитите съгласно изискванията на мерките за информация и публичност по Приложение 13 към Насоките за кандидатстване по настоящия проект.
Дейността ще включва извършване на следното:
- Провеждане на две пресконференции (при стартиране и в края на проекта). Началната пресконференция ще представи целите и дейностите на проекта, а финалната ще обобщи постигнатите резултати от проекта. В пресконференциите ще участват минимум 30 представители на ИА ГИТ и медии;
- Изработване и поставяне на 30 плаката за повишаване на информираността на целевата група – ИА ГИТ в централата и териториалните звена, както и на гражданите, посещаващи офисите на агенцията в цялата страна;
- Публикуване на прессъобщение за целите на проекта и очакваните резултати в регионални печатни издания в 27 областни центрове, в които ИА ГИТ има териториални звена;
- Като комуникационен канал за разпространение на информация за дейностите и резултатите от проекта ще бъде използвана и интернет страницата на ИА ГИТ, на която ще бъде публикуван банер, отвеждащ към информация за проекта и неговите цели, за получената от оперативна програма „Административен капацитет” подкрепа;
- Изготвяне на 200 бр. промо-пакети (папка, бележник, химикалка,) за нуждите на провеждане предвидените срещи популяризиране на проекта.
Дейност 5: Одит на проекта Външната оценка ще одитира изпълнението на проекта в съответствие с принципите за прозрачност, обективност, високото качество, ефективност и добро финансово управление при реализиране на дейностите за постигане на заложените резултати по проекта.
Одитът ще бъде извършен от регистриран одитор, след сключен договор.
|